立卷歸檔制度

立卷歸檔制度按本單位的檔案管理?xiàng)l例，凡屬立卷歸檔范圍的文件材料，一律歸檔。實(shí)行部門立卷歸檔制度，原則上誰(shuí)辦誰(shuí)歸，隨辦隨歸，歸檔完畢定期向綜合檔案室移交，當(dāng)面清點(diǎn)，確保移交手續(xù)完整。綜合檔案室對(duì)本單位各部門的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，協(xié)助檢查。一、全宗卷主要內(nèi)容：1．檔案綜合管理方面的材料：全宗指南（全宗介紹）；立檔單位大事記；組織機(jī)構(gòu)沿革；檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置和調(diào)整文件；檔案工作人員任免文件；檔案工作大事記；檔案工作規(guī)章制度。2．檔案收集方面的材料：檔案交接文據(jù)（包括各種門類如文書、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、照片檔案的移交表單）；檔案移交目錄；接收檔案記錄；征集檔案記錄；檔案的來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等。3．檔案整理方面的材料：檔案分類方案、案卷目錄說(shuō)明（案卷序言或者歸檔文件說(shuō)明：概況、現(xiàn)有機(jī)構(gòu)及歸檔情況、幾件大事等）、整理工作小結(jié)等。4．檔案鑒定方面的材料：成立和調(diào)整鑒定小組成員的文件、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案清冊(cè)等。5．檔案保管方面的材料：庫(kù)房安全記錄、檔案安全檢查記錄或報(bào)告、檔案庫(kù)房溫濕度記錄。6．檔案統(tǒng)計(jì)方面的材料：全宗內(nèi)檔案基本情況統(tǒng)計(jì)；檔案分類統(tǒng)計(jì)；檔案收進(jìn)、移出登記；檔案利用統(tǒng)計(jì)等。7．檔案利用方面的材料：檔案借閱登記簿、檔案利用效果登記簿，檔案編研材料如年鑒、專題介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、各類文件匯編等。8.檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用方面材料：辦公自動(dòng)化開發(fā)應(yīng)用情況；計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說(shuō)明材料（含計(jì)算機(jī)軟件安裝及使用說(shuō)明情況）、檔案數(shù)字化方案、檔案數(shù)字化成果說(shuō)明、檔案信息管理軟件系統(tǒng)盤。整理要求：全宗卷文件材料按內(nèi)容分為八類，每一類按形成時(shí)間順序逐件編號(hào)，并編制目錄，每一件文件加封面。一類文件過(guò)多時(shí)分盒裝，件號(hào)延續(xù)?？傊?，凡是在檔案管理活動(dòng)中形成的對(duì)全宗狀況及全宗歷史有原始記錄意義的文字、圖表等材料應(yīng)均入全宗卷。二、文書檔案歸檔范圍：按照《文件材料基本歸檔范圍和保管期限表》中所規(guī)定的文件材料，以及本單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有保存價(jià)值的各種文件材料。歸檔時(shí)間：一般各類文件在次年3月份底前收集完畢，次年6月底前完成歸檔工作。歸檔要求：按DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》的要求整理，具體有：1．歸檔的文件材料要齊全完整。已破損的文件應(yīng)予托裱、修復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。2．凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，可進(jìn)行折疊，但注意減少折疊次數(shù)，折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；小于16開紙規(guī)格的要托裱。根據(jù)文件材料基本歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定，準(zhǔn)確地劃定檔案材料的保管期限。歸檔文件整理遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案行政管理部門規(guī)定的要求對(duì)歸檔文件按件裝，各種編號(hào)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，題名準(zhǔn)確，打印書寫清晰工整。三、科技檔案歸檔范圍：按照《文件材料基本歸檔范圍和保管期限表》中所規(guī)定的基建材料、設(shè)備材料等。歸檔要求：按GB/T11822-2008《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》整理?；n案每一項(xiàng)基建工程分成前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、竣工、使用維護(hù)等五個(gè)階段文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔時(shí)間：項(xiàng)目完工3個(gè)月內(nèi)移交全部檔案資料，最遲不能超過(guò)6個(gè)月?？缒甓鹊拇箜?xiàng)目，可分階段歸檔。歸檔要求：1．凡是歸檔的基建文件材料都必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，按工程項(xiàng)目分別組卷，卷內(nèi)文件要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編號(hào)和編目，并按297ｍｍ×210ｍｍ的規(guī)格折疊成統(tǒng)一的幅面。2．歸檔單位必須填寫移交清單一式兩份，移交方和綜合檔案室共同查對(duì)清楚之后，在清單上簽字，雙方各保存一份備查。設(shè)備檔案歸檔范圍：本單位外購(gòu)貴重設(shè)備（環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備、汽車等），購(gòu)置文件（申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議）；隨機(jī)文件：（使用說(shuō)明書、維修手冊(cè)、裝箱單、合格證）；使用維修文件（安裝調(diào)試記錄、檢驗(yàn)記錄、保養(yǎng)、維修記錄）等。歸檔時(shí)間：即時(shí)歸檔（維修、年審后歸檔）。歸檔要求：為了保證歸檔質(zhì)量和文件材料的安全完整，檔案員應(yīng)參加設(shè)備、儀器的開箱驗(yàn)收工作，清點(diǎn)隨設(shè)備、儀器的文件材料。會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍：按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本單位財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、其他會(huì)計(jì)核算材料（銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊(cè)等）情況進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間：當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年后，期滿后由會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交綜合檔案室。歸檔要求：按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（國(guó)家財(cái)政局第79號(hào)令）及DA/T39-2008《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》要求整理。每年形成的會(huì)計(jì)檔案完整齊全，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照會(huì)計(jì)檔案立卷要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管、移交清冊(cè)（移交清冊(cè)應(yīng)列明會(huì)計(jì)檔案名稱、檔號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、保管期限等內(nèi)容），保管一年。期滿后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案和移交清冊(cè)，移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍：見《文件材料基本歸檔范圍和保管期限表》及《xxxx檔案分類方案及編制說(shuō)明》。凡是本單位在公務(wù)活動(dòng)中所規(guī)定的業(yè)務(wù)文件材料，以及本單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有保存價(jià)值的各種業(yè)務(wù)文件材料。歸檔時(shí)間：一般在次年的6月底前完成歸檔工作并編造清冊(cè)，移交綜合檔案室。歸檔要求：按各行業(yè)、各專業(yè)系統(tǒng)規(guī)定的要求整理；其中行政執(zhí)法檔案無(wú)系統(tǒng)規(guī)定的，行政執(zhí)法檔案（行政審批、行政處罰、行政強(qiáng)制等）根據(jù)《浙江省人民政府法制辦公室關(guān)于印發(fā)浙江省行政執(zhí)法案卷評(píng)查辦法（試行）》（浙府法發(fā)〔2015〕17號(hào)）、《xx行政許可案卷質(zhì)量基本標(biāo)準(zhǔn)》（舟府法〔2006〕20號(hào)）、《行政處罰案件檔案整理規(guī)則》（浙江省地方標(biāo)準(zhǔn)DB33/T498-2004）、《文書檔案案卷格式》（GB9705-2008）相關(guān)文件執(zhí)行。專題檔案歸檔范圍：一般是指本單位在組織、承辦重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文件、聲像、實(shí)物等不同形式的，能夠比較完整地揭示和反映反映某一專題的歷史記錄。歸檔時(shí)間：一般是在活動(dòng)結(jié)束之日起4個(gè)月內(nèi)向同級(jí)國(guó)家檔案館移交；因特殊情況需要延期移交檔案的，須經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意。歸檔要求：重大活動(dòng)形成的全部檔案獨(dú)立構(gòu)成全宗，應(yīng)在同級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)下開展，收集范圍由同級(jí)檔案行政管理部門確定。組織承辦單位在制定重大實(shí)施計(jì)劃時(shí)應(yīng)當(dāng)同時(shí)制訂重大活動(dòng)檔案收集方案，明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門和人員，落實(shí)相應(yīng)的保障措施。特種載體檔案特種載體檔案包括照片檔案、光盤、實(shí)物檔案等。其中紙質(zhì)照片檔案按GB/T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》要求整理；歸檔電子文件、歸檔數(shù)碼照片、錄音、錄像應(yīng)刻錄成光盤，按GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求整理；（一）聲像檔案歸檔范圍：凡是本單位在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值錄音、錄像等，應(yīng)當(dāng)作為聲像檔案歸檔保存。歸檔時(shí)間：一般在形成后1個(gè)月內(nèi)歸檔。對(duì)一些比較重要的聲像材料，歸檔時(shí)間要靈活掌握，要做到及時(shí)跟蹤、盡快收集。歸檔要求：1．歸檔材料必須是原版、原件、圖像清晰、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，重點(diǎn)突出，具有代表性，并附有文字說(shuō)明。錄音、錄像：歸檔時(shí)要注明攝制時(shí)間、主要內(nèi)容、起止時(shí)間等，同時(shí)，要求畫面清晰、主要被援物的構(gòu)圖合理、突出。2．明確聲像檔案形成部門和整理人員：實(shí)行“誰(shuí)主辦，誰(shuí)負(fù)責(zé)”收集整理的原則。（二）照片檔案歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。具體參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821—2002《照片檔案管理規(guī)范》收集。具體有：記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。其他具有保存價(jià)值的照片。歸檔時(shí)間：對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，攝影者或承辦部門按規(guī)范要求進(jìn)行收集、整理，連同照片的文字材料自形成之日起1個(gè)月內(nèi)向綜合檔案室移交，并辦理移交手續(xù)。歸檔要求：對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向綜合檔案室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁。形成者（或部門）在照片形成后應(yīng)及時(shí)向本單位綜合檔案室移交，形成者（或部門）要做好數(shù)碼照片的挑選、文字說(shuō)明、初步整理等。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。（符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理，保證紙質(zhì)文件和電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一）光盤檔案歸檔范圍：凡是本單位在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有歸檔價(jià)值的電子文件、數(shù)碼照片、錄音、錄像應(yīng)刻錄成光盤，作為光盤檔案進(jìn)行歸檔保存。歸檔時(shí)間：一般在活動(dòng)或者項(xiàng)目結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)歸檔。歸檔要求：按GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》及DA/T52—2014《檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識(shí)規(guī)范》要求