浙江新宇教育后勤管理有限公司采購管理制度匯編

浙江新宇教化后勤管理有限公司選購 管理制度匯編第一章選購 管理方法為了加強對各類物資和原材料的選購 管理，降低選購 成本，挖掘內(nèi)部管理資源，提高經(jīng)營效益，統(tǒng)籌各經(jīng)營點內(nèi)外因素；同時明確選購 授權(quán)和責任，建立上下監(jiān)控機制，明晰選購 流程，規(guī)范選購 標準；特定本制度。選購 規(guī)范原則：營運物資（如制服、鍋碗瓢盤、勞動用具、衛(wèi)生用具、辦公用品等）逐步走向統(tǒng)一品種、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一選購 、統(tǒng)一價格、支配申領(lǐng)、分倉（點）保管、內(nèi)部結(jié)算；大宗食品（如大米、面粉、主食油、凍品等）目前各點依據(jù)各地行情，實行項目負責人負責制，定點選購 、年度簽約、旬度報價、月度結(jié)算、自行掌控；逐步采納公司統(tǒng)一選購 、分點申領(lǐng)、統(tǒng)一配送、內(nèi)部結(jié)算；蔬鮮食品（如蔬菜、水果、鮮魚水產(chǎn)等）各點依據(jù)各地行情，實行項目負責人負責制，定點選購 、年度簽約、旬度報價、月度結(jié)算、自行掌控；干貨調(diào)料目前短暫實行各點自行選購 ，逐步走向公司統(tǒng)一選購 、分點配送、內(nèi)部結(jié)算；選購 組織形式：組成二級選購 組織形式，即公司選購 領(lǐng)導小組和各分點選購 領(lǐng)導小組；公司成立由分管領(lǐng)導、綜合辦、財務(wù)部組成選購 領(lǐng)導小組，綜合辦牽頭操作，主要職責為營運物資和公司本部選購 的審議和招投標工作；審核項目供應(yīng)商。各項目選購 由項目負責人（或項目分管副總）、食堂經(jīng)理、項目財務(wù)負責人、廚師長、選購 員組成選購 小組，商定供應(yīng)商，負責項目的日常選購 ；選購 流程：長期選購 流程圖項目選購 小組確定選購 種類公司選購 領(lǐng)導小組審核分管領(lǐng)導批精確定供應(yīng)商起草簽訂選購 合同項目選購 小組確定選購 種類公司選購 領(lǐng)導小組審核分管領(lǐng)導批精確定供應(yīng)商起草簽訂選購 合同選購 小組考查供應(yīng)商，作出分析報告選購 小組考查供應(yīng)商，作出分析報告出出分析選購 領(lǐng)導小組審定選購 領(lǐng)導小組審定分管領(lǐng)導批精確定分管領(lǐng)導批精確定草簽選購 合同草簽選購 合同選購 部門（員）實施選購 選購 部門（員）實施選購 庫管及運用部門驗收庫管及運用部門驗收 是否合格是否合格NY執(zhí)行不合格品限制程序建立供應(yīng)商檔案入庫執(zhí)行不合格品限制程序建立供應(yīng)商檔案入庫四、分工授權(quán)：部門崗位授權(quán)職責不相容的職責運用部門和崗位提出選購 項目申請參加供應(yīng)商評審提出選購 項目標準要求記錄供應(yīng)商日常實力自行選購 運用部門領(lǐng)導編制本部門選購 支配（年、月）參加供應(yīng)商評審評價供應(yīng)商日常實力確定選購 需求確定供應(yīng)商簽定選購 合同餐飲管理部參加供應(yīng)商評審審批選購 支配簽定選購 合同建立供應(yīng)商擋案批準選購 合同批準供應(yīng)商確定選購 部門和選購 員協(xié)調(diào)與供應(yīng)商的關(guān)系市場尋價、核價供應(yīng)商斟選供應(yīng)商評審建立供應(yīng)商資料庫簽定一般選購 合同實施經(jīng)批準的選購 支配選購 物品批準選購 合同批準供應(yīng)商確定分管領(lǐng)導和項目負責人批準供應(yīng)商的確定批準選購 支配財務(wù)負責人參加供應(yīng)商評審協(xié)調(diào)選購 支配簽批付款憑據(jù)確定供應(yīng)商食堂經(jīng)理和主任參加供應(yīng)商評審記錄供應(yīng)商日常實力審議選購 項目及數(shù)量抽驗供應(yīng)商供貨質(zhì)量、數(shù)量編制選購 支配選購 物品食堂廚師長提出食品選購 支配確定日常選購 項目、數(shù)量、提出選購 項目質(zhì)量要求記錄供應(yīng)商日常供貨實力驗收貨物質(zhì)量審批選購 支配選購 物品驗收員驗收供應(yīng)商貨物評審供貨質(zhì)量、數(shù)量、實力簽收供貨單據(jù)選購 物品倉庫保管員簽收入庫貨物的質(zhì)量、數(shù)量建立倉儲帳戶提出選購 申請驗證領(lǐng)料憑證分發(fā)領(lǐng)料內(nèi)容保管庫存貨物、食物選購 物品五、選購 過程限制選購 申請：運用部門和崗位依據(jù)本部門實際的工作須要、生產(chǎn)實力、供應(yīng)品種、倉儲實力、倉儲保量提出選購 申請，提出選購 申請的同時，必需闡明選購 品種的品名、規(guī)格、產(chǎn)地、質(zhì)量標準、數(shù)量、價格范圍、到貨時間等內(nèi)容；編制選購 支配：各運用部門要建立科學規(guī)范的選購 支配體系，依據(jù)物品種類、倉儲實力要求、選購 成本，編制年度、月度、周度及每日的選購 支配，建立必要的預(yù)算機制，嚴格限制選購 的資金占用額度和時間；選購 支配審批：各部門的負責人擔當對選購 支配的審批責任，擔當對本部門成本限制、經(jīng)營成果的考核責任；供應(yīng)商的選擇：對大宗選購 支配、年度選購 支配的供應(yīng)商采納招投標的方式，由選購 部門和選購 員舉薦供應(yīng)商，選購 領(lǐng)導小組集體評議審核、分管領(lǐng)導批準，最終確定供應(yīng)商；對供應(yīng)商的審評從其資質(zhì)、信譽、供貨實力、價格、售后服務(wù)等方面進行考察評審；建立對供應(yīng)商供貨實力、質(zhì)量、服務(wù)的誠信評價機制，每半年對主要供貨商進行一次綜合評估；日?？荚u記錄由運用部門負責人和財務(wù)、驗收人員進行，年度和半年度評估報告由選購 部門收集運用部門和驗收部門的記錄信息撰寫；以此構(gòu)建供應(yīng)商進入和退出機制。建立日常尋價核價制度：日常選購 品種的尋價核價由運用部門、選購 部門、財務(wù)部門分別進行，選購 部門或人員匯總，分管領(lǐng)導和財務(wù)部門驗準批復(fù)，選購 部門建擋；貨物驗收必需由運用部門、驗收員、倉儲部門及送貨方（供應(yīng)商）四方聯(lián)簽驗收，運用部門和倉儲部門側(cè)重質(zhì)量方面、驗收員側(cè)重數(shù)量方面；六、附表：附表一：申購單申購單申購日期申購人申購部門（崗位）部門負責人簽名要求交貨日期選購 負責人簽審看法備注：每份申購單只填寫某一類貨物品名項目品名規(guī)格數(shù)量訂購單編號建議價格建議供應(yīng)商附表二：訂購單訂購單訂購單編號訂購日期付款條件至：訂貨單位（供應(yīng)單位）供應(yīng)單位地址：訂貨單位地址：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：聯(lián)系人：聯(lián)系人：請送下列貨物交貨日期項目品名規(guī)格數(shù)量運輸單位單價小計總計：留意：本訂購單明確規(guī)定：只接受上述注明的條款和條件及本訂單附件或用別的方式說明的附加條款和條件，而不接受賣方提出的附加條款和條件。（授權(quán)簽字）附表三：食品訂貨單食品訂貨單年月日品名現(xiàn)存量應(yīng)備量已訂量需購量市場報價肉類ABC禽蛋類海鮮魚類果蔬類豆制品類干制品食品倉管員廚師長選購 員附表三：購貨記錄表購貨記錄表供貨單位：訂貨日期項目單位單價單位數(shù)小計發(fā)貨票編號供貨評價驗收員送貨員選購 員附表三：驗收單驗收單食堂（飯店）編號供貨單位到貨日期訂購單編號訂購日期存貨編號項目及規(guī)格單位數(shù)量單價合計總計驗收員送貨員運用部門倉管員其次章驗收管理方法餐飲食品進貨驗收是一項限制經(jīng)營成本的重要工作，同時也是防止偽劣食品進入餐飲流通渠道而引發(fā)食品衛(wèi)生平安危機的關(guān)鍵工作，因此，餐飲管理部就有關(guān)餐飲食品驗收制定規(guī)范如下：食品驗收流程：確認選購 單據(jù)有關(guān)內(nèi)容確認選購 單據(jù)有關(guān)內(nèi)容打算合格的驗收工具查看送貨單據(jù)打算合格的驗收工具查看送貨單據(jù)品質(zhì)規(guī)格檢驗重量、數(shù)量過磅檢驗填寫驗收報告單參加驗收人員簽名驗收不合格品退貨驗收合格品直撥或進倉驗收限制方法：1、包裝：應(yīng)有外包裝的貨品，必需查看確定包裝的完整性，有無破損、擠壓、或遭開封過和二次封口現(xiàn)象；2、口感：某些特定的可食性物料，用其他方式確定其品質(zhì)時，試吃可能是最有效的方法；3、制造標示：對于品牌原料必需是特定的制造廠商，同時對于食品原料必需追溯其生產(chǎn)許可證或衛(wèi)生許可證等，對于蔬菜鮮魚類供應(yīng)商也須驗證其規(guī)模和資質(zhì)；4、氣味：正常簇新的食品都會有其特定的氣味，驗收時可從氣味上判定其品質(zhì)有無變異；5、色澤：這是判定物品品質(zhì)的又一有效方式，須要驗收人員積累盡可能的專業(yè)學問；6、溫度：食品類物料對溫度差異的敏感度與要求很高，正確良好的低溫配送與儲運，對食品運輸過程中的品質(zhì)維持特別重要，所以不行忽視對有關(guān)食品的溫度檢驗；7、外觀：視察食品外觀是最干脆有效的方法，但須要有專業(yè)學問和閱歷的積累，大多數(shù)食品觀其外表即可大致確認其品質(zhì)；8、有效期：有效期的限制是加工類食品原料限制品質(zhì)的不變手段，驗收時有效期的確認，對收貨量的限制和對需求量及儲存期的限制都至關(guān)重要；主要幾類食品貨物品質(zhì)常用的鑒定方法：肉類：表皮應(yīng)蓋有檢疫章和完稅章；確定簇新度及所需部位，部位不同，價格相差甚多；家禽類：不同菜肴要求，須要不同養(yǎng)殖期的鮮活家禽類，能辨別家禽的性別、是否生過蛋等；殺白禽類則判別簇新度；海鮮：魚類應(yīng)選擇眼睛光明、魚鰓鮮紅，魚鱗緊且整齊有彈性的；除魚的腥味外，不應(yīng)有腐敗味；蝦類應(yīng)選擇殼肉透亮、頭不脫落的；蛋：蛋殼略粗，具有光澤，手搖無聲；放入水中基本能下沉、向光線成透亮者為好；干貨類：有特殊品質(zhì)、特殊香味或味道，包裝完整；罐頭食品沒有凹凸和膨蓋現(xiàn)象，生產(chǎn)廠家、地址、電話，生產(chǎn)許可證號，生產(chǎn)日期、保持期等是否齊全；冷凍食品：是否保持冰凍狀態(tài)，冰凍疊放是否整齊，有無二次冰凍現(xiàn)象；已解凍或軟化的可拒收（特殊是夏季）；蔬菜：葉綠鮮美完整或原色真實；莖直無斷牢固；土豆無芽為好；退貨、換貨處理方法：對于驗收過程中發(fā)覺的不良品種或瑕疵品應(yīng)馬上予以退貨，并在驗收單上注明，將發(fā)貨單上該項目品種注銷，同時記錄在案，作為供應(yīng)商供貨實力和品德評價內(nèi)容；對于驗收中發(fā)覺的即將過期的食品也應(yīng)明確予以拒收，并責成供貨商換貨，同樣，將內(nèi)容記錄在案；在驗收過程中任何退貨、換貨的品種都須填寫退貨單，驗收員必需仔細履行；對于倉儲中由于某些食品的滯銷帶來的食品保質(zhì)期即到現(xiàn)象，可采納要求原供應(yīng)商換貨的方式進行換貨（特殊是一些罐裝食品或部分干貨食品），避開造成食品過期報廢的可能，最大限度地降低食品成本；同樣，供貨商在這方面的實力，也應(yīng)記錄在案，作為該供貨商實力或售后服務(wù)的體現(xiàn)；驗收限制要點：對選購 合同的認知，對各種食品供應(yīng)商的認知，明確了解近期成交價格，市場行情，以限制驗收過程中對價格確認；了解本期選購 的報量,以確保驗收中不超量驗收；打算合格的計量工具，計量工具必需定時校驗，以確保計量的正確性；驗收人員必需是運用部門、倉儲人員、過磅人員和供應(yīng)商發(fā)送人員一起在場驗收，以保證驗收食品的品質(zhì)、數(shù)量、有效；在驗收過程中嚴格限制以下原則：條件不符，依約辦理；交料不符，即時告知供應(yīng)商；規(guī)格品質(zhì)不符，退回或減價；價格不符，更正發(fā)票；收料多出，退回或暫收；收料短少，補送或更正；數(shù)目核對嚴格計件過數(shù)、斤兩過秤；填寫驗收報告單，字跡清晰、數(shù)字明白、參加驗收人簽字；第三章倉儲管理方法餐飲儲存食品的目的是：存以適量食物，保證日常餐飲經(jīng)營所需物料，避開存儲食物變質(zhì)，殲滅保管失責所造成的奢侈和由此產(chǎn)生的成本；同時能在某種食物市場最低價格時，適量購入儲備，以降低食物成本和增加利潤。倉儲保管基本流程進入生產(chǎn)領(lǐng)域閱歷收后的食品進入生產(chǎn)領(lǐng)域閱歷收后的食品分直撥食品和庫存食品直撥食品有運用部門填寫直撥領(lǐng)料單領(lǐng)用進入生產(chǎn)過程庫存食品填寫入庫單進入庫存定時翻庫、盤庫建立庫存食物賬、卡運用部門填寫領(lǐng)料單憑有效授權(quán)簽字的領(lǐng)料單發(fā)貨分類庫存保管以舊換新類物品須以物換物限制發(fā)貨品質(zhì)、數(shù)量倉庫儲存保管原則：物品依性儲存：可分為冷凍（-18℃）、冷藏（4℃）、室溫、腌漬等方式儲存；儲存地方應(yīng)分為主食庫、冷凍庫、調(diào)料庫、干貨庫、雜貨庫；進入庫存食物建立賬卡：賬卡物料相對應(yīng)，賬卡數(shù)量相對應(yīng)；物料卡應(yīng)書寫正確的品名并標在明顯的位置；物品存放應(yīng)依據(jù)物品性質(zhì)、形態(tài)實行貨架存放和罐箱存放：貨品存放應(yīng)不靠墻（離墻30㎝）、不接地（離地20㎝）、不擠壓、不阻礙出入和搬運、不堵塞電器開關(guān)和電器設(shè)備（照明、排氣、空調(diào)等）；存放平安：貨物堆放整齊有序，不宜過高、過散，以防傷及人員或貨物摔損；定時對倉庫進行清衛(wèi)，有防盜、防潮、防塵、防鼠、防蠅、防蟲害等措施；倉庫內(nèi)不得存放私人物品，食品與非食品、有毒、有害、有劇烈氣味的食品不得混放；廚房已加工的半成品一般不進入庫房存儲；先進先出：必需做到進貨翻堆，調(diào)整儲位，舊貨在前（或在上），新貨在后（或在下），這樣就可以做到在發(fā)貨時基本做到先進先出；信息溝通：倉庫與運用部門須常常溝通倉庫存貨信息，以便使餐廳、廚房、行政等部門的管理人員在編制選購 支配、審批選購 數(shù)量、支配菜單和生產(chǎn)時充分考慮倉庫的存貨信息和內(nèi)容，以免造成庫存積壓和食品類過期報廢的損失；倉管員每星期必需出一份主要食品存貨報告單呈食堂經(jīng)理和廚師長；限制基本存量：一般狀況盡量不設(shè)或少設(shè)庫存量，以免資金積壓和庫存損失，特殊是地處交通、外部條件相對較好的地區(qū)；倉庫存量主要是為了支應(yīng)兩種情形，一是季節(jié)性缺貨或意外因素（氣候、洪澇、干旱、運輸、貨源地遠近等）缺貨，防止供餐不繼；二是原料選購 時價格的批量效應(yīng)，但是批量時必需對應(yīng)考慮倉儲條件（庫房面積、保質(zhì)條件等）和銷量因素和食物性質(zhì)；對單發(fā)貨：一般狀況下，必需嚴格遵循先批單后發(fā)貨的原則，特殊狀況下可先發(fā)貨后追單；對于以舊換新的物品，必需嚴格以物換物，各倉庫必需列出以舊換新項目品名（主要是勞動工具類、辦公用品類、營運物資類）；定時定期盤點倉庫：盤點作用有三，財務(wù)記賬、限制成本、訂貨選購 ；要求徹底、快速、的確；做到賬實相符、品名規(guī)格相符、數(shù)量相符、點位相符；盤點執(zhí)行時間是動用物品當天盤，每月一次總體盤存；倉庫作業(yè)管理：（一）、主要食品的儲存方法：1、谷類食品儲存法：置于密閉、干燥的容器內(nèi)（鐵皮、陶瓷、木制）；離地存放，并有防潮措施；存量干燥季節(jié)一月一周期，潮濕季節(jié)半月一周期；2、蔬菜類儲存法：除去敗葉污物，保持干凈，用紙袋或多孔塑料袋套好，置于冰箱冷藏箱或陰涼處，冰凍蔬菜按包裝袋說明存于相應(yīng)的冰凍庫，已解凍則不再冷凍；蔬菜一般存儲以3至5天為一個周期，不宜過長時間而損害養(yǎng)分或變腐；3、魚類：除去鱗鰓內(nèi)臟、沖洗清潔，瀝干水分，以保鮮膜（袋）套好，放入冰凍庫速凍存放，但不宜存放過久；購入的冰凍水產(chǎn)（包括冰凍小海鮮）可干脆置于冰凍庫，一般可存儲3個月左右；但解凍后的水產(chǎn)不宜再速凍存放；4、肉類（含禽肉）：清洗瀝干水分，用保鮮膜（袋）包好，置于冰凍庫速凍存放，可放置一月左右；置于冷藏箱的鮮肉，一般不要超過二天；干脆購入的冰凍肉類，可置于冰凍庫內(nèi)儲存，一般可存放3至6個月左右；5、調(diào)料類：一般調(diào)料類都有包裝袋或瓶罐包裝，應(yīng)依據(jù)包裝說明置于陰涼干燥處；散裝調(diào)料應(yīng)置于容器內(nèi)（以陶瓷、玻璃器皿為好），散裝調(diào)料周轉(zhuǎn)期不宜過長，一般限制在3個月內(nèi)；6、豆制品類：干豆類略為清理，剔除雜質(zhì)，置于干燥的加蓋容器內(nèi)，留意防蛀、防潮、防霉變；帶殼干豆類（如缸豆干等）應(yīng)清理干凈，置于加蓋容器內(nèi)；豆制品（豆腐、豆腐干、千張等）一般不倉儲，當日清，未用完的置于冰箱內(nèi)，次日清；7、乳品：罐裝乳品、袋裝干乳品依據(jù)包裝說明置于陰涼干燥處，開封后置于冷藏冰箱內(nèi)，盡快運用；鮮奶一般不倉儲，當日清，未用完的次日清；8、蛋品類：擦凈外殼，鈍端向上，置于蛋架上，放入冰箱冷藏箱內(nèi)，一般冷藏3周內(nèi)運用，切勿將蛋品置于速凍冰庫內(nèi)存放；9、油脂類：勿讓陽光照耀，至于陰涼處，封罐加蓋，忌高溫柔氧化；發(fā)覺混濁不清且有氣泡者，不行再用；10、腌制食品類：有水分的腌制食品應(yīng)放置于陶瓷、玻璃盛器內(nèi)，加濾網(wǎng)蓋，置于陰涼處或冷藏；干腌制食品應(yīng)置于通風良好的庫房內(nèi)，留意防潮、防霉變；（二）、倉庫物品堆放要求：1、貨架堆放：重在下、輕在上；建貨架設(shè)地墊，貨品不著地、不靠墻；2、堆碼整齊：舊貨在上，新貨在下，舊貨在前，新貨在后；排列有序，縱橫對齊；3、明碼建卡：全部貨品建卡立名，分類編號入座，粘貼到位；4、分類建倉：食品調(diào)料、谷類干貨、雜貨物資、冰凍冷藏要分類建倉或區(qū)域隔斷，食品與非食品、有毒、有害、有劇烈氣味的食品不得混放；廚房已加工的半成品一般不進入庫房存儲；5、庫房條件：面積空間相宜，通風避陽、防火防盜、防塵防潮、防鼠放蟲害；6、庫房衛(wèi)生：庫房衛(wèi)生至少每周一清掃、每月結(jié)合倉庫盤點一大掃；平常常常整理，保持庫房的整齊；（三）物品收發(fā)規(guī)范：1、凡接收入庫的每一種物料都應(yīng)建立其單獨的料牌、規(guī)格、單位及收、發(fā)、存的數(shù)量，必要時可采納不同顏色加以區(qū)分；2、建立賬、卡、物對應(yīng)制度，依照“有物必有賬卡”的原則，剛好而精確地填寫庫賬和報表，做到物品、規(guī)格、數(shù)量、庫賬、料卡、實物相對應(yīng)精確；3、建立物品申領(lǐng)制度，無論是直撥物品還是庫存物品申領(lǐng)，都必需填寫物品申領(lǐng)單，將品名、規(guī)格、數(shù)量、價格填寫清晰，并經(jīng)過相當層次管理人員的簽批，方可發(fā)貨；4、一般日常餐飲庫房物品申領(lǐng)簽批授權(quán)規(guī)范，食品申領(lǐng)必需由各食堂廚師長簽批；營運物資申領(lǐng)必需由食堂主任簽批；廚房勞動工具申領(lǐng)由食堂主任和廚師長分別簽批；5、庫房管理員必需將全部領(lǐng)用物品點數(shù)、過磅、核準后方能發(fā)貨，并由領(lǐng)貨人簽字取貨；6、物品出庫后，倉管員須當天或當時即填出庫登記和庫賬調(diào)整；7、每月財務(wù)和倉管必需合作進行一次倉庫盤點，清點實際存貨并核對存貨清單賬戶，做到賬實相符、品名規(guī)格相符、數(shù)量相符、點位相符；對不相符的內(nèi)容必需查明緣由，并制作超額與缺額存貨單送餐飲經(jīng)理簽查；對即將到保質(zhì)期或存放超過90天的物品制作一份逾期存貨清單送交餐飲經(jīng)理和廚師長，采納交供貨商更換或設(shè)法投入生產(chǎn)的方法處理，以防止貨品過期和變質(zhì)造成損失。第四章供應(yīng)商管理方法一.總則為了穩(wěn)定供應(yīng)商隊伍，建立長期互惠供求關(guān)系，特制定本方法。本方法適用于向公司長期供應(yīng)原輔材料、零件、部件及供應(yīng)配套服務(wù)的廠商。二.管理原則和體制公司綜合辦牽頭組建選購 領(lǐng)導小組，負責供應(yīng)商的審核，分管領(lǐng)導確定；公司綜合辦歸檔，項目負責人負責管理。對選定的供應(yīng)商，公司與之簽訂一年期供應(yīng)合作協(xié)議，在該協(xié)議中詳細規(guī)定雙方的權(quán)利與義務(wù)、雙方互惠條件。公司可對供商評定信用等級，依據(jù)