展會活動流程

展會活動流程,,,,,

時期,序號,工作內(nèi)容,工作細(xì)節(jié),時間結(jié)點(diǎn),協(xié)助部門

活動前期,1,策劃,a主題、創(chuàng)意、賣點(diǎn)、形式（確定大展、小展或?qū)觯?展前2-3個月,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,,,b預(yù)計(jì)商家數(shù)量、類型、活動內(nèi)容、展會流程制定,,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,,,c擬定展會時間、地點(diǎn),,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,2,場地,a實(shí)際了解場地條件（交通、面積、硬件、是否為會員所熟悉、是否能夠提供車輛接送）,展前2個月,場地方

,,,b場地費(fèi)用預(yù)算（場地租賃費(fèi)、搭建管理費(fèi)、保險費(fèi)、場地保證金、水電費(fèi)等）,,場地方

,,,c場地合同（與場地方確認(rèn)租借時間、使用物品和費(fèi)用總額，出具場地租借合同，并簽約支付場地租借費(fèi)用）,,場地方

,,,d主管部門備案：治安消防工商備案材料填寫交至場地方,展前一個月,場地方

,3,搭建,a確定搭建內(nèi)容（場地布置圖、線路圖、廣告設(shè)計(jì)、制作、廣告位等）,展前2個月,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,,,b確定場地搭建費(fèi)用預(yù)算,,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,,,c確定場地搭建合同（明確搭建方搭建要求與提供物品）,,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,,,d展會資料提供給搭建方（例如：設(shè)計(jì)圖樣稿）,,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,4,招商,a確定參展商參展費(fèi)用（將活動信息告知論壇部、運(yùn)營部、技術(shù)部等協(xié)助部門，設(shè)定參展商類別及參展商數(shù)量，確定光地、標(biāo)展數(shù)量及參展費(fèi)用（含管理費(fèi)、電費(fèi)等現(xiàn)場需要支出的費(fèi)用））,展前2個月,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,,,b招商函印制，提供給采購,,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,,,c采購招商（跟進(jìn)招商進(jìn)度，適時調(diào)整方案）,,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,,,d制《收支營收表》確定收支營收情況,,

,,,e確定贊助商，簽署贊助商合同1禮品贊助商確定2獎品贊助商確定3其他贊助確定（現(xiàn)場跟拍、場地布置）,展前1個月,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,5,審批報備,a預(yù)算統(tǒng)計(jì)（制作《活動預(yù)算與預(yù)計(jì)營收表》，預(yù)算中還應(yīng)包括媒體推廣費(fèi)用、會員或新人的禮品獎品費(fèi)用、會員活動的道具費(fèi)用、邀請函制作郵寄費(fèi)用等。,展前2個月,維護(hù)組、相關(guān)開拓組

,,,b合同上報審批（將“活動預(yù)算”、“場地租借合同”和“搭建合同”送金總、市場部、行政部等相關(guān)部門審批）,,部門經(jīng)理、金總、市場部、行政部

,,,c經(jīng)費(fèi)申請（填寫付款申請，頻道經(jīng)理簽字交財(cái)務(wù)部雪絨及李軼峰；活動前一周需要填寫費(fèi)用預(yù)支單，預(yù)支部分費(fèi)用用于現(xiàn)場特殊狀況的支出，中小型活動約為3000~5000元，大型活動約為8000~10000元）,展前2周,部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部雪絨及李軼峰

,6,信息發(fā)布,a報名頁面（頁面設(shè)計(jì)、活動信息、跟進(jìn)報名人數(shù)）,展前1個月,維護(hù)組設(shè)計(jì)人員、技術(shù)部

,,,b論壇帖發(fā)布（活動詳細(xì)信息、流程、獎品、商家名單、促銷信息、停車情況）,展前1個月,論壇部

,7,設(shè)計(jì)宣傳,a報名頁面設(shè)計(jì),展前1個月,維護(hù)組設(shè)計(jì)人員

,,,b邀請函設(shè)計(jì)（設(shè)計(jì)制作會員邀請函）,展前3周,維護(hù)組設(shè)計(jì)人員

,,,c場地宣傳物品設(shè)計(jì)（查看場地確定宣傳物品名錄、設(shè)計(jì)宣傳品）,展前3周,維護(hù)組設(shè)計(jì)人員

,8,傳達(dá)信息,a公司內(nèi)部信息傳達(dá)（搭建相關(guān)信息、具體人員安排）,展前1周,維護(hù)2組、全體開拓組相關(guān)采購

,,,b商家信息傳達(dá)（采購直接傳達(dá)信息或召開展前準(zhǔn)備會議）,展前1周,維護(hù)2組、喜宴組

,,,c會員短信息通知（郵寄邀請函、短信息通知）,展前1周,技術(shù)部

,9,準(zhǔn)備環(huán)節(jié),a物品準(zhǔn)備：獎品、辦公用品、文件（展會流程、人員安排表、訂單統(tǒng)計(jì)表、商家名錄、報名表、物品清單、通訊錄等等）,展前1周,維護(hù)組

,,,b人員準(zhǔn)備：自愿報名人員統(tǒng)計(jì)、制作《人員工作安排表》,展前1周,維護(hù)組

,,,c召開工作準(zhǔn)備會：工作安排告知、細(xì)節(jié)要求、著裝要求；休息日需提前告知技術(shù)部申請加班，填寫正式的加班申請,展前1-2天,維護(hù)組

搭建當(dāng)天,1,準(zhǔn)備物品運(yùn)輸,整理物品運(yùn)輸至場地相關(guān)人員跟車（根據(jù)物品清單及獎品清單）,當(dāng)天清晨,活動工作人員

,2,現(xiàn)場協(xié)調(diào),a負(fù)責(zé)與場地方溝通、協(xié)調(diào)（確定搭建時間、確保場地提供物品到位、確保貨運(yùn)電梯空調(diào)等硬件設(shè)施正常使用、建立友好合作關(guān)系）,搭建全天,活動工作人員

,,,b負(fù)責(zé)與搭建方溝通、協(xié)調(diào)（監(jiān)督搭建工程按時完成、協(xié)調(diào)布展中所出現(xiàn)的問題）,,活動工作人員

,,,c負(fù)責(zé)與商家溝通、協(xié)調(diào)（監(jiān)督按合同規(guī)定要求正常布展，及時解決商家違規(guī)操作）,,活動工作人員

,,,d費(fèi)用收?。翰少徬蛏碳沂杖」芾碣M(fèi)用與額外電費(fèi),,活動工作人員

,3,物品管理,a物品保管：負(fù)責(zé)獎品與其它公司物品保管,活動當(dāng)天,活動工作人員

,,,b物品擺放：整理現(xiàn)場所有物品并進(jìn)行正確位置擺放,,活動工作人員

活動當(dāng)天,1,現(xiàn)場協(xié)調(diào),a總體控制：隨時解決突發(fā)狀況、監(jiān)督現(xiàn)場秩序，協(xié)調(diào)現(xiàn)場,,活動工作人員

,,,b商家協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)商家各項(xiàng)事宜、違規(guī)行為并調(diào)解、跟進(jìn)當(dāng)天活動效果、估算商家人流量、訂單量、成交比、商家利潤等數(shù)據(jù),,開拓組相關(guān)采購

,2,簽到,a會員簽到：負(fù)責(zé)指引會員簽到，填寫抽獎聯(lián)并放入抽獎箱，為會員粘貼貼紙,,活動工作人員

,,,b資料發(fā)放：贊助商宣傳單及相關(guān)資料裝入拎袋統(tǒng)一發(fā)放,,活動工作人員

,3,獎品發(fā)放,獎品管理：負(fù)責(zé)獎品保管、數(shù)量統(tǒng)計(jì),,活動工作人員

,,,獎品發(fā)放：根據(jù)訂單發(fā)放相應(yīng)獎品，做好信息登記及抽獎工作,,活動工作人員

,4,會員引導(dǎo),a人流計(jì)數(shù)：工作人員入口處計(jì)數(shù),,活動工作人員

,,,b場外引導(dǎo)：例如地鐵口、場館入口處安排工作人員舉牌指引,,活動工作人員

,5,現(xiàn)場咨詢處,設(shè)置咨詢點(diǎn)、負(fù)責(zé)會員咨詢、報名工作,,活動工作人員

,6,秩序控制,會場內(nèi)各點(diǎn)安排工作人員負(fù)責(zé)蜜蜂控制工作，維持秩序,,活動工作人員

,7,贊助商協(xié)調(diào),確保贊助商到場，完成贊助任務(wù)（婚慶布置、攝影攝像）,,活動工作人員

,8,后勤保障,負(fù)責(zé)安排工作人員午餐、飲水,,活動工作人員

,9,現(xiàn)場播報,a播音報道：負(fù)責(zé)歡迎詞、通知、獎品提示、感染氣氛,,活動工作人員

,,,b主持活動：講座主持、抽獎主持,,活動工作人員

,10,觀察員,負(fù)責(zé)現(xiàn)場工作觀察、拍照，發(fā)現(xiàn)問題與亮點(diǎn),,活動工作人員

,11,活動結(jié)束清場,a公司物品清點(diǎn)：負(fù)責(zé)將公司物品運(yùn)回公司（根據(jù)物品清單整理，重點(diǎn)保管訂單）,,活動工作人員

,,,b商家清場：跟進(jìn)商家撤展,,開拓組相關(guān)采購

,12,*訂單跟蹤,采購緊盯相應(yīng)商家，防止飛單產(chǎn)生，及時通知訂單會員領(lǐng)取獎品（喜宴組特別注意）,,活動工作人員

活動后期,1,訂單信息統(tǒng)計(jì),整理統(tǒng)計(jì)全場所有定單,展后一周內(nèi),維護(hù)組

,,,整理會員信息（將簽到信息、訂單信息、報名信息交至客服部）,,客服部

,2,資料收集,音頻、視頻收集，意見匯總,,贊助商、相關(guān)負(fù)責(zé)采購

,3,總結(jié)分析報告制作,內(nèi)部總結(jié)報告：用于內(nèi)部歸檔及總結(jié)討論,,維護(hù)組

,,,對外宣傳報告：用于采購對外開拓與宣傳