論項目的溝通管理

歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔，希望本文檔能對您有所幫助!論項目的溝通管理

2008-3-209:18:19

作者：張錦元

摘要：在項目管理的進行過程中，經(jīng)常用到的一種能力是溝通，溝通管理作為項目管理的一個重要方面，是項目的成功實施的一種重要手段。本文結(jié)合沙鋼集團景德鋼板廠200萬噸板卷軋鋼項目實施溝通管理的實踐，提出了溝通的基本概念與方法，為項目管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：項目管理溝通溝通計劃

1.溝通管理的概念及意義

溝通是一個廣泛的主題，包括一個很廣泛的知識體，并非只限于項目背景，例如：

?發(fā)送--接收模型：反饋回路和溝通障礙。

?傳媒的選擇：何時用書面溝通、口頭溝通、備忘錄和正式報告等。

?寫作風(fēng)格：積極或被動的口吻，語句結(jié)構(gòu)，詞匯選擇等。

?表達技巧：體態(tài)語言、直觀手段的設(shè)計等。

?會議管理技術(shù)：準備議程、處理時間沖突等。

項目溝通管理將這些廣泛的概念應(yīng)用到項目的具體需求中去。例如，決定何時、以什么形式、向誰報告項目進度。

項目溝通管理就是要保證項目所有信息及時、正確地提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證項目信息暢通。它是人、思路和信息之間的關(guān)鍵紐帶，是項目成功所必須的。參與項目的每一個人都必須使用項目“語言”傳達和接收信息，理解他們以個人身份涉及的信息將如何影響整個項目。

溝通的重要性體現(xiàn)在一下幾點：是決策和計劃的基礎(chǔ)，組織和控制管理過程的依據(jù)和手段，建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件，也是項目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。

溝通的類型包括人際溝通和組織溝通。

溝通方式方法有正式溝通、非正式溝通；上行溝通、下行溝通、平行溝通；單向溝通、雙向溝通；書面溝通、口頭溝通；言語溝通、體語溝通。論項目的溝通管理

2008-3-209:18:19

作者：張錦元

2.項目溝通管理過程：

項目管理過程原理見下表：

2.1溝通計劃編制

溝通計劃編制包括確定項目干系人的信息和溝通需求：何人，在何時需要何種信息，以及如何將信息提供給他們。

1)溝通需求：

溝通需求是項目干系人的信息需求的總和。需求由經(jīng)過價值分析的信息格式和類型定義。只有依靠有助于項目成功的信息溝通，項目資源才可以擴大。缺少溝通將導(dǎo)致失敗。以下典型信息將決定項目溝通需求：

?項目組織和項目干系人的責(zé)任關(guān)系。

?涉及項目的規(guī)定、部門和專長。

?關(guān)于參與項目的人數(shù)和地點。

?外部信息需求（如與媒體進行溝通

本項目溝通需求見溝通計劃

2)溝通技術(shù)：

項目要素間來回傳送信息的技術(shù)和方法差別很大：從簡單的談話到擴大會議，從簡單的書面文檔到隨時可得的在線進度計劃和數(shù)據(jù)庫?？赡苡绊戫椖繙贤夹g(shù)的因素包括：

?信息需求的及時性-不斷更新的信息是否依靠一紙通知即可獲得？定期發(fā)布的書面報告是否滿足需要？

?技術(shù)可用性-現(xiàn)有體系是否適當？或者項目是否需要授權(quán)變更？?預(yù)期項目人員配置-所建議的溝通系統(tǒng)是否與項目的參與人員的經(jīng)驗和專長匹配？

?技術(shù)變更-項目結(jié)束之前，現(xiàn)有的技術(shù)是否可能因要求采用較新的技術(shù)而可能要改變？

3)項目干系人分析：

應(yīng)對不同項目干系人的信息需求進行分析，為了滿足這些需求開發(fā)出一套針對他們信息需求和信息來源的方法和邏輯觀點。分析應(yīng)考慮使用合適的能提供所需要信息的項目方法和技術(shù)。應(yīng)小心避免在不必要的信息和不適當?shù)募夹g(shù)上浪費資源。

溝通管理計劃1：

溝通管理計劃是提供以下內(nèi)容的文檔：

?收集和歸檔結(jié)構(gòu)，用于詳細說明收集和存儲不同類別信息的方法。程序中同時應(yīng)包括收集和發(fā)布對先前發(fā)布材料的更新和結(jié)構(gòu)。

?發(fā)布結(jié)構(gòu)，用于詳細說明信息（狀態(tài)報告、數(shù)據(jù)、進度計劃、技術(shù)文檔等）流向何人，將采用什么方法（書面報告、會議等），發(fā)布不同類別的信息。該結(jié)構(gòu)必須與項目組織圖中描述的責(zé)任和報告關(guān)系一致。

?準備發(fā)布的信息的描述，包括格式、內(nèi)容、詳細程度以及應(yīng)采用的準則/定義。

溝通管理計劃2：

?生產(chǎn)進度計劃，用于顯示每一類溝通將在何時產(chǎn)生。

?計劃的溝通之間獲取信息的方法。

?隨著項目的推進和發(fā)展，更新和細化溝通管理計劃的方法。

〔案例〕

本項目設(shè)備是引進德國多特蒙德特市蒂森克虜伯（ThyssenKruppSteel）公司的二手設(shè)備，在德國進行拆卸、包裝，運回國內(nèi)進行修、配、改，完成現(xiàn)代化升級改造，建設(shè)一期規(guī)模為年產(chǎn)300萬噸熱軋卷板。二期為年產(chǎn)450萬噸熱軋卷板。

論項目的溝通管理

2008-3-209:18:19

作者：張錦元

2.2項目信息發(fā)送

1)溝通技能

溝通技能用于交換信息。發(fā)送人有負責(zé)使信息清楚、無歧義、完整，以便接受人可以正確接受并確認能正確理解。接受人有責(zé)任確認完整地接收到信息并正確地理解信息。進行溝通有多個方面：

?書面和口頭的，聽的和講的。

?內(nèi)部的（在項目內(nèi)）和外部的（對顧客和公眾等）。

?正式的（報告，簡報等）和非正式的（備忘錄，專門會談等）。

?縱向的（組織的上下級之間）和橫向的（并列的各部門之間）。

2)信息查詢體系

信息查詢體系，信息可以通過不同方式由隊伍成員共享。包括人工存檔體系、電子文檔數(shù)據(jù)庫、項目管理軟件以及允許查閱的技術(shù)文檔（如設(shè)計圖紙）系統(tǒng)。

3)信息發(fā)送系統(tǒng)

信息發(fā)送系統(tǒng)，項目信息可以通過不同方式發(fā)布，包括項目會議、書面文檔復(fù)印件的發(fā)布、共享網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)據(jù)庫、傳真、電子郵件、語音郵件和電視會議。

4)項目記錄：

項目記錄可能包括描述項目的信函、備忘錄、報告和文檔。應(yīng)該按照有組織的形式，正確地，盡量完整地保存此類信息。項目隊伍成員通常會在項目記事本中留下個人的記錄。

論項目的溝通管理

2008-3-209:18:19

作者：張錦元

2.3執(zhí)行情況報告：

執(zhí)行情況報告涉及執(zhí)行情況的收集和發(fā)布，以便向項目干系人提供有關(guān)資源在如何完成項目目標的信息。該過程應(yīng)包括：

?狀態(tài)報告-描述項目目前所處位置。

?進度報告-描述項目隊伍的成績。

?預(yù)測-預(yù)測項目未來的狀況和進度。

執(zhí)行情況報告一般應(yīng)提供關(guān)于范圍、進度計劃、成本和質(zhì)量的信息。許多項目還要求關(guān)于風(fēng)險和采購的信息。

執(zhí)行情況報告的方法和技術(shù)：

執(zhí)行情況審查。執(zhí)行情況審查是評價項目狀況或進度的會議。執(zhí)行情況審查通常與以下描述的一種或多種執(zhí)行情況報告技術(shù)一起使用。

2、偏差分析。偏差分析涉及將實際項目結(jié)果和計劃的或預(yù)期的結(jié)果進行對比。雖然最常進行的分析是成本和進度的偏差，但在范圍、質(zhì)量和風(fēng)險分析領(lǐng)域與計劃的偏差分析通常是同樣甚至更為重要。

3、趨勢分析。趨勢分析涉及隨時檢查項目執(zhí)行結(jié)果以確定執(zhí)行情況是在改善還是在惡化。

本項目的執(zhí)行情況報告主要通過幾類會議、對三體系的審核、財務(wù)審計分別對項目范圍、進度、質(zhì)量安全、成本等信息溝通結(jié)果進行檢查和分析。

3.項目管理中常用的幾種溝通場合

3.1會見：

會見的步驟如下：確定目的；制定計劃；選擇合適場所；為會見做準備；進行會見；判斷分析會見結(jié)果。

只有會見雙方在會見之前做好準備，初始階段建立和諧的會見氛圍，會見時運用有效的提問方式，對會見實施有效的控制，才能取得會見的成功！3.2演講：

演講步驟如下：確定演講目標；籌劃演講；準備素材；預(yù)講或?qū)嵙?xí)；做好演講準備工作；演講；總結(jié)經(jīng)驗。

演講時間安排應(yīng)該合理：開場白(10%)、引入主題(20%)、闡述主題(40%)、集合（20％）、結(jié)尾（10％）

演講技能體現(xiàn)在以下幾個方面：語言、儀表、嗓音、體語、提綱、教具‘問題解答。

3.3會議

會議失敗的原因通常如下：組織不當、理解不透、備忘錄有誤、議程安排不當、主持人原因。

主持人責(zé)任：

?會前項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

–會議目的、議事日程、與會人員、時間地點、會議類型、應(yīng)散發(fā)的材料

?會間

–創(chuàng)造和諧的會議氣氛，宣布開會、控制議程、鼓勵討論、總結(jié)發(fā)言、控制發(fā)言、作出決議、確認行動和責(zé)任、閉會

?會后

–回顧會議情形，評價會議進展情況和結(jié)果

記錄員責(zé)任

?會前

–檢查會場情況、通知會議參加人員、準備必要的文件、資料、茶點、座位、視聽設(shè)備

?會間

–記錄會議備忘錄、與會人數(shù)、應(yīng)采取的行動、具體實施人員及實施約束

?會后–備忘錄整理成文、核對必要事實數(shù)據(jù)、向主持人遞交備忘錄并與之達成一致、散發(fā)備忘錄

會議成員責(zé)任

?會前

–研究問題、記住開會時間地點、準備在會間發(fā)揮作用

?會間

–傾聽他人觀點、積極發(fā)表自己意見、與主持人密切配合

?會后

–努力完成會議安排的各項任務(wù)

3.4談判

談判主要注意以下問題：談判主題、談判準備、談判氣氛、談判方式、問題解決、讓步、談判行為。項目溝通計劃

2007-11-128:47:34

作者：MBA智庫百科

項目溝通計劃（Project

Communication

Plan）

什么是項目溝通計劃

項目溝通計劃是對于項目全過程的溝通工作，溝通方法、溝通渠道等各個方面的計劃與安排。

就大多數(shù)項目而言，溝通計劃的內(nèi)容是作為項目初期階段工作的一個部分。同時，項目溝通計劃還需要根據(jù)計劃實施的結(jié)果進行定期檢查，必要時還需要加以修訂。所以項目溝通計劃管理工作是貫穿于項目全過程的一項工作，項目溝通計劃是和項目組織計劃緊密聯(lián)系在一起的，因為項目的溝通直接受項目組織結(jié)構(gòu)的影響。

項目溝通計劃的內(nèi)容

項目溝通計劃包括四個方面的具體工作，如下圖所示：

1、編制項目溝通計劃前的準備工作

1）收集信息

項目溝通內(nèi)容方面的信息；

項目溝通所需溝通手段的信息；

項目溝通的時間和頻率方面的信息；

項目信息來源與最終用戶方面的信息。

2）所獲信息的加工處理

對收集到的溝通計劃方面的信息進行加工和處理也是編制項目溝通計劃的重要一環(huán)，而且只有經(jīng)過加工處理過的信息，才能作為編制項目溝通計劃的有效信息使用。

2、項目溝通需求的確定

項目溝通需求的確定是在信息收集的基礎(chǔ)上，對項目組織的信息需求做出的全面決策，其內(nèi)容包括：

項目組織管理方面的信息需求；

項目內(nèi)部管理方面的信息需求；

項目技術(shù)方面的信息需求；

項目實施方面的信息需求；

項目與公眾關(guān)系的信息需求。

3、溝通方式與方法的確定

在項目溝通中，不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法，因此在編制項目溝通計劃過程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個方面：

溝通需求的緊迫程度；

溝通方式方法的有效性；

項目相關(guān)人員的能力和習(xí)慣；

項目本身的規(guī)模。

4、項目溝通計劃的編制

項目溝通計劃的編制是要根據(jù)收集的信息，先確定出項目溝通要實現(xiàn)的目標，然后是根據(jù)項目溝通目標和確定項目溝通需求去分解得到項目溝通的任務(wù)，進一步根據(jù)項目溝通的時間要求去安排這些項目溝通任務(wù)，并確定出保障項目溝通計劃實施的資源和預(yù)算。

項目溝通計劃書的內(nèi)容除了前面給出的目標、任務(wù)、時間要求、具體責(zé)任、預(yù)算與資源保障以外，一般還應(yīng)該包括下列特殊內(nèi)容：

信息的收集和歸檔格式要求；

信息發(fā)布格式與權(quán)限的要求；

對所發(fā)布信息的描述；

更新和修訂項目溝通管理計劃的方法；

約束條件與假設(shè)前提。

現(xiàn)在是一個快速變化的時代，作為項目經(jīng)理要掌握如何在變化時期高效地與團隊成員進行溝通，沒有花時間去很好的溝通是組織未能實現(xiàn)自己的目標的一個常見的問題。下面七個準則可以幫助項目經(jīng)理去避免這些錯誤，從而較平穩(wěn)的來運作項目：

（1）保持簡單：不聚焦、不分段的充滿行話的語句會引起迷惑，語言通常就是不嚴密的工具，行話重復(fù)得越多，含義變得越不清晰。

（2）使用比喻和類推：比喻、類推、例子或簡單的語言，將在溝通復(fù)雜的想法時變得簡單和高效。

（3）使用多種溝通機制：會議、非正式的一對一或小組談話、正式的介紹等。當同樣的信息從不同的方向到達一個人那里，那么這些信息會被聽進去。

（4）重復(fù)關(guān)鍵信息：盡可能多的去重復(fù)關(guān)鍵的信息，計劃好溝通的機會，如與團隊成員每周例會、個別的一對一的交流等。

（5）行動先導(dǎo)：如果說的跟做的不一樣，那么沒有人會聽你的，所以必須怎么說就怎么做。

（6）明確定位矛盾：如果不一致的行為有合適的理由，那么就去解釋；如果沒有合適的理由，那么就盡快去改變行為。

（7）去聽和被聽：溝通都是雙向的，注意力要集中在說了什么，而不是自身的感受。

經(jīng)常的、誠實的、一致的溝通是創(chuàng)建信任和忠誠的關(guān)鍵，特別是在項目和組織變動的時候更加關(guān)鍵。項目溝通計劃（Project

Communication

Plan）

什么是項目溝通計劃

項目溝通計劃是對于項目全過程的溝通工作，溝通方法、溝通渠道等各個方面的計劃與安排。

就大多數(shù)項目而言，溝通計劃的內(nèi)容是作為項目初期階段工作的一個部分。同時，項目溝通計劃還需要根據(jù)計劃實施的結(jié)果進行定期檢查，必要時還需要加以修訂。所以項目溝通計劃管理工作是貫穿于項目全過程的一項工作，項目溝通計劃是和項目組織計劃緊密聯(lián)系在一起的，因為項目的溝通直接受項目組織結(jié)構(gòu)的影響。

項目溝通計劃的內(nèi)容

項目溝通計劃包括四個方面的具體工作，如下圖所示：

1、編制項目HYPERLINK"/knowledge/klmore.asp?type=2170218&ar