文書檔案整理實操手冊

檔案人員崗位培訓實操手冊(文書檔案)北京市檔案干部培訓中心20231文書檔案整理方法一——以“卷”為單位的整理方法★文書檔案按“卷”整理流程：⑴分類⑵組卷⑶檢查、調整卷內(nèi)文件⑷排列卷內(nèi)文件⑸卷內(nèi)文件編號⑹填寫卷內(nèi)名目⑺填寫卷內(nèi)備考表⑻擬寫案卷標題⑼填寫案卷封面⑽裝訂案卷⑾案卷排列⑿編制案卷號⒀編制檔號⒁編制案卷名目分類、組卷、編目而組成案卷的一個工作過程。第一步分類項分開。1.按年度分類文書檔案按年度整理立卷，就是依據(jù)形成和處理文件的年一般狀況下，在尋常文書處理時就應對文件所屬年度加以區(qū)分，分的文件，因此，在立卷時，對這些特別狀況需要做一些針對性的調整：⑴打算、總結、報表、預算，一般放在針對的年度立卷。立卷。⑶跨年度或多年度的總結，放在針對的最終一年立卷。針對年立卷。2在請示年立卷。⑹跨年度的會議文件，放在會議開幕的年度立卷。⑺法規(guī)性文件，放在公布或批準的年度立卷。⑻跨年度的非訴訟案件材料，放在結案的年度立卷。2.按機構或問題分類“事由”將文件材料一一分出，屬同一問題的文件材料放一起。按保管期限分類不同文件的內(nèi)容重要程度以及在將來工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。依據(jù)國家檔案局8案保管期限為永久、3010面進展全面地分析，做到劃分準確、寬嚴適度。發(fā)的未生效文件、下級報送的不必備案的文件等。復式分類法種以上的分類方法結合起來使用。目前普遍承受的分類方法有兩種：年度-機構〔問題〕-保管期限分類法：先將歸檔文件按年度3位。保管期限-年度-機構〔問題〕分類法：先將歸檔文件按保管案的單位。其次步組卷組卷就是在前面分類的根底上，將同年度中屬于同一機構〕且保管期限一樣的文件材料依據(jù)肯定規(guī)律組合在一起。運用公文主要特征組卷廣泛的方法?！痢辆株P于物價治理工作的通知、規(guī)定；北京市××廠關于排污問題的報告、通知。期的公文組合在一起。例如：北京市××2023北京市××2023將同一責任者所形成的假設干份公文組合在一起方法。例如：北京市××局關于干部培訓、福利待遇等工作的規(guī)定、通知。文組合在一起的方法。例如：北京市××公司關于所屬企業(yè)改革狀況統(tǒng)計報表。留意：利用公文主要特征組卷的方法使用廣泛，但在實際4“中共××市委組織部關于2023年干部任免的通知”，就是將責任者特征、時間特征、問題特征和公文名稱特征結合使用。到底選征，然后依據(jù)文件數(shù)量的多少，綜合運用其他特征合理組卷。運用公文主要類型組卷該方法是將公文大體分成幾種類型,依據(jù)每種類型公文的形成規(guī)律和特點,實行不同方法組卷。一會數(shù)卷，問題相近的幾個小型會議可數(shù)會一卷。卷，形成材料多的案件可以一案數(shù)卷。理形式等，結合文件的多少進展組卷。〔狀況反映、動態(tài)等〕和刊物〔報紙、書籍等〕名稱分開，一期一卷或數(shù)期一卷。組卷的根本要求一，類型鮮亮，年月不混，保管期限準確。組卷時應留意以下幾個方面：⑴不同機構的文件材料不能組合在一起。⑵不同保管期限的文件材料不能組合在一起。散。55質量。第三步檢查、調整卷內(nèi)文件整，覺察重份文件要剔除。第四步排列卷內(nèi)文件1.一些有親熱聯(lián)系的文件排列挨次定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；大事、事故、案件材料的結論、打算、判決性文件在前，依據(jù)性文件材料在后。具體排序如下：對于單份文件，其排列挨次如下：①發(fā)文稿紙/文件處理單/擬辦單/簽批條②正本/轉發(fā)文③附件/被轉發(fā)文④定稿6⑤草稿⑥少數(shù)民族文字文本/外文本⑦復制件對于多份文件，其排列挨次如下：①方針政策性公文在前，業(yè)務性公文在后；②上級機關公文在前，本機關和下級機關公文在后；③案件的結論及判決性公文在前，依據(jù)性材料在后；④會議文件依據(jù)文件形成挨次或重要程度排列；⑤其他公文材料可按重要程度或時間挨次排列。卷內(nèi)文件作者、問題單一的，按時間挨次排列；卷內(nèi)者的，按問題—作者—時間或作者—問題—時間挨次排列。第五步卷內(nèi)文件編號1文件第一頁編至最終一頁〔卷內(nèi)名目、備考表不編頁號。頁號空白時不編頁號。第六步填寫卷內(nèi)名目日期、頁號、備注。也可用激光打印機打印出來。其各工程填寫要求如下：挨次號。7文號：即公文發(fā)文機關的發(fā)文字號。填寫時應照抄實錄。或標準化簡稱。題名，并加“[]”，與原標題加以區(qū)分。“2023.5.6”。沒有日期的文件應考證清楚后填寫。需填寫起止頁號外，其余公文只填寫首頁頁號。例如:卷內(nèi)文件名目順序 文號 責任者 題名 日期 頁號 號 1 [2023]52 [2023]23 ……

財政局檔案局……

2023市檔案局關于申請增加2023……

2023.3.172023.2.15……

159-16第七步填寫卷內(nèi)備考表立卷時間。卷內(nèi)備考表放在卷末。其工程填寫要求如下：卷內(nèi)狀況說明：主要填寫卷內(nèi)公文缺損、修改、補充、移8出、銷毀等狀況。立卷人：完成立卷后，由立卷者簽名。本卷狀況說明立卷人:本卷狀況說明立卷人:張××檢查人:李××立卷日期:2023.6.30第八步擬寫案卷標題的工程。擬寫案卷標題要求：內(nèi)容上具有概括性。必需生疏了解卷內(nèi)文件，準確概括卷不能漏掉主要內(nèi)容?？s”卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名一般以二三十字為宜。簡練并不“和”表示。標題末尾不用句號。構造上具有完整性。題名提醒文件內(nèi)容的準確程度，不僅9常是“三要素”：責任者——問題——名稱〔即由作者—時間—名稱構成，如××2023席會議記錄。①責任者:卷內(nèi)文件的制發(fā)單位名稱,一般應寫全稱,以印章為準,簡稱時必需用通用簡稱。如卷內(nèi)文件責任者過多,則選2-3個主要責任者，后加“等”字。②問題：卷內(nèi)文件涉及的主要內(nèi)容，是案卷標題的主體，要“等”字。如：××市政府、××市人事局、××市編委關于干部任免、增設機構的通知、批復。過多可以概括，如打算、意見、要點等只標明打算即可。準時進展修改、完善。第九步填寫案卷封面案卷封面的工程包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時印。具體填寫要求如下：全宗名稱：即立檔單位的全稱。問題名稱，按年度—組織機構分類需填寫內(nèi)部機構名稱。10案卷題名：即案卷標題。卷皮封面的第三欄，在卷皮上占排列均勻、位置適中。30年、10件、頁數(shù)：即填寫卷內(nèi)公文材料實有的總件數(shù)和總頁數(shù)。最遲一份公文的落款日期。由立卷人填寫；也可作為案卷號，歸檔后由檔案室編寫。檔號：由全宗號、名目號、案卷號組成。案卷在檔案室保三步。例如：11全宗號 名目號3

案卷號540第十步裝訂案卷承受三孔一線的方式進展裝訂,三孔必需在一條直線上，裝訂要結實結實、整齊美觀。〔回形針等，對破損文件要進展修補〔不能使用膠條等塑料、化學品，對沒有裝訂線的文件要另用紙加寬，對超大紙張的文件掉。采 用硬卷皮裝訂內(nèi)文件

北京市××局綜合類

時，卷左側和下緣均 對齊，并將文 件左側抵緊卷個孔將

2023的通知、總結等

脊，三卷皮縱向四等 分 為30好，裝 自2023年4月至2023年8 訂線30保管期限卷內(nèi)背打 活

月本卷共4件20頁 歸檔號 540

面中孔結。采檢查是否有脫頁。裝訂方法如下圖：121

2

3第4步 第5步 第6步第十一步案卷排列間的有機聯(lián)系。案卷排列挨次與分類方法是嚴密相關的。承受年度-機構〔問題〕-保管期限分類法先將案卷按年度先后排列,然后在每個年度下再按組織機構3010承受保管期限-年度-機構〔問題〕分類法先將案卷按保管期限永久、3010〔問題〕排列。按問題排列是結合重要程度或相互聯(lián)系排列?！矄栴}的，最終排列接近準確日期的。當兩個案卷開頭日期一樣時，首先排列終止日期在前的。13第十二步編制案卷號不同的分類方法，案卷的編號方法也有兩種：承受年度-機構〔問題〕-保管期限分類法這種方法是先將歸檔文件按年度分類,然后在每個年度下再按組織機構〔問題〕分類,最終又在每個機構〔問題〕內(nèi)按保管個流水號，每年形成一本案卷名目。例如：××單位承受這種分類方法，其檔案分類并編號為：永久 1-50辦公室 30年 51-8010年 81-1202023500卷)永久121-180業(yè)務處 30年 181-29010年 291-300永久 301-350××處 30年 351-38010年 381-400…… 5002023

永久 1-90辦公室 30年 91-18010年 181-220800

永久 221-380業(yè)務處 30年 381-45010年 451-500永久 501-55014××處30551-58010581-600……800承受保管期限-年度-機構〔問題〕分類法〔問題〕分類。4例如：××單位承受這種分類方法，其檔案分類并編號為：2023辦公室1-50人事處51-60永久2023××處辦公室61-9091-120人事處121-140××處141-2002023辦公室1-40人事處41-70302023××處辦公室71-100101-120人事處121-140××處141-18010

2023年 辦公室 1-70人事處 71-80××處 81-1002023年 辦公室 101-13015人事處 131-150××處 151-180第十三步編制檔號檔號=全宗號-案卷名目號-案卷號-件〔頁〕號全宗號的編制單位不必填寫全宗號。案卷名目號的編制名目的編號，在同一全宗內(nèi)不能消滅一樣的名目號。案卷號的編制編制案卷號時應留意每一本案卷名目的案卷號均從“1”開頭編號，在同一名目內(nèi)不能消滅一樣的案卷號。件〔頁〕號的編制〔頁〕號時要做到不重號、不漏號。第十四步編制案卷名目分年度編制將全宗內(nèi)的文書檔案逐年按保管期限，即永久、3010多，一般適用于每年形成檔案數(shù)量較多的單位?；炷甓染幹?6位。但不便于插卷和案卷的隨時調整。歸檔、向檔案館移交的制度等狀況而定。案卷名目的格式及例如如以下圖所示：案卷號檔案室編檔案館編案卷號檔案室編檔案館編題名年度頁數(shù)期限備注540202320232010政執(zhí)法檢查的通知、總結等……文書檔案整理方法二——以“件”為單位的整理方法★文書檔案按“件”整理流程：⑴件確實定 ⑵文件的修整 ⑶裝訂 ⑷分類⑸排列 ⑹編號、蓋章 ⑺編目 ⑻裝盒按件整理方法20232023年17件級整理。重要批示或有處理結果的公文審批單等相關文件。一冊〔本〕為一件。操作時可以按以下標準來確定“件”：件；重要文件須保存歷次修改稿的，正本與歷次稿各為一件。也可各為一件。原件與復制件為一件，對于其制成材料、字跡材料等不利〔以及破損的文件，要復制后與原件一起歸檔。應作為一件。報表、名冊、圖冊等一般每冊〔本〕內(nèi)容都相對完整，具〔本〕作為一件。來文與復文〔指請示與批復、報告與批示、函與復函〕可難以檢索，則可將全部的來文、復文分別作為一件。的相關記錄或個人姓名，以便利檢索。18訂在一起作為一件處理。計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出〔發(fā)文稿紙上欄目要填寫齊全，領導親筆簽發(fā)〕作為一件。件處理的軌跡，不能去掉，應與文件一起歸檔。未裝訂的式樣同一的表格可作為一件。將式樣一樣的表〕可以以肯定單位組合，將表格集中裝訂，作為一件對待。如下：修裱：對破損紙張進展修補或托裱。固處理。防止時間長了生銹。大紙張折疊：歸檔文件盒只能容納A4規(guī)格的文件，所以多的宜單張折疊，數(shù)量少的可一起折疊。第三步裝訂歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。19側裝訂兩只釘。較厚的文件承受三孔一線的裝訂方式。持原貌不變。一個單位的裝訂方式應相對統(tǒng)一。保存10年的文件材料可保持原裝訂方式不變。裝訂時留意件內(nèi)文件的排列挨次：在前，正文在后。第四步分類種分類方法。北京市推舉使用“保管期限—年度—機構〔問題〕”或“年度—機構〔問題〕—保管期限”的分類方法。性，做到類別設置合理，各類之間界限清楚，歸類準確。保管期限—年度—機構〔問題〕分類法(推舉使用)按形成或承辦機構〔問題〕分類。年度—機構〔問題〕—保管期限分類法〔問題〕分類，同一機構〔問題〕內(nèi)的文件按劃定的保管期限分類。20第五步排列件與件的排列于會議文件、統(tǒng)計報表、案件材料等成套性文件要集中排列。特別提示：的工作內(nèi)容。不能與“問題”這一概念混淆，如“人事工作”、“黨務是比事由大的同類事物的概念?！矄栴}〕的全部文件的最終，或并入關系密不行分的際整理工作中應盡量避開。：依據(jù)文件審批單、正本、附件〔被轉發(fā)文、定稿、復制件的挨次排列。第六步編號、蓋章室編件號、館編件號、頁數(shù)、機構〔問題〕等7具體填寫要求如下：全宗號：填寫綜合檔案館賜予立檔單位的代碼。年度：填寫文件形成的年度。以四位阿拉伯數(shù)字標注公元212023202320232023”。保管期限：填寫歸檔文件保管期限的全稱或標識年限。分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號：以機構〔問題〕開頭標注。具體編制例如如下:按保管期限－年度－機構分類永久2023辦公室1-50業(yè)務處1-30法規(guī)處1-202023辦公室1-50業(yè)務處1-30法規(guī)處1-202023……30年 30年檔案的排列方法同永久檔案排列方法全都10年 10年檔案的排列方法同永久檔案排列方法全都按年度－機構－保管期限分類2023年 辦公室 永久3022

1-5051-12010121-190業(yè)務處永久1-503051-12010121-190指導處……2023館編件號：按進館要求編制。頁號：填寫每件歸檔文件的頁碼。文件中有圖文的頁面為頁或無連續(xù)頁碼時，每份歸檔文件需從“1”開頭，使用阿拉伯數(shù)下角。如“辦公室”或“行政類”。歸檔章的格式及填寫例如如以下圖所示：全宗號 年度 2023保管 期限室編 8件號機構〔問題〕

頁數(shù) 10辦公室第七步編目歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號挨次編制歸檔文件目錄,其內(nèi)容包括機構〔問題、件號、責任者、文號、題名、日期、23數(shù)”項后增加“歸檔部門”項)。編目要以“件”為單位進展，依據(jù)分類、排列的結果逐類、逐實體一一對應，避開一些檔案成為死檔。歸檔文件名目的填寫要求如下：填寫?zhàn)^編件號。要與檔號章上的件號對應。者。填寫時應使用全稱或標準化簡稱。成，填寫時應據(jù)實抄錄。責任者、內(nèi)容、文種三要素，重要來往文件還應表達受文者。沒有標題或標題不標準，應自擬標題并加“”號。日期:文件的成文日期，以8位阿拉伯