亂了頭緒的經(jīng)理人自學(xué)手冊

亂了頭緒的經(jīng)理人時間管理與授權(quán)自學(xué)手冊目錄TOC\t"*Heading02,1"前言 2本手冊包括哪些內(nèi)容 3如何使用本手冊 4第1單元：學(xué)員在時間管理方面存在的問題 5第2單元：忽視合理安排時間的后果 8第3單元：如何自我管理 10參考答案 16要點(diǎn)總結(jié) 20?VideoArtsChina2003

前言 ?VideoArtsChina2003要想在工作中表現(xiàn)出色，同時又保持健康的體魄，關(guān)鍵就在于如何把握好兩個方面：有效合理地安排工作，以正確的方式做好工作。《亂了頭緒的經(jīng)理人》這一培訓(xùn)課程將向大家具體介紹這兩方面工作技巧的內(nèi)容。目標(biāo)本自學(xué)手冊將幫助您掌握適當(dāng)?shù)臅r間和進(jìn)度，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)《亂了頭緒的經(jīng)理人》培訓(xùn)課程的全部內(nèi)容。參加了《亂了頭緒的經(jīng)理人》課程的學(xué)習(xí)，您將能夠：認(rèn)識到時間管理的重要性。做事更具條理性，表現(xiàn)在以下幾方面：-能夠區(qū)分主動性和應(yīng)對性任務(wù)；-按照工作的輕重緩急，確定處理的先后次序；-制定工作計劃。通過有效地授權(quán)管理員工。制定行動計劃，提高組織管理能力。本手冊包括哪些內(nèi)容 錄像部分錄像圍繞著兩部分內(nèi)容（“毀滅”和“重生”，講述了一家配餐公司的大區(qū)經(jīng)理理查德劉易斯的遭遇。他很想把工作做好，卻總是顯得疲倦不堪、工作過度、壓力重重，而最要命的是他毫無條理性。在錄像的第一部分中，理查德被工作搞得焦頭爛額，最后突發(fā)心臟病死去。圣彼得在天國之門遇到了他，由于理查德不承認(rèn)自己曾造成了混亂，圣彼得就明確指出他曾經(jīng)犯下的種種錯誤，最后他認(rèn)識到了這些錯誤及其后果：不分輕重緩急、工作半途而廢、越俎代庖、浪費(fèi)手下員工的時間以及管理方面存在的其他嚴(yán)重問題。圣彼得對他深表同情，就把他遣送回人間，讓他改過自新。 在錄像的第二部分中，不幸的是，理查德卻不知道從何做起，圣彼得就教他如何自我管理：把要做的工作都列出來，再分成主動性和應(yīng)對性的兩類，然后確定輕重緩急程度，用簡單而有效的方法進(jìn)行計劃安排。然后，圣彼得又指出理查德在授權(quán)時的糟糕表現(xiàn)。首先幫助他克服了害怕授權(quán)的恐懼心理，接著又向他講述了授權(quán)要采取的基本措施：如何選拔人才、客觀認(rèn)識每個人的能力、了解他們需要多長時間才能勝任工作、他們需要什么樣的培訓(xùn)、如何監(jiān)督他們的工作進(jìn)展以及怎樣支持他們的工作，又使其不受干預(yù)。參考答案每個練習(xí)都配有一套參考答案，對此有兩點(diǎn)需要說明：這些答案不一定是唯一答案，僅僅是一些建議，有助于啟發(fā)學(xué)員們思考練習(xí)中遇到的問題。不要作弊！獨(dú)立思考并做完練習(xí)題以后再去參考答案，這樣對您更有幫助。要點(diǎn)總結(jié)本手冊中對錄像內(nèi)容中學(xué)習(xí)要點(diǎn)作了簡短概括，可供參考。制定行動計劃為了提高組織管理能力，要求學(xué)員在課程最后制定出自己的行動計劃，并把它們記錄下來。如何使用本手冊 您可以根據(jù)具體需要和自身情況，使用該手冊:分階段學(xué)習(xí)整個課程分為五個單元:學(xué)員在時間管理方面存在的問題忽視合理安排時間的后果如何自我管理如何管理他人行動計劃您應(yīng)當(dāng)按照上述順序完成整個課程內(nèi)容，但是您不必一次就完成全部階段的學(xué)習(xí)內(nèi)容。調(diào)整本課程的學(xué)習(xí)時間如果您希望減少本課程的學(xué)習(xí)時間，只要跳過練習(xí)部分就可以了。在練習(xí)部分中，你被要求把問題的答案記錄下來。全部課程（包括練習(xí)）的學(xué)習(xí)時間不要超過4個小時。在本次課程的學(xué)習(xí)過程中您需要哪些設(shè)備和材料您將需要一臺錄像機(jī)和電視機(jī)。第1單元：學(xué)員在時間管理方面存在的問題 您的目標(biāo)在開始自學(xué)課程之前，請考慮一下通過自學(xué)您希望達(dá)到哪些具體目標(biāo)，并把它們寫下來。我的目標(biāo)：

學(xué)員在時間管理方面存在的問題請回答以下問題：您會有意識地制定工作計劃嗎:是否每天?每周?每月?您認(rèn)為什么工作是最難以計劃和安排的？為什么？在您的工作中哪兩個方面是最浪費(fèi)您的時間？（如：打電話，臨時會議，他人的打擾）

以下是時間管理方面存在的典型問題，您在多大程度上符合這些特征？經(jīng)常有時很少從不工作任務(wù)清單越來越長辦公桌凌亂不堪經(jīng)常不按期完成工作對會議/會面的準(zhǔn)備做得不好經(jīng)常遺忘自己的工作時間總是花在例行工作上，沒有時間處理重要工作制定短期工作花費(fèi)太多時間制定長期計劃花費(fèi)時間太少工作賣力，進(jìn)展甚少不知道時間都花在什么地方工作時間太長把很多工作帶回家里做第2單元：忽視合理安排時間的后果 錄像節(jié)選播放錄像第一部分“毀滅”的前面一段，該段錄像介紹了一家配餐公司的大區(qū)經(jīng)理理查德?劉易斯缺乏時間管理的能力。盡量找出理查德所犯的錯誤。錄像播放到理查德到達(dá)天國之門為止。理查德所犯的錯誤：填完以后，參閱《自學(xué)手冊》SSW-16頁的參考答案。

錄像節(jié)選播放錄像第一部分“毀滅”的剩余片段，觀看錄像的同時，記下理查德在時間管理方面的其它錯誤。其它的錯誤：填完以后，參閱《自學(xué)手冊》SSW-16頁的參考答案。如果您也有這方面的毛病，千萬不要太在意。簡單的解決辦法就是改正自己的錯誤行為。完全沒有必要去改變自己的個性。就象圣彼得說得那樣：“我不要你成為另外一個人，我要你成為一個有條理的人！”第3單元：如何自我管理 錄像片段播放錄像第二部分“重生”的上半部分。在這部分情節(jié)中，圣彼得的任務(wù)就是幫助理查德。使他更具條理性：首先學(xué)會自我管理，再學(xué)習(xí)如何管理手下員工。本手冊將分別講述這兩個問題。在觀看錄像的同時，請記下要點(diǎn)。錄像播放到出現(xiàn)“分配時間”幾個字幕為止。錄像“重生”上半部分的要點(diǎn)：填完以后，參閱自學(xué)手冊SSW-17頁的參考答案。

您的行動方案請在以下的表格內(nèi):制定出您要急需處理的工作任務(wù)。把各項任務(wù)分成主動性和應(yīng)對性兩種類型。按照1到3的分?jǐn)?shù)等級，確定每項任務(wù)的輕重緩急程度（1表示最大，3表示最小）

行動方案工作任務(wù)主動性應(yīng)對性重要程度(1到3)緊急程度(1到3)

對付別人的打擾當(dāng)基思在對理查德漫無邊際地大侃羽毛球比賽經(jīng)過的時候，圣彼得要理查德立刻制止他這種浪費(fèi)他人工作時間的行為。將錄像情節(jié)結(jié)合自己的經(jīng)歷，您將會采用什么辦法來對付他人的打擾？（而不會影響到兩人之間的關(guān)系）對付影響工作的打擾者：參閱《自學(xué)手冊》SSW-18頁的參考答案。

第4單元:如何管理他人錄像節(jié)選錄像第二部分“重生”的下半部分講述了如何管理員工，請在觀看錄像的同時記下要點(diǎn)。下半部分中的要點(diǎn)參閱《自學(xué)手冊》SSW-19頁的參考答案。

您的授權(quán)計劃今后六個月之內(nèi)，您有哪些工作任務(wù)需要授權(quán)給團(tuán)隊成員？準(zhǔn)備授權(quán)的工作任務(wù)：

第5單元:行動計劃回顧在課程開始時寫下的學(xué)習(xí)目標(biāo)。針對如何提高您的時間管理和自我管理能力，制定出你自己的行動計劃。行動計劃：參考答案 第2單元：忽視合理安排時間的后果理查德的錯誤之處：對基思的打斷不加制止。想同時打多個電話。在電話里詳盡地指示伯納德該怎么做，而這本應(yīng)該由伯納德來決定的。沒有集中精力先完成重要的工作，如給多米尼克發(fā)電子郵件。忘記曾讓埃里卡來找他，隨后又不搭理她了。事先沒有計劃，結(jié)果他不得不到停車場去找總經(jīng)理。沒有履行諾言，他的總經(jīng)理在趕往芝加哥的路上對他說：“我叫你給我打個報告，你一直沒消息，我還以為你解決了。”自己管理能力欠缺，卻責(zé)備他的助理簡（“簡，難道樣樣都要我管”）。錯過了他兒子的生日聚會，忘記了曾和妻子約好去走訪一個朋友。其它幾點(diǎn)：他的助理簡說到：“他在辦公室里把我整天弄得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，我不知道怎么辦?！彼目蛻粢晃回攧?wù)總監(jiān)說到：“…你考慮清楚吧，理查德?！笔ケ说谜f到：“你這是被動的管理！”，“你這不是在行使分派權(quán)力，是在放棄權(quán)力”，看到理查德不明白自己哪里做錯了，圣彼得說到：“輕易的讓任何人打斷你的工作，把精力放在不相干的工作上，我是說你經(jīng)常插手本不需要你過問的事，工作上從不設(shè)立優(yōu)先級...浪費(fèi)別人或你自己的時間...你整天忙亂浪費(fèi)精力，根本沒時間去關(guān)心下屬。”第3單元:如何自我管理 要點(diǎn)明確目標(biāo)：強(qiáng)調(diào)明確目標(biāo)的重要性。錄像中大多數(shù)要點(diǎn)是關(guān)于如何正確地處理好自己的工作事務(wù)，提高工作效率。但是我們很容易犯的錯誤是偏離自己的工作目標(biāo)。讓大家多想一想：公司招聘我們是做什么的？重視目標(biāo)，工作安排才更合理有效。制定工作計劃：圣彼得說：“你為什么從來不計劃？”理查德回答到：“我倒想，只是沒有時間?！闭驗檫@樣，他每天都是盲目地工作，像驢拉磨一樣，被動地應(yīng)付出現(xiàn)的各種事情。制定工作方案：分析主動性任務(wù)和應(yīng)對性任務(wù)的區(qū)別時，圣彼得是這樣解釋的：“主動、積極性的工作是指那些能幫助你實現(xiàn)目標(biāo)的工作。”“而那些應(yīng)對性工作，是指，那些日常工作中不停出現(xiàn)的，你不得不去處理的那些工作?！贝_定先后次序。突出說明重要性工作和緊急性工作的區(qū)別。越是重要的工作，越要騰出更多時間來處理。越是緊急的工作，越要盡快去完成。正如圣彼得說的那樣，“主動性工作幾乎往往都是重要的?！焙侠矸峙鋾r間。在錄像中簡是這樣認(rèn)為的：每天的首要任務(wù)就是處理電子郵件，這是應(yīng)對性的活兒，但是它往往是緊急的。事先周密安排好時間，對于確實重要的工作，有時甚至要抽出一整天時間，比如要和區(qū)域經(jīng)理在一起。安排時間接見來訪客人。對于重要的長期計劃工作，要多安排些時間。有效利用一些輔助方法，比如專用圖表等。每天工作結(jié)束前要抽出十五分鐘時間，考慮一下第二天的工作計劃。（有人喜歡在每天開始工作前這樣做）就像簡說的那樣：“幸福的出現(xiàn)需要計劃?！比绾螌Ω队绊懝ぷ鞯拇驍_者：先打斷他的話，理查德不能由著他沒完沒了地說下去。站起來，這個動作表示談話就要結(jié)束了。把握好時間，理查德是這樣說的：“你不是說只說幾句話嗎？”把握好談話內(nèi)容，理查德是這樣說的：“要想長談我們另約時間吧”。通常還可以這么說：“你有什么事情需要我?guī)椭俊?，這樣可以使其他人直截了當(dāng)。態(tài)度要友善。要做到“對待他人，時間上要苛刻，態(tài)度上要和氣”。

第4單元:如何管理他人要點(diǎn)：定義：授權(quán)就意味著把自己的一部分工作分給他人去做。障礙：管理者要學(xué)會如何授權(quán)，必須先要克服兩個障礙：要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做。正如圣彼得說的那樣：“對此有個說法，叫做長大”?？朔謶中睦恚灰ε鹿ぷ骶置媸Э?。對此，圣彼得是這樣說的：“你可以把任務(wù)和權(quán)利委任下去，但責(zé)任還是你的”。但是經(jīng)過一定的培訓(xùn)和正確的計劃，完全可以把風(fēng)險控制在最低程度。步驟。要做到有效授權(quán)，要清楚以下這些問題：哪項任務(wù)？由誰負(fù)責(zé)？如果讓他來做，能勝任嗎？如果要對他培訓(xùn)，需要多長時間培訓(xùn)，他才能勝任工作？制定出培訓(xùn)計劃，讓被培訓(xùn)人員認(rèn)識到：自己需要多長時間培訓(xùn)，才能夠完全勝任這項工作。支持和監(jiān)督.在給伯納德授權(quán)時，理查德差點(diǎn)釀成大錯。一旦把工作分派出去，必須要：提供必要的支持，這并不是說要去干預(yù)別人的工作。對此圣彼得是這樣說的：“所以授權(quán)也是這樣，你是放手了，但是眼睛還看著。”在關(guān)鍵處把關(guān)，監(jiān)督他們的工作進(jìn)展。如果把握好時機(jī)和方法，就不會顯得對別人指手劃腳。要點(diǎn)總結(jié) 錄像中的學(xué)習(xí)要點(diǎn)包括：自我管理把工作分成兩類-主動性任務(wù)-應(yīng)對性任務(wù)按照工作的輕重緩急，確定處理的先后次序：-重要性（處理重要