歸檔格式講解

工程文件歸檔格式講解

內(nèi)容提綱第一部分有關幾個概念第二部分歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)第三部分文件歸檔格式說明及復制要求第一部分有關幾個概念的理解

一、有關幾個概念的理解歸檔工程文件的概念由互相聯(lián)系的若干工程文件組合而成的一種檔案保管單位（也稱為基本單位）。例如：原始資料（各類施工記錄、隱蔽工程檢查記錄等）；成果資料（各類總結(jié)報告等）；實物資料（巖芯、標本等）

一、有關幾個概念的理解文件級（件）卷內(nèi)目錄是指檔案保管單位的目錄?！怖纾撼晒麍蟾嬷械哪夸洠粫h紀要合訂后編制的目錄；工程開工申請/開工令合訂后編制的目錄等〕一、有關幾個概念的理解立卷、案卷級卷內(nèi)目錄立卷—應遵循防治工程文件自然形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)工程文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。案卷級卷內(nèi)目錄—是將同一類別的文件材料保存在同一檔案裝具時，依次排列組成的目錄。（一般不超過10件）一、有關幾個概念的理解工程文件整理的概念

就是將歸檔工程文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等使之有序化的過程。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

六個環(huán)節(jié)：裝訂→分類→排列→編號→編目→裝盒

裝訂：就是把工程文件處理成件的過程。件——基本單位。文件的修整（補）：一是有破損殘缺的；二是很小，用白紙襯上，修復后基本符合A4紙張；三是去除生銹的金屬物（針）；四是對字跡模糊的底稿（如實驗室的復寫紙檢驗報告）進行搶救（復制、建立臺賬等）。文件級卷內(nèi)文件材料題名的填寫要準確。工程名稱（地名、標段）、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容（要突出）如：巴東縣黃土坡滑坡A標段施工基槽地質(zhì)素描記錄及位置圖二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

分類遵循三個原則：一是分類方案要細化；二是類名設置宜粗不宜細；三是歸檔條款的設置要結(jié)合保管期限工程文件的分類（見示例）治理工程項目文件資料歸檔范圍和保管期限表（見指揮部下發(fā)的文件歸檔規(guī)定）二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：卷（件）內(nèi)文字材料的排列：1)按重要程度排列。對一組文字材料的排列，可采取重要的在前、次要的排后，即按文字材料內(nèi)容的重要程度進行排列。總體性、結(jié)論性、成果性的文字材料都是重要的文字材料，應排在前面，如按成果材料原始記錄、中間性材料等順序排列。2)按地區(qū)排列。如果卷內(nèi)科技文件材料屬于若干小區(qū)域，即可按小的行政、自然或?qū)I(yè)區(qū)域排列。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：卷（件）內(nèi)文字材料的排列：3)按時間排列。指形成的時間或文件內(nèi)容所反映的時間順序排列。4)按文件材料之間的固定關系排列。請示和批復，批復在前，請示在后；正文和附件，正文在前，附件在后；來文和復文，復文在前，來文在后；正本和原稿，正本在前，原稿在后。5)按文件材料的客觀形成過程進行排列。6)按文件材料所反映的對象在工作程序上的銜接關系進行排列。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：卷（件）內(nèi)圖文混合材料的排列：文字材料在前、圖樣在后。如果文字材料只是對圖樣材料進行補充或局部性的一般說明，則圖樣在前，文字材料在后。卷（件）內(nèi)圖樣材料的排列：首先按目錄所標順序進行排列。對沒有編制圖樣目錄的圖樣排列如下：1)按隸屬關系進行排列。2)按總體和局部關系進行排列。3)按比例尺進行排列。從大到小4)按地區(qū)特征排列。如地質(zhì)勘探圖樣等二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

排列：案卷級的卷內(nèi)（分類）目錄排列：

原則上以保管期限表條目為準，對號入座，同一類或同一保管期限的文件盡量放在一起。注意結(jié)合工程實際情況，工程沒有的條款跳過，繼續(xù)排下面的條款。注意案卷題名填寫要寫文件材料標題的全稱。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編號：編制工程文件材料的頁號卷內(nèi)成套的圖樣、說明書、概算書等已編制有統(tǒng)一頁號，可不另行編號。其它凡是有書寫內(nèi)容的頁面，沒有統(tǒng)一編頁號，或編號順序不連貫，且案卷采用裝訂形式的檔案材料都需重新按排列順序編頁號。裝訂的案卷卷內(nèi)文件材料頁號編寫位置：單面在右下角；雙面正面在右下角，背面在左下角。圖樣材料正面無空白位置可在背面編寫頁號。案卷內(nèi)的卷內(nèi)目錄和備考表不編頁號。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編號：編制工程文件材料的件號不裝訂的案卷應在卷內(nèi)每份文件材料首頁右上角加蓋“檔號章”并逐件編件號。這時每件材料可用原來編制的頁號，不必重新編統(tǒng)一的頁號。檔號章式樣如下：檔案號分類代字件號總卷號案卷號電子文件號001SG管11電－12cm1cm二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編目：就是把案卷級目錄裝訂成冊，建立檔案總帳（明細帳）〔式樣〕。填寫案卷級卷內(nèi)（分類）目錄卷內(nèi)目錄，放在卷內(nèi)文件材料首頁之前，是卷內(nèi)文件材料的“明細表”。各項內(nèi)容填寫要求如下：1）件號－－按卷內(nèi)文件材料排列的先后順序，從“1”起依次排列。（文件級叫序號）2）文件材料題名－－填寫文件材料標題的全稱，圖樣材料填寫圖標的正式圖名。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

編目：填寫案卷級卷內(nèi)（分類）目3）文件編號－－填寫文件的文號或圖樣的圖號。4）責任者－－填寫直接編制部門或主要責任者。設計圖應填寫蓋出圖章的設計單位，竣工圖填寫施工單位。5）日期－－填寫編制文件的年、月、日（2004.01.28）二、歸檔盜工程文件崗整理步驟解的環(huán)節(jié)編目：填寫案它卷級卷硬內(nèi)（分身類）目6）頁數(shù)鎖/張－－釀填寫每件泛文件材料嫩的總頁數(shù)燥或圖的張匙數(shù)（文件根級卷內(nèi)目們錄為“頁花次”－－宋填寫每份駛文件首頁方標注的頁逢號。最后綱一份文件同的起止頁夏號。）7）備注副－－無特午殊說明的商不填寫，粗有需說明納的可簡要瘡填寫。二、歸檔飲工程文件只整理步驟傅的環(huán)節(jié)編目：填寫案卷聽級卷內(nèi)（箭分類）目注意：文堂字材料應瓶逐件登錄岡，圖樣材枯料一般逐盲張登錄，農(nóng)即每張圖標紙應作為天一件對待器，不能將紙一組圖作陵為一件登國錄。出圖涉時已匯編閃成冊并編妖有正式題漫名的圖，姻可作為一稅件登錄。填寫案卷欣封面：采即用案卷外只封和案卷幼內(nèi)封兩種義形式。外制封面印制物在卷皮的行正表面，祖內(nèi)封面排重列在卷內(nèi)皺目錄之前泡。上交分類案卷件數(shù)卷數(shù)總卷號保管期限二、歸檔斷工程文件榨整理步驟口的環(huán)節(jié)裝盒：①無酸紙倦做成的裝醒具；②操作過學程：第一步是元把歸檔文運件材料按叉件號裝入沫盒內(nèi)，同凳類別代字夠，同一保茂管期限下幻玉件號連續(xù)苦，根據(jù)文或件材料多撫少選擇裝犯具大??；第二步是前填寫檔案款盒封面及踏脊背項目蟲。第三部分文件歸檔脹格式說明才及復制要央求格式說明腔：封面項目痛的填寫：1）檔號最：SD－耐指湖北康省地質(zhì)背災害防采治中心弱；00領1X劍G－指壟給的檔筍號、指賢項目管因理；批域－類別軋代字；怒－1指撥批字類咸的件號用。2）案躍卷題名烤：擬寫應簡薯明、準確運揭示卷內(nèi)煙檔案材料眼的內(nèi)容。委主要包括謊：項目名余稱+內(nèi)容特征+檔案材料舍名稱（文倆件名稱）煉。項目名稱舌－－應采露用規(guī)范的沫全稱，要抵與任務書偶、說明書貍及有關設慕計文件所黨載明的項里目名稱一游致。第三部分文件歸霸檔格式沾說明及畏復制要些求格式說明疫：2）案卷麥題名：內(nèi)容特征饅－－如果西某方面的巖全部檔案閃材料組在棒同一案卷慎，其內(nèi)容突特征用上艱位概念標冬明。（如魂“抗滑樁盒施工記錄羽”這一上喉位概念來歉概括1.僑3.1、奮1.3.杏2、1.慚3.3、蘭1.3.熟4）檔案材料狠名稱（文川件名稱）旁－－即卷顛內(nèi)文件名笨稱，如說徒明書、計市算書、施區(qū)工圖、竣剝工圖等。注意：主不要套逐用文書違檔案案撿卷題名板的結(jié)構(gòu)蹤蝶（責任垂者+問題+文件名稱三）。項目奏名稱可用磚代字或代梳號反應。第三部分文件歸爹檔格式勤說明及倘復制要權(quán)求格式說明款：3）編制