秘書學(xué)第六章秘書職能環(huán)境

秘書學(xué)第六章秘書職能環(huán)境我和經(jīng)理相處的秘訣

時(shí)間久了，我才知道王經(jīng)理也有不幸的感情生活，離了婚，帶著一個(gè)女兒，全靠自己打拼才挨到現(xiàn)在的位置。身為女人，我又情不自禁同情起她來。漸漸地我嘗試去了解王經(jīng)理，我知道她的胃不好，于是常常備胃藥。有一天，王經(jīng)理出去見客戶了，我突然接到從幼兒園打來的電打擾她，自作主張趕去幼兒園帶她女兒去看病。到了下班的時(shí)間才通我和經(jīng)理相處的秘訣

轉(zhuǎn)眼到了王經(jīng)理的生日，我偷偷買了束百合花，標(biāo)上我們部門所有人的名字，并衷心祝王經(jīng)理生日快樂。年終吃團(tuán)圓飯的晚上，熱鬧完了，我看見王經(jīng)理心情不錯(cuò)，于是在大家都走后主動(dòng)和她多聊了一會兒。我對她說其實(shí)大家都很尊重她，愿意把自己部門的業(yè)績做好，可以和其他部門一較上下，8小時(shí)的工作時(shí)間，大家都很累，希望大家的領(lǐng)導(dǎo)能為大家創(chuàng)造和睦友愛的氛圍，這也是有益于工作的。王經(jīng)理聽了，良久沒說話，只祝我新年快樂！我忐忑不安地過了一個(gè)新年假期。我和經(jīng)理相處的秘訣

新年后我們意外發(fā)現(xiàn)：王經(jīng)理的臉上多了笑容，漸漸地我們的部門有了笑聲，開始和睦團(tuán)結(jié)。王經(jīng)理開始和我們一起去跳舞，去購物，帶著她的小女兒一起去郊游。最近我們還在為她物色男朋友呢！我終于戰(zhàn)勝了這個(gè)挑戰(zhàn)，每當(dāng)同事問起我與王經(jīng)理相處的秘訣時(shí)，我神秘地一笑，指指自己的心，不作回答。第六章秘書職能環(huán)境第一節(jié)秘書職能環(huán)境的內(nèi)涵與作用第二節(jié)秘書對職能環(huán)境的適應(yīng)與優(yōu)化第三節(jié)人際關(guān)系與秘書的人際關(guān)系第四節(jié)秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系第五節(jié)秘書的其他人際關(guān)系思考訓(xùn)練與教學(xué)互動(dòng)第一節(jié)秘書職能環(huán)境的內(nèi)涵與作用

秘書工作案例：@@

一、秘書職能環(huán)境的內(nèi)涵

二、秘書職能環(huán)境的作用

一、秘書職能環(huán)境的內(nèi)涵

秘書職能環(huán)境是指秘書發(fā)揮職能作用的環(huán)境，是秘書職能活動(dòng)的基礎(chǔ)。正確認(rèn)識秘書職能環(huán)境的內(nèi)涵，增強(qiáng)職能環(huán)境意識，有效地適應(yīng)、優(yōu)化環(huán)境，排除環(huán)境障礙，對提高秘書工作效率和效益十分重要。秘書職能環(huán)境包括以下三個(gè)層次：（一)秘書所在組織的外部環(huán)境

秘書所在組織的外部環(huán)境是一個(gè)開放的、具有層次性的、各方面相互聯(lián)系的龐大系統(tǒng)。它既包含國際國內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等大環(huán)境，又包含行業(yè)系統(tǒng)環(huán)境、地區(qū)環(huán)境等小環(huán)境。

（二）秘書所在組織的內(nèi)部環(huán)境

秘書所在組織的內(nèi)部環(huán)境，指秘書所在組織內(nèi)部影響秘書職能活動(dòng)的各種條件和因素的總和。組織的內(nèi)部環(huán)境是秘書實(shí)現(xiàn)工作職能的重要基礎(chǔ)。秘書所在組織的內(nèi)部環(huán)境是由以下要素構(gòu)成：

1.組織的物質(zhì)要素

如組織的資金、財(cái)物、設(shè)備。這些與秘書的辦公場所、辦公經(jīng)費(fèi)和辦公設(shè)備等息息相關(guān)。

精神動(dòng)態(tài)運(yùn)行結(jié)構(gòu)物質(zhì)2.組織的結(jié)構(gòu)要素

如組織的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員構(gòu)成、工作制度、組織目標(biāo)與權(quán)責(zé)分配。這些要素決定了秘書機(jī)構(gòu)及秘書在組織內(nèi)部的地位、交往關(guān)系、工作內(nèi)容及服務(wù)對象等。

3.組織的動(dòng)態(tài)運(yùn)行要素如組織的整體運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏、運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)性、協(xié)作狀況。這些對秘書的工作效率、工作節(jié)奏及與各方面的配合默契度都有重要影響。

4.組織的精神要素如組織成員對組織的認(rèn)可與熱愛、對組織整體利益的理解、對組織規(guī)范的認(rèn)同和組織的團(tuán)隊(duì)精神。這些會影響秘書的深層心理，也會影響秘書的工作表現(xiàn)。（三）秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境包括秘書機(jī)構(gòu)的辦公設(shè)備和辦公條件、人員構(gòu)成與分工情況、管理制度、人際關(guān)系以及秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部的精神、凝聚力等要素。

營造秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部的良好環(huán)境必須具備以下條件：一是要有作風(fēng)正派、經(jīng)驗(yàn)豐富、具有良好指揮和協(xié)調(diào)能力的負(fù)責(zé)人；二是要有健全的工作制度；三是要有合理的分工合作體系，以形成高效的工作流程；四是要有良好的信息處理機(jī)制，創(chuàng)建自動(dòng)化、信息化辦公系統(tǒng)；五是要構(gòu)建和諧的人際關(guān)系，形成秘書團(tuán)隊(duì)的向心力和凝聚力。二、秘書職能環(huán)境的作用李嘉誠的秘書洪小蓮@

（一）秘書職能環(huán)境對秘書工作的規(guī)定作用秘書職能環(huán)境對秘書工作的規(guī)定性主要在于：

第一，從社會環(huán)境來看，人類社會分工的細(xì)化，以及領(lǐng)導(dǎo)管理工作對近身輔助和綜合服務(wù)的需要決定了秘書工作與秘書職業(yè)的存在；第二，從行業(yè)來看，政、商、工、農(nóng)、文化、教育等不同的行業(yè)環(huán)境，決定了秘書工作特定的輔助對象、工作內(nèi)容及運(yùn)作方式，以及對秘書素養(yǎng)的不同要求。第三，從組織層次來看，不同層次的組織環(huán)境決定了秘書工作的不同運(yùn)作方式與工作任務(wù)的深度、廣度；第四，從秘書崗位來看，不同的崗位環(huán)境決定了秘書工作的不同服務(wù)對象和工作目標(biāo)。如秘書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、辦公室秘書、機(jī)要秘書、文字秘書、檔案秘書等的工作職責(zé)和工作要求大不相同。（二）秘書職能環(huán)境對秘書工作的導(dǎo)向作用

秘書職能環(huán)境對秘書工作具有導(dǎo)向性。不同的職能環(huán)境有不同的組織目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，且在發(fā)展變化中。秘書工作必須適應(yīng)職能環(huán)境的需要，遵從組織目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，并且順應(yīng)職能環(huán)境變化發(fā)展的趨勢。秘書職能環(huán)境的導(dǎo)向性要求秘書：第一，準(zhǔn)確把握宏觀環(huán)境的發(fā)展方向。第二，準(zhǔn)確把握行業(yè)系統(tǒng)、地區(qū)等小環(huán)境的業(yè)務(wù)要求。第三，準(zhǔn)確把握組織和秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境的具體工作方向。（三）秘書職能環(huán)境對秘書工作的激發(fā)作用

人們從事社會工作的動(dòng)力來自于社會組織對其需要的滿足。秘書職能環(huán)境能具體地滿足秘書的需要。因此，秘書職能環(huán)境對秘書工作具有激發(fā)性。秘書職能環(huán)境對秘書工作的激發(fā)性，具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.行政性激發(fā)領(lǐng)導(dǎo)依靠行政職權(quán)，配合指導(dǎo)、激勵(lì)等手段，向秘書發(fā)出指令，要求秘書貫徹執(zhí)行組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖。這能夠直接激發(fā)秘書努力完成工作任務(wù)、實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。誘導(dǎo)性激發(fā)比較性激發(fā)行政性激發(fā)2.誘導(dǎo)性激發(fā)

功利性引導(dǎo)是在管理實(shí)踐中激發(fā)人的主觀能動(dòng)性的有效方法。未來發(fā)展遠(yuǎn)景、具體任務(wù)目標(biāo)及勞動(dòng)成果分配方式、榮譽(yù)回報(bào)、職務(wù)升遷等因素，能夠產(chǎn)生推動(dòng)力，促進(jìn)秘書積極、主動(dòng)地做好工作。

3.比較性激發(fā)人們對自我價(jià)值的評價(jià)以及自我需求的滿足感，往往會以周圍環(huán)境中的特定對象為參照物。在秘書職能環(huán)境中，其他工作人員的工作績效、物質(zhì)報(bào)酬、榮譽(yù)獎(jiǎng)賞等，都會對秘書產(chǎn)生比較性激發(fā)作用。在比較中，秘書認(rèn)為自己落后的，會不甘落后，奮起直追；認(rèn)為自己先進(jìn)的，則勢必增強(qiáng)自信，繼續(xù)努力。

第二節(jié)秘書對職能環(huán)境的

適應(yīng)與優(yōu)化

一、秘書對職能環(huán)境的適應(yīng)

二、秘書對職能環(huán)境的優(yōu)化

三、秘書對職能環(huán)境障礙的排除

一、秘書對職能環(huán)境的適應(yīng)衛(wèi)哲

（一）適應(yīng)職能環(huán)境特點(diǎn)一要適應(yīng)國際國內(nèi)的宏觀社會環(huán)境特點(diǎn)及其發(fā)展趨勢二要適應(yīng)所在組織的行業(yè)環(huán)境特點(diǎn)三要適應(yīng)所在組織的內(nèi)部環(huán)境特點(diǎn)四要適應(yīng)秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境特點(diǎn)五要適應(yīng)具體秘書工作崗位的環(huán)境特點(diǎn)不能適應(yīng)其中任一層次職能環(huán)境特點(diǎn)，秘書都很難勝任其本職工作。

（二）滿足職能環(huán)境需求

首先，秘書要滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求。例如領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)調(diào)研課題、授命秘書草擬計(jì)劃方案。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)沒有提出工作要求，秘書也可主動(dòng)提出參謀建議，拾遺補(bǔ)闕。

其次，秘書要滿足組織日常辦公事務(wù)的需求。在日常辦公事務(wù)中，秘書需要處處留心，善于觀察問題和分析問題，并且具有解決問題、協(xié)調(diào)矛盾的能力。切實(shí)做好綜合服務(wù)和跟蹤服務(wù)，滿足職能環(huán)境需求。

（三）順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展

在秘書適應(yīng)職能環(huán)境特征、滿足職能環(huán)境需求的實(shí)踐過程中，存在著順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展趨勢的問題。如對社會、組織及秘書工作的長遠(yuǎn)發(fā)展的態(tài)勢有所預(yù)期，并從知識、能力上做充分準(zhǔn)備；準(zhǔn)確把握組織一年內(nèi)的工作計(jì)劃以及外部環(huán)境的發(fā)展變化，安排一年各階段的工作重點(diǎn)；隨時(shí)關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)工作，了解領(lǐng)導(dǎo)工作的變化與需要，適時(shí)地安排秘書工作，也是秘書順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展的最直接、最基本的要求。（四）開發(fā)職能環(huán)境資源

適應(yīng)職能環(huán)境特點(diǎn)、滿足職能環(huán)境需求、順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展，都要以有利于充分、合理地開發(fā)職能環(huán)境資源、有利于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)為根本目標(biāo)。秘書在工作中開發(fā)職能環(huán)境資源要注意以下方面：

第一，合理開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)人的影響力資源。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人強(qiáng)大的影響力既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人開展領(lǐng)導(dǎo)工作的保證，又是秘書開展職能活動(dòng)的基礎(chǔ)性資源。

第二，注重開發(fā)職能環(huán)境中的信息資源。秘書發(fā)揮輔助決策職能作用的主要依據(jù)就是信息。

第三，注重從協(xié)調(diào)各方面關(guān)系中開發(fā)職能環(huán)境中的能量整合資源。包括協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系及協(xié)調(diào)組織與各類公眾的公共關(guān)系兩大方面。有效地開發(fā)職能環(huán)境資源，有利于秘書增強(qiáng)工作的活力，大大提高秘書工作的效益，以便更好地輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和組織管理工作。二、秘書對職能環(huán)境的優(yōu)化沈夫人（一）優(yōu)化職能環(huán)境的前提首先，秘書要立足本職工作。秘書的本職工作是秘書在職能環(huán)境中發(fā)揮作用的主陣地。如果秘書的本職工作不能達(dá)到組織和領(lǐng)導(dǎo)的要求，優(yōu)化職能環(huán)境就失去了必要的前提。所以，秘書優(yōu)化職能環(huán)境，一定要從提高自身的工作能力和才干做起。

其次，秘書要正確看待職能環(huán)境。秘書省要正確看待現(xiàn)實(shí)中的職能環(huán)境，既能看到職能環(huán)境中不利的一面，又能看到其有利的一面，增強(qiáng)適應(yīng)和改造職能環(huán)境的信心和熱情。（二）優(yōu)化職能環(huán)境的重點(diǎn)

秘書優(yōu)化職能環(huán)境，關(guān)鍵在于優(yōu)化與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合關(guān)系。所以，優(yōu)化秘書與領(lǐng)導(dǎo)的主輔配合關(guān)系，是優(yōu)化職能環(huán)境的重點(diǎn)。這對發(fā)揮秘書職能和優(yōu)化秘書職能環(huán)境具有決定性的影響。（三）優(yōu)化職能環(huán)境的基本途徑

秘書優(yōu)化職能環(huán)境的基本途徑是在其具體的工作中與有關(guān)方面建立、維護(hù)和加強(qiáng)相互理解、信任和合作的和諧關(guān)系。秘書只有在具體工作中無私奉獻(xiàn)、認(rèn)真細(xì)致、準(zhǔn)確及時(shí)，熱心為領(lǐng)導(dǎo)、群眾和部門服務(wù)，真正起到溝通上下的作用，才能在強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)與下級及群眾的關(guān)系的同時(shí)，促進(jìn)自身職能環(huán)境的優(yōu)化。三、秘書對職能環(huán)境障礙的排除陳天橋

（一）排除信任障礙

信任度對秘書工作有著直接的、十分重要的影響。秘書必須善于發(fā)現(xiàn)和排除職能環(huán)境中的信任障礙。首先，排除工作能力造成的信任障礙。其次，排除工作態(tài)度造成的信任障礙。再次，排除性格人品不好造成的信任障礙。最后，排除誤會造成的信任障礙。秘書要加強(qiáng)與各方面的交流，消除工作中的各種誤會。特別是在解釋誤會原因時(shí)，要多作自我批評。（二）排除溝通障礙

常見的溝通障礙有以下幾種：

一是虛報(bào)信息造成的溝通障礙。如虛報(bào)、假報(bào)、報(bào)喜不報(bào)憂等。秘書必須真實(shí)準(zhǔn)確地篩選、加工、報(bào)送、傳遞信息；必須在信息溝通中加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化人們科學(xué)的信息意識；還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)建立健全信息工作管理制度，規(guī)范信息管理工作。

二是信息網(wǎng)絡(luò)不完備造成的溝通障礙。秘書必須建議領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和功能。

三是人際關(guān)系不和諧造成的溝通障礙。秘書要多做協(xié)調(diào)工作，使組織內(nèi)外人際關(guān)系和諧，溝通順暢，以免影響組織利益。（三）排除利益障礙在秘書工作中，由于局部利益與整體利益的沖突、多元利益主體之間的矛盾，或個(gè)人利益膨脹引起的問題，往往造成秘書職能環(huán)境中的種種障礙。這些障礙不排除，不僅秘書工作無法順利進(jìn)行，而且會危害組織的健康、和諧發(fā)展。利益障礙主要有幾種表現(xiàn)形式：

一是只顧局部利益，不顧整體利益。組織內(nèi)有的部門為了本部門的局部利益，不惜損害其他部門的利益或組織的整體利益。秘書要幫助領(lǐng)導(dǎo)做好思想教育、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、督查批評等工作，排除這種利益障礙。

二是只顧眼前利益，不顧長遠(yuǎn)利益。有的領(lǐng)導(dǎo)為取得眼前的“政績”，不惜犧牲組織的長遠(yuǎn)利益。對此，秘書必須保持冷靜的頭腦，要提供客觀的、準(zhǔn)確的信息，不能為了迎合領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人喜好而提供虛假的信息；要以實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度提出勸諫建議，不能不負(fù)責(zé)任地盲目服從。三是個(gè)人利益膨脹。個(gè)人利益膨脹會造成個(gè)人與組織及社會的利益沖突，危害性極大。對此，秘書在工作中，除了約束自己外，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)組織的思想教育；加強(qiáng)監(jiān)督，手段有信訪、調(diào)研、督查等；加強(qiáng)優(yōu)秀人物和優(yōu)秀事件的宣傳，手段有撰寫典型材料等。第三節(jié)秘書的社會活動(dòng)與人際關(guān)系人際關(guān)系是指人與人之間在學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、交際等社會活動(dòng)中發(fā)生的交往關(guān)系。這是一種社會性、職業(yè)性的關(guān)系，稱做“業(yè)緣關(guān)系”；而不是指親屬鄰里間的感情與道德關(guān)系，也就是所謂的“血緣關(guān)系”及“地緣關(guān)系”。

諾貝爾與貝爾塔例第三節(jié)人際關(guān)系與秘書的人際關(guān)系

一、人際關(guān)系

二、秘書的人際關(guān)系

一、人際關(guān)系（一）人際關(guān)系的含義與內(nèi)容

這里討論的人際關(guān)系是指人與人之間在學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、交際等社會活動(dòng)中發(fā)生的交往關(guān)系。這是一種社會性、職業(yè)性的關(guān)系，稱做“業(yè)緣關(guān)系”；而不是指親屬鄰里間的感情與道德關(guān)系，也就是所謂的“血緣關(guān)系”及“地緣關(guān)系”。

人際關(guān)系的內(nèi)容主要是人們通過在社會生活中的行為交往、語言交流等彼此了解、融洽，在各種社會活動(dòng)中互相合作、幫助、促進(jìn)。這就需要考慮人際關(guān)系的各種因素，克服人際交往中的障礙，采用適當(dāng)?shù)娜穗H交往方式。

（二）影響人際關(guān)系的因素

1.距離遠(yuǎn)近一般說來，人與人距離近者關(guān)系容易親密；距離遠(yuǎn)者關(guān)系容易疏遠(yuǎn)。俗話說“遠(yuǎn)親不如近鄰”，就是這個(gè)意思。

2.交往頻率交往多者彼此容易了解，容易親近；交往少者不易了解，也不易親密。

3.態(tài)度相似性俗話說“物以類聚，人以群分”。彼此的性格、興趣、愛好相似，則容易親近。對某事物的看法、態(tài)度相近，就有了更多的共同語言，也就產(chǎn)生了親近的需要和可能。4.情景因素在某種特殊的環(huán)境或情景中，人們?nèi)菀捉咏陀H密。例如人在旅途中，或是客地遇同鄉(xiāng)，或在因難時(shí)得到幫助，或在情緒苦悶時(shí)得到同情與安慰。這些情況下人際關(guān)系容易親近和親密。

5.中介因素國外稱之為“A、B、X”模式。即A喜歡X，B也喜歡X，A與B雖素不相識，但通過X的中介因素而容易接近、親密起來。

（三）人際交往中的障礙

1.心理障礙自卑感、羞怯感就是人際交往中的心理障礙。

2.語言障礙語言障礙表現(xiàn)為語音和語義兩個(gè)方面。一方面，個(gè)人口齒不清，或說話啰唆，或缺乏條理，或使用方言土語，會使別人難以理解甚至不愿理解。另一方面，個(gè)人掌握的詞匯不多，或是語義概念不清，難以準(zhǔn)確而生動(dòng)地表達(dá)自己的思想感情。語言障礙的另一層意思是指書面語言障礙。信函或文件來往也是人際交際的重要方式。文句不通、文意晦澀、詞不達(dá)意、書寫潦草、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤等都是嚴(yán)重的書面語言障礙。心理物理語言地位

3.地位障礙人們的社會地位不同，如果不能正確看待，就會形成人際交往中的障礙。地位高的人表現(xiàn)為傲慢自大或不愿屈就，地位低的人則表現(xiàn)為故作謙卑或不愿高攀。這些都會影響人與人之間的正常交往。

4.物理障礙這是指其他客觀的物質(zhì)因素。如電話中的雜音，電報(bào)、郵件的故障、延擱，交通的不便，氣候惡劣等都可能影響人際交往的頻率或效果。事實(shí)上，現(xiàn)代高科技的發(fā)展，使這些物理障礙所導(dǎo)致的影響交往的因素越來越少，無線通信或網(wǎng)絡(luò)通信為世界各地人們的聯(lián)絡(luò)和交往提供了極大的便利。（四）人際交往的方式

1.語言口頭語言和書面語言是人際關(guān)系的重要方式。人們通過交談、通信、打電話等方式彼此接觸、理解、熟悉，甚至建立友誼。

2.體態(tài)或身勢被稱之為“體態(tài)語言”或“身勢語言”，即人的動(dòng)作、表情、手勢、姿勢等。

3.物質(zhì)物質(zhì)交往也是一種方式，即“禮尚往來”。人際交往中互贈(zèng)禮物是表達(dá)友誼的需要，例如，賀喜或探病時(shí)送一束鮮花，登門拜訪時(shí)送一瓶葡萄酒或一盒巧克力，出差回來帶一些土特產(chǎn)分給同事。二、秘書的人際關(guān)系（一）秘書的人際關(guān)系特征首先，秘書的人際關(guān)系大多源自職業(yè)需要，具有公務(wù)性的特點(diǎn)。不管是秘書受領(lǐng)導(dǎo)委派進(jìn)行的交往活動(dòng)，還是在很多的私人交往中，秘書的人際關(guān)系都具有公務(wù)性的特點(diǎn)。越是級別較高的秘書，交往中的公務(wù)性越明顯。其次，秘書的人際關(guān)系如果是代表領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行的，就具有代表性的特點(diǎn)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手。由于領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙，有時(shí)秘書需要代表領(lǐng)導(dǎo)與各方交往，如參加會議、協(xié)調(diào)某些工作。這就要求秘書在人際交往中要注意自身言行，因?yàn)槊貢男蜗笸碇I(lǐng)導(dǎo)與組織的形象。最后，秘書的人際關(guān)系具有多向性的特點(diǎn)。這是由秘書所處的樞紐地位決定的。秘書的人際交往范圍十分廣泛，包括上行交往、平行交往、下行交往。秘書應(yīng)該注意在不同的交往中轉(zhuǎn)換角色意識，妥善處理好方方面面的關(guān)系。（二）秘書處理人際關(guān)系的重要準(zhǔn)則前文所述人際交往的一般方式同樣適用于秘書。除此之外，秘書在處理人際關(guān)系時(shí)還應(yīng)特別注意以下準(zhǔn)則。

1.尊重秘書一定要尊重人際交往中的所有對象。尊重別人，才能得到別人的尊重。秘書要正確運(yùn)用尊重原則，在尊重別人的意見和要求時(shí)又不輕易放棄自己的原則和看法；不強(qiáng)人所難，不把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。

2.禮貌

禮貌準(zhǔn)則要求秘書在與領(lǐng)導(dǎo)、同事和客人交往時(shí)，服裝整潔，表情自然，舉止文雅，用語得體。在各種交際場合自覺注重和嚴(yán)格遵守各種禮儀禮節(jié)。3.誠實(shí)守信誠實(shí)，一要態(tài)度誠懇，不虛偽，不做作；二要講真話。守信，也就是講信用。人際交往中，秘書一定要注意守信，言行一致。言而無信，往往被視為品質(zhì)不好的表現(xiàn)，是秘書處理人際關(guān)系的大忌。

4.平等待人平等待人是秘書建立和處理人際關(guān)系的前提條件。具體來說，在公務(wù)接待活動(dòng)中注意地位對等、同級接待；在待人態(tài)度上要一視同仁、熱情周到；在處理物質(zhì)關(guān)系時(shí)注意等價(jià)交換。第四節(jié)秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

一、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的多維關(guān)系

二、秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的方法

三、秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)群體關(guān)系的要求

一、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的多維關(guān)系

（一）工作上的主輔關(guān)系秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，最重要的是為領(lǐng)導(dǎo)的管理工作提供全面服務(wù)。這種職責(zé)主要體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常事務(wù)性工作方面，如辦文、辦會、辦事、調(diào)查研究、督促檢查等，也體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供預(yù)案或建議方面。從根本上看，秘書和領(lǐng)導(dǎo)有著共同的工作目標(biāo)，只是為實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)分擔(dān)不同的任務(wù)，兩者工作上的主輔關(guān)系也必須與共同目標(biāo)一致。（二）角色上的從屬關(guān)系

從職業(yè)特點(diǎn)看，沒有領(lǐng)導(dǎo)就沒有秘書，離開了領(lǐng)導(dǎo)，秘書這一角色也就失去了存在的依據(jù)。從秘書所處的社會地位看，秘書角色從屬于領(lǐng)導(dǎo)角色。秘書一方面要尊重這種關(guān)系，自覺服從領(lǐng)導(dǎo)的命令，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)管理工作的需要去工作，另一方面又不能被這種關(guān)系束縛，失去自己的獨(dú)立人格和獨(dú)立思維，唯唯諾諾，像領(lǐng)導(dǎo)的私人奴仆。（三）組織上的上下級關(guān)系秘書與領(lǐng)導(dǎo)具有一種組織上的上下級關(guān)系。這種關(guān)系決定了秘書在工作中必須接受領(lǐng)導(dǎo)的指揮，尊重組織上賦予領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力。“下級服從上級”，不管在何種組織，都是一條必須遵守的最基本的管理規(guī)則。所以，秘書在工作上永遠(yuǎn)都不能我行我素或越權(quán)行事。（四）事業(yè)上的同志關(guān)系秘書與領(lǐng)導(dǎo)雖然職責(zé)分工不同、地位不同，但都是為了國家和人民的事業(yè)而工作的，是目標(biāo)一致的同志關(guān)系。秘書應(yīng)正確認(rèn)識這一關(guān)系,既正確履行職責(zé)，又維護(hù)自己的利益。意識到這種事業(yè)上的同事關(guān)系，秘書才能避免成為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的工具，才能夠以主人翁的身份更加積極、主動(dòng)地開展工作。（五）人格上的平等關(guān)系秘書與領(lǐng)導(dǎo)都是國家的公民，在法律面前是平等的，沒有貴賤之分。因此，秘書與領(lǐng)導(dǎo)在人格上是完全平等的。秘書與領(lǐng)導(dǎo)一樣都有維護(hù)自己人格的權(quán)利。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間應(yīng)平等相待，互相尊重。在上述關(guān)系中，最能體現(xiàn)秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系本質(zhì)特征的是工作上的主輔關(guān)系。輔助性是秘書工作的本質(zhì)屬性，也是秘書工作的出發(fā)點(diǎn)。平等上下級同事從屬主輔關(guān)系二、秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的方法（一）了解領(lǐng)導(dǎo)，有的放矢

為使自己的服務(wù)有的放矢，秘書在工作中應(yīng)當(dāng)努力了解自己所服務(wù)的主要對象——領(lǐng)導(dǎo)，包括領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、工作習(xí)慣、工作方法、個(gè)性等。

1．了解領(lǐng)導(dǎo)的工作思路

領(lǐng)導(dǎo)是組織的決策者和指揮者，其思路反映組織的管理思想、管理目標(biāo)。秘書了解領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，才能使自己與領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)一致，言行合拍，配合默契，有效地發(fā)揮輔助作用。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作思路是秘書發(fā)揮輔助作用的基礎(chǔ)。只有在這個(gè)基礎(chǔ)上，秘書才會想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。在領(lǐng)導(dǎo)醞釀某項(xiàng)決策時(shí)，主動(dòng)收集信息；在決策實(shí)施后，了解動(dòng)態(tài)，反饋信息；從領(lǐng)導(dǎo)言行中敏銳捕捉意圖，領(lǐng)會精神，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。2．了解領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣與工作方法了解領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣與工作方法，秘書才能適當(dāng)?shù)貫轭I(lǐng)導(dǎo)安排工作日程，清楚哪些工作安排在什么時(shí)間、場合最為適宜，哪些工作在何時(shí)、何種情況、以何種方式向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的效果最好，等等。

3．了解領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性秘書的輔助地位決定秘書必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性，只有這樣，才能與領(lǐng)導(dǎo)和睦相處，共同做好工作。（二）尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)權(quán)威

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)是組織的權(quán)威，這與他們的地位、職權(quán)相稱。權(quán)威能產(chǎn)生群體凝聚力，從而促進(jìn)指揮的實(shí)施。秘書應(yīng)當(dāng)尊重領(lǐng)導(dǎo)，全力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。無論秘書單獨(dú)和領(lǐng)導(dǎo)相處，還是在其他人面前或在電話中，凡談及領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)稱呼其姓氏并職務(wù)；要恭敬地向客人介紹自己的領(lǐng)導(dǎo)；切勿在他人面前批評、貶低領(lǐng)導(dǎo)，更不宜議論領(lǐng)導(dǎo)的私生活；千萬不能當(dāng)面頂撞領(lǐng)導(dǎo)。此外，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和請示，這既是秘書的職責(zé)，也是尊重領(lǐng)導(dǎo)的表現(xiàn)。（三）正確領(lǐng)會和貫徹意圖

領(lǐng)導(dǎo)意圖是指領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)集體在指導(dǎo)組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中所提出的意見和企圖，是領(lǐng)導(dǎo)工作思想的具體體現(xiàn)。秘書要圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行工作，正確領(lǐng)會、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，這是秘書處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的基本出發(fā)點(diǎn)。秘書在傳達(dá)和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖時(shí)應(yīng)注意：一是不能延誤傳達(dá)時(shí)間。有些工作有著較強(qiáng)的時(shí)限性，不按領(lǐng)導(dǎo)要求或規(guī)定時(shí)間傳達(dá)落實(shí)，就有可能工作被動(dòng)，甚至造成不可挽回的損失。二是不能截留領(lǐng)導(dǎo)意圖。不能因?yàn)樽约河胁煌目捶ǘ幸饪蹓侯I(lǐng)導(dǎo)的指示。三是不能隨意解釋或歪曲領(lǐng)導(dǎo)意圖，使領(lǐng)導(dǎo)的指示、決定在傳達(dá)貫徹中變形、走樣。

（四）加強(qiáng)溝通，聯(lián)絡(luò)感情

心理學(xué)研究表明，人們之間的相似性吸引是建立和發(fā)展良好人際關(guān)系的基礎(chǔ)。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系不僅是一種職業(yè)角色關(guān)系，還包含個(gè)人之間的關(guān)系。因?yàn)樵谂c領(lǐng)導(dǎo)的交往中，沒有個(gè)人感情成分的參與是不可想象的，秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的個(gè)人感情本身就是二者關(guān)系的組成部分，是對角色關(guān)系的潤滑與調(diào)節(jié)。秘書要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的思想溝通和情感聯(lián)絡(luò)。首先，秘書要保持同領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識、價(jià)值觀念上的一致；其次，秘書還要通過培養(yǎng)和發(fā)展自己多方面的興趣和愛好，找到與領(lǐng)導(dǎo)的一致性或相似性，與領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生共鳴，以便在業(yè)余生活的相處中，淡忘彼此工作上的角色關(guān)系，縮短雙方交往的心理距離，增加相互交往的愿望。三、秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)群體關(guān)系的要求（一）一視同仁，同等尊重秘書在工作中往往要為多位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，在服務(wù)態(tài)度上一定要一視同仁，要給予每一位領(lǐng)導(dǎo)同樣的尊重，不能厚此薄彼，在領(lǐng)導(dǎo)群體中分親疏、拉關(guān)系。（二）突出重點(diǎn)，全面服務(wù)對領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書來說，其服務(wù)對象是明確的。對一般秘書來說，必須處理好為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)與為其他領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的關(guān)系。一方面，主要領(lǐng)導(dǎo)在組織管理中是最后的決策者，負(fù)有主要管理責(zé)任，秘書要把主要領(lǐng)導(dǎo)作為重點(diǎn)服務(wù)對象，輔助其完成管理任務(wù)。另一方面，其他領(lǐng)導(dǎo)也承擔(dān)著較重要的管理責(zé)任，秘書也要為其他領(lǐng)導(dǎo)提供必要的服務(wù)。（三）逐級請示，避免越級

秘書在請示工作時(shí)，應(yīng)首先向自己的直接領(lǐng)導(dǎo)請示。直接領(lǐng)導(dǎo)不能明確決斷時(shí)，自然會向上一級領(lǐng)導(dǎo)請示。如果越級請示，可能造成上級干預(yù)下級正常處理權(quán)限范圍以內(nèi)的工作，影響下級的積極性，造成上下級之間的關(guān)系失調(diào)；也可能導(dǎo)致直接領(lǐng)導(dǎo)與秘書產(chǎn)生思想感情上的隔閡；還可能造成管理系統(tǒng)的紊亂，上一級領(lǐng)導(dǎo)若在不了解具體事實(shí)的情況下作出指示，不僅不利于解決問題，而且可能產(chǎn)生更大的矛盾。所以，除非特殊情況，一定要避免采取越級請示的方式。

（四）保持中立，維護(hù)團(tuán)結(jié)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)群體產(chǎn)生利益沖突、感情對立乃至原則分歧時(shí)，秘書一定盡量回避，避免卷入其中。無法回避時(shí)，必須嚴(yán)守中立，不偏不向，決不介入矛盾。也不要在任何場合議論領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾。如果遇到領(lǐng)導(dǎo)之間發(fā)生無謂的爭執(zhí)，秘書應(yīng)暫時(shí)回避，借故離開，盡量避免直接面對矛盾。如果必須在其間轉(zhuǎn)達(dá)意見，一定要全面、準(zhǔn)確、實(shí)事求是，絕不能摻雜個(gè)人意見或個(gè)人的感情傾向，更不能在領(lǐng)導(dǎo)之間煽風(fēng)點(diǎn)火，挑撥離間?？傊貢男袨橐欣诰S護(hù)領(lǐng)導(dǎo)群體的團(tuán)結(jié)。第五節(jié)秘書的其他人際關(guān)系

一、秘書與一般同事的關(guān)系

二、秘書的其他業(yè)緣關(guān)系

一、秘書與一般同事的關(guān)系

（一）秘書與一般同事關(guān)系的特征

秘書與一般同事純粹是工作上的合作關(guān)系，是完全平等的、相對穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系。但是由于秘書經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間傳達(dá)指令、反映情況、溝通協(xié)調(diào)。下屬往往視秘書為領(lǐng)導(dǎo)的替身，而領(lǐng)導(dǎo)又常常會把秘書看做下屬的代言人。如果上下關(guān)系融洽，秘書自然是左右逢源；如果上下關(guān)系緊張，秘書就成了矛盾的焦點(diǎn)。因此，秘書處理與一般同事的關(guān)系，比處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系更為困難。

（二）秘書處理與同事關(guān)系的具體要求

秘書必須處理好與同事之間的關(guān)系，用適當(dāng)?shù)男袨榉绞饺ミm應(yīng)、改良和優(yōu)化組織的人際環(huán)境。秘書要處理好與同事的關(guān)系，必須做到：

1．尊重同事尊重是秘書處理好與同事關(guān)系的基礎(chǔ)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)信任的助手，消息靈通，人際關(guān)系廣，比起辦公室其他同事地位要高。為此，要防止傲慢、優(yōu)越感。當(dāng)秘書向同事傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令時(shí)，要注意態(tài)度和語氣，不能以“二首長”自居。秘書對同事的尊重可表現(xiàn)在多方面，如對同事的思想、觀念、態(tài)度、需求有較強(qiáng)的認(rèn)識，善解人意，尊重同事的隱私。2．關(guān)心同事秘書必須認(rèn)識到，工作要順利進(jìn)行并取得成果，領(lǐng)導(dǎo)的信賴固然重要，但同事的支持和合作也必不可少。秘書要取得同事的支持和合作，就應(yīng)該主動(dòng)地、真誠地關(guān)心同事。工作上應(yīng)多體諒?fù)碌碾y處，盡力給予幫助。還應(yīng)關(guān)心同事的生活，多與同事接觸，增加了解，消除隔閡，促進(jìn)友好關(guān)系的形成。3．寬容隨和

辦公室同事年齡、性別、學(xué)識、專長、能力、性格各異，導(dǎo)致一方面同事之間通過相互合作，取長補(bǔ)短，可發(fā)揮群體智慧和力量，做好工作；另一方面，同事之間在生活和工作中的分歧在所難免。對此，秘書要寬容，在工作中要耐心傾聽同事的意見，采納正確意見，對不妥的意見應(yīng)以誠懇的態(tài)度與同事商討。同事一時(shí)不理解，要允許其保留意見，不應(yīng)該把自己的見解強(qiáng)加于人。秘書應(yīng)以寬廣的胸襟，謙和的態(tài)度，善解人意的情感與不同個(gè)性的同事和睦相處。偶爾發(fā)生矛盾沖突，秘書要學(xué)會制怒，善于控制自己的感情，絕不可輕率地對同事發(fā)脾氣、耍態(tài)度。遇有分歧，不妨?xí)簳r(shí)放下，冷處理。不能把個(gè)人情緒帶到工作中，更不能在工作上對立和拆臺。4．樂于助人

秘書應(yīng)當(dāng)樂于助人，平時(shí)要與同事互通信息，關(guān)注同事的工作進(jìn)展，必要時(shí)熱情相助。在領(lǐng)導(dǎo)面前要多講同事的優(yōu)點(diǎn)、長處，避免議論同事的缺點(diǎn)。當(dāng)同事與領(lǐng)導(dǎo)或他人發(fā)生矛盾時(shí)，盡力幫忙疏通化解，不應(yīng)袖手旁觀。秘書還要多關(guān)注同事的工作條件和福利，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，以改善大家的工作條件和福利待遇。

做到以上幾點(diǎn)，有助于秘書處理好同事關(guān)系。秘書應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，人際關(guān)系也是一種資源，應(yīng)該有意識地培植、開發(fā)和利用。秘書要善于結(jié)交朋友，建立良好的同事關(guān)系。二、秘書的其他業(yè)緣關(guān)系

除了領(lǐng)導(dǎo)和一般同事之外，秘書還有其他的業(yè)緣關(guān)系，譬如