1文件控制程序

浙江國蒙汽車零部件有限公司質(zhì)量管理體系程序文件文件管理程序編號：GM/B-GL—01編 制日期審 核日期批 準(zhǔn)日期受控狀態(tài)：分發(fā)號：文件更改記錄序號更改狀態(tài)頁號更改單號更改人/日期批準(zhǔn)人/日期

文件編號文件管理程序修訂狀態(tài)GM/B—GL—011324浙江國蒙汽車零部件有限公司程序文件 版本:A1。過程目的建立文件編制、審批、發(fā)放、評審、更改、回收和銷毀的統(tǒng)一管理辦法，防止不適用或舊版文件、作廢文件的非預(yù)期使用；保證文件的符合性、適宜性和有效性。2.過程范圍適用于本公司質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件、外來文件、行政文件等的控制.3。術(shù)語和定義體系文件:質(zhì)量手冊、程序文件、支持性文件、記錄、體系報告與質(zhì)量管理有關(guān)的各種文件等。技術(shù)文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、圖紙和資料、檢驗指導(dǎo)書作業(yè)、指導(dǎo)書等。3。3行政文件：公司行政部制定的規(guī)章制度、管理規(guī)定等。3。4外來文件：法律法規(guī)、條例、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、顧客圖紙、工程規(guī)范等來自外部的文件.4。作業(yè)流程輸 入銷售部 技術(shù)部 品質(zhì)部 顧客信息、顧客要求技術(shù)部 品質(zhì)部 法律法規(guī)技術(shù)部 品質(zhì)部 質(zhì)量信息最高管理者 質(zhì)量體系策劃擔(dān)當(dāng)部門業(yè)務(wù)流程要點(diǎn)及記錄4.1、文件編制、審批、發(fā)放流程品質(zhì)部/技術(shù)部/行政部(文件分類^)1、文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、體系管理規(guī)定、技術(shù)文件、電子軟件和記錄表格。2、按受控要求分受控和不受控兩類.3、按歸類要求體系文件、行政文件由行政部管理;技術(shù)文件嶺術(shù)部管理。4、技術(shù)文件、外來技術(shù)文件的管理流程說明。品質(zhì)部、行政部1r5、質(zhì)量手冊。編制4 品質(zhì)部/技術(shù)部6、程序文件、質(zhì)量管理規(guī)定.技術(shù)部7、技術(shù)文件.管理者代表1n NC8、質(zhì)量手冊審核?？偨?jīng)理9、質(zhì)量手冊批準(zhǔn).副總經(jīng)理/管理者代表審批/批準(zhǔn)二＞—10、程序文件、體系管理規(guī)定審核。總經(jīng)理-OK11、程序文件批準(zhǔn)。技術(shù)部12、技術(shù)文件審核。副總經(jīng)理13、技術(shù)文件批準(zhǔn)。行政部/品質(zhì)部/技術(shù)部1r14、受控文件標(biāo)識文件號及發(fā)文編寫。在網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的電子文件一經(jīng)打印就成為非受控文件，除非有受控標(biāo)識。15、作廢保留文件加蓋“作廢”印章。文件標(biāo)識編制部門申請部門1F16、確定文件發(fā)放范圍。管理者代表文件發(fā)放17、文件發(fā)放范圍審批.行政部/技術(shù)部18、受控文件歸檔.1T19、文件發(fā)放并填寫《文件發(fā)放/回收記錄》。第2頁，共4頁第2頁，共4頁第1頁,共4頁擔(dān)當(dāng)部門業(yè)務(wù)流程要點(diǎn)及記錄接收部門1、建立部門《文件受控清單》擔(dān)當(dāng)部門業(yè)務(wù)流程要點(diǎn)及記錄接收部門1、建立部門《文件受控清單》4.2、受控文件更改/復(fù)制/作廢/配備流程使用部門歸口部門OK技術(shù)部

品質(zhì)部文件更改/復(fù)制1、文件更改時，填寫《文件更改申請單》.2、使用者丟失文件后,應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用登記表》重新辦理領(lǐng)用手續(xù)。3、為法律和/或積累知識的目的，所保留的任何已作廢的文件，需蓋“作廢保存”印象，并妥善保管。4、原審批部門審批，若指定其它部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。顧客的工程變更應(yīng)在兩周內(nèi)完成，并記錄實際的實施日期。5、換版時，文件需重新審批、會簽和打印，并注明新的版本號。6、文件更改時需在文件更改記錄中注明更改狀態(tài);更改狀態(tài)依修改順序為：0、1、2……。使用部門使用部門歸口部門OK技術(shù)部

品質(zhì)部文件更改/復(fù)制1、文件更改時，填寫《文件更改申請單》.2、使用者丟失文件后,應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用登記表》重新辦理領(lǐng)用手續(xù)。3、為法律和/或積累知識的目的，所保留的任何已作廢的文件，需蓋“作廢保存”印象，并妥善保管。4、原審批部門審批，若指定其它部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。顧客的工程變更應(yīng)在兩周內(nèi)完成，并記錄實際的實施日期。5、換版時，文件需重新審批、會簽和打印，并注明新的版本號。6、文件更改時需在文件更改記錄中注明更改狀態(tài);更改狀態(tài)依修改順序為：0、1、2……。使用部門文件簽收7、實際實施更改的日期記錄在《文件更改申請單》。行政部/品質(zhì)部/技術(shù)部8、過期、失效或作廢的文件應(yīng)及時從使用現(xiàn)場撤出、收回，并標(biāo)識其所處狀態(tài)以防誤用.文件回收/歸檔行政部/品質(zhì)部/技術(shù)部處理9、文件更改后的實施時間在實施后3日內(nèi)通知相關(guān)部門；歸口部門應(yīng)在《文件發(fā)放/回收記錄》中加以記錄。銷毀文件應(yīng)填寫《文件銷毀記錄表》10、保留失效的文件原稿以供必要時查閱文件的演變過程.11、對收回/到期且無保存價值的文件，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。4.3、外來文件的管理技術(shù)部/品質(zhì)部/行政部評審^)1填寫《外來文件登記表》。<^審核批^>2組織相關(guān)部門評審，評審無誤后在外來文件上蓋外來文件評審章.歸口部門文件歸檔/發(fā)放1依據(jù)評審結(jié)果歸檔或發(fā)放相關(guān)部門。4。4、文件編號規(guī)則貫標(biāo)小組GM/A—20n質(zhì)量手冊編號:GM企業(yè)代號、A質(zhì)量手冊代號、2011代表手冊頒布年號第4頁,共4頁第4頁,共4頁第3頁，共4頁第3頁，共4頁行政部GM[/B-X:X-XX 順序編號部門代號程序文件編號:GM：企業(yè)代號、B程序文件代號、部門代號為GL一行政部、JS-技術(shù)部、PG—品質(zhì)部、CG一采購部、XS一銷售部、CW-財務(wù)部、SC一生產(chǎn)部、GD-管理者代表、ZJ-總經(jīng)理企業(yè)代號歸口部門GM/C-X:X-XX 順序編號部門代號支持文件編號：C代表支持文件，部門編號同程序文件歸口部門GM/D-X：X-XX順序編號部門代號質(zhì)量記錄表單編號：D代表記錄類，部門編號同程序文件4.5文件的管理文件經(jīng)簽署完畢后，原始文件交文件管理人員登入歸檔登記臺帳，存入電子媒體的文件也應(yīng)由文件管理人員進(jìn)行歸檔登記.電子文檔也應(yīng)有書面的文件接收或發(fā)放記錄。發(fā)放到供方的受控文件如（如圖紙、技術(shù)規(guī)范等），皿術(shù)部負(fù)責(zé)發(fā)放、登記及回收等管理工作，對需要更改的嶺術(shù)部及時回收,更改后再發(fā)放或以更改后的新文件調(diào)換原文件。質(zhì)量體系文件的有效版本保存期限為長期.4。5。4文件保存環(huán)境要適宜，防止損壞、變質(zhì)和丟失。4。5.5質(zhì)量手冊、程序文件和公司級的管理文件及外來文件由行政部管理。技術(shù)文件邂術(shù)部管理。輸 出部門內(nèi) 容申請部門/品質(zhì)部質(zhì)量手冊、程序文件、體系管理規(guī)定、技術(shù)文件、電子軟件和記錄表格各部門/接收部門文件一覽表、外來圖紙、標(biāo)準(zhǔn)5 過程績效指標(biāo)項目指標(biāo)責(zé)任部門5.1受控文件受控率100%行政部/技術(shù)部5.2文件發(fā)放準(zhǔn)確率100%行政部/技術(shù)部6質(zhì)量記錄編號記錄名稱保存部門保存期限GM/D-GL-01文件發(fā)放審批記錄行政部、技術(shù)部3年GM/D-GL—02文件發(fā)放/回收記錄行政部、技術(shù)部3年GM/D-GL—03文件更改單行政部、技術(shù)部3年GM/D-GL-04文件領(lǐng)用記錄表行政部、技術(shù)部3年GM/D—GL-05文件銷毀記錄行政部、技術(shù)部3年GM/D-GL-06受控文件清單行政部、技術(shù)部3年GM/D—GL—07外來文件登記表行政部、技術(shù)部3年7支持性文件文件編號文件名稱GM/B-GL-02記錄控制管理程序GM/C—JS-01技術(shù)文件管理規(guī)定

附1:文件簽署一覽表文件名稱編寫組織部門校對審核批準(zhǔn)技術(shù)文件設(shè)計文件/工藝文件技術(shù)部組長或相關(guān)人員主管副總經(jīng)理管代設(shè)計工藝更改單技術(shù)部組長或相關(guān)人員主管副總經(jīng)理管代通知單主管部門/主管副總經(jīng)理管代技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)部組長或相關(guān)人員主管副總經(jīng)理管代控制計劃品質(zhì)部/核心小組管代檢驗標(biāo)準(zhǔn)品質(zhì)部/主管副總經(jīng)理管代管理體系文件手冊管理者代表組織/管理者代表總經(jīng)理程序文件貫標(biāo)小組/主管副總經(jīng)理總經(jīng)理第三層次文件主管部門/主管副總經(jīng)理管代體系文件更改單原文件編寫部門/主管副總經(jīng)理管代行政管理文件企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)行政部/主管副總經(jīng)理總經(jīng)理規(guī)章制度行政部或主管部門/主管副總經(jīng)理總經(jīng)理注1:外來文件由技術(shù)部復(fù)制（其中檢驗文件由品質(zhì)部復(fù)制）、翻譯；注2：未列入的文件，根據(jù)文件的性質(zhì)和重要度，參照上表進(jìn)行簽署；注3:凡涉及產(chǎn)品性能參數(shù)變更、結(jié)構(gòu)變更、選用材料變更、工藝更改，須由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。附2:文件分發(fā)號一覽表序號部門或人員分發(fā)號序號部門或人員分發(fā)號1總經(jīng)理019財務(wù)部092副總經(jīng)理/管代0210車間103行政部0311倉庫114項目部04125品質(zhì)部05136生產(chǎn)部06147銷售部07158采購部0816文件發(fā)放審批記錄表GM/D—GL—01 NO：序文件名稱文件編號010203040506070809101112131415合計總經(jīng)理管代行政部技術(shù)部品質(zhì)部生產(chǎn)部銷售部采購部務(wù)部車間倉庫123456789101112制表/日期:審批/日期：

制表/日期:文件發(fā)放/回收記錄表編制/日期:文件更改單文件領(lǐng)用申請單編號：GM/D—GL-04 NO.日期