員工素質(zhì)與辦公管理課件

廣州伯夫秀服裝有限公司

培訓(xùn)師：劉海林

培訓(xùn)時間：60分鐘

《職員素質(zhì)及辦公室管理》2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)課堂公約

禁止吸煙請保持笑臉請關(guān)閉手機注意培訓(xùn)時間2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)目的1辦公用品采購及申請流程辦公用品采購與核銷流程6范圍2權(quán)限3辦公室職員素質(zhì)標準

4基本思想

5工作態(tài)度

/服務(wù)態(tài)度

6辦公室管理辦法

7辦公電話的使用和管理

8目錄2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)1、目的為了規(guī)范辦公室職員素質(zhì)標準，明確辦公室活動行為，加強辦公室人員管理，維護公司良好形象，制定本辦法。2、范圍廣州伯夫秀服裝有限公司全體辦公室職員

2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)3、權(quán)限3.1人力資源部：負責(zé)培訓(xùn)與引導(dǎo)辦公職員素質(zhì)標準，監(jiān)督檢查辦公室職員行為規(guī)范，糾正與預(yù)防辦公室職員行為異常現(xiàn)象。3.2各部門負責(zé)人：負責(zé)按公司職員素質(zhì)標準規(guī)范員工言行舉止，提升職員思想素質(zhì)，打造一個有素質(zhì)、有思想、有文化的職業(yè)團隊。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)4.辦公室職員素質(zhì)標準：4.1基本素養(yǎng):誠信度：要言行一致，說到就要能做到；如不能做到許下的承諾，則要提前告之相關(guān)人員或相關(guān)部門；做事不能圖表面，要有一種務(wù)實的態(tài)度；不可當(dāng)面一套，背后一套，陽奉陰違；不能光說不做，只知道苛責(zé)別人，從來不反省自己。

故事分享《曾子殺豬》2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)一天曾子的妻子要上街去，見孩子纏著要跟，就哄他說：“乖孩子留在家里，媽街上回來殺豬給你吃?！逼拮訌慕稚匣貋?，只見曾子正磨刀準備殺豬。妻子急了，說：“誰真要殺豬啦？我剛才是哄孩子聽話說著玩的！”曾子嚴肅地說：“做爹娘的說話不算數(shù)，讓孩子怎么相信長輩呢？給孩子做說謊的樣子，豈不是教他們學(xué)壞嗎？要孩子做誠實守信的人，當(dāng)長輩的可要言而有信啊！”曾子真的把豬殺給孩子吃了。

2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)自理能力：職員工上班時應(yīng)儀容得體、儀表整潔、梳理整齊、不準紋身、指甲修整干凈。男職員要經(jīng)常修整胡須、剪指甲、不得留長發(fā)等；女職員不得化濃妝、穿特高跟鞋等，長頭發(fā)女職員應(yīng)上班前將頭發(fā)梳理整齊或盤起、扎起。4.1.3溝通方式：同事之間溝通應(yīng)互相尊重，對事不對人、不得進行人身攻擊；語言表達要文明、態(tài)度要誠懇、要有效地控制自己的情緒，跟不同的同事溝通要用不同的方法；要誠懇地接受同事提出的意見、批評與錯誤，用積極心態(tài)去改正。

2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)小故事分享《老虎與獅子》獅子和老虎之間爆發(fā)了一場激烈的沖突，到最后，兩敗俱傷。獅子快要斷氣時，對老虎說：“如果不是你非要搶我的地盤，我們也不會弄成現(xiàn)在這樣?！崩匣⒊泽@地說：“我從未想過要搶你的地盤，我一直以為是你要侵略我?！?012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)4.1.4控制成本：節(jié)約用水用電，愛護公共用水、用電設(shè)施；要控制自己筆、紙、本子的使用狀況，不得隨意亂涂亂畫；提高工作效率，節(jié)約時間成本；加強自我成本控制意識和能力。4.1.5“5S”生活習(xí)慣：經(jīng)常整理、整頓生活用品和床上用品；每天疊好被子，勤洗勤換衣物；每天要打掃衛(wèi)生，不得隨意丟垃圾；不得打擾或影響同事休息（中午及晚上22：30以后不得開音箱）；每天早上利用3分鐘時間做宿舍“5S”，培養(yǎng)5S意識；每周進行一次大掃除。

2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)4.1.6“6S”工作習(xí)慣:對自己辦公區(qū)域的辦公文件、用品、設(shè)備要定期進行整理、整頓，要擺放在指定區(qū)域并做好標識；要做好辦公設(shè)備的保養(yǎng)工作，文件要經(jīng)常進行整理、整頓（最好能夠在10秒內(nèi)找到任意所需的文件）；每天利用上班前和下班后5分鐘做好自己工作區(qū)域的“6S”。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)4.2基本思想：責(zé)任心：要用積極的心態(tài)投入到工作中來，要有工作不僅僅做了或做完，而是要把工作做好、做到公司滿意的意識；要能主動發(fā)現(xiàn)問題，及時反映問題，并提出一些解決方案或個人建議；出現(xiàn)問題不要相互推卸責(zé)任，要善于尋根究底尋求問題的根本原因，要想出解決辦法，做好預(yù)防措施；要把工作當(dāng)作自己的事業(yè)來做，要有善始善終的責(zé)任感。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)故事分享《白馬黑馬的故事》從前，有一白一黑兩匹馬，其中白色的是千里馬，它天生就擁有很強壯的體魄和有力的腿，另外一匹黑色的馬就稍微差一些。兩匹馬一塊給它們的主人干活。由于它們的主人有時收入也不穩(wěn)定，于是有時給的食物就比較好，有時就差一些，于是千里馬就根據(jù)食物的好壞來跑，吃得好就跑快些，不好的就不那么用力跑，心里想：你給我什么待遇，我就怎么跑咯！但另一匹馬就一心一意，不管怎么樣每次都會用力的跑。慢慢的主人就發(fā)現(xiàn)了，那匹白馬有時跑得快，有時跑得慢，而黑馬就感覺越跑越快，于是在喂養(yǎng)食物時，就故意的多給黑馬一些，也特別照顧一點。

2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)這樣一來，千里馬就感覺更氣了，心想你這么對我，那我也不用這么用力跑啦，反正我有能力，你不按千里馬的待遇對我，我也就不用力給你跑。又過一段時間，主人感覺白馬比黑馬跑很越來越慢了，于是就決定把白馬放到磨房去拉磨，另外換了匹馬。從此，白馬在磨房被蒙著眼睛，吃著粗糙的食物，日復(fù)一日的繞著磨轉(zhuǎn)；黑馬則跟隨主人在外面馳騁，跑得也越來越快，雖然趕不上世上千里馬的速度，但也遜色不多，主人也特別照顧它，給它精細的食物和甘甜的山泉水。

2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)又過了很多年，終于伯樂經(jīng)過磨房，一眼就看到了正在拉磨的白馬，很驚訝的找來主人告訴他說，這是一匹千里馬。主人感到很驚訝，但還是聽從伯樂的吩咐，給白馬給它喂精細的食物和干凈的清水，開始精心調(diào)養(yǎng)它。白馬心想，這回終于盼到了認才的伯樂，于是也準備好好的一展身手。幾個月過去了，由于長年累月在磨房的工作，白馬再也跑不出以前的速度了。于是主人心想，估計是伯樂看走眼了，這匹白馬可能根本就不是什么千里馬，它以前也是跑得時快、時慢，沒感覺有什么特別的啊！算了，還是讓它去拉磨吧！2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)上進心：要有一種積極進取的人生態(tài)度；要經(jīng)常性地進行自我反省，不斷地認識自我、面對自我、改善自我；要給自己設(shè)定現(xiàn)實可行的短期目標和長期目標，要有實現(xiàn)目標的具體計劃，經(jīng)常反省自己計劃的實施情況并做出相應(yīng)的調(diào)整；要善于向他人學(xué)習(xí)，多觀察身邊的人和事，拓寬視野和思維。4.2.3職業(yè)道德：員工應(yīng)保守公司機密，未經(jīng)許可不得將公司各種文件、資料、樣品等重要資源攜帶出公司或傳真、郵寄出公司；未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)許可任何人不得帶人參觀公司。

2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)4.3基本能力：溝通與表達能力：要多了解一些身邊的同事；溝通之前要了解溝通對象的特點、明確溝通目的和方法；要提高語言表達能力，能準確地表達自己的觀點；溝通之前要對溝通項目有清楚的了解和縝密的分析，要善于總結(jié)溝通中出現(xiàn)的問題。洞察與分析能力：要多觀察身邊的小事，多想一想為什么會出現(xiàn)這樣的情況，該如何解決；要提高自己意識和標準；多觀察身邊的同事，取人之長，補己之短；要善于觀察人的心理，提高自己的心理素質(zhì)。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)創(chuàng)新能力：要轉(zhuǎn)變靠經(jīng)驗吃飯的思想觀念，遇到新問題要開動腦筋，想一些新的解決方案；不要墨守成規(guī)，要敢于打破常規(guī)思維；要敢于提出自己的想法和意見；要多學(xué)習(xí)相關(guān)方面的知識，拓寬知識面。4.3.4專業(yè)技能：要經(jīng)常進行總結(jié)和反省，把自己的工作經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為專業(yè)技能；同事之間要多進行一些專業(yè)上的溝通和交流，以提升雙方的技能；要虛心向別人學(xué)習(xí)，不可浮躁，也不可自滿；要不斷提升自己與下屬的專業(yè)技能。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)4.4．工作態(tài)度：服從安排——不折不扣地服從領(lǐng)導(dǎo)及上級的工作安排及工作調(diào)配。嚴于職守——堅守本職崗位，不得擅自離崗、竄崗或做與工作無關(guān)的事。正直誠實——對上級領(lǐng)導(dǎo)、同事和客戶要以誠相待，不得陽奉陰違。團結(jié)協(xié)作——各部門之間、員工之間要互相配合、同心協(xié)力解決困難。勤勉高效——發(fā)揚勤奮踏實的精神，優(yōu)質(zhì)高效地完成所擔(dān)負的工作。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)4.5．服務(wù)態(tài)度：禮貌——這是員工對客戶和同事最基本的態(tài)度，在任何時刻均應(yīng)使用禮貌用語，“請”字當(dāng)頭，“謝”字不離口。樂觀——以樂觀的態(tài)度接待客戶。友善——“微笑”是體現(xiàn)友善最適當(dāng)?shù)谋磉_方式，因此應(yīng)以微笑來對待客戶及與同事相處。熱情——盡可能為客戶和同事提供方便，熱情服務(wù)。平等——一視同仁地對待客戶與同事，不能厚此薄彼。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)5．辦公室管理辦法：5.1工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗、閑聊、工作時間吃早餐/睡覺，不得大聲喧嘩、跑步等現(xiàn)象，確保辦公環(huán)境的安靜、有序。5.2公司職員在上班時間，因公事外出須向人資部報備或填寫“外出單”交部門審批。5.3職員應(yīng)在每天上班時間前5分鐘到崗，工作開始前和工作時間結(jié)束后利用5分鐘時間做好個人工作區(qū)內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持物品整齊、文件歸檔、桌面清潔、擺放有序。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)5.4員工于使用公共場所（如會議室、接待區(qū)等）完畢后，必須恢復(fù)原狀并作好整理清潔的工作，以備他人后繼使用。5.5公司倡導(dǎo)建立學(xué)習(xí)型團隊，鼓勵員工在完成本職工作之余，主動學(xué)習(xí)與工作有關(guān)的業(yè)務(wù)知識。但閱讀報紙、雜志、書籍只能在業(yè)余時間進行。5.6公司會議室、接待區(qū)是提供會議討論與外來客戶的接待場所，員工除非有客戶接洽與會議召開等的必要者外，其余時間不得任意私占用會議室或洽談區(qū)及招待用品。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)5.7公司加班人員應(yīng)在離開公司時，檢查職場照明燈、電風(fēng)扇、空調(diào)、窗戶和本崗位電腦等設(shè)施，確認無安全隱患后方可離開。5.8發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、電腦、電話、建筑等）損壞或發(fā)生故障時，員工應(yīng)立即向人資部報修，以便及時解決問題。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)5.9辦公室傳真機、復(fù)印機、打印機、投影儀、碎紙機等辦公設(shè)備由各部門負責(zé)人指定專人負責(zé)操作，并指定人員每日定期保養(yǎng)辦公設(shè)備，保持辦公設(shè)備清潔、正常使用。出現(xiàn)問題及時通知人資部請專業(yè)人員維修。5.10舉行會議或培訓(xùn)時應(yīng)將手機調(diào)為震動或關(guān)機狀態(tài)。（特殊情況的應(yīng)向主持人報備）5.11做好保密工作，機密文件和資料無需保留時；要及時粉碎銷毀。尊重他人隱私和公司制度，做到不聽、不問、不傳。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)5.12任何人不得挪用公款，不得利用職務(wù)之便謀取私利。5.13在業(yè)務(wù)往來中，相關(guān)單位（客戶）酬謝的禮品（傭金），應(yīng)上繳公司。5.14辦公室全體職員每周末按相關(guān)規(guī)定和責(zé)任區(qū)域進行環(huán)境衛(wèi)生大掃除。5.15上班時間不準在公共辦公室內(nèi)吸煙、不準閑談、不準看書報；5.16任何人不準在工作時間內(nèi)在辦公室接待親朋好友；5.17管理人員離開辦公室要向人資部報備及說明事件及返回時限。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)5.18如員工有違規(guī)以上規(guī)定將按書面警告處罰現(xiàn)金10元至30元之間（直接交現(xiàn)金到人資部），員工處罰同等中的金額上下限評核視員工認錯的表現(xiàn)而定，若員工意識到自己的問題的原因，以該等最小金額處罰；若員工無悔評改之意，按該等最高金額處罰。5.19獎懲單會簽流程：實施部門或?qū)嵤┱吆炞帧华剳腿撕灻块T經(jīng)理→人力資源部→總裁辦公室。獎懲單會簽流程由實施部門或?qū)嵤┱哓撠?zé)跟進及會簽。獎懲單會簽完會由被處罰人將獎懲單與獎懲金額一起提交前臺工作人員，前臺人員會簽后在每周未將獎懲單一起提交到人力資源部。2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)6.辦公電話的使用和管理6.1電話的撥打與接聽：職員在通話時用語簡潔、明確、規(guī)范、禮貌減少通話時間，盡量在五分鐘內(nèi)收線，如果聯(lián)絡(luò)話題不能在五分鐘內(nèi)結(jié)束，盡可能用文字說明以傳真形式傳遞信息，這樣即清晰明了，有文字可查，又可避免不必要的浪費；2012年7月25日人力資源部管理制度培訓(xùn)禁止使用電話撥打聲訊臺和其它贏利為目的的電話，如發(fā)現(xiàn)則按發(fā)生的費用3倍處罰，無法追究到個人時由該部門在職人員均