項目管理處人力行政管理工作質(zhì)量標準

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附件6第6部份

項目管理處人力行政管理工作質(zhì)量標準

一、行政管理工作的任務1．檔案管理。

2．辦公用品發(fā)放和管理。

3．員工宿舍、員工食堂的管理。4．物業(yè)日常用品的選購和庫房管理。

5．人事聘請和人事檔案的管理。

6．員工手冊的編輯、修改、培訓和解釋。7．物業(yè)工作的質(zhì)量檢查。

8．總經(jīng)理辦公室的日常事務處理。

9．與村委會、工商、小區(qū)辦等政府有關部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系。10．處理與與業(yè)主之間的法律糾紛。

10．組織員工的各項文體活動。

11．與客服部門合作組織社區(qū)的文體活動。12．審查管理各部門向業(yè)主發(fā)通知的程序。

二、檔案管理

1．管理目標：建立建全檔案管理體系，結(jié)合ISO9000質(zhì)量體系認證，為申報區(qū)級、市級優(yōu)秀物業(yè)管理住所小區(qū)打下堅實的基礎；向業(yè)主委員會轉(zhuǎn)交完整的物業(yè)資料，為物業(yè)管理合同的竟標續(xù)定制造良好的企業(yè)形象。2．檔案管理的類別：

工程類：

竣工圖紙、規(guī)劃許可證、施工許可證、房屋銷售許可證、工程竣工驗收合格證實、消防驗收合格證實、工程沉降觀測報告、占地面積的測繪報告、綠化規(guī)劃說明，綠化施工批準證實、水電施工批準證實、水電能源供給的協(xié)議書、環(huán)境評價書、房屋使用說明書、房屋質(zhì)量保證書、房屋實測面積的測繪報告、所有的設計變更洽商記錄、鋼材、水泥等主要材料和構架的質(zhì)量合格證實、砂漿、混凝土試塊試壓報告、水、暖、氣等管道的打壓實驗報告、雨、污水排水立管閉水實驗和通球?qū)嶒灥膱蟾?、全部設備和材料的訂貨合同，產(chǎn)品合格證、使用說明和維保協(xié)議、電纜鋪設記錄。電纜實驗記錄，全部電氣設備實驗調(diào)節(jié)，絕緣遙測、送電驗收的記錄、發(fā)電機、電動機試運行的記錄、生活水箱衛(wèi)生許可證、環(huán)保局對環(huán)境檢測合格的證實、四方驗收的所有技術資料、物業(yè)對設備設施接管驗收的所有驗收記錄、物業(yè)在設備運行過程中對設備設施實施維護保養(yǎng)和技術改造的記錄和相關技術資料等。業(yè)主信息類：

房屋的銷售合同、房屋銷售過程中對業(yè)主有特別允諾的書面材料、收房流程確認單、業(yè)主對房屋驗收的驗收單、物業(yè)管理服務合同、業(yè)主記下表、親屬記下表、車輛記下表、龐物記下表、向業(yè)主發(fā)放物品的記錄、在物業(yè)服務過程中業(yè)主的報修記錄、為業(yè)主提供特需服務的記錄、與物業(yè)洽商各種事項的記錄、業(yè)主投訴的記錄、房屋出租狀況的記下、業(yè)主戶內(nèi)發(fā)生各種行事案件的記錄、向業(yè)主發(fā)出各種通知的記錄、業(yè)主戶內(nèi)發(fā)生各種突發(fā)大事的記錄、其它與物業(yè)管理有關的記錄、業(yè)主對房屋舉行裝修的所有檔案資料，房屋裝修的檔案資料前期由工程部保管，裝修驗收完畢后轉(zhuǎn)交客服部入業(yè)主檔案。

文件類：全部已經(jīng)審核批準的各部門的管理體系文件、全部與開發(fā)、施工單位等商議事項的文件、全部與物業(yè)管理有關的規(guī)矩文件、全部公安、工商、消防、衛(wèi)生、建委、稅務、各級政府等執(zhí)法部門向物業(yè)下發(fā)的文件、全部對員工嘉獎和處分的文件、全部公司經(jīng)理睬議打算事項的文件、各部門年終的工作總結(jié)材料等。

工作記錄類：各部門的所有工作記錄、全部業(yè)主報修的派工單、各種會議的會議記錄、與業(yè)主洽談的各種洽談記錄、各種大型活動的記錄等。

人事類：全部物業(yè)人員的入職記下表、全部人員的上崗證件（復印件）、勞動合同、全部人員的考勤記錄、全部上級對下級、平級對平級、下級對上級的評語材料、全部業(yè)主物業(yè)人員的評語材料、特別工作業(yè)績的相關記錄。年終個人工作總結(jié)材料等。

培訓類：

各種公司的培訓資料、各部門的培訓資料、全部外請單位對物業(yè)人員的培訓資料、各種專業(yè)技術的培訓資料等。資料類：

全部設備設施的使用說明、修理保養(yǎng)的技術資料、各種宣揚資料、綠化資料等。

重事件件類：園區(qū)內(nèi)發(fā)生各種刑事案件的紀錄資料、因物業(yè)工作人員失誤給公司或業(yè)主造成重大損失的記錄資料、業(yè)主大會的重大打算大事的記錄資料等。

其它類：

不在以上類別范圍中但需要保存的與物業(yè)管理有關的資料。3．檔案管理的相關規(guī)定：

1）物業(yè)全部的檔案均由行政管理部門舉行管理。

2）能做電子版的檔案必需做成電子版由行政部和相關部門共同保存電子版。3）業(yè)主檔案在客服部門保管、業(yè)主裝修檔案前期在工程部保管，其它檔案裝訂后一律交行政部入檔案室存檔。

4）暫時不能存檔的檔案資料，又各部門保管，必需接受行政部的指導、檢查，行政部對檔案管理工作負直接責任。

5)檔案資料中全部記錄表格只能用黑色簽字筆舉行記錄，不能使用圓銖筆和其它色彩的筆做記錄。6)全部記錄必需仔細填寫，不能任意涂改，特別狀況需要舉行涂改的涂改處必需有涂改人的簽字。

7)全部記錄表格應按公司統(tǒng)一規(guī)定舉行文件編號。

8)各種記錄表格公司有范本的要同一使用公司的范本。9)全部記錄的大事應編寫挨次號。

10)各種記錄表格應切合有用性舉行編制，原則上各種記錄表上不應有空格，對必需有些列項浮現(xiàn)空格時可用斜畫線填寫。

11)對于記錄表中下一項內(nèi)容與上一項相同時必需用文字舉行填寫，不許用點點或符號填寫表示與上項相同。12)各種記錄按月收集存檔，存檔的記錄必需編輯成冊做封皮。普通性工作記錄存檔期為一年，重要大事的記錄存檔期5-10年（帶※號的為重要記錄）。

13)全部存檔的文件資料必需按系統(tǒng)編撰成文件體系存入檔案盒中，檔案盒內(nèi)第一頁必需編撰文件名目，名目中必需標注文件頁碼。

14)檔案盒側(cè)面必需按規(guī)定標注文件體系的名稱，便于文件的查找。15)檔案盒必需整齊碼放在文件柜中，文件的標注一側(cè)必需對外，便于查看。

16)文件查閱后必需按頁碼放回文件盒中，不許將頁碼放亂。

17)全部檔案資料的借閱必需經(jīng)行政主管同意，借閱人員必需填寫資料借閱記下表。三、其它工作

1．每月向總經(jīng)理申報各種辦公用品的采買方案，批準后舉行采買，貨比5家，廣泛征集各部門看法后，指定供給商長久合作。但在合作過程中嚴格控制商品的質(zhì)量。

2．根據(jù)有關規(guī)定控制發(fā)放各部門的辦公用品，并指導各部門節(jié)省使用辦公用品，杜絕鋪張。

3．對員工宿舍要有制度、有培訓、有

檢查，杜絕臟亂差的現(xiàn)象，象軍隊一樣嚴格管理，象家庭一樣和睦溫馨。

4．與廚師人員不斷交流，搞好員工伙食，確保員工要吃飽吃好。

5．嚴格管理庫房，全部庫存商品必需整齊碼放在貨架上，使用統(tǒng)一標簽標注，便利各種物品的查找，嚴格執(zhí)行出入庫記下的制度，每三個月盤點一次，確保賬目清晰無差錯。

6．按聘請程序聘請物業(yè)人員，對已上崗的人員舉行崗位培訓、考勤監(jiān)督等人事管理。

7．日常指導和督導各部門的質(zhì)量體系工作，每月舉行質(zhì)量檢查一次，有評選、有判分，準時訂正物業(yè)工作的不足，增進物業(yè)整體工作的質(zhì)量不斷提高。8．在總經(jīng)理授權的狀況下代表總經(jīng)理與各系統(tǒng)的政府部門舉行交流，參與政府部門的各項會議，向總經(jīng)理匯報向物業(yè)員工傳達政府部門的有關精神和打算。

9．處理與業(yè)主之間的法律糾紛，明確各方責任，對于少數(shù)無正值理由長久否決繳納物業(yè)管理服務費的，幫助律師起草律師函和起訴材料。

10定期組織豐盛多彩的員工文體活動，（每月為員工過生日一次、業(yè)余大事要組織員工的羽毛球、乒乓球、象棋等體育競賽、每年組織員工的旅游一次等）征求員工看法，不斷象總經(jīng)理建議改進和增強員工文體活動的內(nèi)容。11．定期組織豐盛多彩的業(yè)主宣揚和文體活動，（每月在大門崗組織一次物業(yè)規(guī)矩宣揚日活動、收集物業(yè)與業(yè)主的糾紛案例組織業(yè)主舉行案例分析交流會、組織業(yè)主舉行羽毛球、乒乓球、象棋等體育競賽、每年組織業(yè)主的旅游一次等）征求業(yè)想法見，不斷象總經(jīng)理建議改進和增強業(yè)主宣揚活動和文體活動的內(nèi)容。

12．全部對業(yè)主發(fā)出的通知、商議函等文件由行政部負責審查，必需確保格式正確、語句通順，無錯別字、尊敬用語，充分體現(xiàn)公司水準。

四、行政管理部須要的管理制度1．崗位職責?！?/p>

2．檔案管理制度。

3．辦公環(huán)境的管理規(guī)定。※4．員工儀容儀表的管理規(guī)定。※

5．考勤的管理制度。

6．辦公用品發(fā)放和使用的管理規(guī)定。7．庫房管理規(guī)定。※

8．物品進出庫的管理規(guī)定?！?/p>

9．員工宿舍的管理規(guī)定?！?0．物業(yè)工作質(zhì)量檢查的管理規(guī)定。※

11．員工定期考核的管理規(guī)定。

12．員工浴室使用的管理規(guī)定?！?3.年終評比優(yōu)秀員工的管理規(guī)定。

14．越級上告的管理規(guī)定。

15．各部門向業(yè)主發(fā)通知的工作程序的管理規(guī)定。帶※號的為必需上墻的管理制度。

五、員工手冊的編輯和培訓

1．員工手冊的內(nèi)容應包括企業(yè)簡介、總經(jīng)理致詞、企業(yè)文化的的介紹、企業(yè)的進展、企業(yè)