生產(chǎn)文件管理工作指引

NUMPAGES5PAGE10第1頁(yè)共5頁(yè)工作指引文件編號(hào)：xx文件頁(yè)數(shù)：第1頁(yè)共5頁(yè)版本號(hào)：2.1文件名稱：生產(chǎn)文件管理工作指引適用范圍：xx有限公司收文部門(mén)：生產(chǎn)部、品質(zhì)部、PMC部、技術(shù)部擬制：審核：批準(zhǔn)：有否會(huì)簽○不需會(huì)簽●需會(huì)簽會(huì)簽部門(mén)品質(zhì)部PMC部技術(shù)部會(huì)簽人會(huì)簽日期會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽人會(huì)簽日期更改記錄版本號(hào)更改部門(mén)更改人/日期審核人/日期批準(zhǔn)人/日期生效日期更改內(nèi)容1.0生產(chǎn)部2.0生產(chǎn)部2．1生產(chǎn)部目的為了規(guī)范文件的正確使用，保證相關(guān)質(zhì)量管理體系文件的正確性、一致性、有效性和可追溯性，落實(shí)質(zhì)量體系文件管理的各項(xiàng)規(guī)范，特制定本工作指引；適用范圍本工作指引適用于xx有限公司。職責(zé)3.1生產(chǎn)部：3.1.1負(fù)責(zé)編寫(xiě)/審核相關(guān)程序文件及支持性工作指引等。審核的內(nèi)容包括：文件的可行性、實(shí)用性、可操作性、格式規(guī)范等；3.1.2負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)文件執(zhí)行的有效性；3.2生產(chǎn)部主管：3.2.1負(fù)責(zé)編寫(xiě)相關(guān)工作指引等文件；3.2.2監(jiān)控文件的落實(shí)狀況；3.3生產(chǎn)部文員：3.3.1負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的格式審核與會(huì)簽的傳遞/呈遞工作；3.3.2負(fù)責(zé)文件接收、整理、保存、傳閱、借閱及相關(guān)記錄。3.4生產(chǎn)部拉長(zhǎng)、組長(zhǎng)：3.4.1負(fù)責(zé)對(duì)文件的宣傳、培訓(xùn)、執(zhí)行落實(shí)，并實(shí)施監(jiān)督；3.4.3文件實(shí)施過(guò)程中若有異常及時(shí)反饋上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；3.5生產(chǎn)線全體員工：嚴(yán)格按照文件作業(yè),發(fā)現(xiàn)異常情況立即報(bào)告拉長(zhǎng)、組長(zhǎng),有權(quán)拒絕沒(méi)有文件或與文件要求不符的作業(yè)；3.6文控中心：負(fù)責(zé)對(duì)公司受控的文件和資料實(shí)施規(guī)范管理。名詞解釋無(wú)流程流程圖責(zé)任部門(mén)相關(guān)文件相關(guān)記錄文件維護(hù)文件以舊換新文件存檔文件的執(zhí)行文件的發(fā)放文件的接收文件維護(hù)文件以舊換新文件存檔文件的執(zhí)行文件的發(fā)放文件的接收生產(chǎn)文員生產(chǎn)文員所有人員生產(chǎn)文員生產(chǎn)文員/相關(guān)部門(mén)所有人員《受控文件發(fā)放登記表》《質(zhì)量手冊(cè)》《文件借用登記表》《受控文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》《受控文件報(bào)廢申請(qǐng)單》流程說(shuō)明6.1文件的接收6.1.1生產(chǎn)部文員接收工作指引或程序文件后,應(yīng)在對(duì)應(yīng)文件夾的目錄中進(jìn)行登記。6.1.2生產(chǎn)部文員接收到作業(yè)指導(dǎo)類文件,應(yīng)在《受控文件發(fā)放登記表》中作登記并發(fā)放。6.1.3生產(chǎn)部文員在接收文件登記后,新制的文件資料應(yīng)立即下發(fā)到各需要組別,更改或作廢文件應(yīng)立即替換相應(yīng)的舊版本文件或回收作廢文件。6.2文件發(fā)放6.2.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件發(fā)放范圍按《質(zhì)量手冊(cè)》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.2.2生產(chǎn)部文員與生產(chǎn)各拉長(zhǎng)、組長(zhǎng)進(jìn)行文件交接,在《受控文件發(fā)放登記表》簽收人欄簽字；各拉長(zhǎng)、組長(zhǎng)文件用完或閱完之后交文員統(tǒng)一保管，文員在回收情況記錄送交人欄簽字，代表文件已收到。6.2.3所有受控文件其它人員不能私自復(fù)印一律由文控中心復(fù)制、拷貝、裝訂、并在復(fù)制件蓋上相應(yīng)的受控印章。6.3文件使用6.3.1對(duì)于下發(fā)的一級(jí)文件、二級(jí)文件、三級(jí)工作指引文件，由生產(chǎn)部文員牽頭負(fù)責(zé)文件的傳閱工作，并做出傳簽的時(shí)間要求，參與文件傳閱的人員包含主管、拉組長(zhǎng)和拉組長(zhǎng)指定的人員，閱覽后，各傳閱人員在文件最后一頁(yè)背面空白處簽名和日期，作為文件閱覽的記錄。6.3.2對(duì)于下發(fā)的三級(jí)文件（不包含工作指引），由相關(guān)拉組長(zhǎng)牽頭負(fù)責(zé)文件傳閱工作，并做出傳簽的時(shí)間要求，參與文件傳閱的人員包含拉組長(zhǎng)和拉組長(zhǎng)指定的人員；閱覽后，各傳閱人員在文件最后一頁(yè)背面空白處簽名和日期，作為文件閱覽的記錄。6.3.3在使用文件過(guò)程中必須嚴(yán)格按照文件的內(nèi)容進(jìn)行操作與執(zhí)行，如果發(fā)現(xiàn)異常立即與文件編寫(xiě)人協(xié)商直至解決為止。6.4文件的存檔6.4.1文員把文件分類存放在相應(yīng)的文件夾,并做目錄同時(shí)更新電子檔。已存檔的文件一般不允許從文件夾中取出。若需要取走文件，須經(jīng)過(guò)文員同意后在《文件借用登記表》上進(jìn)行登記，填寫(xiě)內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、借用人、借用時(shí)間、歸還時(shí)間及備注。6.4.2借閱人所借閱文件資料，不允許在文件上進(jìn)行涂改，不允許將文件丟失或轉(zhuǎn)借、翻錄復(fù)制。6.4.3各類文件要分類裝訂、建立目錄、標(biāo)識(shí)規(guī)范、易于查找。6.5文件的補(bǔ)發(fā)6.5.1在文件發(fā)放范圍內(nèi)發(fā)放的文件,因故丟失、損壞而需要文件發(fā)放單位重新發(fā)放的為文件補(bǔ)發(fā)。6.5.2因工作需要補(bǔ)發(fā)文件,由各使用單位詳細(xì)填寫(xiě)《受控文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》,由部門(mén)主管及經(jīng)理簽字后交于相關(guān)文員,予以補(bǔ)發(fā)。6.6文件的更改、回收、作廢6.6.1當(dāng)生產(chǎn)線拉長(zhǎng)、組長(zhǎng)、作業(yè)員發(fā)現(xiàn)工藝文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)不能符合實(shí)際操作，需要新制、更改或作廢文件時(shí)，首先電話通知文件編寫(xiě)人或負(fù)責(zé)人到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行確認(rèn)，是否需要更改文件。6.6.2作業(yè)指導(dǎo)書(shū)需要更改和作廢時(shí),根據(jù)文控中心所提供的變更內(nèi)容(包括日期、版本、份數(shù)),收集需更改的舊版本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)與文控文員進(jìn)行交接,并在《受控文件發(fā)放回收記錄表》上簽名,接收新版本的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)放入相應(yīng)的文件夾內(nèi)保存。6.6.3文件作廢由文控中心執(zhí)行,生產(chǎn)部