蘭生集團(tuán)外貿(mào)ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向的內(nèi)部預(yù)警控制

蘭生集團(tuán)外貿(mào)ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向的內(nèi)部預(yù)警控制

本文主要介紹蘭生集團(tuán)利用外貿(mào)ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)控制及管理和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警方面的工作方法。一、ERP系統(tǒng)應(yīng)收外匯賬款風(fēng)險(xiǎn)管理（一）合同進(jìn)程跟蹤管理，縮短訂單處理時(shí)間實(shí)務(wù)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因公司交貨不及時(shí)，致使客戶產(chǎn)品銷售錯(cuò)過時(shí)機(jī)，而引起客戶拒付；或者由于匯率變動(dòng)太大，交貨日期延遲導(dǎo)致收匯日期延遲而產(chǎn)生匯兌損益虧損。自營(yíng)業(yè)務(wù)中外銷合同是執(zhí)行合同風(fēng)向標(biāo)，因此管理好合同是確保能及時(shí)收匯的重要前提。前T/T（匯款）（作定金）的業(yè)務(wù)，要先將國(guó)外收匯的預(yù)收款拆分到合同，確保在向國(guó)內(nèi)工廠下訂單時(shí)能查詢是否已經(jīng)收到定金。國(guó)內(nèi)工廠下訂單后，要根據(jù)合同中預(yù)先定義好的國(guó)內(nèi)工廠交貨日期時(shí)時(shí)跟進(jìn)查詢工廠訂單生產(chǎn)情況，及時(shí)安排驗(yàn)貨入庫(kù)。當(dāng)工廠交貨后及時(shí)安排報(bào)關(guān)、出運(yùn)以及收匯工作。L/C（信用證）收匯方式確保在向國(guó)內(nèi)工廠下訂單前收到信用證，及時(shí)安排向國(guó)內(nèi)工廠下訂單以及訂單的跟進(jìn)任務(wù)。（二）應(yīng)收賬款管理加強(qiáng)應(yīng)收賬款的控制和管理，應(yīng)遵循邏輯程序客觀化的原則，減少在信用管理過程中的主觀因素；應(yīng)遵循職責(zé)分離、相互制衡、風(fēng)險(xiǎn)最小化的控制原則，建立考核制度，實(shí)行應(yīng)收賬款責(zé)任制。把應(yīng)收賬款回籠與銷售收入掛鉤、逾期應(yīng)收賬款催收與相應(yīng)責(zé)任承擔(dān)相結(jié)合，搞好購(gòu)銷合同、客戶資信調(diào)查和跟蹤管理、客戶分級(jí)授信、定期對(duì)賬等主要節(jié)點(diǎn)的控制和管理。未收匯分析表，提醒業(yè)務(wù)員及時(shí)收匯。逾期未收匯賬齡分析表，分時(shí)間、分顏色預(yù)警，提示業(yè)務(wù)員及時(shí)向客戶催討貨款。如存在逾期未收匯的歷史記錄，將影響客戶的信用額的評(píng)級(jí)。按客戶、按日期、按發(fā)票、按合同查詢收匯情況，作為客戶評(píng)審與分析的依據(jù)。（三）客戶信用額度管理客戶信用額度是對(duì)企業(yè)在交易決策過程中必須制訂和執(zhí)行一套科學(xué)的審批程序，包括對(duì)客戶信用分析、信用額度確定標(biāo)準(zhǔn)、信用額度審批程序。首先客戶的賒銷應(yīng)被授權(quán)批準(zhǔn)；其次對(duì)賒銷客戶在信用額度內(nèi)進(jìn)行。1.客戶信用額度管理重點(diǎn)要做好五項(xiàng)職能工作。(1)客戶檔案管理：動(dòng)態(tài)更新客戶信息；及時(shí)提供公司內(nèi)的客戶信息服務(wù)；建立和維護(hù)檢索的客戶檔案。(2)客戶授信管理：分析模型量化賒銷風(fēng)險(xiǎn)；根據(jù)模型評(píng)分制定信用政策；審核合同和核準(zhǔn)賒銷。(3)應(yīng)收賬款管理：分析欠款賬齡和欠款成因；動(dòng)態(tài)跟蹤各客戶欠款水平；調(diào)控現(xiàn)金流量；掌握欠款總額的規(guī)模。(4)逾期應(yīng)收賬款管理：診斷逾期應(yīng)收賬款；制定追收策略和流程；尋求法律解決途徑。(5)輔助市場(chǎng)開拓：利用客戶檔案，發(fā)展擴(kuò)大銷售的機(jī)會(huì)。通過這些程序，可以明確和規(guī)范與客戶間的信用關(guān)系，從而有效地降低逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生率。企業(yè)可成立客戶信用風(fēng)險(xiǎn)管理專職機(jī)構(gòu)來建立健全并貫徹實(shí)施科學(xué)的客戶信用風(fēng)險(xiǎn)管理制度，也可考慮直接將客戶信用風(fēng)險(xiǎn)管理工作“外包”給信用管理咨詢公司。依據(jù)ERP現(xiàn)有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，結(jié)合市場(chǎng)調(diào)查分析對(duì)客戶信用進(jìn)行評(píng)估、打分，確定客戶的信用額度。ERP系統(tǒng)主要建立完整的客戶信用值和風(fēng)險(xiǎn)防范體系；客戶風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)確定；客戶風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的確定；客戶信用額度、信用期限的確定；業(yè)務(wù)員簽訂合同前申請(qǐng)授信；風(fēng)險(xiǎn)控制部對(duì)授信的審批；授信歷史記錄的查詢。2.加強(qiáng)客戶信用管理需設(shè)定六項(xiàng)環(huán)節(jié)。(1)客戶篩選：頻繁溝通；實(shí)地考察；信用調(diào)查。(2)信用政策：信用形式；信用期限；信用額度。(3)合同保障：擔(dān)保；抵押；保險(xiǎn)。(4)賬物跟蹤：電話確認(rèn)；信函提示；實(shí)地走訪。(5)普通催收：分析征兆；保持壓力；適度催收。(6)危機(jī)處理：診斷；追討；獎(jiǎng)懲。還要設(shè)定四大系統(tǒng)。(1)客戶信息系統(tǒng)：上述的客戶篩選部分；(2)客戶信用分析系統(tǒng)：上述的信用政策和合同保障部分；(3)欠款追收系統(tǒng)：上述的賬物跟蹤部分；(4)欠款監(jiān)控系統(tǒng)：上述的普通催收和危機(jī)處理部分。再要設(shè)定三點(diǎn)控制。(1)事前控制點(diǎn)：上述的客戶信息系統(tǒng)和客戶信用分析系統(tǒng)部分；(2)事中控制點(diǎn)：上述的欠款追收系統(tǒng)部分；(3)事后控制點(diǎn)：上述的欠款監(jiān)控系統(tǒng)部分。3.分析確定客戶的信用額度。通過對(duì)客戶的分析（業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析、市場(chǎng)分析），得到客戶的信用額度。當(dāng)同一個(gè)客戶與多家公司，多個(gè)部門，多個(gè)業(yè)務(wù)員發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)，分別分析得到該客戶在公司、部門、業(yè)務(wù)員允許的放賬額度。一般情況下，公司放賬額度小于所有部門允許的放賬額度之和，部門放賬額度小于業(yè)務(wù)員放賬額度之和。客戶信用額度分成交額度與出運(yùn)額度，一般情況下來說成交額度應(yīng)該大于客戶的出運(yùn)額度。4.加強(qiáng)合同管理。在客戶的成交信用額度初始值確定后，當(dāng)合同條款的收匯方式為放賬的收匯方式時(shí)，在合同審批中按信用額度進(jìn)行控制，包括：(1)成交額度占用，即合同批準(zhǔn)后開始占用客戶的成交額度。(2)成交額度返回，即當(dāng)合同出運(yùn)后成交額度的正常返回。由于存在合同部分執(zhí)行的情況，應(yīng)及時(shí)將不再執(zhí)行的合同中止出運(yùn)，此時(shí)可以將合同占用的信用額度全額返回。(3)加強(qiáng)合同狀態(tài)的管理。在合同的進(jìn)程管理中，可以隨時(shí)查詢合同的執(zhí)行狀態(tài)，對(duì)合同進(jìn)行管理。當(dāng)合同已經(jīng)執(zhí)行完畢將合同進(jìn)行歸檔處理；當(dāng)合同部分執(zhí)行，將合同進(jìn)行中終操作；合同開始執(zhí)行便不再出運(yùn)，將合同狀態(tài)進(jìn)行中止操作。5.加強(qiáng)出運(yùn)管理。在客戶的出運(yùn)信用額度初始值確定后，當(dāng)發(fā)票條款的收匯方式為放賬的收匯方式時(shí)，在發(fā)票的審批中按信用額度進(jìn)行控制。包括：(1)出運(yùn)額度占用：出運(yùn)后開始占用客戶的出運(yùn)額度；(2)出運(yùn)額度返回：當(dāng)收到國(guó)外貨款時(shí)及時(shí)將收款拆分到分票，此時(shí)自運(yùn)返回客戶的出運(yùn)額度；(3)應(yīng)收賬套的壞賬分析：當(dāng)貨物出運(yùn)后，產(chǎn)生客戶的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將應(yīng)收賬款收回，若出現(xiàn)不能及時(shí)收回或不能收回的情況，應(yīng)填寫收匯壞賬申請(qǐng)表，分析不能及時(shí)收匯的原因，以便影響下次出運(yùn)，同時(shí)也能為評(píng)審客戶提供依據(jù)。（四）合同及出運(yùn)交單審批1.外銷合同的審批不能僅僅依據(jù)一個(gè)簡(jiǎn)單的合同成本預(yù)測(cè)表與合同詳細(xì)信息進(jìn)行審批。在合同審批的過程中，應(yīng)該查詢客戶的信用額度、客戶的詳細(xì)信息、客戶的評(píng)審信息、客戶與此業(yè)務(wù)員發(fā)生的歷史成交信息、歷史出運(yùn)信息、應(yīng)收賬款等信息。2.T/T，D/A，D/P等放賬收匯方式的發(fā)票在交單中要定行控制。查詢客戶的詳細(xì)信息、客戶的評(píng)審信息、客戶與此業(yè)務(wù)員發(fā)生的歷史成交信息、歷史出運(yùn)信息、應(yīng)收賬款等信息。（五）核銷退稅控制因國(guó)家退稅政策變動(dòng)后，報(bào)關(guān)品名和增值稅發(fā)票上的品名及數(shù)量必須一致，否則退稅會(huì)出現(xiàn)不符項(xiàng)目，導(dǎo)致無(wú)法退稅。為了避免這一問題，系統(tǒng)將自動(dòng)驗(yàn)證增值稅發(fā)票和報(bào)關(guān)信息是否一致。不一致時(shí)，將提醒業(yè)務(wù)員及管理人員。（六）外貿(mào)ERP系統(tǒng)——風(fēng)險(xiǎn)控制主要功能1.收匯風(fēng)險(xiǎn)防范與控制。(1)客戶信用評(píng)估系統(tǒng)：通過觀察、咨詢、篩選對(duì)新客戶進(jìn)行評(píng)估，確定其資信等級(jí)，評(píng)估其償還能力，從而確定交易條件。(2)客戶授信額度、信保限額：給客戶評(píng)估之后設(shè)定初始額度，合同成交或出運(yùn)之后扣除額度，收匯之后返回額度；通過對(duì)這個(gè)動(dòng)態(tài)的額度來控制合同成交或者貨物出運(yùn)。(3)預(yù)警系統(tǒng)：逾期未驗(yàn)貨，逾期未出運(yùn)，逾期未收匯分時(shí)間分顏色預(yù)警。(4)業(yè)務(wù)流程控制：合同評(píng)審、出運(yùn)評(píng)審；驗(yàn)貨控制；單證審核；業(yè)務(wù)進(jìn)程跟蹤。2.付款風(fēng)險(xiǎn)防范與控制。(1)供應(yīng)商信用評(píng)估系統(tǒng)：通過觀察、咨詢、篩選對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，確定其資信等級(jí)，從而確定交易條件。(2)支付預(yù)警系統(tǒng)：重復(fù)支付、多付、少付提醒；早付、晚付提醒。(3)業(yè)務(wù)員資金占用額度：可以對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)員設(shè)定資金占用額度，控制付款。(4)業(yè)務(wù)控制：貨款、費(fèi)用支付評(píng)審。3.現(xiàn)金流量風(fēng)險(xiǎn)防范與控制。(1)財(cái)務(wù)：資金日?qǐng)?bào)表、資金占用情況表、資金占用罰息表、現(xiàn)金收支報(bào)表；讓企業(yè)管理人員在了解企業(yè)資金流轉(zhuǎn)情況的同時(shí)，也可以通過罰息措施來促進(jìn)應(yīng)收賬款的回籠。(2)業(yè)務(wù)控制：催收應(yīng)收賬款。4.外匯風(fēng)險(xiǎn)分析與防范。目前匯率變動(dòng)頻繁，這個(gè)變動(dòng)對(duì)于外貿(mào)企業(yè)來說是個(gè)不能忽視的因素，因此需要通過對(duì)遠(yuǎn)期匯率的跟蹤來作為預(yù)計(jì)收匯匯率，從而預(yù)測(cè)業(yè)務(wù)的盈虧情況。主要通過成本預(yù)測(cè)出來的換匯成本，跟遠(yuǎn)期匯率作一個(gè)比較，測(cè)算業(yè)務(wù)盈利情況。5.核銷退稅風(fēng)險(xiǎn)防范與控制。(1)核銷單預(yù)警：對(duì)于逾期未返單，逾期未交單，逾期未核銷進(jìn)行分時(shí)間分顏色的預(yù)警。(2)增值稅發(fā)票催收預(yù)警：例如對(duì)于出運(yùn)30天之后增值稅發(fā)票未收到的進(jìn)行預(yù)警。(3)退稅申報(bào)預(yù)警：對(duì)于逾期未申報(bào)分時(shí)間、分級(jí)別、分顏色來預(yù)警，對(duì)每票單子進(jìn)行跟蹤，早發(fā)現(xiàn)，早處理。(4)退稅申報(bào)驗(yàn)證：商品編碼不足10位，申報(bào)序號(hào)與報(bào)關(guān)序號(hào)不等，進(jìn)出商品不一致，進(jìn)出數(shù)量不一致，計(jì)量單位有誤，退稅額，增值稅發(fā)票號(hào)，是否法定單位等等，系統(tǒng)可以自動(dòng)驗(yàn)證。(5)單證備案系統(tǒng)：備案明細(xì)單，備案外銷合同，備案采購(gòu)合同等等。(6)退稅調(diào)整前后的對(duì)比分析。二、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警方面的工作方法（一）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作的目標(biāo)和任務(wù)按照上海市國(guó)資委“系統(tǒng)性、層次性、效率性、漸進(jìn)性、謹(jǐn)慎性”的工作原則，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作以關(guān)鍵財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)為起點(diǎn)，以信息ERP系統(tǒng)為平臺(tái)，通過量化的預(yù)警指標(biāo)和區(qū)間，結(jié)合相應(yīng)的應(yīng)對(duì)程序，實(shí)現(xiàn)對(duì)重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理；逐步推進(jìn)集團(tuán)各子公司建立自身的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警工作體系，并形成長(zhǎng)效運(yùn)作機(jī)制，以達(dá)到及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，有效化解財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)集團(tuán)各子公司達(dá)成健康發(fā)展的目標(biāo)。蘭生集團(tuán)準(zhǔn)備將財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作涵蓋到下屬子公司，并按照先易后難，先重大后一般的順序，分階段推進(jìn)實(shí)施。2010～2011年財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作的主要任務(wù)包括：一是本集團(tuán)在4戶重點(diǎn)控股子公司層面開展財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作，并針對(duì)各控股子公司的特點(diǎn)，向所有重點(diǎn)控股子公司延伸。二是由重點(diǎn)控股子公司逐步覆蓋到所有二級(jí)子公司。（二）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作的主要內(nèi)容1.預(yù)警的指標(biāo)和區(qū)間。根據(jù)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作的任務(wù)，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作的第一步，緊密圍繞威脅企業(yè)生存的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)展開，針對(duì)債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、現(xiàn)金流風(fēng)險(xiǎn)、盈利能力風(fēng)險(xiǎn)和投資風(fēng)險(xiǎn)四大類風(fēng)險(xiǎn)，選取了14個(gè)具體的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)。這些指標(biāo)參照國(guó)務(wù)院國(guó)資委《企業(yè)績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)值》、參考銀行資信評(píng)級(jí)體系、商貿(mào)上市公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等標(biāo)準(zhǔn)，確定子公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)區(qū)間，并從絕對(duì)數(shù)值和相對(duì)波動(dòng)率兩個(gè)角度對(duì)預(yù)警指標(biāo)進(jìn)行定期監(jiān)測(cè)。具體預(yù)警指標(biāo)和區(qū)間如下表。將各類財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)分別設(shè)定預(yù)警區(qū)間。如資產(chǎn)負(fù)債率≥77%的設(shè)為紅色預(yù)警區(qū)間、數(shù)值介于66%～77%或波動(dòng)率≥12%的設(shè)為黃色預(yù)警區(qū)間、數(shù)值≤66%且波動(dòng)率＜12%的設(shè)為綠色預(yù)警區(qū)間，等等。2.預(yù)警的方式。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警結(jié)果將通過紅、黃、綠三種顏色的亮燈狀態(tài)進(jìn)行發(fā)布。紅燈表示子公司在該風(fēng)險(xiǎn)方面可能存在重大的負(fù)面影響。黃燈表示子公司在該風(fēng)險(xiǎn)方面可能存在一定