辦公室5s管理2學(xué)習(xí)課件

辦公室5SELS5S_OFFICEPRESENTATIONENGREV1.1

2008年6月17日第一頁，共五十三頁。活動基本規(guī)則安全第一（使用個人防護裝備）所有人積極參與準(zhǔn)時開始和結(jié)束關(guān)閉所有電子設(shè)備（電話、尋呼機等）或調(diào)到“靜音”狀態(tài)僅在得到指示時才使用計算機保持準(zhǔn)備改變的開放思想沒有“最好”，只有“更好”引言第二頁，共五十三頁。辦公室5S5S

回顧5S

過程5S

定義定義5S并應(yīng)用于你的辦公室、信息和交易過程，實現(xiàn)你的業(yè)務(wù)目標(biāo)5S模塊的目的：引言第三頁，共五十三頁。5S確定5S的目的確定5S理念識別5S的益處確定5S過程步驟討論5S在你辦公室中的影響確定5S實施路線圖回顧5S活動規(guī)則目標(biāo)5S

回顧5S

過程

5S

定義第四頁，共五十三頁。5S的目的5S的目的是創(chuàng)建

工作場所組織、

提高生產(chǎn)率、

實施目視化管理,并且

為持續(xù)改進使用的

所有其他精益工具打基礎(chǔ)。5S的目的5S文化的益處生產(chǎn)率

消滅查找信息和辦公室用品所浪費掉的時間?？s短加工時間和辦公室設(shè)備停工時間。更加容易地區(qū)分任務(wù)的優(yōu)先次序。增加創(chuàng)造價值的時間。

質(zhì)量 消除使用過期或不正確信息的可能性

安全

減少損失工時的事故、工人賠償要求和OSHA可記錄事件的數(shù)目

5S定義第五頁，共五十三頁。什么是5S？與持續(xù)的工作場所組織和紀(jì)律有關(guān)和“突擊大掃除”無關(guān)是有益于整個組織的工具不是“僅適用于車間

”的工具是一個持續(xù)的過程和發(fā)展中的管理工具不是一次性活動每個人都有份不是“其他某個人”的責(zé)任是所有其他改進的

基礎(chǔ)不是可有可無的5S定義第六頁，共五十三頁。5S–源于日文術(shù)語5S 說明Seiri

（整理）整齊、有組織

是指對工作區(qū)域的每件東西分門別類，只保留必要物品的做法。其他每件東西都要存放起來或扔掉。這樣就減少了干擾高效率工作的隱患和雜亂無章的情況。1SSeiton

（整頓）整齊

關(guān)注于對有條理的工作場所的需要。信息、設(shè)備和材料必須系統(tǒng)地擺放，使得取用最容易、效率最高。每件東西都各得其所、各就其位。2S5S定義第七頁，共五十三頁。5S–源于日文術(shù)語（續(xù)）5S 說明Seiketsu

（清潔）標(biāo)準(zhǔn)

使其得到控制和保持一致。在工廠中的任何地方都遵守基本的清掃標(biāo)準(zhǔn)。每個人都準(zhǔn)確知道自己的責(zé)任是什么。清掃職責(zé)是日常工作程序的一部分。4SShitsuke

(躾)始終遵守紀(jì)律

是指日復(fù)一日、年復(fù)一年地遵守標(biāo)準(zhǔn)并使工廠保持安全高效的秩序。5SSeiso

(清掃)系統(tǒng)化的清掃

指的是需要保持工作場所清掃和整齊。在日本公司，清掃是一項日?；顒?。每班結(jié)束時都要打掃工作區(qū)，將每件東西放回原處。3S5S定義第八頁，共五十三頁。5S–英文翻譯Sort（整理）SetInPlace（整頓）Shine（清掃）Standardize（清潔）消除不需要的物品，識別出有必要使用的頻率所有物品都各得其所、各就其位徹底清掃工作區(qū)，識別出不清掃的來源執(zhí)行過程來保持和改善前3個S5S 說明1S2S3S4SSustain（素養(yǎng)）在工作場所中營造保持和自律的5S文化5S5S定義第九頁，共五十三頁。清理后清理前步驟1-清理5S定義第十頁，共五十三頁。步驟2–整理給文件夾貼上標(biāo)簽，按順序排列，按虛線索引安裝托盤，貼上對象標(biāo)簽5S定義第十一頁，共五十三頁。步驟4-清潔規(guī)范以下各項：文件夾上的虛線架子上的標(biāo)簽標(biāo)示證書的展示5S定義第十二頁，共五十三頁。步驟5-素養(yǎng)建立5S布告牌，用來顯示：5S理念–強化5S的“技巧”成功故事–用實例證明5S是可以實現(xiàn)的5S績效-提供每月績效的反饋

5S行動-

提供持續(xù)改進方面的指導(dǎo)

5S定義第十三頁，共五十三頁。5S識別辦公室中的5S機會回顧每個5S步驟的組成部分將每一步應(yīng)用到你的業(yè)務(wù)中目標(biāo)5S

回顧5S

過程5S

定義第十四頁，共五十三頁。

書籍

公告板

業(yè)務(wù)表格

名片

櫥柜

目錄

計算機設(shè)備

計算機文件

會議室

來往信件

書柜

桌子

抽屜

電路接線Email辦公室5S檢查表

文檔

雜志

收發(fā)室

辦公設(shè)備

紙

個人物品

打印機/傳真機

記錄

樣品

架子

文具

工作臺

電話

語音郵件

白板辦公室中的5S機會5S過程第十五頁，共五十三頁。1S–整理2S-整頓3S-清掃4S–清掃5S-素養(yǎng)5S過程步驟5S過程第十六頁，共五十三頁。1S–整理2S-整頓3S-清掃4S–清掃5S-素養(yǎng)5S過程步驟5S過程第十七頁，共五十三頁。1S定義SEIRI整齊、有組織。是指清理工作區(qū)中的全部工具、材料等，并且僅保留必需物品的做法。其他每件東西都要存放起來或扔掉。這樣就減少了干擾高效率工作的隱患和雜亂無章的情況。

通過清除工作場所中不必要的物品，來揭示這個過程SORT（清理）簡化工作區(qū)。清楚區(qū)分什么是必要的，什么是不必要的，處置不必要的物品1S

的目標(biāo)

日文：SEIRI英文：Sort（清理）1S揭示真正的過程5S過程第十八頁，共五十三頁。扔掉你知道可以扔掉的任何東西通過詢問以下問題，識別出真正需要的物品：它是用來做什么的？我為什么有這個東西？我多長時間用一次？別人也有嗎？1S清理策略5S過程第十九頁，共五十三頁。1S清理策略（續(xù)）不必要

不能使用不大可能用到很少使用偶爾使用拋棄或刪除拋棄、刪除或捐出來遠距離或電子形式存放存放在附近，便于取到使用頻度處置經(jīng)常使用存放在手邊，隨時能拿到5S過程第二十頁，共五十三頁。不要忘記你的計算機文件和email！盡可能減少個人物品只留下基本的必需品將活頁夾和書籍扎好，標(biāo)示“最后使用日期”，識別未來要丟棄或遠距離存放的物品考慮使用書籍和參考資料的公用圖書館（明確確定所有人和過程）1S清理策略（續(xù)）5S過程第二十一頁，共五十三頁。為什么有兩臺打印機？為什么好幾個使用過的墨盒散放在周圍？這個架子上到底放的是些什么東西？1S反例5S過程第二十二頁，共五十三頁。刪除不用的圖標(biāo)卸載不用的程序刪除舊文件或?qū)⑴f文件存檔到CD上1S實例5S過程第二十三頁，共五十三頁。拿走不必要的物品，空出整個書架將不必要物品移到歸檔系統(tǒng)1S實例清理前清理后5S過程第二十四頁，共五十三頁。白板并未發(fā)揮它的作用舊的信息沒有擦除1S實例清理前清理后5S過程第二十五頁，共五十三頁。1S–整理2S-整頓3S-清掃4S-清潔5S-素養(yǎng)5S過程步驟5S過程第二十六頁，共五十三頁。2S定義SEITON整齊。關(guān)注于對有條理的工作場所的需要。工具、設(shè)備和材料必須系統(tǒng)地擺放，使得取用時最容易、效率最高。每件東西都各得其所、各就其位。

將所有物品和信息放在最佳的位置并進行目視化定位整頓定位需要的物品，使它們能夠被方便地取用和放回2S

的目標(biāo)

日文：SEITON英文：SETINPLACE（整頓）2S提升目視化管理5S過程第二十七頁，共五十三頁。2S策略確定最佳的布局和工作空間設(shè)計，這樣就容易使用和理解所有物品使用提升目視化管理的存放方法（使用1S過程中識別出的頻度）進行規(guī)整文件夾方法（首選的紙質(zhì)文件方法）能放不到70頁的文件夾最好（最多100頁）為每個文件夾指定其自身的存放期活頁夾方法電子格式（有適當(dāng)?shù)膫浞荩?S過程第二十八頁，共五十三頁。2S策略（續(xù)）使你命名習(xí)慣標(biāo)準(zhǔn)化文件/文件夾/活頁夾的名字就是它的“地址”為每個類型選擇最佳的命名法（地區(qū)、主題、代碼、日期等）清楚標(biāo)識每件東西執(zhí)行“在制品”抽屜和/或文件夾，把在用的數(shù)據(jù)和項目分開將經(jīng)常使用的物品直接放在工作區(qū)中，不要放在抽屜或櫥柜內(nèi)5S過程第二十九頁，共五十三頁。2S策略（續(xù)）設(shè)計你的標(biāo)準(zhǔn)桌面使用不顯眼的標(biāo)簽，如透明小標(biāo)簽為辦公文具創(chuàng)建一個模板或輪廓避免使用杯子或盒子存放物品消除不必要的平面直觀標(biāo)明位置，這樣可以放回物品，也很容易識別丟失的物品張貼照片或標(biāo)記，清楚解釋信息、設(shè)備和其他物品，使任何人都能明白5S過程第三十頁，共五十三頁。2S不需要物品實例釘書機在哪里？在這里還是丟了?我怎么知道？5S過程第三十一頁，共五十三頁。2S不需要物品實例我需要的圖片在哪里？文件夾和內(nèi)容沒有有意義的名稱5S過程第三十二頁，共五十三頁。2S實例標(biāo)識了桌面，為辦公文具創(chuàng)建目視化管理任何人都能很快知道少了什么東西，這件東西應(yīng)放在哪里5S過程第三十三頁，共五十三頁。2S實例WIP（在制品）文件夾保持經(jīng)常使用的信息隨時可用WIP抽屜可用來裝正在使用的較大物品，如書籍、活頁夾、CD標(biāo)準(zhǔn)色代碼系統(tǒng)將會改進目視化管理5S過程第三十四頁，共五十三頁。2S實例簡單的目視化管理體系清楚顯示了歸屬和是否遺失什么東西。目視化管理使你能進行“例外管理”整理前整理后照片經(jīng)《GEMoney》允許復(fù)制5S過程第三十五頁，共五十三頁。1S–整理2S-整頓3S-清掃4S-清潔5S-素養(yǎng)5S過程步驟5S過程第三十六頁，共五十三頁。3S定義SEISO清掃工作。指的是需要保持工作場所清掃和整齊。在日本公司，清掃是一項日?；顒?。每班結(jié)束時都要打掃工作區(qū)，將每件東西放回原處。

建立清掃的工作場所SHINE（清掃）清掃工作場所中所有區(qū)域的地面、設(shè)備、家具3S

的目標(biāo)

日文：SEISO英文：SHINE（清掃）3S識別和消除不清掃來源5S過程第三十七頁，共五十三頁。3S策略擺脫清掃用具！尋找不清掃的根本原因“臟東西”來源于何處?你到底為什么必須要清掃？如何預(yù)防這種“臟東西”？審視需要修理的辦公家具、照明、設(shè)備消除任何安全隱患（松動的器件、破損的家具、磨損的電線等）5S過程第三十八頁，共五十三頁。3S策略（續(xù)）使你迅速識別“異常情況”消除“突擊大掃除”的思想保持自律成為你的常規(guī)和日常慣例的一部分每天開始先花5分鐘時間專門用于系統(tǒng)清掃5S過程第三十九頁，共五十三頁。1S-清理2S-整理3S-清掃4S-清潔5S-素養(yǎng)5S過程步驟5S過程第四十頁，共五十三頁。4S定義SEIKETSU標(biāo)準(zhǔn)。使其得到控制和保持一致。在工廠中的任何地方都遵守基本的清掃標(biāo)準(zhǔn)。每個人都準(zhǔn)確知道自己的責(zé)任是什么。清掃職責(zé)是日常工作程序的一部分。

保持并改進整潔和井井有條的工作場所STABILIZE（清潔）保持和改進前3個S的標(biāo)準(zhǔn)4S

的目標(biāo)

日文：SEIKETSU英文：STANDARDIZE（清潔）4S不僅保持，而且改進已經(jīng)規(guī)整到位的東西5S過程第四十一頁，共五十三頁。4S策略消滅可能堆積物品的過多存放區(qū)和平面對布置/家具作出改動，使其容易保持整齊干凈使用檢查表建立每日的規(guī)整和清掃活動（使用循環(huán)日歷安排提示信息）進行自我評價確定防止倒退的方法5S過程第四十二頁，共五十三頁。4S檢查表指南在每個區(qū)域張貼檢查表包括“整理后”照片來顯示標(biāo)準(zhǔn)讓同事計劃突擊審核經(jīng)常尋求反饋和意見使用檢查表記錄改善機會和建議使用問題解決過程確定根本原因定期執(zhí)行糾正措施和改善措施5S過程第四十三頁，共五十三頁。5S評價編制審核的標(biāo)準(zhǔn)程序堅持使用表格測量所有工作區(qū)域的5S效果包括對電子/數(shù)字過程的回顧用于自我評價和內(nèi)部審核5S過程第四十四頁，共五十三頁。1S-清理2S-整理3S-清掃4S-清潔5S-素養(yǎng)5S過程步驟5S過程第四十五頁，共五十三頁。5S定義SHITUSKE始終遵守紀(jì)律。是指日復(fù)一日、年復(fù)一年地遵守標(biāo)準(zhǔn)并保持使工廠安全高效的秩序。

養(yǎng)成清理、整理、清掃和改善你的工作場所的習(xí)慣每個人都接受5S，將其作為個人目標(biāo)SUSTAIN（素養(yǎng)）實現(xiàn)妥當(dāng)保持正確5S程序的紀(jì)律和習(xí)慣5S

的目標(biāo)

日文：SHITSUKE英文：SUSTAIN（素養(yǎng)）5S就是改變你文化的紀(jì)律5S過程第四十六頁，共五十三頁。5S策略自律以清潔5S程序?qū)?S擴大到整個業(yè)務(wù)范圍互相監(jiān)督保持可持續(xù)性的責(zé)任嚴(yán)以律己，以身作則管理層必須起帶頭作用將標(biāo)準(zhǔn)設(shè)為基準(zhǔn)將5S包括在績效回顧中5S過程第四十七頁，共五十三頁。5S紀(jì)律規(guī)則保持簡單使其直觀接受反饋并建設(shè)性地提供反饋立即糾正問題深挖根本原因，解決無序或垃圾的來源激勵你自己！改善需要努力，努力需要熱情5S過程第四十八頁，共五十三頁。5S總結(jié)Sort（整理）SetInPlace（整頓）Shine（清掃）Standardize（清潔）確定什么是必要的，什么是不必要的各得其所、各就其位識別不清掃的來源執(zhí)行過程以清潔/改善前3個S的標(biāo)準(zhǔn)5S 說明1S2S3S4SSustain（素養(yǎng)）工作場所中保持和自律的5S文化5S5S復(fù)習(xí)第四十九頁，共五十三頁。清潔5S的常見誤區(qū)