檔案管理制度

公司檔案管理制度第一章總則第一條、為了加強(qiáng)公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)行檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和（總公司辦公制度）有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際狀況特制定本方法其次條、凡總公司各部門、專業(yè)公司（下稱各單位）在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必需按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有。第三條、各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作第四條、公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。其次章歸檔范圍第五條、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有考查價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔范圍第六條、上級(jí)機(jī)關(guān)文件應(yīng)歸檔的由：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的須要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；（二）題詞、照片和有效特別保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。（三）代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采納為文件的定稿和印本。（四）其他文件材料。第七條、公司文件材料應(yīng)歸檔的有。（一）公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。（二）公司部門的懇求與上級(jí)的批復(fù)文件，各部門及其他各相關(guān)企業(yè)的懇求與本公司的批復(fù)文件；（三）公司各部門的工作安排、總結(jié)、報(bào)告；（四）公司召開的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料；（無）公司領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；（六）公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；（七）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；（八）公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）；（九）公司及各部門組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（十）公司制定的規(guī)章制度等；（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡(jiǎn)介）、大事記、年簽，反映公司重要活動(dòng)、事務(wù)的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)嘉獎(jiǎng)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（十二）公司各部門干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)之職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資退職、推許、醫(yī)療、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料；（十四）公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表；（十五）公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根；（十六）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；（十七）公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；（十八）公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等移交憑證；（十九）公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。第三章立卷歸檔要求第九條、公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向公司檔案室移交。第十條、各部門必需嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需運(yùn)用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。第十一條、各部門向公司歸檔室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。第十二條、歸檔案卷的總要求時(shí)：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，使于保管和利用，詳細(xì)應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書、可行性探討報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、章程、項(xiàng)目人員任免文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。（三）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不同狀況進(jìn)行排列，密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列依次依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。（五）永久、長期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件書目，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新填寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清晰，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件書目放在卷目。（六）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。（七）本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件書目表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。第四章檔案保管期限第十三條、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。第十四條、確定公司檔案保管期限的原則（一）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司由長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。（二）凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作由查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。（三）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。第五章檔案的鑒定與銷毀第十五條、公司辦公室行政部對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。第十六條、檔案鑒定工作由檔案室主持，有關(guān)部門參與，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀看法。第十七條、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。第十八條、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。第六章檔案的借閱第十九條、公司各部門因工作須要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單，方可借閱。其次十條、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。其次十一條、借閱檔案必需嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。其次十二條、借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特別狀況須要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)大檔案室主任批準(zhǔn)。其次十三條、借閱的檔案用完后，應(yīng)剛好歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。其次十四條、借閱人對(duì)檔案要妥當(dāng)保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行懲罰。其次十五條、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如共組須要，應(yīng)按公司有關(guān)保管規(guī)定辦理。第七章罰則其次十六條、公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交歸檔的文件材料的一經(jīng)發(fā)覺，限期上交，經(jīng)催交拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元-500元，并予以通報(bào)指責(zé)。其次十七條、公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露隱私《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的；視詳細(xì)狀況，對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500——1000元，并予以通報(bào)指責(zé)。其次十八條、公司各單位凡違反本制度第六章其次十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。其次十九條、