【時(shí)間管理方法】 時(shí)間管理-每日計(jì)劃與排程

時(shí)間管理—每日計(jì)劃與排程之前寫(xiě)過(guò)一篇部落格文章，用一張A4紙，輕松做好每日計(jì)劃，受到不少朋友的歡迎，現(xiàn)在這一篇文章，一方面又是接續(xù)如何做好每日計(jì)劃,一方面又是在線(xiàn)課程的一課，相當(dāng)實(shí)用，大家可以認(rèn)真聽(tīng)聽(tīng)。我也分享我的排程原則，共有四點(diǎn)，我們這就開(kāi)始。（1）兩分以下馬上行動(dòng)這就是GettingThingsDone的作者所提倡的“兩分鐘原則”-兩分鐘之內(nèi)可以完成的下一步行動(dòng)，就要馬上執(zhí)行。在我們作計(jì)劃時(shí)，記得要預(yù)留一些時(shí)間，因?yàn)槲覀円幻嬗?jì)劃，一面就可以處理完這些兩分鐘內(nèi)就可以解決掉的事情，發(fā)一個(gè)簡(jiǎn)訊，花三十秒閱讀一篇備忘錄，勾選是否參加聚會(huì)的回條，在某人語(yǔ)音信箱留言，花一分鐘瀏覽網(wǎng)站。雖然這件事情并不重要，但若是一定要做的事情，不如現(xiàn)在就做。在研習(xí)會(huì)時(shí)，很多朋友都告訴twhsi”兩分鐘原則”幫助他們很大，以前的作法是依照優(yōu)先次序來(lái)作，現(xiàn)在用”兩分鐘原則”，往往在任務(wù)開(kāi)始的初期，就開(kāi)始著手處理事情了，雖然只是打打電話(huà)、搜尋數(shù)據(jù)等小事，但是已經(jīng)開(kāi)始推動(dòng)項(xiàng)目了，心理上有很輕松的感覺(jué)。這就是每日計(jì)劃的第一個(gè)原則-"兩分鐘原則”。（2）一■日三至五件MITsMITs就是MostImportantTasks（最重要的事情），我有一頁(yè)的的每日計(jì)劃中，有八個(gè)空格，可以寫(xiě)下今天對(duì)我最重要的MITs,提醒我要優(yōu)先完成這件事情。每次我作每日計(jì)劃時(shí)，就把今天最重要的事情寫(xiě)上去，例如要寫(xiě)部落格文章，要交一個(gè)即將截稿的企劃，處理財(cái)務(wù)報(bào)表的問(wèn)題，不用太多，提醒我什么事是今天對(duì)我最重要的。其實(shí)，我們一天內(nèi)只要完成一兩件最重要的事情，就很有收獲了。但是一般人常常做了很多事情，卻沒(méi)能把今天最重要的事情搞定。之前我讀“紫牛2：免費(fèi)力量大”里面提到一句話(huà)”要作困難的決定，而不是辛苦的做事情。。我覺(jué)得這句話(huà)就是在講MITs的觀念，在每日生活中，要養(yǎng)成先把最大、最難的工作優(yōu)先處理掉的習(xí)慣，抗拒自己從簡(jiǎn)單事情先做的誘惑。以筆者的經(jīng)驗(yàn)，只要實(shí)行一個(gè)月，我們的工作效率就可以大增。MITs這個(gè)觀念是我從zenhabits里面文章學(xué)來(lái)的，我覺(jué)得相當(dāng)實(shí)用，也介紹給大家。（3）行事歷與時(shí)區(qū)規(guī)劃每天我都會(huì)作時(shí)區(qū)規(guī)劃，并且常常用到45/15原則什么是45/15法則？將一小時(shí)的時(shí)間分為45分鐘及15分鐘，前45分鐘撥給需要全神貫注的事情（例如寫(xiě)企劃案，檢討一周計(jì)劃等）；后15分鐘用在可以批處理但是不需要格外專(zhuān)注的事項(xiàng)上（如看email,回復(fù)電話(huà)、上廁所等)，若15分鐘到了，尚為完成留到下一個(gè)15分鐘，并把完整的45分鐘撥給需要全神貫注的事情。這樣子我們?cè)偬幚硎虑闀r(shí)就能夠又把時(shí)間分配給上面提到的MITs,又能夠有效率的處理瑣事。除此之外，我的每日計(jì)劃的有一面是行事歷，我也會(huì)把一天耗時(shí)很久的行程先寫(xiě)上去，這樣子何時(shí)該做何事就能夠一目了然，可以增加很多的效率。(4)依照?qǐng)龊吓幚怼熬o急且重要事情”就像是玻璃球，有些事件則像是橡皮球。玻璃球一旦掉落地面就碎成碎片，橡皮球掉到地上，彈了彈，至少?zèng)]有破掉。”這是我從一本＞的書(shū)學(xué)到的概念，twhsi常常在研習(xí)會(huì)中分享，大家也很喜歡。當(dāng)我們檢視完整的行動(dòng)清單，安排今天需要依照?qǐng)龊吓幚淼氖虑?，玻璃球和橡皮球的比喻可以讓我們快速的篩選出哪一件行動(dòng)需要放在每日計(jì)劃中。我們的行動(dòng)清單雖然很長(zhǎng)，但是一定需要今天處理的玻璃球事實(shí)上不多，所以我們的每日計(jì)劃還有足夠的空間，來(lái)應(yīng)付一天之中必然會(huì)出現(xiàn)的突發(fā)狀況。當(dāng)突發(fā)狀況發(fā)生時(shí)，如果是比較重要的事情，我會(huì)和今天的MITs比較?下哪一個(gè)比較重要，就優(yōu)先處理哪?個(gè)。如果是緊急的事情，就先處理一下，反正每日計(jì)劃的清單還在，處理完緊急狀況，再回頭來(lái)處理計(jì)劃內(nèi)的事情。結(jié)語(yǔ)我的皮夾會(huì)隨時(shí)帶者兩張A4紙每日計(jì)劃，一方面隨時(shí)掌控今天的計(jì)劃，有時(shí)間時(shí)還可以規(guī)劃明天。相當(dāng)方便，我也建議大家能養(yǎng)成這個(gè)好習(xí)慣，這樣的益處是，可以讓我們一天的生活能再度回到自己的掌控之中，不需要為了突發(fā)事件焦頭爛額。時(shí)間管理—判斷行動(dòng)的準(zhǔn)則剛剛開(kāi)始學(xué)習(xí)時(shí)間管理時(shí)，有時(shí)候筆者會(huì)停下來(lái)問(wèn)自己一個(gè)問(wèn)題”我現(xiàn)在應(yīng)該要做什么呢？"，有一陣子，這個(gè)問(wèn)題常浮現(xiàn)在腦海中，隨著經(jīng)驗(yàn)累積，這個(gè)問(wèn)題的解答慢慢明朗化，我發(fā)現(xiàn)自己判斷行動(dòng)的準(zhǔn)則共有四項(xiàng)-場(chǎng)合、時(shí)區(qū)及時(shí)間、精力、MITs,這四項(xiàng)準(zhǔn)則是有優(yōu)先次序的，我們一個(gè)一個(gè)來(lái)說(shuō)明。(1)場(chǎng)合場(chǎng)合不對(duì)，就沒(méi)有辦法做事情，譬如出門(mén)在外，想要打電話(huà)，拿起電話(huà)列表卻發(fā)現(xiàn)沒(méi)有帶手機(jī)，想要發(fā)email,卻發(fā)現(xiàn)附近沒(méi)有無(wú)線(xiàn)上網(wǎng)的熱點(diǎn)，這樣子事情都無(wú)法處理。我覺(jué)得要減少這一個(gè)問(wèn)題發(fā)生，就要常常思考如何突破場(chǎng)合的限制。11/4晚上，twhsi從北京回臺(tái)灣，在回家的機(jī)場(chǎng)巴士上，司機(jī)居然問(wèn)我需不需要無(wú)線(xiàn)上網(wǎng)。原來(lái)他自己買(mǎi)了一個(gè)3.5G無(wú)線(xiàn)USB網(wǎng)卡，還加裝無(wú)線(xiàn)基地臺(tái)，這樣子我就可以直接用macbook無(wú)線(xiàn)上網(wǎng)，這就是一個(gè)突破場(chǎng)合限制的例子。又例如，以前筆者的每日計(jì)劃體積很大，出外時(shí)檢視及規(guī)劃時(shí)不大方便，所以設(shè)計(jì)了可以放在皮包內(nèi)的A4紙每日計(jì)劃，讓我能夠在休假時(shí)也能掌控一天的時(shí)間，不再受到以前工據(jù)社計(jì)不夠方便的影響。場(chǎng)合及工具不對(duì)，雖然無(wú)法做事情，但是我們可以積極的思考突破的方法，有些人喜歡用高科技工具，我個(gè)人則喜歡思考一下如何運(yùn)用現(xiàn)有的工具來(lái)解決。而我們的行動(dòng)清單，若能按照?qǐng)龊蟻?lái)分類(lèi)放置，這樣某些行動(dòng)雖因?yàn)閳?chǎng)合不對(duì)，無(wú)法進(jìn)行，但是可以找出適合這個(gè)場(chǎng)合處理的行動(dòng)，才不會(huì)浪費(fèi)了時(shí)間。（2）時(shí)區(qū)及時(shí)間開(kāi)會(huì)前10分鐘，不是適合打電話(huà)給重要客戶(hù)的時(shí)間，但是或許可以把自己桌面收拾一下。搭乘飛機(jī)前15分鐘，也不適合思考重要的企劃案，但是可以去免稅商店把想要送給家人的禮物先挑好（可以寄放在柜臺(tái)。）充分運(yùn)用零碎的時(shí)間是高效人士的特色，我學(xué)網(wǎng)（google全球副總裁李開(kāi)復(fù)先生創(chuàng)辦）》期刊主編馬京告訴我，李開(kāi)復(fù)先生很會(huì)運(yùn)用零碎的時(shí)間，常常您寄信給他，一分鐘就回信了，如果外出旅行，李先生也隨時(shí)運(yùn)用每一個(gè)可以上網(wǎng)的地方，立刻把開(kāi)回復(fù)的信件回復(fù)，當(dāng)與他同行的朋友埋怨商業(yè)旅行讓他們積壓了一大堆電子郵件難以處理，李先生卻是下飛機(jī)后立刻可以處理接下來(lái)的行程及事項(xiàng)。每一個(gè)人都應(yīng)該在處理事情時(shí)，充分掌控每一個(gè)行動(dòng)的耗時(shí)，行動(dòng)清單上，也應(yīng)該有些短時(shí)間就可以完成的事情，最有生產(chǎn)力的時(shí)候，就是充分利用時(shí)區(qū)與時(shí)區(qū)之間的小空檔，快速的批處理事情。（3）精力當(dāng)我們有時(shí)間，且身處合適的場(chǎng)合，手邊有適合的工具，這樣子我們就能很有生產(chǎn)力的工作嗎？答案是否定的，我們體力已經(jīng)下滑，無(wú)法集中精神（如經(jīng)過(guò)一整天冗長(zhǎng)的銷(xiāo)售會(huì)議后），這時(shí)候確實(shí)無(wú)法處理一些需要高度關(guān)注的問(wèn)題（打電話(huà)給潛在大客戶(hù)、考核制度的架構(gòu)思考），但是卻可以作些不大需要精力消耗的事情（看看商業(yè)雜志、上網(wǎng)瀏覽出差的火車(chē)或班機(jī)時(shí)間等）。這時(shí)我們需要的是一份就算是精力狀況不佳，也能夠處理的清單，這也就是為何完整的行動(dòng)清單如此重要的原因。我在演講之前一定會(huì)作很多休息，早上也會(huì)作八段錦、一周三次游泳，藉此累積我自己的精力。。在商業(yè)社會(huì)，我們都耍持續(xù)工作數(shù)十年，若是沒(méi)有一個(gè)強(qiáng)健的身體，就不可能因應(yīng)這數(shù)十年的挑戰(zhàn)。在此也向各位介紹一本好書(shū)>,這本書(shū)只有簡(jiǎn)體中文版，但是相當(dāng)值得一讀，臺(tái)灣的朋友也可以看看我寫(xiě)的幾篇》文章。這本書(shū)告訴我們，在平時(shí)，就要累積自己的精力，這要靠規(guī)律的作息、控制的飲食、適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動(dòng)才能讓我們的精力管理足以應(yīng)付每日的挑戰(zhàn)，享有精力充沛并有生產(chǎn)力的一天。(4)MITs最后才是MITs,也就是我們常說(shuō)得優(yōu)先次序，要先有正確的場(chǎng)合、有足夠的時(shí)間、有充分的體力，我們才可以依照優(yōu)先次序，先解決手上重要的事情。結(jié)語(yǔ)和大家分享一個(gè)小故事，試想桌上有兩個(gè)玻璃杯，一個(gè)裝滿(mǎn)了冰塊，一個(gè)裝滿(mǎn)了粉圓(珍珠奶茶里面放的那種小粉圓)，現(xiàn)在，我們要將一塊大石頭放進(jìn)去，哪一個(gè)杯子會(huì)破掉呢？我們的一天就像這個(gè)玻璃杯，石頭，就像是生活中的突發(fā)事件。若是杯子里面都裝滿(mǎn)了冰塊，雖然里面有許多空間，但是硬把石頭塞到里面的結(jié)果，杯子就破了。但是將石頭放到粉圓的杯子就不同了，雖然杯子中裝滿(mǎn)粉圓，看似沒(méi)有空間，大石頭丟下去，不