監(jiān)理文件檔案管理規(guī)定

/風(fēng)電項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料管理規(guī)定1工程監(jiān)理文件檔案資料的收集、整理、歸檔，是項(xiàng)目監(jiān)理部的一項(xiàng)重要工作。為規(guī)范項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理，特制訂本規(guī)定。2工程建設(shè)監(jiān)理文件檔案資料，是項(xiàng)目監(jiān)理部在監(jiān)理實(shí)施過(guò)程中干脆形成的、具有保存價(jià)值的原始記錄。監(jiān)理文件檔案資料管理是否規(guī)范，是公司對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部工作考核的主要內(nèi)容之一。項(xiàng)目監(jiān)理部必需按公司統(tǒng)一要求細(xì)致做好此項(xiàng)工作。3項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),落實(shí)專人具體實(shí)施。4為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開(kāi)工前，總監(jiān)應(yīng)和建設(shè)單位、承包單位對(duì)資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達(dá)成一樣看法。5監(jiān)理文件檔案資料的日常管理應(yīng)做到：留意時(shí)效、剛好整理、真實(shí)牢靠、內(nèi)容齊全、分類有序。6日常管理中監(jiān)理資料的具體分類如下：6.1合同文件監(jiān)理合同（包括招投標(biāo)文件）；施工合同；分包合同和其他合同；合同變更協(xié)議文件；費(fèi)用索賠和工程延期文件。6.2監(jiān)理文件監(jiān)理大綱；監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；會(huì)議紀(jì)要（例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、其他和工程監(jiān)理相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要）；監(jiān)理階段性總結(jié)報(bào)告；監(jiān)理月報(bào)；監(jiān)理日志/日記；監(jiān)理旁站記錄；監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單；監(jiān)理工作總結(jié)。6.3工作聯(lián)系文件建設(shè)單位聯(lián)系單；施工單位聯(lián)系單；政府部門函件；設(shè)計(jì)變更文件。6.4施工單位報(bào)驗(yàn)資料（一）開(kāi)工文件；施工組織設(shè)計(jì)及方案；總包單位（分包單位）資質(zhì)資料；人員上崗證；工程量申報(bào)及付款報(bào)告；試驗(yàn)室資質(zhì)報(bào)審資料。6.5施工單位報(bào)驗(yàn)資料（二）建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表；——報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表；工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄及質(zhì)量事故處理報(bào)告；工程測(cè)量放線報(bào)審文件；工程進(jìn)度支配報(bào)審文件。6.6工程驗(yàn)收文件工程樁基、基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)工程等中間驗(yàn)收文件；設(shè)備安裝專項(xiàng)驗(yàn)收記錄；工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表；人防工程驗(yàn)收記錄；消防工程驗(yàn)收記錄；單位工程驗(yàn)收記錄；工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；竣工移交證書(shū)等竣工文件；工程照片及聲像資料。7.日常監(jiān)理服務(wù)過(guò)程中施工單位報(bào)驗(yàn)資料的審簽，首先應(yīng)由資料員審核該表格的運(yùn)用是否符合要求，填寫(xiě)是否規(guī)范，無(wú)誤后交專業(yè)監(jiān)理工程師。專業(yè)監(jiān)理工程師主要審核填寫(xiě)內(nèi)容是否符合工程實(shí)際和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，確認(rèn)簽字后返還資料員，資料員將簽認(rèn)過(guò)的資料保留一份，其余返還施工單位。8.監(jiān)理文件檔案資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后，由資料員負(fù)責(zé)剛好整理歸檔。9.工程竣工后，向建設(shè)單位、城建檔案館、公司移交的工程監(jiān)理文件檔案的歸檔和移交執(zhí)行《施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定》。

施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定一、總則1為提高工程監(jiān)理文件管理水平，規(guī)范和統(tǒng)一監(jiān)理文件的整編、移交和歸檔工作，制定本規(guī)定。2本規(guī)定適用于2012年1月3本建設(shè)工程監(jiān)理文件的歸檔除執(zhí)行本規(guī)定外，同時(shí)應(yīng)符合《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3—89）、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》（建辦[1995]697號(hào)）等規(guī)范或文件的規(guī)定及地方城建檔案部門和合同要求。4為使監(jiān)理文件檔案資料符合有關(guān)規(guī)定和要求，要求在項(xiàng)目開(kāi)工前，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)和建設(shè)單位取得共識(shí)，同時(shí)應(yīng)主動(dòng)和城建檔案部門進(jìn)行聯(lián)系，明確具體要求。二、

基本規(guī)定1

項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將工程監(jiān)理文件的形成和積累，納入工程建設(shè)監(jiān)理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍內(nèi)。2由總監(jiān)理工程師主持項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件的整理立卷工作。3工程部應(yīng)對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理文件的整編工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程監(jiān)理文件進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。三、監(jiān)理文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求

1監(jiān)理文件的歸檔范圍1.1對(duì)和工程建設(shè)監(jiān)理有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)監(jiān)理主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體和文件，均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔；1.2工程監(jiān)理文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)定附錄A、B的要求。

2歸檔監(jiān)理文件的質(zhì)量要求2.1公司歸檔的工程監(jiān)理文件應(yīng)為原件（特殊狀況需接受復(fù)制件的，應(yīng)注明原件存放處）；2.2工程監(jiān)理文件的內(nèi)容及深度必需符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。2.3

工程監(jiān)理文件的內(nèi)容必需真實(shí)、精確，和工程實(shí)際相符合。2.4工程監(jiān)理文件應(yīng)接受耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、黑色中性簽字筆等，不得運(yùn)用易褪色的紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。2.5工程監(jiān)理文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清楚、圖表整齊、簽字蓋章手續(xù)完備。2.6工程監(jiān)理文件中文字材料幅面尺寸為A4（297mm×210mm）。圖紙應(yīng)接受國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。2.7工程文件的紙張應(yīng)接受能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般接受藍(lán)曬圖，計(jì)算機(jī)出圖必需清楚，不得運(yùn)用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。2.8其他幅面的紙張應(yīng)折疊成A4幅面。工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成A4幅面且圖標(biāo)欄露在外面。四、

工程文件的立卷1名詞說(shuō)明1.1立卷：依據(jù)確定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。1.2案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

2.立卷的原則和方法2.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.2一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程報(bào)驗(yàn)、工程材料報(bào)驗(yàn)文件應(yīng)按單位工程組卷，對(duì)于監(jiān)理的管理文件可按建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行組卷。2.3立卷可接受如下方法：?jiǎn)挝还こ蹋嚎梢罁?jù)工程管理過(guò)程、施工過(guò)程限制組卷；建設(shè)工程項(xiàng)目：可依據(jù)單位工程施工過(guò)程、項(xiàng)目管理過(guò)程組卷。2.4立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

3.卷內(nèi)文件的排列3.1文字材料按事項(xiàng)依次排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示和批復(fù)、同一文件的印本和定稿、主件和附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的依次排列。3.2既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

4.案卷的編目4.1卷內(nèi)書(shū)目的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)書(shū)目式樣宜符合本規(guī)定附錄C的要求；序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起先依次標(biāo)注；責(zé)任者：填寫(xiě)文件的干脆形成項(xiàng)目監(jiān)理部或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替；文件編號(hào)：填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；文件題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱；日期：填寫(xiě)文件形成的日期；頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)組成案卷文件的總頁(yè)數(shù)；卷內(nèi)書(shū)目排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。4.2卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)定附錄D的要求；卷內(nèi)備考表主要是對(duì)案卷狀況的說(shuō)明；卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后；卷內(nèi)備考表在審核人簽字完成后，必需加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部印章。4.3案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：案卷封面為內(nèi)封面。案卷封面的式樣宜符合附錄E的要求；案卷封面的內(nèi)容包括：檔號(hào)、工程編號(hào)、案卷題名、編制項(xiàng)目監(jiān)理部、編制日期、密級(jí)、保存期限、共幾卷、第幾卷；檔號(hào)：由項(xiàng)目號(hào)（名稱）、案卷號(hào)組成，由檔案管理員填寫(xiě)；工程編號(hào)：應(yīng)為公司或工程監(jiān)理部對(duì)工程的編號(hào)，由工程監(jiān)理部填寫(xiě)；案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、精確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括建設(shè)單位全稱、工程名稱、案卷名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；編制項(xiàng)目監(jiān)理部：應(yīng)填寫(xiě)項(xiàng)目監(jiān)理部全稱；起止日期：應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)各文件最早和最遲形成的日期；保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。各類文件的保管期限執(zhí)行GB/T50328—2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》規(guī)定，同時(shí)結(jié)合工程項(xiàng)目具體狀況確定。永久是指工程建設(shè)檔案需永久保存；長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的運(yùn)用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷總的保管期限應(yīng)為長(zhǎng)期。密級(jí)分為絕密、機(jī)密、隱私三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。4.4編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”起先。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；成套印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原書(shū)目可代替卷內(nèi)書(shū)目，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。案卷封面、卷內(nèi)書(shū)目、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。4.5卷內(nèi)書(shū)目、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面必需接受幅面為A4幅面的白色書(shū)寫(xiě)紙。

5.案卷裝訂5.1裝訂時(shí)必需剔除金屬物。5.2案卷可接受裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料必需裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)接受線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、堅(jiān)實(shí)，便于保管和利用。

6.公司案卷裝具一般接受卷盒的形式6.1卷盒外表尺寸為310mm×220mm，厚度分別為50mm、60mm、70mm三種。6.2卷盒封面應(yīng)符合附錄F的要求；案卷脊背應(yīng)符合附錄G的要求。五、工程檔案的移交規(guī)定1工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收竣工驗(yàn)收前20日內(nèi)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將整理好的監(jiān)理文件報(bào)建設(shè)單位審核。建設(shè)單位在5日內(nèi)賜予審核結(jié)果答復(fù)。項(xiàng)目監(jiān)理部在10日內(nèi)依據(jù)審核看法進(jìn)行整改并按要求進(jìn)行裝訂、整編成冊(cè)后，送建設(shè)單位預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格，并取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。

2 向公司移交監(jiān)理文件檔案，應(yīng)符合下列規(guī)定：2.1項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后30日內(nèi)向公司工程部移交檔案，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”；2.2移交公司的監(jiān)理文件范圍見(jiàn)附表1。

3 向建設(shè)單位、城建檔案館移交監(jiān)理文件檔案應(yīng)符合下列規(guī)定：3.1工程竣工驗(yàn)收合格后45日內(nèi)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)辦理“工程監(jiān)理檔案移交會(huì)簽單”，經(jīng)各部門、主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽完成后，方可向建設(shè)單位、城建檔案館移交資料，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”，移交清單應(yīng)交公司工程部一份備案。3.2若因各種客觀緣由(如:業(yè)主不能按合同約定支付監(jiān)理費(fèi),不能按期接收監(jiān)理檔案等)導(dǎo)致監(jiān)理檔案不能按期交付，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將其交付公司工程部，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”。由工程部在具備交付條件時(shí)，具體負(fù)責(zé)辦理監(jiān)理文件移交的有關(guān)事宜。3.3向政府檔案管理部門移交的監(jiān)理歸檔文件為一套原件。3.4移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件檔案若有具體規(guī)定，按其具體規(guī)定進(jìn)行整編。3.5移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件范圍見(jiàn)附錄1。

4其他4.1在施工過(guò)程中已移交建設(shè)單位、施工單位的施工過(guò)程資料，監(jiān)理服務(wù)資料，工程監(jiān)理檔案移交時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部不再另行移交（除托付監(jiān)理合同另有約定外）。4.2承包單位施工過(guò)程報(bào)驗(yàn)的各種施工過(guò)程資料，按國(guó)家相關(guān)規(guī)定在該項(xiàng)報(bào)驗(yàn)審簽同意后應(yīng)即返還建設(shè)單位、施工單位，項(xiàng)目監(jiān)理部只保留一份。各項(xiàng)目監(jiān)理部并可視工程項(xiàng)目參建各方管理體制狀況，對(duì)施工過(guò)程中施工單位報(bào)驗(yàn)經(jīng)監(jiān)理簽認(rèn)同意的施工過(guò)程資料返還方式，按各方約定的方法變通處理。4.3工程監(jiān)理檔案整理、歸檔除附表1規(guī)定以外的資料（主要是施工過(guò)程中施工單位報(bào)驗(yàn)監(jiān)理工程師簽認(rèn)的服務(wù)過(guò)程資料），可全部移交建設(shè)單位。4.4工程施工過(guò)程中相關(guān)監(jiān)理資料已向建設(shè)單位、施工單位供應(yīng)的（以發(fā)文、收文簿簽收為據(jù)），工程竣工資料移交時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部不再供應(yīng)如要求另行供應(yīng)時(shí)，須報(bào)經(jīng)工程監(jiān)理部同意。

附表1：監(jiān)理檔案資料移交清單附錄1：監(jiān)理檔案材料移交清單工程名稱：風(fēng)電場(chǎng)工程類別檔案材料內(nèi)容份頁(yè)備注一、監(jiān)理合同及監(jiān)理機(jī)構(gòu)1、監(jiān)理合同二、監(jiān)理規(guī)劃1、監(jiān)理規(guī)劃2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則三、監(jiān)理月報(bào)1、監(jiān)理月報(bào)（從監(jiān)理進(jìn)場(chǎng)到工程竣工驗(yàn)收）四、監(jiān)理睬議紀(jì)要1、監(jiān)理睬議紀(jì)要(含專題會(huì)議記錄、各階段驗(yàn)收會(huì)議記錄)五、進(jìn)度限制1、工程開(kāi)工審批表（或開(kāi)工令）2、停、復(fù)工通知書(shū)及反饋3、進(jìn)度監(jiān)理報(bào)審表六、質(zhì)量限制1、不合格項(xiàng)目通知及反饋2、質(zhì)量缺陷和事故的處理文件七、造價(jià)限制1、費(fèi)用監(jiān)理報(bào)審和簽認(rèn)（洽商費(fèi)用或變更經(jīng)監(jiān)理簽認(rèn)的材料）2、工程付款簽證(申請(qǐng)及批復(fù))3、工程竣工結(jié)算