日本煙草產業(yè)株式會社的內部審計

日本煙草產業(yè)株式會社的內部審計

日本煙草產業(yè)株式會社（JapanTobacco，簡稱JT）是目前日本唯一的煙草專賣公司，它的前身是日本大藏省經營的日本專賣公社，成立于1904年。日本煙草會社占據72.9%的日本煙草市場，這使其成為世界上第三大煙草制造商，在終結于2005年3月31日的財政年度內，日本煙草會社的香煙銷售量將近4307億支，銷售凈額為4340億美元。自1985年私有化之后，日本煙草會社就實行多元化經營，向制藥業(yè)和餐飲業(yè)擴展。日本煙草會社有資本1000億日元左右，從業(yè)職員四萬多人。會社以煙草業(yè)為核心，包括醫(yī)藥、食品、農業(yè)、不動產以及工程技術方面等多項業(yè)務。會社的煙草業(yè)務分為兩大部分：國內市場和國際市場。盡管國內香煙銷售利潤豐厚，但是，近些年來，會社的國際香煙業(yè)務增長迅速，海外香煙銷量已經超過國內市場。會社的國際業(yè)務總部位于日內瓦，其控股與公司治理公司位于荷蘭，其他各職能部門的總部都設在東京。早道暢宏(NobuhiroHayamichi)主管內部審計職能部，下轄兩個處：一個是位于東京的業(yè)務評審和企業(yè)保障處，監(jiān)督國內的香煙、食品、制藥和公司運營業(yè)務；另一個部門位于荷蘭，稱作國際內部審計處，負責國際業(yè)務。由于采用現(xiàn)代審計理論，特別是贊助組織委員會《內部控制管理框架》和機遇風險的審計方法，日本煙草會社就于2001年7月設立了業(yè)務評審和企業(yè)保障處。如今，這個部門有20名專職審計人員，分歸五個小組：規(guī)劃小組、審計一組、審計二組、環(huán)境／信息技術組和日本政府審計委員會。日本煙草會社的國際控股公司是一家擁有90個國際煙草子公司（中國除外）的控股公司，其內部審計處位于荷蘭。這支隊伍有16名專職人員，分別來自八個不同的國家。這些審計人員全部經過本處處長向早道和日本煙草會社國際控股公司董事長匯報工作。內部審計職能內部審計師的關鍵技能包括準確地評估形勢，迅速地確定解決方案及有力地說服別人的能力。在早道看來，其他至關重要的技能還包括自律和主動的心態(tài)。他說：“在物色內部審計師時，我的兩項最大要求是智慧和膽略。智慧就是在本業(yè)務領域的學識和工作中不忘從管理學視角來把握大局的能力；膽略則是能夠毫不猶豫地說出真相的能力?！比毡竞芏鄼C構中的員工都是大學一畢業(yè)就進入公司的，通常都被分派到各種不同的業(yè)務營運部門。在日本煙草會社，員工在第一個崗位上任職兩到三年后，人力資源部和早道團隊就會討論每名員工的潛能。早道說：“我們需要管理和領導才干。對于那些具有管理潛能的員工，業(yè)務評審和審計保障處就是一個選擇。他們會在我們團隊擔任內部審計師大約三至五年，然后才會被提拔到管理職位。”日本煙草會社國際業(yè)務處招聘和留住員工的方式則與此不同。在荷蘭工作的16名專業(yè)人員全是從世界各地招聘來的，因為他們所要進行的審計工作全是以國際業(yè)務為準。這些員工在審計團隊工作五年后，就會調到全球各業(yè)務單位的營運職位上。早道接著說：“說到人力資源發(fā)展這個問題，我們的部門要為整個日本煙草會社的未來管理崗位提供后備人選。我們招聘年輕有為的人，對他們進行全面的培訓，大學不出五年，就會把他們轉調到其他部門。我相信這種做法在日本公司中是絕無僅有的。依我看來，我們部門堪稱‘管理學院’了，因為有好幾個當?shù)厥袌鍪紫攧展俸蜁缈偛康囊恍┕歉扇藛T，原先都在我們部門做過內部審計師?！睂徲嬆繕思胺椒〞绲臉I(yè)務評審和企業(yè)保障處的使命和戰(zhàn)略目標是要成為管理層和整個公司的治理合作伙伴，通過承擔如下任務來幫助提升公司價值：分析和評估全組織各營運部門的內部控制或風險管理系統(tǒng)，提供增值忠告和保障，管理風險。早道采用“教科書式”的審計方法，即運用國際內部審計師協(xié)會和審計教材所推薦的最佳實踐。他和團隊按自上而下的風險管理方法來制定年度審計計劃。他們首先走訪各營運部門的管理層，重點征詢這些部門總裁和副總裁的意見和見解。審計師們根據審計團隊提出的審計草案引導討論進行下去。早道說：“這個草案在考慮了內外部的業(yè)務動因，各營運部門審計請求和財務數(shù)據的基礎上，按輕重緩急的原則，確定公司中期經營計劃中各項目的優(yōu)先次序。”早道負責的團隊按照項目管理方法來執(zhí)行各項審計工作。把各項任務分派給項目領導人，如安排項目進度，確定審核驗收的日期和做出重大決策。在實地調查前先進行分析，在整個審計項目進行期間，定期與管理層召開會議，查明存在的風險，確定控制和確保遵守贊助組織委員會《內部控制管理框架》。在整個審計過程中，其他會議還包括項目啟動會議，簡要介紹審計項目的目標和宗旨，明確建立和維護內部控制的責任人。此外，還有項目終結會議，主要是確認審計發(fā)現(xiàn)結果，幫助傳達相關的審計意見。早道說：“我們團隊會提出審計發(fā)現(xiàn)的結果，指出存在的風險和提出補救的建議。并在這些材料中同時附上被審計者的不同意見?！泵宽棇徲嫻ぷ魍瓿珊螅瑢徲媹F隊會向被審計者分發(fā)調查表，請求客戶針對審計團隊的工作表現(xiàn)提出反饋意見。調查表涵蓋的問題很廣泛，如審計師的態(tài)度、溝通的質量、建議的可行性和評估審計工作本身的商業(yè)價值。他說：“我們使用這些反饋意見來保持審計服務的質量，反饋結果將納入到我們部門的關鍵績效指標之中。”“在日本，每年都要根據平衡記分卡的概念框架來確立關鍵績效指標。公司總裁會從審計計劃、審計績效和對各營運部門的業(yè)務支持程度等方面來評價審計部門的關鍵績效指標。在荷蘭，根據審計團隊應支持整個經營領域的關鍵績效目標這個基礎理念，審計部門的關鍵績效指標要與國際經營的目標配合一致?！痹绲勒f。密切與各部門的聯(lián)系早道把自己的員工看作是各部門的業(yè)務合作伙伴，要向各部門提供保障服務或建議，以改善管理和治理的質量。他說：“到目前為止，我們已收到不少業(yè)務單位經理們的請求，希望我們的團隊對他們的業(yè)務活動進行審計，幫助他們建立有效的治理方法和風險管理措施?！痹谌毡緹煵輹绲墓局卫砜傮w方案中，業(yè)務評審和企業(yè)保障處擔當著關鍵角色。早道說：“鑒于扮演著獨立監(jiān)視的角色，我們挑選年度審計計劃的審計主題，并穩(wěn)步落實每項審計工作，從而幫助管理與公司治理有關的各種風險。然而，我們明白我們目前的活動還不夠，無法向最高管理層提供支持。某些公司治理上的差距可能仍然存在。我們的職責是密切關注其他公司的最佳實踐，建議實施某些必要的機制，以加強日本煙草會社的公司治理。”兩項重大挑戰(zhàn)早道及其團隊的兩項主要挑戰(zhàn)就是公司治理法規(guī)的變更和近期出現(xiàn)的信息技術新發(fā)展。早道說：“日本即將出臺一部公司治理方面的法案，就和美國薩班斯法案差不多，因此，有時也叫做‘日本薩班斯’。這部法律最早將在2008年起開始生效。我們現(xiàn)在正在為此做準備。我認為這實在是一個絕佳時機，我們可以借此良機提出可持續(xù)治理戰(zhàn)略，在日本煙草會社建立一個行之有效的控制框架和公司文化。但是，我們仍需要查明在不會嚴重中斷業(yè)務經營的前提下，推行這些變革所需采用的相關指導方針、項目結構和方法。我們也要了解按照‘日本薩班斯’開展監(jiān)視活動時，怎樣才能與我們的保障及建議服務配合，產生協(xié)同效果?！蹦壳?，早道已經委任了一些員工組成跨職能團隊，負責提供相關的信息和忠告。第二項挑戰(zhàn)是加強內部審計的能力和有關欺詐及信息技術審計方面的