蘭生集團外貿(mào)ERP系統(tǒng)風(fēng)險導(dǎo)向的內(nèi)部預(yù)警控制

蘭生集團外貿(mào)ERP系統(tǒng)風(fēng)險導(dǎo)向的內(nèi)部預(yù)警控制

本文主要介紹蘭生集團利用外貿(mào)ERP系統(tǒng)風(fēng)險控制及管理和財務(wù)風(fēng)險預(yù)警方面的工作方法。一、ERP系統(tǒng)應(yīng)收外匯賬款風(fēng)險管理（一）合同進程跟蹤管理，縮短訂單處理時間實務(wù)中經(jīng)常會出現(xiàn)因公司交貨不及時，致使客戶產(chǎn)品銷售錯過時機，而引起客戶拒付；或者由于匯率變動太大，交貨日期延遲導(dǎo)致收匯日期延遲而產(chǎn)生匯兌損益虧損。自營業(yè)務(wù)中外銷合同是執(zhí)行合同風(fēng)向標(biāo)，因此管理好合同是確保能及時收匯的重要前提。前T/T（匯款）（作定金）的業(yè)務(wù)，要先將國外收匯的預(yù)收款拆分到合同，確保在向國內(nèi)工廠下訂單時能查詢是否已經(jīng)收到定金。國內(nèi)工廠下訂單后，要根據(jù)合同中預(yù)先定義好的國內(nèi)工廠交貨日期時時跟進查詢工廠訂單生產(chǎn)情況，及時安排驗貨入庫。當(dāng)工廠交貨后及時安排報關(guān)、出運以及收匯工作。L/C（信用證）收匯方式確保在向國內(nèi)工廠下訂單前收到信用證，及時安排向國內(nèi)工廠下訂單以及訂單的跟進任務(wù)。（二）應(yīng)收賬款管理加強應(yīng)收賬款的控制和管理，應(yīng)遵循邏輯程序客觀化的原則，減少在信用管理過程中的主觀因素；應(yīng)遵循職責(zé)分離、相互制衡、風(fēng)險最小化的控制原則，建立考核制度，實行應(yīng)收賬款責(zé)任制。把應(yīng)收賬款回籠與銷售收入掛鉤、逾期應(yīng)收賬款催收與相應(yīng)責(zé)任承擔(dān)相結(jié)合，搞好購銷合同、客戶資信調(diào)查和跟蹤管理、客戶分級授信、定期對賬等主要節(jié)點的控制和管理。未收匯分析表，提醒業(yè)務(wù)員及時收匯。逾期未收匯賬齡分析表，分時間、分顏色預(yù)警，提示業(yè)務(wù)員及時向客戶催討貨款。如存在逾期未收匯的歷史記錄，將影響客戶的信用額的評級。按客戶、按日期、按發(fā)票、按合同查詢收匯情況，作為客戶評審與分析的依據(jù)。（三）客戶信用額度管理客戶信用額度是對企業(yè)在交易決策過程中必須制訂和執(zhí)行一套科學(xué)的審批程序，包括對客戶信用分析、信用額度確定標(biāo)準(zhǔn)、信用額度審批程序。首先客戶的賒銷應(yīng)被授權(quán)批準(zhǔn)；其次對賒銷客戶在信用額度內(nèi)進行。1.客戶信用額度管理重點要做好五項職能工作。(1)客戶檔案管理：動態(tài)更新客戶信息；及時提供公司內(nèi)的客戶信息服務(wù)；建立和維護檢索的客戶檔案。(2)客戶授信管理：分析模型量化賒銷風(fēng)險；根據(jù)模型評分制定信用政策；審核合同和核準(zhǔn)賒銷。(3)應(yīng)收賬款管理：分析欠款賬齡和欠款成因；動態(tài)跟蹤各客戶欠款水平；調(diào)控現(xiàn)金流量；掌握欠款總額的規(guī)模。(4)逾期應(yīng)收賬款管理：診斷逾期應(yīng)收賬款；制定追收策略和流程；尋求法律解決途徑。(5)輔助市場開拓：利用客戶檔案，發(fā)展擴大銷售的機會。通過這些程序，可以明確和規(guī)范與客戶間的信用關(guān)系，從而有效地降低逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生率。企業(yè)可成立客戶信用風(fēng)險管理專職機構(gòu)來建立健全并貫徹實施科學(xué)的客戶信用風(fēng)險管理制度，也可考慮直接將客戶信用風(fēng)險管理工作“外包”給信用管理咨詢公司。依據(jù)ERP現(xiàn)有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)，結(jié)合市場調(diào)查分析對客戶信用進行評估、打分，確定客戶的信用額度。ERP系統(tǒng)主要建立完整的客戶信用值和風(fēng)險防范體系；客戶風(fēng)險評估指標(biāo)確定；客戶風(fēng)險評估及風(fēng)險等級的確定；客戶信用額度、信用期限的確定；業(yè)務(wù)員簽訂合同前申請授信；風(fēng)險控制部對授信的審批；授信歷史記錄的查詢。2.加強客戶信用管理需設(shè)定六項環(huán)節(jié)。(1)客戶篩選：頻繁溝通；實地考察；信用調(diào)查。(2)信用政策：信用形式；信用期限；信用額度。(3)合同保障：擔(dān)保；抵押；保險。(4)賬物跟蹤：電話確認(rèn)；信函提示；實地走訪。(5)普通催收：分析征兆；保持壓力；適度催收。(6)危機處理：診斷；追討；獎懲。還要設(shè)定四大系統(tǒng)。(1)客戶信息系統(tǒng)：上述的客戶篩選部分；(2)客戶信用分析系統(tǒng)：上述的信用政策和合同保障部分；(3)欠款追收系統(tǒng)：上述的賬物跟蹤部分；(4)欠款監(jiān)控系統(tǒng)：上述的普通催收和危機處理部分。再要設(shè)定三點控制。(1)事前控制點：上述的客戶信息系統(tǒng)和客戶信用分析系統(tǒng)部分；(2)事中控制點：上述的欠款追收系統(tǒng)部分；(3)事后控制點：上述的欠款監(jiān)控系統(tǒng)部分。3.分析確定客戶的信用額度。通過對客戶的分析（業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析、財務(wù)數(shù)據(jù)分析、市場分析），得到客戶的信用額度。當(dāng)同一個客戶與多家公司，多個部門，多個業(yè)務(wù)員發(fā)生業(yè)務(wù)時，分別分析得到該客戶在公司、部門、業(yè)務(wù)員允許的放賬額度。一般情況下，公司放賬額度小于所有部門允許的放賬額度之和，部門放賬額度小于業(yè)務(wù)員放賬額度之和。客戶信用額度分成交額度與出運額度，一般情況下來說成交額度應(yīng)該大于客戶的出運額度。4.加強合同管理。在客戶的成交信用額度初始值確定后，當(dāng)合同條款的收匯方式為放賬的收匯方式時，在合同審批中按信用額度進行控制，包括：(1)成交額度占用，即合同批準(zhǔn)后開始占用客戶的成交額度。(2)成交額度返回，即當(dāng)合同出運后成交額度的正常返回。由于存在合同部分執(zhí)行的情況，應(yīng)及時將不再執(zhí)行的合同中止出運，此時可以將合同占用的信用額度全額返回。(3)加強合同狀態(tài)的管理。在合同的進程管理中，可以隨時查詢合同的執(zhí)行狀態(tài)，對合同進行管理。當(dāng)合同已經(jīng)執(zhí)行完畢將合同進行歸檔處理；當(dāng)合同部分執(zhí)行，將合同進行中終操作；合同開始執(zhí)行便不再出運，將合同狀態(tài)進行中止操作。5.加強出運管理。在客戶的出運信用額度初始值確定后，當(dāng)發(fā)票條款的收匯方式為放賬的收匯方式時，在發(fā)票的審批中按信用額度進行控制。包括：(1)出運額度占用：出運后開始占用客戶的出運額度；(2)出運額度返回：當(dāng)收到國外貨款時及時將收款拆分到分票，此時自運返回客戶的出運額度；(3)應(yīng)收賬套的壞賬分析：當(dāng)貨物出運后，產(chǎn)生客戶的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將應(yīng)收賬款收回，若出現(xiàn)不能及時收回或不能收回的情況，應(yīng)填寫收匯壞賬申請表，分析不能及時收匯的原因，以便影響下次出運，同時也能為評審客戶提供依據(jù)。（四）合同及出運交單審批1.外銷合同的審批不能僅僅依據(jù)一個簡單的合同成本預(yù)測表與合同詳細(xì)信息進行審批。在合同審批的過程中，應(yīng)該查詢客戶的信用額度、客戶的詳細(xì)信息、客戶的評審信息、客戶與此業(yè)務(wù)員發(fā)生的歷史成交信息、歷史出運信息、應(yīng)收賬款等信息。2.T/T，D/A，D/P等放賬收匯方式的發(fā)票在交單中要定行控制。查詢客戶的詳細(xì)信息、客戶的評審信息、客戶與此業(yè)務(wù)員發(fā)生的歷史成交信息、歷史出運信息、應(yīng)收賬款等信息。（五）核銷退稅控制因國家退稅政策變動后，報關(guān)品名和增值稅發(fā)票上的品名及數(shù)量必須一致，否則退稅會出現(xiàn)不符項目，導(dǎo)致無法退稅。為了避免這一問題，系統(tǒng)將自動驗證增值稅發(fā)票和報關(guān)信息是否一致。不一致時，將提醒業(yè)務(wù)員及管理人員。（六）外貿(mào)ERP系統(tǒng)——風(fēng)險控制主要功能1.收匯風(fēng)險防范與控制。(1)客戶信用評估系統(tǒng)：通過觀察、咨詢、篩選對新客戶進行評估，確定其資信等級，評估其償還能力，從而確定交易條件。(2)客戶授信額度、信保限額：給客戶評估之后設(shè)定初始額度，合同成交或出運之后扣除額度，收匯之后返回額度；通過對這個動態(tài)的額度來控制合同成交或者貨物出運。(3)預(yù)警系統(tǒng)：逾期未驗貨，逾期未出運，逾期未收匯分時間分顏色預(yù)警。(4)業(yè)務(wù)流程控制：合同評審、出運評審；驗貨控制；單證審核；業(yè)務(wù)進程跟蹤。2.付款風(fēng)險防范與控制。(1)供應(yīng)商信用評估系統(tǒng)：通過觀察、咨詢、篩選對新供應(yīng)商進行評估，確定其資信等級，從而確定交易條件。(2)支付預(yù)警系統(tǒng)：重復(fù)支付、多付、少付提醒；早付、晚付提醒。(3)業(yè)務(wù)員資金占用額度：可以對每個業(yè)務(wù)員設(shè)定資金占用額度，控制付款。(4)業(yè)務(wù)控制：貨款、費用支付評審。3.現(xiàn)金流量風(fēng)險防范與控制。(1)財務(wù)：資金日報表、資金占用情況表、資金占用罰息表、現(xiàn)金收支報表；讓企業(yè)管理人員在了解企業(yè)資金流轉(zhuǎn)情況的同時，也可以通過罰息措施來促進應(yīng)收賬款的回籠。(2)業(yè)務(wù)控制：催收應(yīng)收賬款。4.外匯風(fēng)險分析與防范。目前匯率變動頻繁，這個變動對于外貿(mào)企業(yè)來說是個不能忽視的因素，因此需要通過對遠(yuǎn)期匯率的跟蹤來作為預(yù)計收匯匯率，從而預(yù)測業(yè)務(wù)的盈虧情況。主要通過成本預(yù)測出來的換匯成本，跟遠(yuǎn)期匯率作一個比較，測算業(yè)務(wù)盈利情況。5.核銷退稅風(fēng)險防范與控制。(1)核銷單預(yù)警：對于逾期未返單，逾期未交單，逾期未核銷進行分時間分顏色的預(yù)警。(2)增值稅發(fā)票催收預(yù)警：例如對于出運30天之后增值稅發(fā)票未收到的進行預(yù)警。(3)退稅申報預(yù)警：對于逾期未申報分時間、分級別、分顏色來預(yù)警，對每票單子進行跟蹤，早發(fā)現(xiàn)，早處理。(4)退稅申報驗證：商品編碼不足10位，申報序號與報關(guān)序號不等，進出商品不一致，進出數(shù)量不一致，計量單位有誤，退稅額，增值稅發(fā)票號，是否法定單位等等，系統(tǒng)可以自動驗證。(5)單證備案系統(tǒng)：備案明細(xì)單，備案外銷合同，備案采購合同等等。(6)退稅調(diào)整前后的對比分析。二、財務(wù)風(fēng)險預(yù)警方面的工作方法（一）財務(wù)風(fēng)險預(yù)警工作的目標(biāo)和任務(wù)按照上海市國資委“系統(tǒng)性、層次性、效率性、漸進性、謹(jǐn)慎性”的工作原則，財務(wù)風(fēng)險預(yù)警工作以關(guān)鍵財務(wù)風(fēng)險為起點，以信息ERP系統(tǒng)為平臺，通過量化的預(yù)警指標(biāo)和區(qū)間，結(jié)合相應(yīng)的應(yīng)對程序，實現(xiàn)對重大財務(wù)風(fēng)險預(yù)警管理；逐步推進集團各子公司建立自身的財務(wù)風(fēng)險的預(yù)警工作體系，并形成長效運作機制，以達(dá)到及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險，有效化解財務(wù)風(fēng)險，促進集團各子公司達(dá)成健康發(fā)展的目標(biāo)。蘭生集團準(zhǔn)備將財務(wù)風(fēng)險預(yù)警工作涵蓋到下屬子公司，并按照先易后難，先重大后一般的順序，分階段推進實施。2010～2011年財務(wù)風(fēng)險預(yù)警工作的主要任務(wù)包括：一是本集團在4戶重點控股子公司層面開展財務(wù)風(fēng)險預(yù)警工作，并針對各控股子公司的特點，向所有重點控股子公司延伸。二是由重點控股子公司逐步覆蓋到所有二級子公司。（二）財務(wù)風(fēng)險預(yù)警工作的主要內(nèi)容1.預(yù)警的指標(biāo)和區(qū)間。根據(jù)財務(wù)風(fēng)險預(yù)警工作的任務(wù)，財務(wù)風(fēng)險預(yù)警工作的第一步，緊密圍繞威脅企業(yè)生存的財務(wù)風(fēng)險展開，針對債務(wù)風(fēng)險、現(xiàn)金流風(fēng)險、盈利能力風(fēng)險和投資風(fēng)險四大類風(fēng)險，選取了14個具體的財務(wù)風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)。這些指標(biāo)參照國務(wù)院國資委《企業(yè)績效評價標(biāo)準(zhǔn)值》、參考銀行資信評級體系、商貿(mào)上市公司財務(wù)數(shù)據(jù)等標(biāo)準(zhǔn)，確定子公司財務(wù)風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)區(qū)間，并從絕對數(shù)值和相對波動率兩個角度對預(yù)警指標(biāo)進行定期監(jiān)測。具體預(yù)警指標(biāo)和區(qū)間如下表。將各類財務(wù)風(fēng)險指標(biāo)分別設(shè)定預(yù)警區(qū)間。如資產(chǎn)負(fù)債率≥77%的設(shè)為紅色預(yù)警區(qū)間、數(shù)值介于66%～77%或波動率≥12%的設(shè)為黃色預(yù)警區(qū)間、數(shù)值≤66%且波動率＜12%的設(shè)為綠色預(yù)警區(qū)間，等等。2.預(yù)警的方式。財務(wù)風(fēng)險預(yù)警結(jié)果將通過紅、黃、綠三種顏色的亮燈狀態(tài)進行發(fā)布。紅燈表示子公司在該風(fēng)險方面可能存在重大的負(fù)面影響。黃燈表示子公司在該風(fēng)險方面可能存在一定