職業(yè)衛(wèi)生程序文件：文件控制程序VIP

第第頁(yè)職業(yè)衛(wèi)生程序文件：文件控制程序3.文件控制程序

3.1.目的

對(duì)質(zhì)量體系文件以及與檢測(cè)工作有關(guān)的技術(shù)文件資料進(jìn)行控制，以保證檢測(cè)工作所使用的文件資料的有效性。

3.2.范圍

適用于本所質(zhì)量體系文件，以及與檢測(cè)工作有關(guān)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件和資料的編寫(xiě)，維護(hù)和管理等工作。

3.3.職責(zé)

3.3.1.質(zhì)量體系文件由所長(zhǎng)批準(zhǔn)，質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，宣貫和解釋;

3.3.2.檢測(cè)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批相關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū);

3.3.3.綜合管理室負(fù)責(zé)有關(guān)檢測(cè)技術(shù)文件的更新、發(fā)放及管理。

3.4.工作程序

3.4.1.文件資料分類(lèi)

3.4.1.1.文件資料按其性質(zhì)分為三類(lèi)：

1.質(zhì)量體系文件，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū);

1.檢測(cè)工作有關(guān)的技術(shù)性文件，包括標(biāo)準(zhǔn)(國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn))、技術(shù)規(guī)范等。

3.其它管理文件

3.4.1.2.文件資料按其管理方式分為受控與非受控兩類(lèi)，受控文件資料加蓋受控印章，編號(hào)分發(fā)，非受控文件不作此要求。本所質(zhì)量體系文件和技術(shù)文件屬受控文件。

3.4.2.文件的編寫(xiě)、審核和批準(zhǔn)

3.4.2.1.《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編寫(xiě)，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和其他文件由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組織編寫(xiě)。

3.4.2.2.《質(zhì)量手冊(cè)》由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)審，所長(zhǎng)批準(zhǔn);《程序文件》由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織會(huì)審、批準(zhǔn);作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和其他文件由各有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

3.4.3.文件的發(fā)放

3.4.3.1.本所質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件(標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范)由綜合管理室發(fā)放，

3.4.3.1.受控類(lèi)文件的發(fā)放要加蓋受控印章和受控編號(hào)，文件分發(fā)應(yīng)作記錄，文件領(lǐng)用人應(yīng)在"文件分發(fā)登記表'上簽名。

3.4.3.2.質(zhì)量手冊(cè)和程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)發(fā)至相關(guān)各室，操作人員和執(zhí)行人員應(yīng)能方便地得到相關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件資料。

3.4.3.3.受控文件破損或丟失應(yīng)向發(fā)放部門(mén)說(shuō)明原因，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)新文件，補(bǔ)發(fā)的文件使用新的編號(hào)，同時(shí)注明丟失文件的分發(fā)號(hào)。

3.4.1.本所文件的更改、作廢和銷(xiāo)毀

3.4.4.1.文件需要修改時(shí)，由更改人提出申請(qǐng)，說(shuō)明理由，報(bào)原審核人審核，所長(zhǎng)批準(zhǔn)生效。

3.4.4.2.文件修改后應(yīng)在封面或附頁(yè)上作修改記錄，有關(guān)人員簽字。

3.4.4.3.更改后的文件由文件發(fā)放部門(mén)按原發(fā)放范圍發(fā)放，同時(shí)收回作廢的文件。

3.4.4.4.作廢的文件應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀，若需作為資料保存，應(yīng)加蓋作廢印章，交辦公室歸檔保存。

3.4.2.文件保管與跟蹤更新

3.4.5.1.文件發(fā)放部門(mén)保存受控文件目錄，受控文件發(fā)放記錄和文件正本和若干副本。

3.4.5.2.文件正本不得外借，副本可供本所人員借閱。

3.4.5.3.蓋受控章的受控類(lèi)文件不準(zhǔn)復(fù)印，不得向外單位提供，如果需要向外單位提供受控類(lèi)文件的副本，須經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3.4.5.4.文件的發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)文件的保管，并跟蹤文件的有效性，及時(shí)更換過(guò)期文件，有關(guān)使用部門(mén)應(yīng)協(xié)助做好跟蹤工作。

3.4.3.我所的管理體系文件分類(lèi)和編號(hào)。

管理體系文件分4個(gè)層次，第一層次是《質(zhì)量手冊(cè)》，第二層次是《程序文件》，第三層次是作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，第四層次是記錄與表格。文件規(guī)定如下：

****/##--1013

ABCDE

A單位標(biāo)志B文件類(lèi)型CD流水號(hào)E年

A單位標(biāo)志用WGZF3個(gè)字符組成，代表某單位環(huán)境檢測(cè)中心站

B文件類(lèi)型用兩個(gè)字符表示

SC表示質(zhì)量手冊(cè)

CX表示程序文件，用漢語(yǔ)拼音的前1個(gè)字母表示

ZY表示作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，用作業(yè)的漢語(yǔ)拼音前1個(gè)字母表示

JL表示記錄表格，是第四層次文件

C質(zhì)量手冊(cè)的從01開(kāi)始表示版本號(hào)，01表示第二版。程序文件的按流水號(hào)從01開(kāi)始到18結(jié)束。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)按室從01開(kāi)始編號(hào)。

D編號(hào)各室作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的流水號(hào)。

E年號(hào)指文件的實(shí)施