訪客系統(tǒng)解決方案

訪客管理系統(tǒng)解決方案目錄33334455566778899精選1.項目背景政府機關、企事業(yè)單位、園區(qū)、寫字樓等一貫重視辦公場所的安全、有序運行，對在大廈辦公的內部人員實行嚴格的刷卡授權出入、對來訪客人實行登記放行制度。我們以人流量較大，比較典型的寫字樓為例介紹下本訪客系統(tǒng)，寫字樓隨著業(yè)主單位的大量入住，每日到訪的訪客人數逐步攀升，加上目前采用純手工的登記方式，導致在接待處的訪客登記效率下降，排隊等候時間過長等問題，影響物業(yè)業(yè)務的開展與物業(yè)形象，急需對現有的訪客管理模式進行升級改造，以更先進的技術、更合理的流程，在不降低安全標準的前提下，提高效率、提升訪客體驗、更好的展示物業(yè)形象。2.現狀分析目前大多數的訪客接待流程和方式如下：1)使用傳統(tǒng)的訪客一體機登記方式。2)訪客實時到前臺排隊人工登記。流程如下：前臺接待員詢問訪客信息、來訪事由、受訪者姓名等填寫訪客登記信息。前臺電話與被訪問者確認允許訪問后，押身份證。前臺接待員填寫訪客信息，為訪客打印訪客憑條開啟門禁通行。結合現有的訪客登記流程、登記系統(tǒng)，通過對實地調研，我們發(fā)現市面上的訪客系統(tǒng)大多存在如下問題：1)前臺無法得知來訪客人具體的來訪事宜、被訪問者是誰，必須逐個詢問來訪客人、整個過程較為繁瑣，效率低下且不禮貌。2)前臺無法有效的核實來訪人員的真實身份。3)需接待員逐一為訪客手動開啟門禁，增加了接待員的工作量。精選4)某一時間段內有多少訪客，需手動翻閱記錄本，手工統(tǒng)計，工作量大，效率低。5)客記錄。3.系統(tǒng)建設目標建設一套基于內部人員使用原有刷卡進出，增加來訪人員預約模式使用二維碼及身份證進出的訪客管理系統(tǒng)，實現對訪客的高效管理。同時系統(tǒng)將采用部署在我方云1.實現訪客人員經授權后掃二維碼或刷身份證進出。2.實現業(yè)主授權、訪客信息、出入行為的全過程記錄追溯，責任落實到人。3.降低物業(yè)管理的工作強度，且不降低目前對訪客管理的安全標準。4.訪客流程設計簡單實用，訪客接待驗證流程的效率提升80%以上。4.需求分析根據目前的需求做了以下分析：??縮短外訪人員前臺登記確認和樓層接待人員的等候時間，同時確保安保要求，實現方便快捷、閉環(huán)的全業(yè)務系統(tǒng)需求。?通過訪客管理系統(tǒng)對訪客全程監(jiān)控，讓管理人員隨時了解現場情況，及時處理突發(fā)事件，并將所有數據保存在系統(tǒng)中以備復查。?智能化的訪客門禁管理系統(tǒng)，可以實現諸多效益價值，增加物業(yè)方公眾號活躍度，同時給用戶更豐富友好的體驗感，從而更好地實現物業(yè)對外的智慧化形象。精選5.訪客門禁管理系統(tǒng)解決方案由物業(yè)公司根據入駐公司信息表導入信息后，向業(yè)主各公司分配帳號，各公司根據物業(yè)分配的管理帳號自行管理本公司員工。我們根據實際應用的幾種場景，制定了本項目的訪客系統(tǒng)管理流程如下：精選5.2.1如是業(yè)主單位的客人或貴賓等，通過業(yè)主單位向客人發(fā)出邀請訪問，盡顯對客人的尊重，具體操作流程如下：1)經綁定的業(yè)主單位在邀請訪客頁面，填寫訪客相關信息，訪問期限，然后提交，發(fā)出邀請訪問；2)提交邀請訪問后，系統(tǒng)生成可附帶地理坐標（包括地址、樓層、房間號，并可使用直短鏈接，生成二維碼）通過好友用的方式發(fā)送給訪客，二維碼只能在有效時間段內使用。3)訪客到達現場，使用二維碼直接在閘機上刷碼通行。4)二維碼可在系統(tǒng)中設定訪問有效期或次數。5)物業(yè)能在系統(tǒng)內查詢到某個時間段內全部訪客信息，以及由誰發(fā)出的邀請，責任落實到個人；5.2.2客人在訪問活動前，可預約登記訪客事由，具體操作流程如下：精選1)客人關注公眾號后在訪客登記頁面，填寫訪問業(yè)主的信息、手機號（必填，根據手機號匹配被訪者）等相關信息然后提交，發(fā)出預約訪問請求；2)提交預約訪問申請后，公眾號會將訪客信息以形式推送給訪問業(yè)主，經審核通過后，系統(tǒng)向訪客上推送生成的二維碼。3)訪客到達現場，使用二維碼直接在門禁上刷碼通行。4)物業(yè)能在系統(tǒng)內查詢到某個時間段內訪客信息，以及由誰審核的訪問，責任落實到個人5.2.3客人于現場登記（無預約）在訪問活動前，具體操作流程如下：1)訪客到達現場，接待員同業(yè)主單位進行電話溝通確認是否允許訪問；2)業(yè)主單位同意訪問后，訪客出示身份證，接待員刷訪客身份證，登記訪客身份。3)系統(tǒng)拍照，保存訪問信息，訪客刷身份證通過閘機門禁，訪問通行；4)物業(yè)能在系統(tǒng)內查詢到某個時間段內訪客信息，業(yè)主單位的訪客信息，以及審核的訪問，責任落實到個人。5.2.4如果訪客到訪時未帶身份證或是外籍人士，處理流程如下：精選1）前臺接待員通過電話與業(yè)主單位聯(lián)系核實，是否允許訪問；2）業(yè)主單位同意訪問后，前臺手工輸入訪客信息后，系統(tǒng)對訪客進行拍照，打印帶有二維碼的訪客條，或向客人登記的手機號碼發(fā)送一條帶二維碼鏈接的短信，客人點擊生成二維碼，刷閘機通行；5.2.5當業(yè)主單位組織有大型會議或在某一時間段內有大批量客人來訪，由于訪客人數眾多，可由會議組織者提前整理訪客信息，導入系統(tǒng)，具體流程如下：1)業(yè)主單位會議組織者可提前在系統(tǒng)里發(fā)起邀請，設置訪問期限，生成可附帶地理坐展示物業(yè)檔次。2)訪客到達現場，使用二維碼直接在門禁上依次刷碼通行。訪客進入后本系統(tǒng)可將此作為會議簽到依據向會議組織者提供；3)物業(yè)能在系統(tǒng)內查詢到某個時間段內訪客信息，業(yè)主單位的訪客信息，以及由誰發(fā)出的邀請，責任落實到個人。5.2