信息及資料管理制度

銷信管制一、銷售信息保密制度1.每個(gè)人員都應(yīng)做好公司及項(xiàng)目的保密工作；2.3.4.

項(xiàng)目銷售情況：關(guān)于項(xiàng)目接點(diǎn)性及階段性銷售情況，面對(duì)市場(chǎng)（客戶）和業(yè)內(nèi)人士，公司所有員工對(duì)外都必須按照公司制定的統(tǒng)一說(shuō)辭統(tǒng)一口徑，違反者公司將嚴(yán)厲懲處；銷售代表收入保密：所有銷售代表的銷售提成收入保密；客戶資料保密：1）所有銷代表對(duì)項(xiàng)目的銷售情況和客戶資料應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密，不得自行以任何形式向外界透露；2）所有的戶資料都應(yīng)當(dāng)在當(dāng)天存入電腦指定文檔，并由專人負(fù)責(zé)保管。注銷售代表違反以上條款中任意一條者公司視情節(jié)嚴(yán)重性分別給予警告開(kāi)除處分，并追加相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。二、銷售信息管理制度1.客戶資料：1）每個(gè)銷代表做好自己的客戶資料記錄和保存；2）客戶信原始資料由銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)存留和管理；3）銷售代表離職時(shí)，手頭客戶資料需全部交回。2.項(xiàng)目資料：1）項(xiàng)目資由專人（銷售部經(jīng)理）負(fù)責(zé)存留，傳達(dá)；2）銷售代手頭的項(xiàng)目資料需妥善保存，嚴(yán)防丟失；3）銷售代表離職時(shí)，項(xiàng)目所有資料全部交回。3.銷售信息：1）項(xiàng)目銷信息（房源、價(jià)格表等）統(tǒng)一由銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)管理；2）銷售代表應(yīng)按照公司的要求向外傳達(dá)，對(duì)違反者，酌情給予處理；3）銷售內(nèi)勤除對(duì)每日營(yíng)銷變動(dòng)情況進(jìn)行登記外，另需根據(jù)統(tǒng)一表格進(jìn)行認(rèn)購(gòu)情況、簽約及情況統(tǒng)，經(jīng)售部理審核傳達(dá)司。

a)訂購(gòu)階段客戶資料、簽約階段客戶檔案分別以訂購(gòu)情況明細(xì)表、銷售情況明細(xì)表串聯(lián)銷售內(nèi)勤必須使用活頁(yè)文件夾對(duì)客戶資料分門別類進(jìn)行整理，擺放；b)銷售內(nèi)勤應(yīng)對(duì)合同分別放置，已簽合同需統(tǒng)一編號(hào)，一個(gè)客戶一個(gè)文件袋，并注明資料完整或缺少項(xiàng)目。合同的保存與調(diào)閱僅限于銷售部經(jīng)理、銷售主管與銷售內(nèi)勤，其他人員無(wú)權(quán)擅自領(lǐng)取合同，銷售內(nèi)勤可另準(zhǔn)備一份合同樣本，供銷售代表、客戶借閱；c)未簽約客戶如提出借閱合同并拿離現(xiàn)場(chǎng)，銷售代表應(yīng)首先婉拒，若客戶堅(jiān)持借閱應(yīng)統(tǒng)一至銷售內(nèi)勤處辦理借閱手續(xù)留下明確借條，合同的限期歸還由當(dāng)事銷售代表負(fù)責(zé)對(duì)于已簽約客戶需憑合同辦理提款事宜，由銷售內(nèi)勤辦理借閱手續(xù)。d)對(duì)于已初始登記合同返還客戶，需銷售內(nèi)勤專門準(zhǔn)備簽收本，在客戶領(lǐng)取合同時(shí)簽收。4.案場(chǎng)表單：案場(chǎng)所需表單應(yīng)有完整的一份，由銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)保管，根據(jù)需要復(fù)印?？蜋n管制合同檔案管理遵循安全、有序、查找便捷的原則，對(duì)銷售過(guò)程中涉及客戶的《房屋預(yù)定合同買賣合同備案信息表、車庫(kù)使用協(xié)議書(shū)惠申請(qǐng)單客戶身份證明相關(guān)變更手續(xù)等文本文件及數(shù)據(jù)進(jìn)行有序存檔管理。一、檔案建立1.2.

自客戶簽訂“認(rèn)購(gòu)協(xié)議”的時(shí)開(kāi)始對(duì)該客戶建立相應(yīng)的客戶檔案；銷售內(nèi)勤應(yīng)建立協(xié)議臺(tái)賬及合同臺(tái)賬，對(duì)檔案信息做數(shù)據(jù)管理。當(dāng)天成交認(rèn)購(gòu)客戶及合同客戶信息應(yīng)及時(shí)錄入數(shù)據(jù)，回款面積等房屋信息應(yīng)與財(cái)務(wù)保持一致并于當(dāng)日錄入報(bào)表；客戶檔案由銷售內(nèi)勤統(tǒng)一管理，客戶在銷售部辦理完所有相關(guān)手續(xù)后，交公司辦公室統(tǒng)一存檔；

3.4.

客戶檔案管理人員應(yīng)做好客戶檔案的保密工作；由于客戶檔案管理人員的原因，造成檔案破損或丟失，由檔案管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。二、文點(diǎn)收文件歸檔時(shí)，按以下原則進(jìn)行點(diǎn)收：1.2.3.4.5.

對(duì)需要?dú)w檔的文件，應(yīng)做到及時(shí)歸檔；檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查借閱人；文件如經(jīng)過(guò)借閱，應(yīng)有管理部門主管的確認(rèn)；與本客戶檔案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門；客戶檔案包括“購(gòu)房大訂單品房買賣合同”戶變更通知單交房通知回單”戶基本情況登記表”品房備案信息表客戶身份資料，按照樓棟編號(hào)原則存入一個(gè)檔案袋進(jìn)行歸檔管理。三、檔的分類1.2.3.4.5.

客戶檔案分樓號(hào)進(jìn)行管理；對(duì)客戶檔案進(jìn)行一戶一檔的管理方法，戶檔案管理人員將每一份客戶檔案存放在一個(gè)檔案袋內(nèi)，每一個(gè)檔案袋的右下角貼上一個(gè)粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上標(biāo)明該客戶所簽訂的“商品房買賣合同”的合同號(hào)，以便以后查閱；房屋認(rèn)購(gòu)協(xié)議、車位、地下室協(xié)議應(yīng)按照協(xié)議號(hào)、分期原則進(jìn)行書(shū)面資料存檔保存；客戶檔案袋的正面需標(biāo)注該客戶所購(gòu)商品房的樓號(hào)、購(gòu)買人姓名簽訂“商品房買賣合同”的合同號(hào)、所購(gòu)房屋的面積、單價(jià)、總金額、付款方式、貸款金額、貸款年限；檔案袋背面標(biāo)明袋內(nèi)存放內(nèi)容。四、檔的借閱與歸1.2.3.

本部門人員借閱檔案時(shí)，必須在借閱檔案登記簿登記后，方可借閱；借閱檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔