物業(yè)檔案管理制度

Word第第頁物業(yè)檔案管理制度物業(yè)檔案管理制度1

1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管答應(yīng)，他人不得動用。

3、物業(yè)管理公司檔案資料必需按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編名目索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號名目。

4、物業(yè)管理公司檔案名目及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。

6、物業(yè)管理公司檔案日常需常常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨便使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違背的作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實狀況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保存追究其法律責任的權(quán)利。

物業(yè)檔案管理制度2

1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一名目，同時建立電子檔備份。各類信息具體排列，以便查閱;

3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常修理文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

4、專管人員須仔細填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。準時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的精確性;

5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴格管理，留意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以愛護業(yè)主的.隱私，維護公司良好形象;

6、為確保文檔平安，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

7、業(yè)主檔案永久保存，準時與業(yè)主溝通，準時變更業(yè)主信息，保證其精確性。

物業(yè)檔案管理制度3

加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

(一)管理內(nèi)容：

1、工程檔案：從接管開頭的全部工程技術(shù)、修理、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;

2、業(yè)主檔案：全部業(yè)主購、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本狀況登記表、裝修申請表等;

3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)修理基金使用報表等;

4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、修理、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

(二)管理措施：

1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行;

2、專人管理(由負責內(nèi)勤的管理員擔當)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且敬重業(yè)主隱私，保守隱秘;

3、科學管理，確保檔案資料完好、齊全，確保檔案完好率達100%;

4、逐步實現(xiàn)智能化管理，計時牢靠的把握相關(guān)信息，提高管理水平。

物業(yè)檔案管理制度4

1、客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負責。

2、客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

3、每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須準時裝訂另存。

4、每個客戶檔案均按日期挨次排列，將最新的文件擺在最前面。

5、客戶檔案的標牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

6、客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印名目后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

7、客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準后在客務(wù)部辦公室閱覽。

8、原始客戶檔案一般不行修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

9、客務(wù)部檔案應(yīng)主動推行計算機管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用狀況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

物業(yè)客戶檔案管理制度

一、制度內(nèi)容

為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，把握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納狀況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以幫助客戶服務(wù)部以最便捷的方式供應(yīng)以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

二、管理目標

客戶檔案資料全面、精確、有效。

三、適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料：

1、收集客戶單位資料

2、客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3、客戶裝修工程文件

4、客戶遷入時填具之資料

5、客戶資料補充

6、客戶聯(lián)絡(luò)資料

7、緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

8、客戶與管理處往來文件

9、客戶違規(guī)事項與欠費記錄

10、客戶修理記錄

11、客戶投訴記錄

12、客戶單位有關(guān)的工程檔案〔與二次裝修工程有關(guān)資料〕與工作程序

四、留意事項

1、準時上行下達客戶與管理之間的學問、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)準時、精確，仔細地登記并制作