業(yè)務(wù)生成器搭建化管理實(shí)施案例

廣西華錫集團(tuán)

合同管理案例應(yīng)用價(jià)值分享制作人：唐輝

2013年11月集團(tuán)化合同管理目錄基本信息項(xiàng)目背景協(xié)同應(yīng)用亮點(diǎn)一：合同業(yè)務(wù)搭建協(xié)同應(yīng)用亮點(diǎn)二：合同流程審批協(xié)同應(yīng)用亮點(diǎn)三：合同付款審批移動(dòng)應(yīng)用亮點(diǎn)四：與其它系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)生成器行業(yè)普適價(jià)值基本信息公司名稱(chēng)：廣西華錫集團(tuán)股份有限公司所屬行業(yè)：有色金屬是否為集團(tuán)企業(yè)：是企業(yè)規(guī)模：系統(tǒng)后臺(tái)注冊(cè)數(shù)3500人左右部署協(xié)同產(chǎn)品及版本：A8-M3.50Sp1購(gòu)買(mǎi)并發(fā)數(shù)：1200并發(fā) 實(shí)際最高并發(fā)數(shù)：1100人項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)間：2012年實(shí)施周期：40個(gè)工作日年度總協(xié)同數(shù)（公司年度發(fā)起的所有協(xié)同）：500萬(wàn)份協(xié)同使用最多的部門(mén)：集團(tuán)各部門(mén)協(xié)同使用最多的流程：人事表單、財(cái)務(wù)表單、行政表單項(xiàng)目背景管理難點(diǎn)1.全集團(tuán)年簽訂合同數(shù)量大、類(lèi)別多，且分散于多個(gè)下屬公司，無(wú)法進(jìn)行集中同一管理2.不同類(lèi)型合同的審批流程不同，各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)不同，手工管理難度大3.合同從發(fā)起、審批、變更、執(zhí)行、收款\付款及后續(xù)情況跟蹤等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)難以形成閉環(huán)管理，無(wú)法快速跟蹤合同執(zhí)行情況。4.合同的權(quán)限管理控制嚴(yán)格，根據(jù)崗位、職務(wù)、部門(mén)及合同類(lèi)型等條件組合進(jìn)行控制，手工管理難度大。5.無(wú)法實(shí)時(shí)掌握全集團(tuán)或單一公司的合同情況，取得的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)間滯后。核心需求1.建立集團(tuán)集中管控的合同管理平臺(tái)，平臺(tái)需要有較高的擴(kuò)展性、安全性及可維護(hù)性。且考慮在OA平臺(tái)上搭建，有利于各系統(tǒng)的集中管理、資源整合及快速應(yīng)用。2.梳理合同管理業(yè)務(wù)，進(jìn)行流程優(yōu)化和重組，依托協(xié)同產(chǎn)品打造合同管理的閉環(huán)管理，建立合同管理信息系統(tǒng)。3.建立靈活、可維護(hù)的合同審批流程。4.實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)的合同情況統(tǒng)計(jì)分析，需要有多維度分析，以及要有嚴(yán)格的權(quán)限控制。5.實(shí)現(xiàn)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，提供必要的數(shù)據(jù)接口。應(yīng)用亮點(diǎn)合同管理空間用途描述：

合同管理空間使用A8搭建，在系統(tǒng)中建立專(zhuān)屬的空間頁(yè)面和系統(tǒng)菜單，為使用人員提供了方便快捷的操作界面。歸屬部門(mén)：企業(yè)管理部使用部門(mén)：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門(mén)應(yīng)用亮點(diǎn)合同管理空間樣式截圖：1.集團(tuán)機(jī)關(guān)及所有下屬單位統(tǒng)一使用同一個(gè)合同管理空間,根據(jù)需要可設(shè)置是否為登錄后默認(rèn)空間。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需要,每個(gè)單位制做專(zhuān)屬菜單,展現(xiàn)時(shí)根據(jù)登錄人所屬單位展現(xiàn)出對(duì)應(yīng)菜單3.空間欄目主要分為四塊.待辦合同事項(xiàng),己辦合同事項(xiàng),己發(fā)合同事項(xiàng),跟蹤合同事項(xiàng)應(yīng)用亮點(diǎn)合同編號(hào)管理用途描述：合同編號(hào)管理是整個(gè)合同管理業(yè)務(wù)的發(fā)起點(diǎn)，合同編號(hào)將會(huì)被所有后續(xù)業(yè)務(wù)引用歸屬部門(mén)：企業(yè)管理部使用部門(mén)：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門(mén)應(yīng)用亮點(diǎn)合同編號(hào)樣式截圖：1.合同編號(hào)為系統(tǒng)根據(jù)所選擇項(xiàng)目保存后自動(dòng)生成且唯一，無(wú)法修改。規(guī)則為：固定前綴+合同執(zhí)行單位編號(hào)+合同類(lèi)別編號(hào)+年月號(hào)+4位流水號(hào)+固定后綴；2.合同編號(hào)表單為無(wú)流程表單，錄入人只能查看、引用自己錄入的合同編號(hào)，為后續(xù)業(yè)務(wù)的權(quán)限控制訂下規(guī)則；3.合同編號(hào)管理表單作為統(tǒng)計(jì)底表，后續(xù)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)將會(huì)回寫(xiě)到表單中。應(yīng)用亮點(diǎn)合同審批單用途描述：

此表單用于處理合同基本信息的收集，提交給相關(guān)人員審批，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同所涉內(nèi)容及條款符合法律、集團(tuán)內(nèi)控等方面要求，最終實(shí)現(xiàn)管理層對(duì)業(yè)務(wù)的把控。歸屬部門(mén)：企業(yè)管理部使用部門(mén)：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門(mén)應(yīng)用亮點(diǎn)合同審批單樣式截圖：1.合同審批單的合同編號(hào)、客商信息，通過(guò)引用無(wú)流程表單取值。在選取時(shí)，系統(tǒng)控制只可選取本人錄入的記錄。2.合同審批單審批完成后，系統(tǒng)回寫(xiě)數(shù)據(jù)到統(tǒng)計(jì)底表中，用于之后的統(tǒng)計(jì)分析。3.合同文檔為上傳附件形式，流程中指定人員可有權(quán)限修改附件。應(yīng)用亮點(diǎn)合同審批單流程截圖：1.建立基準(zhǔn)崗，將各單位崗位列入基準(zhǔn)崗管理，使流程規(guī)范、清晰。2.審批流程的判斷分支根據(jù)28種合同類(lèi)別、42種項(xiàng)目分類(lèi)及合同金額設(shè)置。3.指定合同管理員可對(duì)審批流程進(jìn)行加簽處理應(yīng)用亮點(diǎn)合同付款審批單用途描述：合同簽訂生效后，合同承辦人按照合同支付條款需要支付合同款項(xiàng)時(shí)，需要填寫(xiě)此單據(jù)申請(qǐng)付款。歸屬部門(mén)：企業(yè)管理部使用部門(mén)：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門(mén)應(yīng)用亮點(diǎn)合同付款審批單樣式截圖：1.選取對(duì)應(yīng)合同后，系統(tǒng)帶入合同相關(guān)信息。系統(tǒng)設(shè)定只能選取審批通過(guò)之后的合同，且承辦人是本人的合同。2.系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)本次支付金額和累計(jì)支付金額，計(jì)算預(yù)計(jì)支付總額。讓操作人員方便直觀的清楚是否支付金額超過(guò)合同金額。3.通過(guò)”綜合查詢(xún)”按鈕，可以查詢(xún)合同的各方面信息，查看表單信息。4.付款審批單審批通過(guò)后將自動(dòng)回寫(xiě)相關(guān)支付信息到統(tǒng)計(jì)底表。應(yīng)用亮點(diǎn)四合同付款審批單流程截圖：流程分為集團(tuán)機(jī)關(guān)審批流程和所屬單位審批流程。應(yīng)用亮點(diǎn)五合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口用途描述：用于合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換。在工程管理系統(tǒng)中，合同屬于中間業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，是上下游業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)延伸和支持，因此工程項(xiàng)目類(lèi)合同從工程管理系統(tǒng)發(fā)起，在合同管理系統(tǒng)中進(jìn)行審批處理，審批處理之后數(shù)據(jù)返回到工程管理系統(tǒng)。歸屬部門(mén)：企業(yè)管理部使用部門(mén)：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門(mén)應(yīng)用亮點(diǎn)樣式截圖：合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口1.承辦人首先進(jìn)入合同管理系統(tǒng)-合同編號(hào)管理，生成合同編號(hào)，此編號(hào)作為兩系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換的唯一標(biāo)識(shí)。應(yīng)用亮點(diǎn)樣式截圖：合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口1.在工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)中錄入合同信息，根據(jù)上游業(yè)務(wù)項(xiàng)目立項(xiàng)信息生成合同,合同編號(hào)錄入由合同管理系統(tǒng)生成的合同編號(hào)。2.系統(tǒng)可以設(shè)置同步時(shí)間頻率，自動(dòng)同步合同信息。應(yīng)用亮點(diǎn)樣式截圖：合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口1.承辦人在合同管理系統(tǒng)中選擇合同編號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)出合同信息,完善后發(fā)送合同審批單應(yīng)用亮點(diǎn)五樣式截圖：合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口1.合同管理系統(tǒng)中完成對(duì)合同的審批之后，進(jìn)入天工遠(yuǎn)科項(xiàng)目系統(tǒng)中，可查看審批信息,點(diǎn)擊“審核完”標(biāo)簽，點(diǎn)擊“A8審核信息”,可查詢(xún)合同表單信息。應(yīng)用亮點(diǎn)合同信息綜合查詢(xún)用途描述：支持操作者對(duì)合同業(yè)務(wù)處理時(shí)實(shí)時(shí)查詢(xún)合同全方面信息的查詢(xún)平臺(tái)。歸屬部門(mén)：企業(yè)管理部使用部門(mén)：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門(mén)應(yīng)用亮點(diǎn)樣式截圖：合同信息綜合查詢(xún)綜合查詢(xún)有兩種使用方式，第一種可以從表單直接進(jìn)入查詢(xún)，根據(jù)“合同編號(hào)”文本框直接查詢(xún)合同全面信息；第二種點(diǎn)擊綜合查詢(xún)菜單進(jìn)入。應(yīng)用亮點(diǎn)樣式截圖：合同信息綜合查詢(xún)

1.進(jìn)入查詢(xún)空間，有多頁(yè)簽選項(xiàng)可以切換合同的不同信息查詢(xún)界面，可以設(shè)置顯示字段及排序字段。2.顯示下面列表可以顯示對(duì)應(yīng)表單信息。3.多條件組合權(quán)限控制，(1).集團(tuán)高層和集團(tuán)財(cái)務(wù)可以查詢(xún)所有合同.(2).單位高層和單位財(cái)務(wù)可以查詢(xún)本單位所有合同.(3).合同承辦人可以查詢(xún)自己承辦的合同.應(yīng)用亮點(diǎn)合同統(tǒng)計(jì)分析用途描述：支持分單位、類(lèi)型、時(shí)間段對(duì)合同情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，能夠把合同多方面情況統(tǒng)計(jì)在一張報(bào)表中，實(shí)現(xiàn)跨表單統(tǒng)計(jì)。歸屬部門(mén)：企業(yè)管理部使用部門(mén)：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門(mén)應(yīng)用亮點(diǎn)樣式截圖：合同信息統(tǒng)計(jì)分析全集團(tuán)按合同類(lèi)別、收支進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)應(yīng)用亮點(diǎn)樣式截圖：合同信息統(tǒng)計(jì)分析承辦人統(tǒng)計(jì)本人承辦合同的各方面信息，包括合同金額、收款、付款信息。業(yè)務(wù)生成器A83.5sp1的業(yè)務(wù)生成器，主要應(yīng)用在以下方面:1.使用業(yè)務(wù)生成器建立合同編號(hào)管理表單：(1）合同編號(hào)管理是整個(gè)合同管理業(yè)務(wù)的發(fā)起點(diǎn)，合同編號(hào)將會(huì)被所有后續(xù)業(yè)務(wù)引用（2）根據(jù)表單字段+流水號(hào)，自動(dòng)組合生成作為合同唯一標(biāo)識(shí)的合同編號(hào)。（3）作為統(tǒng)計(jì)底表，各個(gè)后續(xù)業(yè)務(wù)需要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)將回寫(xiě)到表單中。2.使用業(yè)務(wù)生成器建立客商管理表單：（1）客商檔案作為系統(tǒng)的基礎(chǔ)檔案，將被后續(xù)合同審批及收付款管理業(yè)務(wù)引用。3.使用業(yè)務(wù)生成器搭建合同管理系統(tǒng)界面主菜單業(yè)務(wù)生成器解決問(wèn)題:1.在系統(tǒng)搭建的過(guò)程中，業(yè)務(wù)生成器讓閉環(huán)管理的思想得以實(shí)現(xiàn)。2.使用業(yè)務(wù)生成器，實(shí)現(xiàn)了非常重要的多表統(tǒng)計(jì)功能。3.使用業(yè)務(wù)生成器，實(shí)現(xiàn)了根據(jù)需求搭建業(yè)務(wù)系統(tǒng)菜單的功能，且可以進(jìn)行權(quán)限控制。行業(yè)普適價(jià)值近幾年隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展及先進(jìn)管理思想的導(dǎo)入，越來(lái)越多的企業(yè)管理人員都認(rèn)識(shí)到了將信息技術(shù)應(yīng)用于合同管理業(yè)務(wù)中，且將合同管理信息化系統(tǒng)搭建于使用面較大的OA平臺(tái)上，會(huì)是越來(lái)越多人的選擇。因此在系統(tǒng)搭建之初，我們?cè)O(shè)計(jì)的方向是即能滿足華錫集團(tuán)管理要求，也能適用于行業(yè)內(nèi)的其他企業(yè)。廣西華錫集團(tuán)是集采、選、冶、深加工于一身的大型聯(lián)合企業(yè)，對(duì)于合同管理的需求具有合同種類(lèi)多、管理內(nèi)容全、管理要求高等特點(diǎn),具備了一定的行業(yè)合同管理業(yè)務(wù)的代表性。

合同管理系統(tǒng)包含了七大模塊，涵蓋了合同編號(hào)管理、客商信息管理、合同審批管理、合同變更管理、合同資金管理、合同執(zhí)行管理、綜合查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析等功能。