工程檔案管理工作指引

工程檔案管理工作指引蔬編制凱日期怕審核蹦日期鐘批準(zhǔn)訓(xùn)日期修訂記錄才日霧凈抱期臥修訂狀態(tài)螺修改內(nèi)容就修改人簽審核人遠(yuǎn)批準(zhǔn)人指引概述嚷流程目的王規(guī)范工程檔案洽的管理，確保稈工程檔案的完湖整、適用和有籠效性洪。拼適用范圍憐工程歸檔文件灰的收集、標(biāo)識輔、審核、發(fā)放翅、回收、銷毀員過程挑。召定義賀辨工程檔案：櫻特指公司、監(jiān)徹理單位、施工賓單位在工程建譜設(shè)過程中產(chǎn)生談的與工程建設(shè)夏相關(guān)文件資料習(xí)的總稱。糊流程要素描述支持文件無支持文件無流程CP點收文處理發(fā)文處理檔案分類責(zé)任部門主導(dǎo)部門：項目部參與部門：城市公司：工程管理部、綜合管理部流程KPI文件歸檔及時性文件歸檔完整性輸入條件收文登記記錄輸出結(jié)果文件存檔目錄按存檔規(guī)則保存的工程文件檔案管理工作指引仁流誦程回C付P郊點描述著C湊P吃點頭對流程的影響舊控制要點氣難點／風(fēng)險點孝提示來收文處理劈收文登記可對酷文件完整性產(chǎn)膊生影響坊，避免漏登情爭況發(fā)生泊·滿及時淋登記忙───鞠發(fā)文處理舅發(fā)文登記可避攏免文件丟失，惕使文件處于受藏控狀態(tài)謎，便于管理慧·塊及時登記乏───除檔案分類鑒統(tǒng)一的存檔規(guī)掙則有利于融檔案礙管理伐，便于查找墓·立檔案爐的分類濾規(guī)則僵───工作程序收文管理項目收文，按文件的來源單位分為監(jiān)理來文、施工單位來文、政府單位來文和其他來文。涉及工程收文一律由檔案員統(tǒng)一登記處理。政府來文應(yīng)及時交辦公室存檔。收文處理程序檔案員收到各單位來文后，由項目部負(fù)責(zé)人指定項目跟進人，檔案員交項目跟進人處理?？捎身椖扛M人直接協(xié)調(diào)、回復(fù)的，跟進人在收文上簽署回復(fù)意見，進行處理。附回復(fù)意見的收文原件交檔案員歸檔。需由項目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)的，跟進人將收文提交給項目負(fù)責(zé)人進行協(xié)調(diào)、處理、回復(fù)，項目負(fù)責(zé)人在收文上簽署回復(fù)意見。附回復(fù)意見的收文原件交檔案員歸檔。檔案員收到知會類文件后，可直接交相關(guān)人員傳閱。傳閱完畢后，原件歸檔。發(fā)文管理以項目部名義發(fā)出的文件，需經(jīng)項目部負(fù)責(zé)人審批后發(fā)出，項目部留存正式發(fā)文一份，交檔案員歸檔。以公司名義發(fā)出的文件，需填寫《發(fā)文審批表》，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核、公司相關(guān)部門會簽（必要時）和領(lǐng)導(dǎo)審批后，加蓋公司印章方可發(fā)出。辦公室留存《發(fā)文審批表》、擬稿原件、正式發(fā)文一份歸檔。歸檔文件管理項目部日常工作中產(chǎn)生的文件均由檔案員登記歸檔。移交給檔案員最終歸檔的文件要求是簽字蓋章手續(xù)完備的正式文本，移交時要填寫《文件交接登記表》，由移交人與接收人簽名確認(rèn)。項目歸檔文件分類、編號及歸檔范圍按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。工程文件有效版本標(biāo)識巧收到的文件已犬有版本標(biāo)識，克則照實登記。掏無版本標(biāo)記的葡，按以下編號危規(guī)則標(biāo)識：根孝據(jù)文件不同版周本的產(chǎn)生時間趟及內(nèi)容標(biāo)識，甩修訂狀態(tài)盲從辨0違、業(yè)1舍…天到脹9殊依次遞增，版汗本零由依A津、奏B父…娘到依Z料依次遞增。文件狀態(tài)監(jiān)控筐施工圖紙的發(fā)偵放、回收與作睛廢圖紙的監(jiān)控禁按《施工圖紙仙工作挑指引》執(zhí)行。闊發(fā)放給施工單他位、監(jiān)理單位躁的其他工程文分件，需填寫《涼文件收發(fā)記錄以》，并經(jīng)雙方謙簽字確認(rèn)。奴若發(fā)放給施工穩(wěn)單位、監(jiān)理單晌位的其他工程挎文件失效，檔芬案員應(yīng)及時回第收，并在首頁壽及騎縫加勢蓋雄“廟作桃廢潑”經(jīng)章，留存一份粥備查，其余復(fù)躺份銷毀。文件立卷要求復(fù)立卷時劍可根據(jù)文件的桑多少單獨立卷奇、組合立卷。蚊幾個分類組合臂起來立卷，必曬須在卷內(nèi)明確啞區(qū)別、明確標(biāo)嫂識類名，卷內(nèi)效文件分類排列灶。雕文件夾背簽標(biāo)狠識要求清晰明吩確，易于查找?guī)汀?biāo)識信息必豈須包括：項目矛名稱、項目期甲數(shù)、工程文件莖類別名稱、該爸類文件夾序號招，其他信息可惕根據(jù)實際需要側(cè)標(biāo)識。糟各類工程文件葛卷內(nèi)需建立卷漿內(nèi)文件目錄。勵文件歸檔及利呢用如工程文件在標(biāo)士識清楚完備后散，由檔案員湊按分類編號存傻放，要有固定握的文件夾，放組入編有序號的槳資料柜中妥善憑保管。長資料借用、調(diào)井用、查閱需先代由借閱人嫌填寫《文件隆借閱申請單皇》，經(jīng)呢項目部愉負(fù)責(zé)人重批準(zhǔn)后登記借閣閱。文件移交摟工程竣工時，榆所缸有工程薦文件由檔案員拘負(fù)責(zé)收集，并同在項目竣工結(jié)受算一個月后交猴辦公室嚼存檔。習(xí)依據(jù)政府要求鋼按時向城建檔假案管理部門移平交工程竣工檔仍案資料，包括薯文字資