2023年25招excel必學(xué)秘技

25招excel必學(xué)秘技

也許你已經(jīng)在Excel中完畢過上百張財務(wù)報表，也許你已運用Excel函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復(fù)

雜運算，也許你認為Excel也但是如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次反復(fù)的得心應(yīng)

手的使用方法只但是是Excel所有技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技

巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。

一、建立分類下拉列表填充項

我們經(jīng)常要將公司的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，運用“數(shù)據(jù)有效性”功

能建了一個分類下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將公司名稱按類別（如“工業(yè)公司”、“商業(yè)公司”、“個體公司”等）分別輸

入不同列中，建立一個公司名稱數(shù)據(jù)庫。

2.選中A列（“工業(yè)公司”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)公司”字符后，按“回車”

鍵進行確認。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)公司”、“個體公司”……

3.切換到Sheetl中，選中需要輸入“公司類別'的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令,

打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)立”標簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，

在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)公司”，“商業(yè)公司”，“個體公司”……序列（各元素之間用英

文逗號隔開），擬定退出。

再選中需要輸入公司名稱的列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項

后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1）,擬定退出。

4.選中C列任意單元格（如C4）,單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“公司類別”填入單元格

中。然后選中該單元格相應(yīng)的D列單元格（如D4）,單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的公司

名稱列表中選擇需要的公司名稱填入該單元格中。

提醒：在以后打印報表時，假如不需要打印“公司類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，

選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。

二、建立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義'選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，

選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔）

2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選

項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立

第一個工作簿文檔列表名稱。

反復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。

3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，

選“分派超鏈接一打開”選項，打開“分派超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，

定位到相應(yīng)的工作簿（如“工資.xls”等）文獻夾，并選中該工作簿文檔。

反復(fù)上面的操作，將菜單項和與它相應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。

4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單

擊其中的相應(yīng)選項即可。

提醒：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超

鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在工資表中，假如想讓大于等于2023元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元

的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們

可以這樣設(shè)立。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式一條件格式”命令，打開"條

件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中

輸入數(shù)值“2023”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體'的“顏色”設(shè)立為“紅色”。

2.按“添加”按鈕,并仿照上面的操作設(shè)立好其它條件（大于等于1500,字體設(shè)立為“藍色”;

小于1000,字體設(shè)立為“棕色）

3.設(shè)立完畢后，按下“擬定”按鈕。

看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的規(guī)定以不同顏色顯示出來了。

四、制作“專業(yè)符號”工具欄

在編輯專業(yè)表格時，經(jīng)常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作

一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。

1.執(zhí)行“工具一宏一錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名？如“fuhaol”?并將

宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“擬定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕,

然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完畢

宏的錄制。

仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。

2.打開‘自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，

輸入名稱——“專業(yè)符號”，擬定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。

切換到“命令標簽中，選中“類別'下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)

符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。

3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。

4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”

對話框，選中相應(yīng)的宏（如fuhaol等），擬定退出。

反復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。

5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄同樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向

單元格中快速輸入專業(yè)符號了。

五、用“視面管理器”保存多個打印頁面

有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。

1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊

鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。

2.執(zhí)行“視圖一視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添

加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“擬定”按鈕。

3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并反復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。

4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”

按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡樸設(shè)立、排版一下，按下工具欄上的“打

印”按鈕，一切就0K了。

六、讓數(shù)據(jù)按需排序

假如你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順

序，也不是按筆畫順序，怎么辦？可采用自定義序列來排序。

1.執(zhí)行“格式一選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”

下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關(guān)，車隊，一車間,二車間，三車間”等），單擊“添加”和

“擬定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選

項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“擬

定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按規(guī)定進行了排序。

七、把數(shù)據(jù)徹底隱臧起來

工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。

1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式一單元格”命令，打開“單元格格式”對話

框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入

“；；；”（三個英文狀態(tài)下的分號）。

2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“擬定”按鈕退出。

3.執(zhí)行“工具-保護一保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設(shè)立好密碼后，“擬

定”返回。

通過這樣的設(shè)立以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能

也不能讓其現(xiàn)形。

提醒：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“V”號，這樣可以防止別人刪

除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。

八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)

在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法

實在不方便，何不設(shè)立一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢？

選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,

切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“擬定”退出。

以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表

中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。

九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本

你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢？那就往下看吧。

1.執(zhí)行“工具一自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。

2.在“替換”下面的方框中輸入“pew”（也可以是其他字符，“pew”用小寫），在“替換為”下面

的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“擬定”按鈕。

3.以后假如需要輸入上述文本時，只要輸入“pew”字符？此時可以不考慮“pew”的大小

寫？，然后確認一下就成了。

十、在Excel中自定義函數(shù)

Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完

畢一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：

1.執(zhí)行“工具一宏一VisualBasic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷鍵），打開Visual

Basic編輯窗口。

2.在窗口中，執(zhí)行“插入一模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。

3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：

FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）/2EndFunction

4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完畢。

以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)同樣使用自定義函數(shù)。

提醒：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。

十一、表頭下面襯張圖片

為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢？

1.執(zhí)行“格式一工作表一背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖

片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。

2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些

單元格（區(qū)域）。

3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白

色”。通過這樣的設(shè)立以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面

就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了）。

提醒?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

十二、用連字符“&”來合并文本

假如我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要運用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能

將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。

1.在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1o

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D

列的內(nèi)容即被合并到E列相應(yīng)的單元格中。

3.選中E歹執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F歹U，執(zhí)行“編輯一選擇性粘貼”命令，打開“選

擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“擬定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)

制到F列中。

4.將B、C、D、E列刪除，完畢合并工作。

提醒：完畢第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時假如刪除B、C、D列，公

式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。

十三、打印學(xué)生成績條

常有朋友問"如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采用錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn),

這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法.

此處假定學(xué)生成績保存在Sheetl工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標

題，第2行為學(xué)科名稱。

1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW(),3)=0,

IF(OMOD?ROW(),3(=1,sheetl!Au,INDEX(sheet1!$A：$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),

COLUMN())))o

2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同

時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。

至此，成績條基本成型，下面簡樸修飾一下。

3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，

按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為

選中的區(qū)域添加邊框(假如不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。

4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標

左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。

按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。

十四、Excel幫你選函數(shù)

在用函數(shù)解決數(shù)據(jù)時，經(jīng)常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可

以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。

執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入規(guī)定(如

“計數(shù))然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函

數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文獻，即可快速擬定所需要的函數(shù)。

十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

有時，我們編輯某個工作表(Sheet"!)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheets……)

某個單元格的內(nèi)容，可以運用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。

執(zhí)行”視圖一工具欄一監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展

開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。反復(fù)前述操

作，添加其它“監(jiān)視點”。

以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的

數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。

十六、為單元格快速畫邊框

在Excel2023以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2023對

此功能進行了全新的拓展。

單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”

選項，或者執(zhí)行“視圖一工具欄一邊框”命令，展開“邊框”工具欄。

單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域

中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。

提醒：①假如畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊

框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②假如需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具

欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這

一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

十七、控制特定單元格輸入文本的長度

你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單

元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!

要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。

例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我

們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表達。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)

立”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等

于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“犯錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的犯錯

警告”設(shè)為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年

份?！弊謽印?/p>

很顯然，當假如有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告

對話框，告訴你犯錯因素，并直到你輸入了對的“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧？其

實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，尚有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”

啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有愛好，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標準，

讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。

十八、成組填充多張表格的固定單元格

我們知道每次打開Excel,軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁

有強大的單張表格的解決能力，更適合在多張互相關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當

然一方面就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中

輸入同樣的內(nèi)容。

那么如何對表格進行成組編輯呢？一方面我們單擊第一個工作表的標署名“Sheets,然

后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標署名“Sheet3”（假如我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可

以按住Ctrl鍵進行點選）。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我

們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什

么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。

但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一

改變格式該怎么辦呢?一方面，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填

充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的

對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“擬定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改

變了。

十九、改變文本的大小寫

在Excel中，為表格解決和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是

函數(shù)。不要認為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的內(nèi)容，Excel都有

對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。

在Excel2023中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：

“=UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本所有轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本所有轉(zhuǎn)換成

小寫；“=PROPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大

寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目的單元格中輸入

"=UPPER（Air，回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL”。同樣，假如我們在A3單元格中輸入

“mr.weiwei”，然后我們在目的單元格中輸入“=PROPER（A3）"，那么我們得到的結(jié)果就將是

“Mr.Weiwei”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事

的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。

假如我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最佳使用“=RIGHT（源數(shù)據(jù)格，提取的

字符數(shù)）”函數(shù)，它表達“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然,

假如你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）”函數(shù)了。尚有一種情

況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元

格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目的單元格中輸入“=MID(A5,4,2廠就可以了。意思是：

在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。

二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞

將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題。由于它沒有一個十分固定的模

式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字

卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。并且，“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不同樣,它們卻

仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實，只要我們理清思緒，找準函數(shù)，

只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：

,,

"=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13})I"th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,})

CH00SE(RIGHT(A2),"st","nd","rd"),"th”))”。該公式盡管一長串，但是含義卻很明確：①假

如數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②假如第1原則無效，則檢查最后一

個數(shù)字,以“數(shù)結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③假如第1、2原則

都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。

二十二、用特殊符號補齊位數(shù)

和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將

金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類

似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù)

比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為

“=(A2&REPT("#",16-LEN(A2)))”即可；假如我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充

至16位，就要改為“=REPT("#",16-LEN(A3)))&A3"；此外,假如我們想用“#”號將A4中的

數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為"=REPT("#",8-LEN(A4)/2)&A4&REPT("#")8-LEN(A4)/2)”；假

如你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為:

,"

"=(TEXT(A5,"$#,##0.00"(&REPT("#",16-LEN(TEXT(A5,"$#,##0.00")))))一定能滿足你的

規(guī)定。

二十三、創(chuàng)建文本直方圖

除了反復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文

本組成的直方圖。它的原理也很簡樸，就是運用特殊符號的智能反復(fù)，按照指定單元格中的

計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。

比如我們一方面制作一張年度收支平衡表，然后將“E歹『'作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的

顯示區(qū)，將“G歹廣則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果"D歹『'的數(shù)值，

用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體環(huán)節(jié)如下：

在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT("n",ROUND(D3*100,0)),"")”,也拖動填充柄至

G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡

樸明了。

二十四、計算單元格中的總字數(shù)

有時候，我們也許對某個單元格中字符的數(shù)量感愛好，需要計算單元格中的總字數(shù)。要

解決這個問題，除了運用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除

空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有"howmanywords?"字樣，那么我們就可以用如下的表

達式來幫忙：

"=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1『,",""))+1)”

該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且運用“TRIM”函數(shù)刪除其

中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將

空格數(shù)+1,就得出單元格中字符的數(shù)量了。

二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換

這是Excel2023中的新工具。假如你在安裝Excel2023時選擇的是默認方式，那么很

也許不能在“工具”菜單中找到它。但是，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈

出窗口中勾選“歐元工具”選項，“擬定”后Excel2023就會自行安裝了。

完畢后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成

員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口同樣，我們可以通過鼠標設(shè)立貨幣

轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目的區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”

分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還

可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。

十三、打印學(xué)生成績條

常有朋友問“如何打印成績條''這樣的問題，有不少人采用錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn),

這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。

此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標

題，第2行為學(xué)科名稱。

1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=1F(MOD(ROW(),3)=0,

IF(OMOD?ROW(),3(=1,sheet1!Au,INDEX(sheetl!$A：$G,INT(((ROW()+4)/3)+l),

COLUMN())))o

2.再次選中Al單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到Bl至G1單元格中；然后，再同

時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄'’將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。

至此，成績條基本成型，下面簡樸修飾一下。

3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，按

“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為

選中的區(qū)域添加邊框(假如不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。

4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標

左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。

按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。

十四、Excel幫你選函數(shù)

在用函數(shù)解決數(shù)據(jù)時，經(jīng)常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可

以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。

執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入規(guī)定

(如“計數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)至『'按鈕，系統(tǒng)即刻將與‘'計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選

擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文獻，即可快速擬定所需要的函數(shù)。

十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

有時，我們編輯某個工作表(Sheetl)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某

個單元格的內(nèi)容，可以運用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。

執(zhí)行“視圖t工具欄t監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，

展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。反復(fù)前述

操作，添加其它“監(jiān)視點”。

以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的

數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。

十六、為單元格快速畫邊框

在Excel2023以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2023對此

功能進行了全新的拓展。

單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”

選項，或者執(zhí)行“視圖-工具欄一邊框”命令，展開“邊框”工具欄。

單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域

中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。

提醒：①假如畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊

框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②假如需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具

欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這

一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

十七、控制特定單元格輸入文本的長度

你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單

元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!

要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。

例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我

們希望，，年份，，都用一個四位數(shù)來表達。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在

“設(shè)立”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選

擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“犯錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示

的犯錯警告”設(shè)為“停止”，并