公司辦公設備管理制度10篇

公司辦公設備管理制度10篇

公司辦公設備管理制度10篇

在日新月異的現(xiàn)代社會中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。我們該怎么擬定制度呢？下面是我細心整理的公司辦公設備管理制度，僅供參考，盼望能夠關心到大家。

公司辦公設備管理制度1

為了規(guī)范公司辦公等設備的使用管理,保證公司的'設備正常使用,特制定本規(guī)定。

一、電話:

1、公司電話是聯(lián)系業(yè)務及溝通各項工作的工具,應留意愛惜,提高效率,通話要簡潔、明白,避開長時間占用線路。

2、公司各部門辦公區(qū)域,因工作需要設置電話,須由所需部門提出書面申請,經(jīng)公司行政人事部統(tǒng)一辦理,報地產常務副總經(jīng)理審批后,交工程部實施。

3、公司各部門辦公用電話,除行政人事部電話及傳真機外,其余不具有國際長途功能,任何人不能以任何理由私自撥打,確因公需撥打長途的,應填寫長話申請,經(jīng)公司行政人事部備案后指定撥打。

4、不準用公司電話談天及處理私人事務。

5、如查詢出有違反上述規(guī)定者,所發(fā)生費用將以加倍罰款及警告懲罰。

二、傳真機:

1、為確保公司傳真機的暢通,未經(jīng)許可,任何人不得使用傳真機掛撥市內及長途電話。

2、因公事需使用傳真機收、發(fā)傳真的,應填寫申請,辦公室備案,并由辦公室文秘負責操作。

三、復印機、電腦、打印機:

1、復印機是公司機要崗位所配備的工具,并由行政人事部指定的專管人員負責操作。因公事需要使用的,應按規(guī)定登記,填寫用紙規(guī)格、張數(shù)、內容,使用者應簽名,并經(jīng)部門負責人批準。

2、復印機由行政部統(tǒng)一監(jiān)督管理。

3、使用公司復印機、電腦、打印機應遵守操作規(guī)程,留意愛惜

四、附則:

本規(guī)定由公司行政人事部負責解釋,自頒布之日起施行。

公司辦公設備管理制度2

第一條因工作需要，各單位可申請領用集團標配的辦公機器及辦公設備。為了保證辦公設備的正常運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。

其次條辦公設備申領流程

一、新員工經(jīng)入職培訓后，憑單位人事部門簽發(fā)的《人員錄用審批表》（見“集團人事聘請制度”），到單位辦公室申領相應的辦公設備。

二、單位辦公室信息技術員負責檢查辦公設備庫存，充分可直接發(fā)放；如不足，設備管理員則做好登記，對外進行選購。

三、設備到庫后，單位辦公室的信息技術人員應仔細驗收設備后，登記《辦公設備初始表》（附表1）、《辦公設備狀態(tài)變更表》（附表2）、《辦公設備狀態(tài)表》（附表3）。

四、設備發(fā)放時，信息技術員與或領用人共同檢查設備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無特別，領用人需填寫《辦公設備領用單》（附表4），以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。

第三條辦理設備歸還流程

一、離崗員工持單位人事部門簽發(fā)的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設備歸還手續(xù)。信息技術員核對《辦公設備狀態(tài)表》，查找離崗人員的.全部領用狀況，收回設備。

二、領用人和信息技術員在共同檢查所歸還設備，在無損壞、無缺少配件、無欠費狀況下，領用人需在《辦公設備歸還單》上簽字確認。如有損壞、缺少配件、欠費的，應按價格賠償、支付所缺的配件價格（配件價格由供應商供應）、還清欠費后，設備管理員才可簽字確認，并經(jīng)由單位辦公室負責人蓋章審核后，方可連續(xù)辦理離崗手續(xù)。

三、領用人和信息技術員當場將電子設備做返廠設置，如返廠設置失敗，信息技術員不得在《離崗通知函》上簽字。

四、辦公設備歸還人、信息技術員需填寫《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。

第四條辦公設備選購流程

一、各單位辦公室負責設備的選購、登記、發(fā)放與運維工作。各單位依據(jù)自身需要向集團指定供應商處進行選購。

二、設備發(fā)放時，信息技術員與領用人共同檢查設備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無特別，領用人需填寫《辦公設備領用單》，以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。

第五條機器設備管理流程

一、辦公設備臺賬與盤點

1、《辦公設備初始表》：當設備購入并出庫后，管理責任即移交至使用單位，就開頭登記此表。表格反映了固定資產在最初移交到信息中心時的狀態(tài)，表格中的數(shù)據(jù)一旦生成則不允許修改。

2、《辦公設備狀態(tài)變更表》：記錄每一次固定資產相關狀態(tài)屬性變化狀況，是記錄設備資產變化的流水賬，從而觸發(fā)《辦公設備狀態(tài)表》的修改。由各單位辦公室的信息技術員填寫。

3、《辦公設備狀態(tài)表》：表格反映了固定資產的最新狀態(tài)，表格中的數(shù)據(jù)不得隨便修改，修改的唯一依據(jù)是《辦公設備狀態(tài)變更表》。由各單位的信息技術員填寫。

4、《辦公設備領用表》：表格記錄了各經(jīng)營性單位領用辦公設備的實際狀況。由各單位信息技術員填寫。

5、《辦公設備初始表》、《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》、《辦公設備領用表》的原件各單位進行存檔。

二、盤點

1、依據(jù)各單位的發(fā)放及統(tǒng)計臺賬，各單位辦公室應當于每季度末對辦公設備進行局部盤點，集團行政管理中心每年年終對各單位辦公設備進行全局盤點。

2、盤點內容：核對機器設備使用狀況是否正常，是否有損壞或缺配件，及所使用的設備跟領用時是否全都，是否有丟失。

3、在規(guī)定的使用年限期間，因個人緣由造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個人擔當。

4、信息技術員依據(jù)盤點狀況，對于毀損、丟失、及配少配件狀況，向上級部門匯報，經(jīng)集團行政管理中心最終確認，再交由單位財務部門劃價。

公司辦公設備管理制度3

1、目的

為營造舒適的辦公環(huán)境、更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規(guī)定。

2、范圍

適用于物業(yè)公司各部門、各管理處辦公環(huán)境管理。

3、定義:

無

4、職責

4.1辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環(huán)境管理和辦公設施管理進行監(jiān)督。

4.2各部門、各管理處負責各自辦公環(huán)境和辦公設施日常的管理和維護。

5、方法及過程掌握

5.1辦公環(huán)境管理

5.1.1辦公環(huán)境應保持干凈,辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內,不得隨便拋棄;不得在個人工作區(qū)域內擺放與辦公環(huán)境不符的私人裝飾品。

5.1.2離開辦公區(qū)域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面,離開座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間,應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內,桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。

5.1.3辦公區(qū)域內禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應到指定區(qū)域;嚴禁職員以吸煙名義長時間離開辦公位,聚眾談天,對違章者每次扣罰薪金50元。

5.1.4辦公區(qū)域內交談須輕聲細語,不準大聲喧嘩、談天;辦公時間不允許做與工作無關的事情;業(yè)余時間不要在辦公區(qū)域內進行消遣性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。

5.1.5辦公區(qū)域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危急物品。

5.1.6辦公區(qū)域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨便進入,對來訪人員,應由前臺接待員進行詢問和引導。

5.1.7愛惜辦公設備,出入公司電子門時,應輕拉輕放;下班前關閉電腦設備、切斷電源,擺正座椅;晚間最終離開辦公室的人員應留意關閉辦公區(qū)域照明設備、辦公設備及電器設備。

5.1.8辦公桌內不要存放大量的現(xiàn)金及珍貴物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。

5.1.9當室外溫度大于(等于)27oc時,公司將視狀況開啟空調系統(tǒng),調整室溫,當室外溫度小于(等于)26oc,空調系統(tǒng)將設置在通風狀態(tài)。

5.1.10辦公室將支配特地人員檢查職員辦公環(huán)境,對未按本規(guī)定要求執(zhí)行的將對其及其部門經(jīng)理進行通報批判。

5.2辦公設施、設備管理

5.2.1辦公設備的管理

5.2.2.1辦公設備為公司財產,任何人不得有意損壞及因私使用。

5.2.2.2全部辦公設備應由資產管理員依據(jù)價格進行分類資產登記,確定存放位置;任何人不得隨便轉變辦公設備的存放位置。

5.2.2.3各使用部門應明確設備的使用或保管人,負責設備的日常管理;各部門應定時對全部使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養(yǎng);當設備發(fā)生故障時,應準時通知辦公室系統(tǒng)組進行修理處理,不得擅自拆裝。

5.2.2.4電腦類設備的管理

5.2.2.4.1電腦類設備由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一管理,其安裝、調試、系統(tǒng)配置等工作由辦公室系統(tǒng)組負責。

5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統(tǒng)組的有關規(guī)定,正確使用電腦。

5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。

5.2.2.4.4電腦發(fā)生故障應準時通知公室系統(tǒng)組進行處理修理,嚴禁自行拆裝或轉變電腦程序。

5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝嬉戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人,以通報形式提交辦公室系統(tǒng)組,統(tǒng)一由系統(tǒng)管理員確定可行性、安裝并操作。

5.2.2.4.6未經(jīng)允許,不得隨便翻閱他人資料,查閱他人電腦。

5.2.2.5傳真機的管理

5.2.2.5.1各管理處及物業(yè)本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發(fā),他人如因工需向外發(fā)送傳真,應標明欲傳送地點及傳真號碼,由前臺接待員負責發(fā)送;對收、發(fā)傳真件應做好登記,并留意對內容的保密。

5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的準時更換及傳真機的日常清潔和保養(yǎng),發(fā)生故障時準時通知辦公室系統(tǒng)組,由專人修理處理,保證傳真機正常工作。

5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業(yè)務無關的私人材料。

5.2.2.6復印機的.管理

5.2.2.6.1各管理處及物業(yè)本部應指定專人負責復印機的日常使用和管理。

5.2.2.6.2正常狀況下,復印機根據(jù)部門配備密碼,相應隱秘對應限制復印張數(shù),部門之間密碼不得混用,并將復印材料、廢紙等隨身帶走。

5.2.2.6.3辦公復印時,要正確使用復印機,節(jié)省復印紙,復印的材料可雙面復印的盡量避開單面復印;使用后將復印機調整到節(jié)能狀態(tài)。

5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。

復印機使用人員,特殊時復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養(yǎng),準時補充紙張和碳粉,使用故障時準時通知辦公室系統(tǒng)組,通知專人進行修理處理,保證復印機的正常高效使用。

5.2.2.7電話的管理

5.2.2.7.1辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置(部門統(tǒng)一位置),話筒與話機的連接不得打結,撥打電話時聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話留意bi規(guī)范;若來電話時同事不在辦公位,同室其他人員應代為接聽。

5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話,并定時做好清潔工作。

5.2.2.7.3因工作需要撥打長途時,應通知前臺總機進行轉接并統(tǒng)一登記《長途電話登記簿》后方可撥打。

5.2.2.7.4禁止撥打私人長途電話,若職員有特別狀況需撥打長途應做好登記,花費自行擔當。

5.2.2.7.5電話消失故障時要準時通知辦公室行政組,不得私自拆裝。

5.2.2.8打印機的管理

5.2.2.8.1各部門、各管理處應指定專人負責所屬范圍內打印機的日常使用機管理。

5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節(jié)省使用,達到使用壽命時要準時更換,同時留意環(huán)保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統(tǒng)組統(tǒng)一收集處理。

5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件,如需多份,請打印一份后復印。

5.2.3辦公家私的管理

5.2.3.1員工應自覺愛惜公司辦公家私,并負責個人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。

5.2.3.2部門公用辦公家私,應指定專人負責保管;辦公家私消失故障或損壞時,使用人應準時通知辦公室行政組進行修理處理,不得私自拆裝。

5.2.4影響設備的管理

5.2.4.1影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。

5.2.4.2辦公室系統(tǒng)組負責影響設備的日常管理、維護工作。

5.2.4.3辦公室系統(tǒng)組人員應培訓使用人員把握正確的使用方法和程序,并令其負責使用期間設備的保管、清潔,使用完畢后應檢查設備及相關附件是否正常,并按正常操作程序關閉機器、關掉電源,發(fā)生故障應準時匯報。

5.2.4.4使用人若將設備搬離原場地,應獲得辦公室系統(tǒng)組人員的同意,并做好《電子設備領(借)用申請表》。

5.3本規(guī)定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監(jiān)督執(zhí)行。

6、支持性文件

7、質量記錄及表格

公司辦公設備管理制度4

第一章總則

一、目的。為了保證公司辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。

二、適用范圍。本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦、打印機、復印機、電話、傳真機、投影儀、筆記本電腦、對講機等。

三、相關部門職責。

1、人力資源及行政管理部，主要負責辦公設備的選購申請受理、選購、保管、配發(fā)、修理保養(yǎng)、設備調換等事宜。

2、在總經(jīng)理批準的狀況下，一些部門也可自行購買設備。如安全護衛(wèi)部可自行購買對講機。

3、設備使用部門，主要負責辦公設備的申購、使用、保管、修理保養(yǎng)等事宜。

其次章辦公設備日常管理

一、辦公設備的申請和購買。

1、工作人員依據(jù)需要提出辦公設備的購買申請，并填寫《辦公設備需求單》，報部門負責人、人力資源及行政管理部負責人和總經(jīng)理批準；購買設備金額大于20xx元的需董事會批準。

2、經(jīng)公司領導及董事會審批后由人力資源及行政管理部專人購買。

二、辦公設備的領用。

1、設備需求部門依據(jù)審批的《辦公設備需求單》到庫房（人力資源及行政管理部負責）領取。

2、對部門領取的設備進行編號，以便盤點。

三、辦公設備的使用和保養(yǎng)。

1、使用設備前應具體閱讀操作手冊，嚴格根據(jù)操作規(guī)范操作使用，各部門主管負責監(jiān)督檢查。

2、公司各類設備的保養(yǎng)和修理。由各部門參照規(guī)范，正確使用，注意平常保養(yǎng)。

3、人力資源及行政管理部對辦公設備運行、保養(yǎng)狀況進行監(jiān)督檢查，對設備的修理，更換零件要進行登記備案。

四、辦公設備修理管理

1、設備發(fā)生故障無法使用時，設備使用人應報人力資源及行政管理部網(wǎng)管員處理；網(wǎng)管員無法處理的，可報院技術支持部；都無法解決的由人力資源及行政管理部聯(lián)系供應商統(tǒng)一報修。

2、在保修期內的設備，人力資源及行政管理部應聯(lián)系供應商進行修理；保修期外的設備，根據(jù)最經(jīng)濟可行的報修方案進行修理，包括托付修理商來完成任務，由部門主管根據(jù)修理的真實狀況，填寫設備修理單中的“修理記錄”。

五、建立修理檔案

1、全部設備的修理都必需建立完整的修理檔案，由人力資源及行政管理部統(tǒng)一管理，主要包括設備名稱、修理日期、故障現(xiàn)象、故障緣由、修理內容、修理費用、修理單位等。

2、人力資源及行政管理部應定期統(tǒng)計、匯總修理狀況，針對各類故障產生的緣由提出預防與克服的措施，通知使用部門加以防范。

六、辦公設備使用監(jiān)督

1、人力資源及行政管理部負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查。

2、人力資源及行政管理部對違規(guī)使用辦公設備人員有提請懲罰的權力。

七、辦公設備的盤點及賠償

1、人力資源及行政管理部負責對公司全部辦公設備進行分類，并建立辦公設備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。

2、在規(guī)定的使用年限期間，因個人緣由造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個人擔當。

八、辦公設備的報廢處理

1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，要仔細審核，確認不能再次利用后，經(jīng)人力資源及行政管理部、總經(jīng)理簽字后方可作報廢處理。

2、對打算報廢的辦公設備，人力資源及行政管理部應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量、及報廢處理的其他有關事項。

3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨便丟棄。

第三章辦公設備分類管理

一、電腦的使用管理

（一）專人收管

1、每臺電腦指定專人上機，負責日常操作，其他人員不得隨便使用。

2、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。

（二）電腦的操作規(guī)定

1、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩嬉戲。

2、不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。

3、嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關機密的文件資料。

（三）病毒防護

1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準的'狀況下，不得從網(wǎng)絡復制軟件或文檔。

2、對于計算機軟件的安裝（院限制安裝軟件除外）由使用部門自主打算。

3、任何微機不得安裝嬉戲軟件。

4、軟件使用前要確保無病毒。

（四）硬件愛護

1、未經(jīng)人力資源及行政管理部批準，任何人不得拆卸所使用的電腦設備。

2、拆卸電腦設備時，必需實行防靜電措施。

3、硬件維護后，必需將全部設備復原。

4、各部門負責人必需仔細落實本部門電腦以及配套設備的使用和保養(yǎng)責任。

5、各部門負責人必需實行必要措施，確保本部門的電腦以及配套設備始終處于干凈和良好的狀態(tài)。

6、對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電、繼電設施以愛護電源。

（五）電腦的保養(yǎng)

1、保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應退出系統(tǒng)并關閉電源。

2、定期對電腦內的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。

二、電話的使用管理

1、電話由人力資源及行政管理部統(tǒng)一負責管理，各部門主管負責監(jiān)督并掌握使用。

2、每次通話應簡潔扼要，以免耗時占線、鋪張資金。

3、禁止撥打私人電話。

4、電話消失故障的可報工程維保部進行修理。

三、打印機、復印機的管理

1、為確保復印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。

2、打印或者復印完成后，必需準時取走文件，防止失密。

3、禁止打印或復印私人資料。

四、傳真機使用管理

1、傳真機放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處使用。

2、不得使用傳真?zhèn)魉蛡€人資料，機密文件需經(jīng)領導批準。

3、每天下班后，傳真設置成自動接收，防止遺漏重要文件。

五、投影儀使用管理

1、投影儀安置于公司會議室，需要使用部門向人力資源及行政管理部負責人申請。

2、投影儀用于公司、部門會議以及培訓。

六、筆記本電腦

1、筆記本電腦放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處借用。

2、筆記本電腦用于公司、部門會議以及培訓。

3、因工作需要，以個人名義借用筆記本電腦的需填寫《筆記本電腦借用單》。

七、對講機的使用管理

1、對講機主要用于安全護衛(wèi)部。

2、在上班期間，不得用對講機談天。

3、對講機專人專用，不得借給無關人員使用。

八、其他辦公設備的使用管理

1、專管專用，公司全部辦公設備都要指定專人管理，其他人員使用必需經(jīng)設備負責人同意。

2、辦公設備要定期進行養(yǎng)護，以免老化影響使用。

3、辦公設備的使用人員要保證設備的安全，假如因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。

第四章總則

一、本制度由人力資源及行政管理部制定，解釋權歸辦公室全部。

二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

公司辦公設備管理制度5

1.0、目的

為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備,使現(xiàn)代辦公設備在本公司生產和管理中充分發(fā)揮作用,并進一步提高員工的計算機應用水平,把企業(yè)計算機信息管理提到公司戰(zhàn)略管理日程,特制定本制度。

2.0、范圍

計算機等辦公設備,包括計算機及附屬設備、網(wǎng)絡設施、電話機、傳真機、復印機、音響及附屬設備、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。

3.0、職責

3.1、計算機等辦公設備使用人負責計算機等辦公設備的正確使用和日常維護與保養(yǎng)。

3.2、信息管理課負責計算機等辦公設備的選購、修理與故障排解、報廢判定、日常管理等工作。

3.3、公司資材管理部負責計算機等辦公設備的報廢處理工作。

3.4、集團公司行政管理部為本制度的歸口部門,負責本制度的編制、培訓及落實執(zhí)行工作。

3.5、集團公司企業(yè)管理委員會負責本制度的'審議及授權主管人簽核,總裁負責本制度的批準執(zhí)行。

4.0、作業(yè)內容

4.1、相關作業(yè)流程圖和責任人、協(xié)作人。(詳見流程圖)

4.2、流程圖相關事項說明

4.2.1、辦公設備請購

4.2.1.1、辦公設備請購,由使用人提出申請,填寫“計算機等辦公設備請購單”,經(jīng)部門部長審核確認后提交信息管理課(若同一部門多個員工均須請購,則由部門匯總、部長簽字,統(tǒng)一提交信息管理課)。信息管理課依據(jù)詳細狀況進行審核,填寫看法(包括估計費用),依照審批權限報主管領導審批。在信息管理課課長審核權限之內的,由課長確認簽字直接支配選購(若有庫存貨,則直接按領用程序領用);在信息管理課長審核權限之外的,報主管領導審批后,由信息管理課支配選購(若有庫存貨,則直接按領用程序領用)。選購審批權限參照《財務審批制度》。

4.2.2、辦公設備入庫、驗收

4.2.2.1、選購回來的辦公設備須辦理入庫、驗收手續(xù),信息管理課負責設備質量的驗收,驗收合格后,保管員依據(jù)實際入庫數(shù)量填寫“計算機等辦公設備入庫單”入庫。

4.2.3、辦公設備領用與配置

4.2.2.1、計算機等辦公設備專用于員工辦公使用,不得挪于非工作之外其它用途。員工領用、配置標準依照《崗位職務說明書》中辦公設備配置要求,填寫“計算機等辦公設備領用單”,根據(jù)《財務審批制度》審批權限要求進行審批后,到信息管理課領用。

4.2.2.2、電話機、傳真機的領用與配置,各部門依據(jù)實際工作需要,確定要安裝、及須增加的電話機和傳真機。安裝內線電話須填寫“電話、傳真服務聯(lián)系單”,由本部門部長簽字后,提交到信息管理課直接支配人員安裝。安裝長途電話、傳真,須填寫“電話、傳真服務聯(lián)系單”,由本部門部長、分管總監(jiān)簽字,提交人力資源總監(jiān)審核,報總裁批準后,交信息管理課負責辦理。

4.2.3、辦公設備使用與維護

4.2.3.1、計算機及附屬設備的使用與維護

4.2.3.1.1、計算機及附屬設備由使用人負責保管,除電腦工程師外,任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨便搬離辦公地點。若消失人事變動(調崗、離職等),辦公設備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執(zhí)行。

4.2.3.1.2、計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處于干凈、無灰塵的狀態(tài)。

4.2.3.1.3、規(guī)定在工作時間內不得做與工作無關事情,禁止在計算機上安裝各種嬉戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執(zhí)行,信息管理課對上述違紀現(xiàn)象須作定期或不定期抽查,并對違紀行為作出懲罰建議,交主管部門執(zhí)行。

4.2.3.1.4、接收e-mail的時,須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后,才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機網(wǎng)絡。

4.2.3.1.5、禁止私自更改計算機的ip地址,以免影響網(wǎng)絡上其他計算機的正常工作。

4.2.3.1.6、電腦使用人在利用網(wǎng)絡給其他員工共享文件須設置密碼,以免被他人給破壞。

4.2.3.1.7、電腦使用人須遵守公司的保密規(guī)定,電腦信息屬公司機密,不得向公司外部人員泄露。

4.2.3.1.8、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設備,若經(jīng)發(fā)覺、核實后,照原價3倍進行賠償。

4.2.3.1.9、電腦使用人在關機時,不得強行切斷電源進行關機,應按操作規(guī)范進行關機。

4.2.3.1.10、電腦使用人須經(jīng)信息管理課確認上崗資級,不具備操作資格者,須經(jīng)事先培訓上崗(參見《員工培訓管理制度》)。非計算機使用人不得上機操作,如有發(fā)覺或造成計算機無法正常使用者,按制度懲罰外,一切后果自負。

4.2.3.1.11、計算機使用人要做好日常數(shù)據(jù)備份工作,堅持做到數(shù)據(jù)雙備份,重要文件資料可以備份到軟盤。如有特別要求,可以把季度或年度的資料匯總做成光盤作永久性保存。

4.2.3.1.12、打印機的日常使用中,色帶、墨合用完需準時更換,更換時須嚴格按操作說明操作。

4.2.3.2、電話機、傳真機、復印機、音響及附屬設備、投影儀等辦公設備的使用與維護

4.2.3.2.1、以上辦公設備操作,詳見《使用說明書》,消失故障須叫專業(yè)人員修理。

4.2.3.2.2、若使用過程中消失人為損壞,經(jīng)發(fā)覺、核實后,照原價3倍進行賠償。

4.2.4、辦公設備的修理

4.2.4.1、計算機及附設備的修理:計算機使用者在使用過程中消失軟、硬件問題時,使用人需填寫“修理服務聯(lián)系單”提交到信息管理課,信息管理課憑“修理服務聯(lián)系單”支配技術人員進行修理。修好后,使用人須在“修理服務聯(lián)系單”上簽字、確認。

4.2.4.2、其它辦公設備的修理:一般特別,由信息管理課技術人員排解,填寫“修理記錄表”;若涉及更換配件,使用人須填寫“修理服務聯(lián)系單”提交信息管理課報修,信息管理課依據(jù)“修理服務聯(lián)系單”支配相關技術人員修理,修好后,使用人須在“修理服務聯(lián)系單”確認、簽字。

4.2.4.3、全部辦公設備,在保修期內,參照《設備保修協(xié)議》執(zhí)行,保修期外,由信息管理課依實際狀況支配相關技術人員(可以外請,涉及費用須事先上報核準)進行修理。

4.2.5、辦公設備的報廢認定與處理

4.2.5.1、計算機、打印機、復印機、傳真機等辦公用品,由于故障而無法修復或無修理價值需要報廢的,設備使用部門須填寫“計算機等辦公設備報廢單”,交信息管理課進行審核,按審批權限報主管領導批準后,將“計算機等辦公設備報廢單”及待報廢辦公設備交公司資材管理部處置。

4.2.5.2、資材管理部確認無誤后,填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報廢處理物品時,須填寫“報廢物品處理確認單”。附上“計算機等辦公設備報廢單”一起交給信息管理課進行審核,按審批權限報主管領導批準后,進行出售或報廢處理。

公司辦公設備管理制度6

第一章、總則

第一條、為了提高辦公設備的使用效率,保持其設備性能,有效節(jié)省費用開支,依據(jù)公司實際狀況制定本方法。

其次條、本方法所指辦公設備包括為完成工作而購買的攝像機、照相機、便攜式計算機、移動硬盤、u盤、手機等。

其次章、辦公設備的配備及管理

第三條、因工作需要,確需購買的辦公設備由當事人所在部門提出申請,報單位領導審批后再購買,所購辦公設備要經(jīng)公司機關有關部門備案。(配備人員見附表1)

第四條、新購辦公設備實行公司與個人根據(jù)肯定出資比例購買,在規(guī)定使用年限后歸個人全部。在規(guī)定使用年限期間,一般狀況是公司全部,個人使用。(見附表1)

第五條、原購辦公設備由所在單位登記后統(tǒng)一在公司綜合工作部備案,原則上在規(guī)定使用年限內不再重復購買,達到規(guī)定使用年限后,由綜合工作部會同相關部門對其評估后折價處理,原使用人有優(yōu)先購買權。

第六條、在規(guī)定使用年限期間,因個人緣由造成辦公設備毀損、滅失、被盜等,所造成的經(jīng)濟損失由個人負責。

第七條、在辦公設備規(guī)定使用年限期間,配備人員因工作需要發(fā)生調動的,公司范圍內調動辦公設備實行“機隨人走”,公司范圍外調動辦公設備上交公司,由公司返還其剩余年份的.出資額。所交辦公設備由綜合工作部會同相關部門對其評估后折價處理,原使用人有優(yōu)先購買權。

第八條、在規(guī)定使用年限期間,辦公設備的修理與保養(yǎng)由使用人負責,所發(fā)生的費用根據(jù)年限費用遞增方法包干使用,據(jù)實列銷(見附表2)

第九條、辦公設備購買費用根據(jù)崗位不同實行不同的出資比例。

公司經(jīng)理、書記的辦公設備購買費用據(jù)實報銷。

公司副職領導的辦公設備購買費用在基礎出資比例上個人降低50%。

公司部門負責人、項目領導班子成員的辦公設備購買費用在基礎出資比例上個人降低25%。

其他崗位人員的辦公設備購買費用根據(jù)基礎出資比例。

第三章、附則

第十條、辦公設備由公司財務部設立特地帳戶,發(fā)生的費用一律按使用年限及出資比例辦理報銷。

第十一條、本方法自下發(fā)之日起執(zhí)行,由公司綜合工作部負責解釋。

公司辦公設備管理制度7

辦公設備專為保障公司各項業(yè)務工作得以順當進行而配備,各部門必需嚴格按規(guī)定使用,詳細如下:

一、辦公設備購置

1、公司購置的辦公設備(打印機、復印機、電腦、飲水機、裝訂機、碎紙機、辦公桌椅等)均由總經(jīng)辦報方案,經(jīng)集團綜合管理部審批同意后由總經(jīng)辦統(tǒng)一支配購置。

2、公司的辦公設備均需由總經(jīng)辦統(tǒng)一實物資產編號、登記、造冊。

二、辦公設備的使用管理

(一)電話

1、公司電話是聯(lián)系業(yè)務及溝通各項工作的工具,各部門所使用的電話機由使用人負責維護、管理;在使用中應留意通話簡潔,避開長時間占線。

2、公司各部門辦公電話均未開通國內長途功能,只有前臺傳真機開通此項功能,若因工作需要,需拔打長途電話可到前臺使用。

(二)傳真機

為確保公司傳真機暢通,一般狀況下不得使用傳真機撥打電話;若因工作需要,需撥打長途電話或傳真均須在前臺登記。

(三)復印機

1、復印的文件資料應與工作有關,各部門需指定專人負責復印本部門的文件資料,因人為因素造成復印機的損壞,由個人擔當修理費用。

2、復印機管理部門定期對復印機進行維護和保養(yǎng)。

(四)電腦、打印機

1、各部門使用的電腦由使用人對其進行統(tǒng)一管理,并設置開機密碼和屏保密碼,由總經(jīng)辦組織財務電腦部的專業(yè)人員對電腦使用人員進行系統(tǒng)的'管理及相關培訓。

2、電腦、打印機應定期維護,使用人員要隨時留意微機的保養(yǎng),定期清潔微機表面。電腦使用人員應按《文檔管理規(guī)定》的要求定期進行備份,以免公司電腦因病毒或系統(tǒng)崩潰造成數(shù)據(jù)丟失。

3、各部門電腦若多人使用,請建好各自的電腦文檔。

4、各部門電腦使用人員應嚴格遵守正確的電腦操作規(guī)章,不得對電腦上的軟件設置進行任何增刪、改動。如確需新裝軟件及更改設置,應事先通知總經(jīng)辦備案。

5、每臺電腦所存文檔、資料是公司的重要信息資源,不得用于私人用途和私自拷貝。備份軟盤請妥當保管,不得遺失和公盤私用。不得使用非公司所發(fā)的軟盤,一旦使用,致使電腦染上病毒,造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)破壞和電腦文檔丟失,公司將賜予20-100元的經(jīng)濟懲罰。

6、各部門電腦操作人員均需定期對其使用的電腦及備份軟盤進行殺毒,發(fā)覺問題準時通告并處理。

7、在辦公區(qū)域內任何人不得玩電腦嬉戲、上網(wǎng)談天或下載網(wǎng)絡嬉戲及音樂,凡發(fā)覺者罰款人民幣20元整,情節(jié)嚴峻者,予以辭退。

公司辦公設備管理制度8

1.目的

為保證辦公設備及用品的合理配置和使用,更好地服務于公司各項工作。

2.適用范圍

本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材選購和管理。

3.職責

3.1人力資源及行政部負責公司全部辦公設備及用品的建檔、修理保養(yǎng)、外借管理,選購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。

3.2使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養(yǎng)、并有責任愛惜公司的辦公設備。

3.3高級副總裁(總經(jīng)理)負責單價20xx元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。

3.4信息部負責電腦及其周邊設備選購、修理、保養(yǎng)、報廢確認,網(wǎng)絡安全的管理。

3.5財務部負責辦公設備及用品費用的監(jiān)控。

4.辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。

4.1耐用品:

4.1.1辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。

4.1.2辦公設備類,如:電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數(shù)碼照相機、音響器材及相應耗材等。

4.2低值易耗品

4.2.1辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復印紙等。

4.2.2生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等款待用品。

5.辦公設備及用品的添置申請流程

5.1每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領方案表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請?zhí)幚怼?/p>

5.2各部門經(jīng)理應嚴把審核關,以掌握辦公用品開支成本。

5.3行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設備及用品數(shù)量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準后統(tǒng)一由行政助理負責選購。

5.4辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核,費用超過20xx元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施選購。

5.5辦公設備及用品選購回公司,管理部門應先建檔登記,并準時通知相關部門領用。

6.辦公設備及用品的使用管理

6.1辦公設備屬公司資產,使用者有責任和義務妥當保管、合理使用,不能隨便轉交他人,造成遺失的擔當賠償責任。

6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案,員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。

6.3員工因工作變動或離職的,應準時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。

6.4各部門負責人應嚴格掌握本部門辦公用設備和用品的'領用,并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。

6.5辦公用品領用時間原則上是每星期一下午,特別狀況或急用物品除外,計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。

6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償,設備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計算。

7.辦公設備的報修

7.1全部辦公桌椅在使用中消失的故障或損壞的均須準時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應準時通知相關供應商到公司進行修理。

7.2個人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網(wǎng)絡、通信設備如遇故障,應準時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關供應(修理)商來公司進行檢修。

7.3故障解決后填寫《辦公設備報修記錄表》,并由報修人簽字確認后,由人力資源及行政部存檔。

7.4經(jīng)相關技術人員鑒定下列狀況造成損壞的,由責任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。

7.4.1安裝非工作所必需的軟件所引起的故障;

7.4.2私自拆裝電腦、復印機等設備的;

7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的;

7.4.4人為的損壞。

8.辦公設備的報廢

8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外狀況造成個人在用辦公設備損壞的,由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》,說明緣由和理由,部門負責人審核,并由信息部技術人員鑒定簽署看法上交人力資源及行政部辦理報廢。

8.2人力資源及行政部依據(jù)相關技術人員的看法,并在《辦公設備報廢申請表》簽署審核看法后交主管副總裁審批。

8.3經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復印給財務部、辦理報廢手續(xù),進行帳務處理,并辦理補充新設備的申購或領用手續(xù)。

9.辦公設備的外借,必需經(jīng)公司主管副總裁批準后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。

10.辦公用品及設備的盤點制度

10.1行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領用單,編制“辦公用品費用月報表”交部門經(jīng)理審核。

10.2為掌握庫存數(shù)量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數(shù)量即可。

10.3每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點,對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。

11.記錄表單

11.1個人辦公設備及用具登記表

11.2辦公用品申領方案表

11.3辦公設備報修記錄表

11.4辦公設備報廢申請表

11.5辦公設備購置申請表

公司辦公設備管理制度9

(一)電腦

1.行政部依據(jù)公司文件類別建立完整清楚的`名目及子名目系統(tǒng);

2.依據(jù)保密原則需要,由行政部對行政、業(yè)務文件名目設定統(tǒng)一管理的電腦密碼;

3.員工在所屬部門名目下設立個人子名目

4.員工不得私設電腦密碼

(二)傳真機、復印機:

1.由公司行政部統(tǒng)一管理與使用

2.建立嚴格的使用登記制度

3.未經(jīng)許可,個人不得自行操作使用

(三)可運用狀態(tài)維護

行政部負責電腦、傳真機/復印機的檢查、保養(yǎng)和修理,保證設備的可運用狀態(tài)。

公司辦公設備管理制度10

物業(yè)公司辦公設備使用管理作業(yè)指導書

1.0目的

通過規(guī)范辦公設備的使用管理,保證公司在實現(xiàn)服務過程中辦公設備正常使用。

2.0適用范圍

適用于公司全部的辦公設備。

3.0定義

4.0職責

4.1行政辦公室負責全部辦公設備的選購及調配。

4.2各部門負責屬本部門使用的辦公設備的管理。

4.3機電管理部負責電腦、電話、傳真機、打印機的維護保養(yǎng)。

5.0內容

5.1辦公設備種類

復印機、傳真機、打印機、攝像機、照相機、過塑機、音響設備、投影儀、掃描儀、電腦、電話等。

5.1.1電腦管理

公司電腦依據(jù)其用途包括辦公電腦和非辦公電腦,兩者的配置,都必需由部門依據(jù)崗位的需求,提出書面申請,經(jīng)公司領導審批后,由機電管理部依據(jù)需求選型,行政辦公室負責新機的選購。

1、辦公電腦的管理

(1)各崗位的電腦由所在部門指定其主要使用人為該電腦管理員,負責該電腦的日常使用,其職責如下:

負責設置、修改該電腦的用戶密碼,并報公司備案;

負責該電腦的日常管理及報修;

定期對硬盤進行整理,對需要保留的電子文檔進行備份,清除垃圾文檔;

定期對電腦進行殺毒,對外來軟件進行安全性檢查,確認無誤后方能使用。

每周填寫電腦運行周報。

(2)任何人未經(jīng)許可不得使用他人的電腦。

(3)辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更,如有需要,須經(jīng)請示批準后,由機電管理部技術人員實施。

(4)辦公電腦如需上網(wǎng),須經(jīng)所在部門提出書面申請,報請行政辦公室、分管領導批準后,由機電管理部負責接入。不得在網(wǎng)上掃瞄與工作無關的網(wǎng)站,下載與工作無關的網(wǎng)絡信息資料。

(5)機電管理部負責辦公電腦及其相關外部設備的修理,并定期(每月一次)對電腦的使用狀況進行檢查;依據(jù)電腦使用狀況不定期組織電腦操作學問的培訓。

(6)下班后相關責任人檢查電腦是否正確關機,正常狀況下不得強行關機。

2、非辦公用電腦的管理

(1)此類電腦包括:空調集控、水電抄表、bas、停車場系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、詢問臺用。

(2)此類電腦的日常管理維護由使用部門負責,機電管理部負責定期保養(yǎng)和問題處理。

(3)此類電腦的損壞將直接導致服務受到影響,所以禁止在電腦上進行與系統(tǒng)無關的操作,禁止使用外來磁、光盤。

5.1.2傳真機的管理

1、行政辦公室負責接收公司各類傳真,并準時作好記錄,并準時通知收件人到行政辦公室辦理簽收。

2、因公對外發(fā)送傳真應辦理登記手續(xù),登記完畢后方可發(fā)送,因私傳真未經(jīng)批準一律不予傳送。

3、使用傳真機時需要留意,發(fā)送多頁單張原稿時,其寬度必需全都;原稿上的訂書釘應先取下,尺寸過小或不完整的原稿應夾在硬塑薄膜中發(fā)送,以免卡住或損壞原稿。

4、安裝于一般市內電話網(wǎng)及一般長途電話線路上的傳真機,一般不能用來傳送機密文件。

5、不得把傳真機當作復印機使用,下班時應將傳真機設于自動收文狀態(tài)。

6、傳真機應放在清潔而陰涼的地方,避開潮濕和高溫,不準擅自拆卸。

7、傳真機的安裝應平穩(wěn),要防止灰塵進入機內。為預防事故,安裝時應接地良好,并設有避雷裝置。使用頻繁的機器要常常進行清潔維護。

8、傳真機消失重大故障時,應找專業(yè)技術人員檢修。

9、因公使用長途電話應作好使用登記,注明撥打單位,簡要描述通話內容,經(jīng)行政辦公室主任批準后使用。下班后應鎖閉傳真機長途功能。

5.1.3辦公電話管理規(guī)定

公司電話屬于辦公用途,為了保證工作的正常開展及業(yè)務的暢通,加強內部管理,合理掌握費用成本,特對辦公電話管理作如下規(guī)定:

(1)報銷額度:詳見《電話功能及月話費額度核定表》。

(2)報銷管理

職責:

行政辦公室和機電管理部依據(jù)公司批準的《電話功能及月話費額度核定表》對辦公電話功能及話費進行調整和掌握。