總公司檔案管理辦法

總公司檔案管理辦法1.引言為了加強(qiáng)對(duì)公司檔案的管理，方便對(duì)歷史資料的查詢和利用，加快信息傳遞和交流，培養(yǎng)企業(yè)文化，提高經(jīng)營(yíng)管理水平，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于所有屬于本公司的檔案工作和檔案管理工作。3.檔案材料的歸檔和匯編3.1檔案材料的歸檔公司所有相關(guān)的檔案材料都應(yīng)當(dāng)按照以下的原則歸檔：根據(jù)檔案種類和檔案屬性，分別分類并命名;對(duì)于每個(gè)檔案材料，包括文件、圖紙、卷宗等，都應(yīng)當(dāng)編號(hào)，并建立檔案目錄；每件檔案在批件中要有明確的歸屬，如果沒(méi)有歸屬，就不能歸檔。3.2檔案材料的匯編檔案歸檔后，需要進(jìn)行檔案材料的匯編。檔案材料的匯編應(yīng)該按照以下的原則進(jìn)行：匯編材料要完整，不可缺失；索引文件要清晰，便于查找。4.檔案材料的保管和檢索4.1檔案材料的保管所有檔案材料都應(yīng)當(dāng)由指定的人員保管，并進(jìn)行定期巡查，驗(yàn)證檔案是否存在丟失或損壞的情況；檔案材料的保管地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是固定的，避免隨意移動(dòng)，防止安全問(wèn)題出現(xiàn)。4.2檔案材料的檢索所有檔案材料的檢索方法應(yīng)當(dāng)一致，方便協(xié)作；檔案材料的索引文件要清晰，便于查找，索引文件的內(nèi)容要與檔案材料的種類和屬性相一致；對(duì)于特殊類別的檔案材料，需要進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，以便于查找和使用。5.檔案材料的處理和保密5.1檔案材料的處理針對(duì)公司涉密信息和涉及個(gè)人隱私信息的檔案材料，需要實(shí)行嚴(yán)格的管理措施。對(duì)于這類檔案，需要采用特殊的封存措施進(jìn)行管理。非涉密信息和個(gè)人隱私信息的檔案材料，在進(jìn)行處理時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循法律法規(guī)要求，不得造成信息泄露或遭到不法分子利用。5.2檔案材料的保密對(duì)于不屬于公開(kāi)的檔案材料，需要標(biāo)識(shí)保密等級(jí)；確定信息保護(hù)責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案保密計(jì)劃的制定與實(shí)施；加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，實(shí)現(xiàn)涉密檔案和非密檔案信息的分類存放，保證信息安全。6.檔案材料的銷毀6.1銷毀檔案材料的原則檔案材料的銷毀要遵循以下的原則：遵守國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的規(guī)定；對(duì)于無(wú)效的、滅失價(jià)值的、可能對(duì)社會(huì)造成危害的檔案材料應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀。6.2銷毀方式銷毀檔案材料可以采用以下的方式：紙質(zhì)檔案可以采用焚毀、撕毀或者其他安全措施；電子檔案可以采用計(jì)算機(jī)軟件的方式進(jìn)行銷毀。7.附則本辦法自頒布之日起施行，如有