裝飾公司經(jīng)營(yíng)檔案管理辦法

******裝飾有限公司〔2009〕1號(hào)關(guān)于印發(fā)《******裝飾有限公司經(jīng)營(yíng)檔案管理暫行辦法》的通知公司各部門：為了規(guī)范公司經(jīng)營(yíng)檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，現(xiàn)將《******裝飾有限公司經(jīng)營(yíng)檔案管理暫行辦法》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。附件：1．卷內(nèi)目錄2．卷內(nèi)備考表3．經(jīng)營(yíng)檔案移交清單4．檔案利用申請(qǐng)表5．檔案盒封面標(biāo)簽尺寸及式樣6．檔案盒脊背標(biāo)簽尺寸及式樣7．經(jīng)營(yíng)檔案歸檔內(nèi)容二○○八年三月七日《******裝飾有限公司經(jīng)營(yíng)檔案管理》暫行辦法第一章總則為規(guī)范和加強(qiáng)******裝飾有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）經(jīng)營(yíng)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為公司的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。經(jīng)營(yíng)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。本辦法所稱的經(jīng)營(yíng)檔案，是指公司在從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、意向文件、信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子數(shù)據(jù)交換的電子郵件）、工程資料、電子文檔等可以有形地表示所載內(nèi)容的所有材料。本辦法所指經(jīng)營(yíng)檔案管理包括檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、移交、銷毀等內(nèi)容。第二章檔案管理體制與職責(zé)弄資料室陽(yáng)為公司經(jīng)營(yíng)檔胡案的歸口管理鐵和執(zhí)行部?jī)墒页３罂偨?jīng)辦負(fù)責(zé)檔蘭案管理所需的也硬件設(shè)施。公資料人員間負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)檔案歷管理工作，其謊主要職責(zé)為：秋（一）監(jiān)督、嗚檢查和指導(dǎo)各氏分部門經(jīng)營(yíng)檔洽案管理工作的論執(zhí)行情況；討（二）合同文喇件的蓋章、登油記、編號(hào)；膚（三）項(xiàng)目計(jì)兼劃表、可行性懶報(bào)告、項(xiàng)目建舞議、上級(jí)有關(guān)姐批復(fù)文件及報(bào)浩送文件資料的警收集、整理、押歸檔；奮（四）合同文零件、投標(biāo)資料戶、工程資料的壞收集、整理、奏歸檔；丟（五）經(jīng)營(yíng)檔旱案的保管、統(tǒng)幫計(jì)和利用；喊（六）其它有香關(guān)資料收集、走整理、歸檔。濟(jì)第三臭章解稠葬檔案材料的立貼卷歸檔廳對(duì)與工程建設(shè)影有關(guān)的重要活吳動(dòng)記載、工程魚建設(shè)主要過(guò)程死和現(xiàn)狀、具有穴保存價(jià)值的各新種載體的文件倆，均應(yīng)收集齊啞全整理立卷后鵝歸檔。經(jīng)營(yíng)檔扮案按以下性質(zhì)脂進(jìn)行分類管理劑：報(bào)（一）人事行刪政類袋（二）生產(chǎn)物委采類餐（三）工程突合同徐類匙（四）市場(chǎng)營(yíng)宗銷類水（五）糧技術(shù)證資料屠類敵（六）其它相于關(guān)類市具體內(nèi)容見(jiàn)附幫件取7駁。痰經(jīng)營(yíng)資料的移牙交今公司形成的經(jīng)麥營(yíng)資料，由公綢司各部門仰初步笛收集箭整理熱分類參后，交由尚資料室逆歸檔；奸經(jīng)營(yíng)檔案歸檔魔要求忘（一）歸檔的段文件材料應(yīng)完型整、準(zhǔn)確、系暮統(tǒng)。文件書寫舞和載體材料能愚耐久保存，不梢能用熱敏紙，動(dòng)不能有鉛筆、燭園珠筆、紅墨叔水、純藍(lán)墨水作、復(fù)寫紙等書隊(duì)寫的字跡。歸孕檔電子文件，捏應(yīng)有相應(yīng)的紙投質(zhì)文件材料一興并歸檔保存；就（二）歸檔的案文件資料應(yīng)為貞原件。對(duì)于有嫩多方簽字的文鄙件，應(yīng)保證文液件的蓋章為紅存色；對(duì)于沒(méi)有鍬原件的文件資此料，應(yīng)經(jīng)暴部門智負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)晶可；寇（三）合同簽壯訂后，指定專肚人負(fù)責(zé)該合同迅的履行及相關(guān)長(zhǎng)資料的棋初步緩整理；梳按照時(shí)間順序初先后編排，崖工程完工后所段有相關(guān)資料移海交資料室稍?？蕷w檔資料按以攪下順序進(jìn)行裝爸訂敘（一）人事行嘩政類美主要按如下順容序進(jìn)行存放：1.文書資料2.涉外資料刻3潛.錫日常管理形成墳文件系4勤.仔行政協(xié)調(diào)文件各5盛.星其他人事行政斗資料鴉（寒具體內(nèi)容不明差，人事部可提監(jiān)供意見(jiàn)釀）仰（二）生產(chǎn)物防采類晌（吳具體內(nèi)容不明笨，工廠部、物翅采部可提供意孝見(jiàn)胸）敬（三）工程合恰同類詠A憲、投標(biāo)資料裝魚訂順序：1．投標(biāo)函珍2狐．法定代表人摘授權(quán)書鉗3軌．投標(biāo)人基本品情況聲明4．承諾書句5接．公司資質(zhì)證疑明文件該6封．其它有關(guān)資倒料。臥B忍、竣工資料裝最訂順序：恭1虜．竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)王告；衰2努．客工程施工合同芳；精3括．路工程承包合同坦；環(huán)4禁．知項(xiàng)目施工形成病文件劍；夢(mèng)5康．工程項(xiàng)目監(jiān)皆理文件；封6望．工程項(xiàng)目竣紗工圖及竣工資統(tǒng)料；墻7遭．其它有關(guān)資柿料。扁C蘭、其他工程資植料蛙（四）市場(chǎng)營(yíng)軍銷類1.訂單2.驗(yàn)收單3.采購(gòu)函慎4沿.晶其他相關(guān)資料魔（份具體內(nèi)容不明如，市場(chǎng)部可提污供意見(jiàn)荷）繪（五）左技術(shù)畝資料為類究1.主公司各項(xiàng)目設(shè)紅計(jì)文件（電子見(jiàn)或者圖紙的）陳2豆.坦相關(guān)報(bào)刊雜志漸3包.接各類技術(shù)書籍薄、光盤等間（六）其它相比關(guān)類紋1扛.暮審批許可類廈主要為公司的盜各類許可文件犯以及資質(zhì)證書邁文件羞的原件電子文培件斯，洞需保存妥當(dāng)，叛以備不時(shí)之需槳。妨2發(fā).能保密性文件券指涉及保密性慶質(zhì)麗，如公司的內(nèi)弟部材料價(jià)格等唐的竟資料。牌經(jīng)營(yíng)檔案資料亂裝訂要求譯（一）檔案材淘料一律采用左爛側(cè)裝訂，沿裝敗訂線長(zhǎng)度方向瑞均布三個(gè)線穿旦孔，對(duì)頁(yè)數(shù)較狂少的合同資料診可用膠水粘貼鑒。如裝訂邊較讀窄，應(yīng)進(jìn)行修檢補(bǔ)。文件裝訂加每?jī)?cè)（件）不投超堅(jiān)過(guò)碌5厘0倚張紙；刊（二）案卷內(nèi)飽不應(yīng)有金屬物跨；派（三）案卷內(nèi)袖文件材料用紙書幅面尺寸一般衛(wèi)采段用感A饒4它型，大于此標(biāo)晶準(zhǔn)的折疊柿成咸A槽4襪型，小于此標(biāo)宅準(zhǔn)的，應(yīng)粘貼繪在洞A勇4寸型紙張上；矩（四）外文資感料應(yīng)保持原來(lái)駝的案卷及文件指排列順序、文灑號(hào)及裝訂形式牽。案卷編目岡（一）卷內(nèi)文炕件頁(yè)號(hào)的編目慢1覺(jué)．卷內(nèi)文件有司書寫內(nèi)容的頁(yè)供面均應(yīng)編寫頁(yè)枯號(hào)；勻2忍．頁(yè)號(hào)編寫位饅置：?jiǎn)蚊鏁鴮懸晕募谟蚁陆遣撸浑p面書寫文許件，正面在右乞下角，背面在際左下角；目3鴉．圖樣的頁(yè)號(hào)轉(zhuǎn)編寫在右下角味，或標(biāo)題欄外抄右下方；成套嬸圖樣或印刷成許冊(cè)的文件，不軋必重新編寫頁(yè)馳號(hào)，將其作為更一份文件，在伙備注中注明總嬌頁(yè)數(shù)；菊4起．各卷之間不俱連續(xù)編頁(yè)號(hào)，想卷內(nèi)目錄、卷泳內(nèi)備考表不編替寫頁(yè)號(hào)。耽（二）卷內(nèi)目運(yùn)錄（附舌件乓1幣）的編制厭1蹤．序號(hào)：用阿推拉伯?dāng)?shù)字陷從須1賠起依次標(biāo)注文蒜件的順序，一磁個(gè)文件一個(gè)號(hào)叔；蒼2扶．文件編號(hào)：物填寫文件文號(hào)摧或圖號(hào)，或設(shè)咬備、項(xiàng)目代號(hào)固；饑3循．責(zé)任者：填瓶寫文件形成部即門或主要責(zé)任暫者；校4態(tài)．文件資料題慈名：填寫文件帆標(biāo)題全稱，沒(méi)躲有標(biāo)題或標(biāo)題乖不全的應(yīng)根據(jù)吳其內(nèi)容或形式捐進(jìn)行擬寫，保同證卷內(nèi)文件的廉題名不重復(fù)；爭(zhēng)歸檔文件資料要的題名及主要旅內(nèi)容用中文填云寫；陵5憲．日期：填寫釘文件形成日期服，如同一類文均件組成的匯集沃文件，應(yīng)填寫簡(jiǎn)起止日期；注6重．頁(yè)次：應(yīng)填儉寫每份文件首辛頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)得號(hào)，成套圖樣枝或成冊(cè)文件填狗寫起止頁(yè)號(hào)；漸7慎．備注：需要雨時(shí)填寫；姻8訊．件數(shù)：填寫林卷內(nèi)文件的個(gè)怨數(shù)；撇9排．頁(yè)數(shù)：填寫柱卷內(nèi)文件的總距頁(yè)數(shù)；索1違0園．案卷題名：逗內(nèi)容要簡(jiǎn)潔、城準(zhǔn)確地揭示卷饑內(nèi)文件的內(nèi)容典；忽1摧1捎．譜立卷部門拉：椒填寫素資料室海1享2韻．起止日期蓋：純本卷盒內(nèi)最早皺和最晚形成的始文件資料的時(shí)庫(kù)間跨度；巨1麗3絕．保管期限：癥由早公司負(fù)責(zé)人決殃定，滾資料人員偽負(fù)責(zé)填寫。煎（三）卷內(nèi)備思考表（附恒件羨2亦）仙1黑．案卷題名：村與卷內(nèi)目錄案政卷題名一致；駛2止．本卷情況說(shuō)奴明：卷內(nèi)備考吊表要說(shuō)明卷內(nèi)寄文件的件數(shù)、取頁(yè)數(shù)，不同載扎體文件的數(shù)量捉，說(shuō)明卷內(nèi)文包件的組卷情況考及修改、補(bǔ)充恨、移出、銷毀漂、參照等情況啦和鑒定性意見(jiàn)獎(jiǎng)（例：文字材確料您2放0蜻件域，計(jì)10考0溫頁(yè)，照苗片鄭1只0圈張，附竭圖梅1貿(mào)張）；孫3愉．立卷人：由段立卷人簽字；如4花．檢查人：由扮公司相關(guān)糞負(fù)責(zé)人簽字；頁(yè)5俘．卷內(nèi)備考表目排在卷內(nèi)所有嫩資料尾頁(yè)之后威。食（四）案卷封將面和脊背的編紙制穗1長(zhǎng)．卷盒封面（勤見(jiàn)附替件斗5逗）香的決“他題峽名扮”爹、券“君立卷沈部門漂”稻、罷“剝起止日賽期驟”掉，分別與卷內(nèi)營(yíng)目錄的案卷題很名、立卷安部德室惕、起止日期相訊同。由立卷朝部門記負(fù)責(zé)填寫（打賀印）；也2可．卷盒脊背（沉見(jiàn)附遙件撇6慌）應(yīng)包含以下壞內(nèi)容，即年度劣、合同性質(zhì)、避合同名稱、立蒜卷爛部泛室芬編號(hào)（吃立卷部門待用簡(jiǎn)稱表示茅，如妖資料室點(diǎn)為悶“寸ZLS物”旁）。由揉立卷部庭室認(rèn)負(fù)責(zé)填寫（打裂?。?。戲3檢．填寫（打印涂）的標(biāo)簽尺寸烘：標(biāo)簽尺寸應(yīng)降不超過(guò)盒面綠碧色杠線。標(biāo)簽華字體、周邊框借線應(yīng)加粗打印眠成深黑色。燦（五）經(jīng)營(yíng)檔載案移交清單的抹編制（見(jiàn)附曾件肉3稠）馳1瞞．序號(hào)：用阿趣拉伯?dāng)?shù)澡從籌1者起，依順序一瘦個(gè)案卷一個(gè)號(hào)之；闊2犁．案卷編號(hào)：植填寫脊背最下陰方的案卷編號(hào)丑；股3揭．案卷題名、途起止日期、卷常內(nèi)頁(yè)數(shù)、件數(shù)勞、保管期限等殺與案卷封面、罪卷內(nèi)目錄中填回寫一致。罩（六）卷盒、繪卷內(nèi)表格及制考作材料料1左．卷盒制作材仙料及規(guī)格：卷沫盒的外表常用栽規(guī)格為膨310mm禽×魄220mm哲，厚度分別為袍20mm五、欣40mm炎、支60mm茫三種，制作材瑞料用牛皮紙板控雙裱壓制；笛2擁．案卷內(nèi)資料扁封面、卷內(nèi)目裝錄、備考表采竭用羞A嶄4匯紙，用白色紙波制作；廉第四滿章喝菜樸檔案資料的保蠅管香對(duì)所接收的檔協(xié)案，階應(yīng)及時(shí)擋入庫(kù)妥善保管例。域?qū)κ者M(jìn)、移出幅的檔案必須進(jìn)鼻行登記。更存放經(jīng)營(yíng)檔案緣要用專用女的邀文件柜，有條鞏件的姥話租可建立饞資料室鴨。檔案庫(kù)房要粱堅(jiān)固，并具有抬防盜、防火、溜防水、防蟲、劃防光、防塵、對(duì)防有害氣體的危專業(yè)要求?？莸谖逯卤犾o扎檔案資料的管窯理和利用荷黎定期對(duì)檔案保壽管的狀況進(jìn)行耳全面檢查，如峰遇特殊情況應(yīng)膀隨時(shí)檢查，發(fā)匹現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解斯決，以保證檔默案的完整與安滿全。格討公司員工借閱掙、復(fù)印經(jīng)營(yíng)檔麥案，閣需填寫《檔案跪利用申請(qǐng)表》嗽（見(jiàn)附絹件成4亮），冊(cè)經(jīng)對(duì)資料建負(fù)責(zé)人攻簽字確認(rèn)算后提供。量一些具有保密炸價(jià)值的文件，恰如需借閱，需屈經(jīng)過(guò)公司最高氧負(fù)責(zé)人簽字方偷可提供。圖第六此章飯報(bào)召檔案的移交與志銷毀磁電公司經(jīng)營(yíng)檔案六應(yīng)訊按季度初步整犯理后惰及時(shí)舍移交典到資料室捆。間公司各部門指菊定專人負(fù)責(zé)接務(wù)收本部門的一鎮(zhèn)切已形成晚和完成項(xiàng)目的紋經(jīng)營(yíng)檔案，并較負(fù)責(zé)整理、歸牧類后沫，器填好經(jīng)營(yíng)檔案消移交清單，每俱季度冒末詞一并育移交公司資料睛室進(jìn)行保存。斗對(duì)超過(guò)保管期參限的檔案，由肥公司主要負(fù)責(zé)身人陰進(jìn)行檔案鑒定段，對(duì)確無(wú)保存便價(jià)值的檔案，瓣進(jìn)行登記造冊(cè)擺，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)繩批準(zhǔn)后銷毀。壞銷毀檔案時(shí)，棄應(yīng)指定兩人以姥上負(fù)責(zé)監(jiān)銷、角防止檔案遺失自或泄密。銷毀感完畢后，監(jiān)銷思人員要在銷毀部清冊(cè)上簽字，圾并將銷毀清冊(cè)集存檔。察檔案人員因工廉作需要調(diào)動(dòng)時(shí)口，應(yīng)在調(diào)離前鋼辦好交接手續(xù)鬼。谷第七阻章意碗室獎(jiǎng)勵(lì)與處罰辨經(jīng)營(yíng)檔案的各遺項(xiàng)管理工作納鵲入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制怒考核，每年考?jí)魏艘淮?，與年妻度績(jī)效獎(jiǎng)掛鉤維。獎(jiǎng)公司各部門和錯(cuò)個(gè)人對(duì)經(jīng)營(yíng)檔裹案伐的利用跨不負(fù)責(zé)任，有父下列情況之一炮的，根據(jù)情節(jié)擔(dān)輕重，給予批倉(cāng)評(píng)教育或行政府處分，違法者鄙由司法機(jī)關(guān)追碧究法律責(zé)任。裁（一）架對(duì)檔案工作人然員履行職責(zé)有陷意刁難的；絮（二）島利用借閱權(quán)利襯，非法為他人鑒提供檔案的；稈（三）英隱匿、損毀、瞎丟失、擅自銷架毀或涂改、偽閃造檔案的；省（四）災(zāi)其它違反本檔價(jià)案管理辦法的只行為。舅第八排章凱州正附健四碧則飛本辦法篇實(shí)施墨由羊公司偽負(fù)責(zé)解釋。貍本辦法自印發(fā)往之日起執(zhí)行。穗附乘件棒1醋卷株成內(nèi)態(tài)撿目壽括錄跟立卷人尚起止日期酷保管期限示案卷題名理卷內(nèi)共更件物頁(yè)宿序號(hào)淺文件編號(hào)吧責(zé)任者謙文件材料題名何日期薦頁(yè)次鑰備注附件2卷內(nèi)備考表表案卷題名求距F-38鼠0暗相關(guān)實(shí)施文件歪奔本案卷已編號(hào)期的文件材料共央毀張。牛其中：文字材橫料共耗煎張、圖樣材料嘆共偶蕩張、照片鞭０態(tài)張。罰立卷人：釋替凡***紗孕違檢查人：夏鞋懶200光９鮮年夠４趨月剃１３稱日附件3著經(jīng)營(yíng)檔案移交范清單疼序號(hào)塞文件題名谷件數(shù)正備注賞1恭2損3偷4職5森6遞7袍8勉9職10韻11坊12林13齊14草15司16末17抖18沙19腳20預(yù)21移交日期：移交人：接受人：附件4曠檔案利用申請(qǐng)削表茶借閱人汪借閱日期案檔案名稱刃利用類型迅查閱悅（芳始胖）檔洞壽借出奮（皆尼眼）炊制在惠復(fù)制動(dòng)（孟箭需）冬借閱期限裹臨時(shí)踢（估隨促）鐮請(qǐng)際借怨（忌納憶）藝個(gè)工作日旦帽留區(qū)長(zhǎng)期夢(mèng)（肌干那）究備注納雙倚負(fù)責(zé)人（簽字挨）：禍檔案利用申請(qǐng)族表覆借閱人優(yōu)借閱日期朽檔案名稱啄利用類型幣查閱伍（訂捧勢(shì)）泰信蛋借出降（針稼領(lǐng)）需背頌扭復(fù)制該（告您彼）夢(mèng)借閱期限烈臨時(shí)渡（掉湖賊）然田帳借頂（素么勺）灘個(gè)工作日兆連鄭盼長(zhǎng)期裹（亭需勞）挨備注揪今算負(fù)責(zé)人（簽字弄）：附件5亭檔案盒封面標(biāo)氏簽尺寸及式樣半1講．題名（合同終名稱）：聯(lián)通F-380相關(guān)文件143mm聯(lián)通F-380相關(guān)文件13mm13mm冠2蜜．舟立卷部門踐：47mm13mm工程部13mm工程部褲3漢．起止日期：47mm13mm09．3．1-09．4．1013mm09．3．1-09．4．10附件6盆檔案盒脊背標(biāo)暖簽尺寸及式樣18mm艙例護(hù)1洪：膛20mm頓脊背式樣：18mm玉泉加油站奧運(yùn)標(biāo)識(shí)2008年工程部投標(biāo)資料（支出）玉泉加油站奧運(yùn)標(biāo)識(shí)2008年工程部投標(biāo)資料（支出）GCB08-012008年工程部合同（收入）玉泉加油站奧運(yùn)標(biāo)識(shí)GCB-012008年工程部竣工資料（支出）玉泉加油站奧運(yùn)標(biāo)識(shí)GCB8-012008年工程部竣工資料（收入）玉泉加油站奧運(yùn)標(biāo)識(shí)GCB08-0136mm146mm30mm頂例兔2憲：傾40mm房脊背式樣：38mm36mm36mm146mm1