業(yè)務(wù)生成器搭建化管理實施案例

廣西華錫集團(tuán)

合同管理案例應(yīng)用價值分享制作人：唐輝

2013年11月集團(tuán)化合同管理目錄基本信息項目背景協(xié)同應(yīng)用亮點一：合同業(yè)務(wù)搭建協(xié)同應(yīng)用亮點二：合同流程審批協(xié)同應(yīng)用亮點三：合同付款審批移動應(yīng)用亮點四：與其它系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)生成器行業(yè)普適價值基本信息公司名稱：廣西華錫集團(tuán)股份有限公司所屬行業(yè)：有色金屬是否為集團(tuán)企業(yè)：是企業(yè)規(guī)模：系統(tǒng)后臺注冊數(shù)3500人左右部署協(xié)同產(chǎn)品及版本：A8-M3.50Sp1購買并發(fā)數(shù)：1200并發(fā) 實際最高并發(fā)數(shù)：1100人項目啟動時間：2012年實施周期：40個工作日年度總協(xié)同數(shù)（公司年度發(fā)起的所有協(xié)同）：500萬份協(xié)同使用最多的部門：集團(tuán)各部門協(xié)同使用最多的流程：人事表單、財務(wù)表單、行政表單項目背景管理難點1.全集團(tuán)年簽訂合同數(shù)量大、類別多，且分散于多個下屬公司，無法進(jìn)行集中同一管理2.不同類型合同的審批流程不同，各個審批節(jié)點不同，手工管理難度大3.合同從發(fā)起、審批、變更、執(zhí)行、收款\付款及后續(xù)情況跟蹤等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)難以形成閉環(huán)管理，無法快速跟蹤合同執(zhí)行情況。4.合同的權(quán)限管理控制嚴(yán)格，根據(jù)崗位、職務(wù)、部門及合同類型等條件組合進(jìn)行控制，手工管理難度大。5.無法實時掌握全集團(tuán)或單一公司的合同情況，取得的統(tǒng)計數(shù)據(jù)時間滯后。核心需求1.建立集團(tuán)集中管控的合同管理平臺，平臺需要有較高的擴(kuò)展性、安全性及可維護(hù)性。且考慮在OA平臺上搭建，有利于各系統(tǒng)的集中管理、資源整合及快速應(yīng)用。2.梳理合同管理業(yè)務(wù)，進(jìn)行流程優(yōu)化和重組，依托協(xié)同產(chǎn)品打造合同管理的閉環(huán)管理，建立合同管理信息系統(tǒng)。3.建立靈活、可維護(hù)的合同審批流程。4.實現(xiàn)全集團(tuán)的合同情況統(tǒng)計分析，需要有多維度分析，以及要有嚴(yán)格的權(quán)限控制。5.實現(xiàn)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，提供必要的數(shù)據(jù)接口。應(yīng)用亮點合同管理空間用途描述：

合同管理空間使用A8搭建，在系統(tǒng)中建立專屬的空間頁面和系統(tǒng)菜單，為使用人員提供了方便快捷的操作界面。歸屬部門：企業(yè)管理部使用部門：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門應(yīng)用亮點合同管理空間樣式截圖：1.集團(tuán)機(jī)關(guān)及所有下屬單位統(tǒng)一使用同一個合同管理空間,根據(jù)需要可設(shè)置是否為登錄后默認(rèn)空間。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需要,每個單位制做專屬菜單,展現(xiàn)時根據(jù)登錄人所屬單位展現(xiàn)出對應(yīng)菜單3.空間欄目主要分為四塊.待辦合同事項,己辦合同事項,己發(fā)合同事項,跟蹤合同事項應(yīng)用亮點合同編號管理用途描述：合同編號管理是整個合同管理業(yè)務(wù)的發(fā)起點，合同編號將會被所有后續(xù)業(yè)務(wù)引用歸屬部門：企業(yè)管理部使用部門：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門應(yīng)用亮點合同編號樣式截圖：1.合同編號為系統(tǒng)根據(jù)所選擇項目保存后自動生成且唯一，無法修改。規(guī)則為：固定前綴+合同執(zhí)行單位編號+合同類別編號+年月號+4位流水號+固定后綴；2.合同編號表單為無流程表單，錄入人只能查看、引用自己錄入的合同編號，為后續(xù)業(yè)務(wù)的權(quán)限控制訂下規(guī)則；3.合同編號管理表單作為統(tǒng)計底表，后續(xù)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)將會回寫到表單中。應(yīng)用亮點合同審批單用途描述：

此表單用于處理合同基本信息的收集，提交給相關(guān)人員審批，實現(xiàn)對合同所涉內(nèi)容及條款符合法律、集團(tuán)內(nèi)控等方面要求，最終實現(xiàn)管理層對業(yè)務(wù)的把控。歸屬部門：企業(yè)管理部使用部門：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門應(yīng)用亮點合同審批單樣式截圖：1.合同審批單的合同編號、客商信息，通過引用無流程表單取值。在選取時，系統(tǒng)控制只可選取本人錄入的記錄。2.合同審批單審批完成后，系統(tǒng)回寫數(shù)據(jù)到統(tǒng)計底表中，用于之后的統(tǒng)計分析。3.合同文檔為上傳附件形式，流程中指定人員可有權(quán)限修改附件。應(yīng)用亮點合同審批單流程截圖：1.建立基準(zhǔn)崗，將各單位崗位列入基準(zhǔn)崗管理，使流程規(guī)范、清晰。2.審批流程的判斷分支根據(jù)28種合同類別、42種項目分類及合同金額設(shè)置。3.指定合同管理員可對審批流程進(jìn)行加簽處理應(yīng)用亮點合同付款審批單用途描述：合同簽訂生效后，合同承辦人按照合同支付條款需要支付合同款項時，需要填寫此單據(jù)申請付款。歸屬部門：企業(yè)管理部使用部門：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門應(yīng)用亮點合同付款審批單樣式截圖：1.選取對應(yīng)合同后，系統(tǒng)帶入合同相關(guān)信息。系統(tǒng)設(shè)定只能選取審批通過之后的合同，且承辦人是本人的合同。2.系統(tǒng)自動根據(jù)本次支付金額和累計支付金額，計算預(yù)計支付總額。讓操作人員方便直觀的清楚是否支付金額超過合同金額。3.通過”綜合查詢”按鈕，可以查詢合同的各方面信息，查看表單信息。4.付款審批單審批通過后將自動回寫相關(guān)支付信息到統(tǒng)計底表。應(yīng)用亮點四合同付款審批單流程截圖：流程分為集團(tuán)機(jī)關(guān)審批流程和所屬單位審批流程。應(yīng)用亮點五合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口用途描述：用于合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換。在工程管理系統(tǒng)中，合同屬于中間業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，是上下游業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)延伸和支持，因此工程項目類合同從工程管理系統(tǒng)發(fā)起，在合同管理系統(tǒng)中進(jìn)行審批處理，審批處理之后數(shù)據(jù)返回到工程管理系統(tǒng)。歸屬部門：企業(yè)管理部使用部門：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門應(yīng)用亮點樣式截圖：合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口1.承辦人首先進(jìn)入合同管理系統(tǒng)-合同編號管理，生成合同編號，此編號作為兩系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換的唯一標(biāo)識。應(yīng)用亮點樣式截圖：合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口1.在工程項目管理系統(tǒng)中錄入合同信息，根據(jù)上游業(yè)務(wù)項目立項信息生成合同,合同編號錄入由合同管理系統(tǒng)生成的合同編號。2.系統(tǒng)可以設(shè)置同步時間頻率，自動同步合同信息。應(yīng)用亮點樣式截圖：合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口1.承辦人在合同管理系統(tǒng)中選擇合同編號，系統(tǒng)自動出合同信息,完善后發(fā)送合同審批單應(yīng)用亮點五樣式截圖：合同管理系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)接口1.合同管理系統(tǒng)中完成對合同的審批之后，進(jìn)入天工遠(yuǎn)科項目系統(tǒng)中，可查看審批信息,點擊“審核完”標(biāo)簽，點擊“A8審核信息”,可查詢合同表單信息。應(yīng)用亮點合同信息綜合查詢用途描述：支持操作者對合同業(yè)務(wù)處理時實時查詢合同全方面信息的查詢平臺。歸屬部門：企業(yè)管理部使用部門：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門應(yīng)用亮點樣式截圖：合同信息綜合查詢綜合查詢有兩種使用方式，第一種可以從表單直接進(jìn)入查詢，根據(jù)“合同編號”文本框直接查詢合同全面信息；第二種點擊綜合查詢菜單進(jìn)入。應(yīng)用亮點樣式截圖：合同信息綜合查詢

1.進(jìn)入查詢空間，有多頁簽選項可以切換合同的不同信息查詢界面，可以設(shè)置顯示字段及排序字段。2.顯示下面列表可以顯示對應(yīng)表單信息。3.多條件組合權(quán)限控制，(1).集團(tuán)高層和集團(tuán)財務(wù)可以查詢所有合同.(2).單位高層和單位財務(wù)可以查詢本單位所有合同.(3).合同承辦人可以查詢自己承辦的合同.應(yīng)用亮點合同統(tǒng)計分析用途描述：支持分單位、類型、時間段對合同情況進(jìn)行統(tǒng)計，能夠把合同多方面情況統(tǒng)計在一張報表中，實現(xiàn)跨表單統(tǒng)計。歸屬部門：企業(yè)管理部使用部門：全集團(tuán)需要發(fā)起合同的所有部門應(yīng)用亮點樣式截圖：合同信息統(tǒng)計分析全集團(tuán)按合同類別、收支進(jìn)行分類統(tǒng)計應(yīng)用亮點樣式截圖：合同信息統(tǒng)計分析承辦人統(tǒng)計本人承辦合同的各方面信息，包括合同金額、收款、付款信息。業(yè)務(wù)生成器A83.5sp1的業(yè)務(wù)生成器，主要應(yīng)用在以下方面:1.使用業(yè)務(wù)生成器建立合同編號管理表單：(1）合同編號管理是整個合同管理業(yè)務(wù)的發(fā)起點，合同編號將會被所有后續(xù)業(yè)務(wù)引用（2）根據(jù)表單字段+流水號，自動組合生成作為合同唯一標(biāo)識的合同編號。（3）作為統(tǒng)計底表，各個后續(xù)業(yè)務(wù)需要統(tǒng)計數(shù)據(jù)將回寫到表單中。2.使用業(yè)務(wù)生成器建立客商管理表單：（1）客商檔案作為系統(tǒng)的基礎(chǔ)檔案，將被后續(xù)合同審批及收付款管理業(yè)務(wù)引用。3.使用業(yè)務(wù)生成器搭建合同管理系統(tǒng)界面主菜單業(yè)務(wù)生成器解決問題:1.在系統(tǒng)搭建的過程中，業(yè)務(wù)生成器讓閉環(huán)管理的思想得以實現(xiàn)。2.使用業(yè)務(wù)生成器，實現(xiàn)了非常重要的多表統(tǒng)計功能。3.使用業(yè)務(wù)生成器，實現(xiàn)了根據(jù)需求搭建業(yè)務(wù)系統(tǒng)菜單的功能，且可以進(jìn)行權(quán)限控制。行業(yè)普適價值近幾年隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展及先進(jìn)管理思想的導(dǎo)入，越來越多的企業(yè)管理人員都認(rèn)識到了將信息技術(shù)應(yīng)用于合同管理業(yè)務(wù)中，且將合同管理信息化系統(tǒng)搭建于使用面較大的OA平臺上，會是越來越多人的選擇。因此在系統(tǒng)搭建之初，我們設(shè)計的方向是即能滿足華錫集團(tuán)管理要求，也能適用于行業(yè)內(nèi)的其他企業(yè)。廣西華錫集團(tuán)是集采、選、冶、深加工于一身的大型聯(lián)合企業(yè)，對于合同管理的需求具有合同種類多、管理內(nèi)容全、管理要求高等特點,具備了一定的行業(yè)合同管理業(yè)務(wù)的代表性。

合同管理系統(tǒng)包含了七大模塊，涵蓋了合同編號管理、客商信息管理、合同審批管理、合同變更管理、合同資金管理、合同執(zhí)行管理、綜合查詢、統(tǒng)計分析等功能。