企業(yè)外包業(yè)務管理制度外包業(yè)務承包方選擇與控制流程

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔外包業(yè)務管理制度第一條為了使企業(yè)業(yè)務外包活動更加規(guī)范、有序，明確各部門和相關崗位在業(yè)務外包管理工作中的授權范圍和審批權限，根據(jù)國家法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定，制定本制度。第二條企業(yè)在對采購、設計、加工、銷售、營銷、物流、資產(chǎn)管理、人力資源、客戶服務等業(yè)務進行外包時涉及的授權審批事項。第三條外包業(yè)務申請的授權審批。1.相關部門編制外包項目計劃書，具體闡述業(yè)務外包背景、外包內(nèi)容、實施程序、主要風險和預期收益等信息。2、相關部門負責審核計劃書。3.加工、銷售、資產(chǎn)管理等業(yè)務，或是涉及金額達到50萬元的外包項目，由總經(jīng)理審核。第四條外包合同簽訂的授權審批。1.外包業(yè)務歸口管理部門對承包方進行資質審核及遴選后，引入合格的外包合作伙伴。根據(jù)外包業(yè)務性質的不同，擬定不同形式的合同文本。2.歸口管理部門負責人會同法律顧問對合同進行初審。初審通過后，根據(jù)合同金額交由不同級別的管理層審批。3.外包合同必須經(jīng)生產(chǎn)部的部長簽字審核，再交由生產(chǎn)副總審批。第五條外包業(yè)務費用的支付授權審批。1.生產(chǎn)部門收到承包方的付款請求后，在評價外包業(yè)務項目的基礎上對其提交的付款申請進行全面確認，修改或刪除不合理部分，計算付款凈金額。2.財務人員對付款申請進行審核，核對相應的外包合同的所有付款情況，嚴禁多付、誤付，審核合格后，交由財務部負責人復審簽字，根據(jù)支付金額交由不同領導審批。3.單次涉及金額在5000元以內(nèi)的申請，由財務部長審批；金額在5000-100000元的，由財務總監(jiān)審批；10萬元以上的支付由總經(jīng)理批準（特殊情況由總經(jīng)理授權財務總監(jiān)審批）4.財務部門負責人確認審批程序無誤后，由財會人員給予支付。第六條業(yè)務外包項目所涉及的授權審批應當在授權范圍內(nèi)進行，不得超越審批權限。第七條違法不履行或不完全履行授權審批的行為，要追究相關責任人的責任，進行經(jīng)濟處罰和行政處罰。第八條為使企業(yè)業(yè)務流程流暢合理，規(guī)范參與業(yè)務外包人員的行為，確保業(yè)務外包期間企業(yè)資產(chǎn)安全，維護企業(yè)利益，實現(xiàn)業(yè)務外包的戰(zhàn)略目標。第九條制定外包戰(zhàn)略。1.在決定是否將業(yè)務項目外包時，應考慮以下三個方面的因素。（1）此項業(yè)務是否是利用本企業(yè)沒有的設備。生產(chǎn)系統(tǒng)、專業(yè)人員及專業(yè)技術。（2）此項業(yè)務外包可以降低成本。（3）此項業(yè)務外包可以縮短項目工期。（4）此項業(yè)務外包能夠產(chǎn)生比自己運作更多的利益等。2.準確把握企業(yè)核心競爭力與盈利環(huán)節(jié)，避免將企業(yè)核心業(yè)務外包。第十條編制外包項目計劃書。企業(yè)在確定業(yè)務外包內(nèi)容后，指定與該項業(yè)務相關的職能部門編制計劃書。計劃書主要包括以下內(nèi)容。1.業(yè)務外包的背景，如企業(yè)外部環(huán)境要求及企業(yè)中長發(fā)展戰(zhàn)略。2.業(yè)務外包內(nèi)容，將部分還是全部業(yè)務職能交由承包方提供。3.業(yè)務外包的具體實施程序。4.業(yè)務外包的主要風險和預期收益。5.其他相關規(guī)定。第十一條選擇承包方。1.外包業(yè)務歸口管理部門為生產(chǎn)部，負責發(fā)布招標公告，并于候選承包商建立聯(lián)系，發(fā)放《外包項目競標邀請書》及相關材料。參與競標的候選承包方應在指定期限之內(nèi)提交《投標書》及相關材料，主要內(nèi)容包括項目解決方案、實施計劃、資源配置、報價等。2.歸口管理部門對承包方進行資質預審、調(diào)查，評估承包的綜合能力。評估因素主要包括以下五個方面。（1）承包方類似項目的經(jīng)驗、服務能力、資格認證和信譽。（2）承包方是否與本公司存在直接或潛在的競爭關系。（3）承包方在知識產(chǎn)權保護方面的力度和效果。（4）承包方的性價比是否合適。（5）其他因素。3.確定標底。按公司合同管理辦法，對符合招標指標的進行公開招標。不符合招標條件的，通過詢價或比價確定價格。4.組織企業(yè)其他職能部門進行開標、評標、定標。歸口管理部門給出候選承包方的綜合競爭力排名，會同相關管理層及其他職能部門負責人分析與候選承包方建立外包合同的風險，根據(jù)實際情況挑選出一家或幾家公司作為業(yè)務承包方。5.歸口管理部門和承包方就《外包項目合同》的主要條款進行談判，達成共識，由合同雙方代表簽署《外包項目合同》。歸口管理部門負責培訓涉及外包流程的員工，確保員工正確理解和掌握業(yè)務外包項目相關政策制度。歸口管理部門根據(jù)合同約定，為承包方提供必要協(xié)作條件，并指定專人定期檢查和評估項目進展制度。項目結束或合同到期時，歸口管理部門負責對外包業(yè)務產(chǎn)品（服務）進行驗收。如承包方最終提供產(chǎn)品（服務）與合同約定不一致，及時告知承包方進行調(diào)整。與承包方就最終產(chǎn)品（服務）達成一致后，由承包方提交費用支付申請，歸口管理部門對申請書進行審核。審核通過后，按照公司規(guī)定程序審批，支付承包方費用。第十二條對于因承包方原因導致外包合同未完整履行的，由歸口管理部門負責向承包方索賠。（1）指定專人對承包方認可的賠償事項進行跟蹤報告，及時收回相關款并追究責任人責任。（2）采用法律手段解決長期未決賠款。（3）若終止對承包方的索賠，由歸口管理部門提出申請，詳細說明終止索賠理由，報公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行并備案。第十三條流動資產(chǎn)管理。1.業(yè)務外包過程中形成的原材料、產(chǎn)成品等流動資產(chǎn)，歸口管理單位要求承包方遵循本企業(yè)制定的相關管理政策，如防火、防盜、防未授權接觸和未經(jīng)批準轉移等。2.對承包方責任造成的流動資產(chǎn)損失，業(yè)務外包歸口管理部門有義務責成承包方賠償。3.業(yè)務外包過程中形成的商業(yè)信息材料等，歸口管理部門按照合同中約定的保密條款對承包方的保密工作進行監(jiān)督。第十四條存貨管理。1.對于因業(yè)務外包需要由承包方購進的存貨，存貨訂單應經(jīng)我方相關授權領導審核批準，而存貨的數(shù)量、質量檢查由承包方負責辦理；歸口管理部按企業(yè)存貨管理規(guī)章制度準確、及時地在存貨系統(tǒng)中予以記錄和反映。2.對于因業(yè)務外包需要由我企業(yè)提供給承包方的存貨，承包方只能將其用于外包項目，不得另作他用。歸口管理部門負責監(jiān)督。3.歸口管理部門負責定期組織相關部門（如運行保障部、財務部等）及相關人員對承包方的存貨進行盤點。而對于盤盈盤虧的存貨，應經(jīng)本企業(yè)財務總監(jiān)批準后，方可交會計人員進行會計處理。4.對于所有權歸我企業(yè)的、在承包方儲存的存貨，歸口管理部門負責監(jiān)督、檢查承包方是否按本企業(yè)存貨管理制度中的要求進行管理；對于檢查中發(fā)現(xiàn)的次品、損壞品或過期存貨，應當及時予以確認、分離。5.歸口管理部負責指定專人跟蹤、調(diào)查外包業(yè)務中涉及的所有存貨的一切變動，查明原因，報財務總監(jiān)審核后處理。對于承包方無理由原因過度使用存貨，造成企業(yè)成本上升，歸口管理部門或相關人員有權代表企業(yè)要求承包方補償。第十五條業(yè)務外包歸口管理部門采取承包方競爭機制，選擇多家單位作為業(yè)務承包方，以降低一方服務失敗或單發(fā)終止合同可能給本企業(yè)帶來的損失。第十六條業(yè)務外包歸口管理部門定期對所有重要承包方的履約能力進行評估，形成業(yè)務可持續(xù)能力評估報告，交由總經(jīng)理審閱。第十七條根據(jù)業(yè)務可持續(xù)能力評估報告，業(yè)務外包歸口管理部門負責及時替換不再具備履約能力的承包方，避免外包業(yè)務的失敗造成企業(yè)商業(yè)活動的中斷。第十八條本制度自頒布之日起執(zhí)行。

外包業(yè)務承包方選擇流程部門步驟部門步驟總經(jīng)理生產(chǎn)部其他相關部門外包申請外包準備招標階段開標評標簽訂合同編制外包項目計劃書審議審批確定承包方資質標準及遴選方法編制《招標公告》發(fā)布《招標公告》投資報名及資質預審制定標底組織開標評標、討論定標發(fā)放中標通知書擬定外包業(yè)務合同簽訂外包業(yè)務合同審批審批簽訂合同擬定合同協(xié)作評標外包業(yè)務控制流程部門步驟總經(jīng)理部門步驟總經(jīng)理歸口管理部門（生產(chǎn)部）相關職能部門準備階段簽訂外包合同外包實施合同終止制定外包戰(zhàn)略編制外包項目計劃書選擇承包方協(xié)作擬定外包合同簽訂外包合同向承包方提供必要的協(xié)作條件定期檢查和評價外包業(yè)務進展定期檢查和評價外包業(yè)務進展驗收外包業(yè)務產(chǎn)品（服務）告知承包方進行差異調(diào)整合同到期，項目驗收交接關鍵技術資料開具或提供付費證書審批審批精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔1目的通過制定倉庫的管理制度，指導和規(guī)范倉庫人員的日常工作行為，確保原輔材料、零件、產(chǎn)品和外購件的出入庫得到嚴格控制及物資的安全。2范圍適用于公司原輔材料、零件、成品、工具的管理3職責3.1采購部負責原輔材料、零件、工具、中轉庫的日常管理，協(xié)調(diào)部門間的事務和傳達與執(zhí)行上級下達的任務，培訓和提高倉庫人員行為規(guī)范及工作效率。3.2銷售部負責成品庫的日常管理。3.3倉管員負責物料的收料、入庫、發(fā)料、退料、儲存、安全防護工作。4倉庫管理工作的任務4.1根據(jù)本規(guī)定做好物資出庫和入庫工作，并使物資儲存、供應、銷售各環(huán)節(jié)平衡銜接。4.2做好物資的保管工作，如實登記倉庫實物賬，經(jīng)常清查、盤點庫存物資，做到賬、卡、物相符。4.3積極開展廢舊物資、生產(chǎn)余料的回收、整理、利用工作，協(xié)助做好積壓物資的處理工作。4.4做好倉庫安全保衛(wèi)工作，確保倉庫和物資的安全。5倉庫管理程序5.1倉庫物資的入庫5.1.1外購物資（包括外購材料、商品等）到達后，由采購部經(jīng)辦人填制“送檢單”一式四份（一聯(lián)由采購部留底，一聯(lián)交品質，一聯(lián)交倉庫作為入庫的依據(jù)），倉管員根據(jù)品質部檢驗員開具“零部件檢驗合格單”將實物點驗入庫，并開具零件入庫單并輸入系統(tǒng)，“入庫單”的存根登記倉庫實物賬，其余一聯(lián)交財務部門，一聯(lián)交采購部轉交供應商。5.1.2內(nèi)部生產(chǎn)的產(chǎn)成品、零件入庫，須有質量管理部門出具的檢驗報告單，由專人送交倉庫，倉管員根據(jù)入庫情況填制“入庫單”一式三份，雙方相互核對無誤后須在“入庫單”上簽名，簽名后的入庫單一聯(lián)由倉庫作為登記實物賬的依據(jù)，一聯(lián)交生產(chǎn)車間做產(chǎn)量統(tǒng)計依據(jù)，一聯(lián)交財部作為成本核算和產(chǎn)品核算的依。5.1.3委外加工的產(chǎn)品加工完后的入庫手續(xù)類比外購物資入庫手續(xù)進行辦理，但在“入庫單”上注明其來源，并在“發(fā)外加工登記簿”上予以登記。5.1.4因生產(chǎn)需要而直接進入生產(chǎn)車間的外購物資或已完工的委托加工材料，應同時辦理入庫手續(xù)和出庫手續(xù)，以準確反映公司的物資量。5.1.5車間余料退庫應填制紅字領料單一式三份,并在備注欄內(nèi)詳細說明原因,如系月底的假退料，則在辦理退料手續(xù)的同時，辦理下月領料手續(xù)。5.1.6對于物資驗收入庫過程中所發(fā)現(xiàn)的有關數(shù)量、質量、規(guī)格、品種等不相符的現(xiàn)象，倉管員有權拒絕辦理入庫手續(xù)并視其程度報告采購部、財務部門和公司經(jīng)理處理。5.2倉庫物資的出庫5.2.1公司倉庫一切物資的對外發(fā)放，一律憑銷售部門的“發(fā)貨通知單”及生產(chǎn)部門的“委外加工通知單”，一式四份，一聯(lián)存底，一聯(lián)交財務部門，一聯(lián)交倉庫作為開具“出庫單”依據(jù)，一聯(lián)交統(tǒng)計。由公司相關負責人員辦理出庫手續(xù)，倉管員根據(jù)”發(fā)貨通知單”或“委外加工通知單”開具出庫單辦理出庫手續(xù)，一聯(lián)由倉庫作為登記實物帳的依據(jù)，一聯(lián)由倉管員定期交財務部。5.2.2生產(chǎn)車間領用原料、工具等物資時，倉管員憑生產(chǎn)、技術部門的用料定額和車間負責人簽發(fā)的領料單發(fā)放，倉管員和領料人均須在令料單上簽名。領料單一式三份，一聯(lián)退回車間作為其物資消耗的考核依據(jù)，一聯(lián)交財務部作成本核算依據(jù)，一聯(lián)由倉庫作為登記實物帳的依據(jù)。5.2.3發(fā)往外單位委托加工的材料，應同樣辦理出庫手續(xù)，但須在出庫單上注明，并設置“委外加工登記簿”進行登記。5.2.4對于一切手續(xù)不全的提貨、領料事項，倉管員有權拒絕發(fā)貨，并視其程度報告生產(chǎn)部、采購部、銷售部、財務部門和公司經(jīng)理處理。5.3倉庫物資的保管5.3.1物資的品質維護：物料在收貨、點數(shù)、入庫、搬運、擺放、歸位、存放、儲存、發(fā)貨過程中遵守安全原則，做到防損、防水、防潮、防蛀、防曬等安全措施。5.3.2每天檢查物資信息，如發(fā)現(xiàn)儲位不對、帳物不符、品質問題及時反饋和處理。5.3.3保持物資的正確標示，由倉管負責，對于錯誤標示及時更正，并以平面布置的形式對各儲位予以標注。5.3.4物資的單據(jù)、卡、帳由倉庫記帳人把電子檔和手工單據(jù)一同交到財務。每月的單據(jù)由其分類保管好，原則上單據(jù)保管2年，在此期間不得銷毀。做到帳、物、卡一致。5.3.5做好倉庫與供應、生產(chǎn)、銷售環(huán)節(jié)的銜接工作，在保證生產(chǎn)供應等合理儲備的前提下，力求減少庫存量，并對物資的利用、積壓產(chǎn)品的確處理等提出建議。所有庫存物資必須遵守“最低庫存管理規(guī)定”。5.3.6倉庫物資的計量工作應按通用的計量標準實行，對不同物資采用不同的計量方法，確保物資計量的準確性。5.4倉庫物資的盤點5.4.1每月必須對庫存的物資進行實物盤點一次，財務人員予以抽查或監(jiān)盤，并由倉管員填制盤點一式三份，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務部，一聯(lián)交公司有關領導，并將實物盤點數(shù)與倉庫實物帳核對，如有損耗或升溢應在盤點表中相關欄目內(nèi)填列，經(jīng)財務部門核實，并報有關部門和領導批準，方可作調(diào)帳處理，以保證財務帳、倉庫實物帳、實物登記卡和實物相符合。5.4.2財務部每月不定期應對倉庫的盤存結果及物資抽查一次。5.5倉庫的安全、衛(wèi)生管理5.5.1建立和健全出入庫人員登記制度，入庫人員均須經(jīng)過倉管員的同意，并經(jīng)過登記之后，方可在倉管員的陪同下進入倉庫，進入倉庫的人員一律不得攜帶易燃、易爆物品，不得在庫房內(nèi)吸煙。5.5.2倉管員應嚴格執(zhí)行安全工作規(guī)定，切實做好防火、防盜等工作，定期檢查維修避雷和消防等器材和設備，保障倉庫和物資財產(chǎn)的安全。5.5.3倉管員工作調(diào)動時，必須辦理移交手續(xù)，由財務領導進行監(jiān)交，表上簽名，只有當結交手續(xù)辦妥之后，才能離開工作單位。5.5.4未按本規(guī)定辦理物資人、出庫手續(xù)而造成物資短缺、規(guī)格或質量不合要求的和帳實不符，倉管員應承擔由此引起的經(jīng)濟損失，采購部經(jīng)理應負領導責任