做體系審核不是說要開多少個不符合項而是通過審核看清真面貌

2/2做體系審核不是說要開多少個不符合項，而是通過審核看清真面貌!審核方和被審核方，是博弈的雙方。在這個過程中，作為體系審核員不是說要開多少個不符合項目，而是通過審核看清供應商的真面貌，然后確認是否需要這樣的供應商或識別出其真風險然后提前預防，這才是審核的真正目的！

有閱歷的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進入了審核狀態(tài)。比如：去機場或火車站接你的司機，就是你的信息來源，談天是最好的審核方式。

企業(yè)的生意好壞、工人聘請的難度、管理層的變動等，司機每天接來送往，本身就是個情報站，從他們嘴里可以了解企業(yè)的經營狀態(tài)。

假如去接你的人還有供應商對口部門的人（如質量部），在車上聊公司的經營狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距離。

01、審核前預備

在審核前最好向對方供應審核方案（但與前面提到的審核方案不是一回事，這是指對某個供應商的審核支配），讓供應商支配好相應的人，做好審核現(xiàn)場的接待工作。

在審核方案中主要包含的信息有：時間、部門、關注的活動、相關人員等。

02、首次會議

一般來講在審核方案中，都會有“首次會議”的要求。

首次會議意義重大，由于參與者包括供應商的管理層、各個部門的負責人、現(xiàn)場幫助引導人員等。它是審核組（員）與供應商關于本次審核目的、方式、支配的重要溝通活動。

建議在審核方案中肯定要標明被審核方的總經理要出席，假如有事請要提前告知審核組。

由于很多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他們沒有與總經理打交道的閱歷，遇到后心里發(fā)怵。當對方提到總經理有事參與不了首次會議時，自己往往如釋重負。殊不知質量管理屬于經營戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經理的事情。

中國引進ISO9001差不多有30年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒有理解這個標準的精髓？

主要是審核員的切入點讓老板們有一個錯覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。

有一次在東莞的一家食品企業(yè)審核，這家企業(yè)已經在同行業(yè)中銷量排名其次。老板家住深圳，每天到公司的時間基本上是10點以后。

在寫審核方案時，要求總經理參與首次會議。老板的秘書告知說，以前老板從不出席這樣的首次會議，這次是否必需要參與？我告知她：“老板假如的確有其他重要的事情參與不了，請他寫請假條?！?/p>

這次審核特別勝利。

由于在首次會議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業(yè)的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參與這樣的會？”

在質量體系推動方面，老板的權重最大，用數(shù)字比方為占50%以上。

因此，審核員肯定要利用各種機會讓老板知道質量、食品平安管理體系的推動是他的事情，不是情意贊助，而是身體力行參加落地。

首次會議的時間掌握在30分鐘左右，主角應當是審核組（員）而非供應商。

一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核支配、目的等。然后才是供應商介紹各個部門負責人和公司基本狀況。

03、參觀現(xiàn)場的目的

目的1：管理細節(jié)

一般支配的時間是1個小時甚至更長的時間，它的目的是對被審核現(xiàn)場有一個大致的了解。

我在首次會議上經常開玩笑地對老板說：“現(xiàn)場參觀完，審核就可以結束了?！?/p>

由于我選擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉庫、污水站、垃圾房、修理間等，當看到這些現(xiàn)場的人員，工作狀態(tài)特別松懈的話，那生產車間管理的再好，我也給整體得分打個大折。

管理的細節(jié)不是在生產產品的車間，而是在門衛(wèi)、倉庫、修理間、鍋爐房、污水站等這些地方。

它們好像與產品離著很遠，但管理活動的要求應當是一樣的。

想想看行政經理的工資會比生產經理或質量經理的工資低嗎？

假如不低，那對管理力量的要求就應當是一樣的。假如行政經理、工程經理與生產經理的力量一樣，而車間外的地方管理的一塌糊涂，那你看到的生產車間內的管理狀況，可能就是他們特意為你預備的。

莊子在回答東郭子關于道的問題時，用“每下愈況”來解釋道無所不在。

如何推斷豬的肥瘦，有閱歷的屠夫是從豬腳向上摸。假如豬腳肥，那么豬就肥。有閱歷的審核員也是通過管理的細節(jié)，來推斷供應商的管理水平和力量的。

目的2：設計的優(yōu)劣

另外由于食品平安與工程設計有極大的關系，它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對食品平安設計的理解，所以現(xiàn)場參觀的另外一個目的就是看看圍墻、門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。

在倉庫參觀的時候，可以看看到貨和發(fā)貨的狀況，在庫房內可以找一個1周左右的產品做追溯演練。在現(xiàn)場走一圈也可以順便檢查了蟲害管理設施。

當由多人組成的審核小組時，現(xiàn)場參觀是唯一一次審核組對某一管理活動，發(fā)表各自意見的機會。這對統(tǒng)一審核思路、理清審核重點、做追溯信息的預備都有很大關心。

參觀現(xiàn)場的預備

現(xiàn)場參觀前要讓供應商供應四張圖：

1、工廠布局圖

2、蟲害布局圖

3、監(jiān)控設施布局圖

4、倉庫貨物布局圖

對這四張圖的要求，可以寫在審核方案中。

現(xiàn)場參觀后，小組可以進行10-15分鐘的爭論，確定審核重點和現(xiàn)場取樣方式。

04、《檢查表》的設計

為了提示審核員在參觀時留意的事項，在《檢查表》中對現(xiàn)場參觀的內容可以進行如下描述：

1.大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡方式、車號；

2.監(jiān)視探頭布局：關鍵區(qū)域（露天存放成品/原料、大門、成品庫門、原料庫門）；

3.廠區(qū)道路、草坪；

4.污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、修理車間；

5.蟲害掌握：鼠站完好、誘餌缺失；

6.原料庫：蟲害管理、標識、燈、門、窗、溫濕度、電線（無私拉）、遮光、禁用區(qū)；

7.冷庫：溫度記錄方式（手工、自動）；

8.成品庫：盡可能選擇一周左右生產的已放行產品，記錄產品名稱、規(guī)格、班次、批號、產品，物料管理用電子化（ERP）還是手工；

9.生產線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設施。

05、審核小組的分工

假如審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。

A組

A組的審核地點在辦公室，主要負責產品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：

1.入庫報告：產量、批號；

2.生產報告：產量、批號；

3.本批號成品檢驗報告：理化、微生物，化驗人員名字、化驗人員資質、產品標準、檢測方法/規(guī)范、取樣方案、留樣記錄；

4.過程檢驗記錄：CCP、重量記錄、指標（質量）、特別報告、衛(wèi)生記錄、設備清洗記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產用水（冰）檢驗記錄；

5.員工記錄：抽取當班10-15%人員的健康證，并檢查當班執(zhí)行清潔、CCP操作人員的培訓記錄；

6.本批號成品所使用原料檢驗報告：原料種類、放行報告、各個原料檢驗記錄、化驗人員名字、化驗人員資質、原料標準、檢測方法/規(guī)范、取樣記錄；

7.設備修理、保養(yǎng)記錄。

注：A組只關注于追溯產品相關的全部信息，即已經發(fā)生過的管理活動。

A組的審核路徑為：

1）在成品庫中選擇已放行的產品，對外包裝箱進行照相，記錄批號和數(shù)量。

2）將成品帶回辦公室讓供應商供應與此批號產品相關的全部信息。（見上）。

B組

B組負責文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導書和報告，如：

1.HACCP方案：小組、產品描述、預期用途、流程圖、流程圖確認、危害分析、CCP/OPRP掌握措施；

2.PRP名目；

3.投訴管理；

4.內審；

5.管理評審；

6.培訓管理；

7.設備修理、保養(yǎng)（包括安保設施）；

8.不合格品掌握；

9.訂正預防措施；

10.設備儀器校驗（包括生產線、試驗室）；

11.源頭（供應商）管理；

12.蟲害管理（合同、檢查記錄、分析報告）；

13.社會責任；

14.產品防護；

15.應急管理（停電、火災對產品的影響）；

16.召回演練。

C組

C組主要負責生產現(xiàn)場操作行為，包括生產車間、庫房和試驗室，如：

1.現(xiàn)場衛(wèi)生；

2.周（月）GMP/5S檢查記錄；

3.現(xiàn)場操作文件（SOP）管理；

4.記錄管理（CCP、OPRP、清潔、重量、質量、蟲害、修理、異物）；

5.標識管理：化學品、半成品、原料、成品；

6.人員培訓（關鍵崗位+一般崗位）；

7.設施、設備衛(wèi)生設計；

8.交叉污染防護、潤滑油等級；

9.原料/成品倉庫衛(wèi)生；

10.物品標識；

11.FIFO（先入先出）；

11.化學品庫；

12.試驗室：平安裝置（噴淋、洗眼器）、通風櫥、化學品臺賬、強酸（堿）存放、試劑標識（名稱、日期）、檢測儀器內部校驗方案、檢測方法管理、檢測結果管理（簽字+日期）、檢測記錄管理、檢測人員資質、微生物試驗室（培育基+消毒+空白試驗+培育箱溫度校驗）。

06、審核過程中的協(xié)作

在審核過程中，需要三組進行信息傳遞，如：

A組需要將部分信息傳遞給B組（體系文件）

可追溯信息的完整性與召回報告（證據(jù)對比）

成品、原料檢驗方法管理

檢驗人員資質管理

產品、原料技術規(guī)范管理

記錄管理（CCP、清潔、產品檢驗、原料檢驗）

環(huán)境監(jiān)控方案

訂正預防措施

設備修理、保養(yǎng)方案

C組需要將部分信息傳遞給B組（現(xiàn)場評估）

本批號成品全部原料是否有拒用？

原料倉庫的FIFO（先進先出）

臺賬與批號是否符合狀況？

標識管理（批號、數(shù)量、入庫日期）

狀態(tài)管理（待檢、放行、拒用、銷毀）

07、審核原則

這樣的審核支配基于以下幾個原則：

1.全部管理活動已經發(fā)生；

2.全部管理活動需要符合規(guī)范要求；

3.全部管理活動的信息不得缺失；

4.通過已經實現(xiàn)的產品，連接起人、機、料、法、環(huán)的全部管理信息。

08、審核流程和重點

質量管理體系（包括食品平安管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經生產出來的產品進行追溯。

在倉庫中剛剛生產1周左右的產品，可能還沒有到消費者手中，或者即使到了消費者手中，還沒有發(fā)生（或沒有得到）投訴報告。

因此對投訴管理的驗證，需要用更早批次的產品進行。

A組審核員的審核流程與重點

A組審核員在現(xiàn)場參觀時，已經用相機拍攝了追溯產品的“品名、規(guī)格、生產批號”等信息（在包裝箱外側就有這些信息）。

回到辦公室，向供應商提出要求，供應與這個產品相關的信息。

建議A組審核員將與這個批次產品相關的全部信息根據(jù)生產流程挨次，讓客戶放置在桌子上。

B組審核員的審核流程與重點

A組審核員在對信息的完整性進行確認時，B組審核員要求客戶供應與產品記錄或報告相關的管理依據(jù)。

規(guī)律是：找產品-找記錄-找依據(jù)-找疏漏-找問題-找風險

相對來講對B組審核員力量的要求要高一些，他（她）還要對幾個特別重要的報告進行確認和驗證：

（1）管理評審報告

假如在ISO9001（2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。

凡是與分錢相關的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說不對，分責任、分任務、定目標應當是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米之炊，沒錢干個屁事。

所以看管理評審報告時，先看看總經理是否出席，然后看各位部門總監(jiān)都說了些什么問題，最終就是行動方案是否有預算。

有些企業(yè)看我打的分特別低，有些不服氣，我告知他（她）：凡是將管理評審作為認證活動而非經營活動的企業(yè)，它所運行的管理體系本身就會給經營帶來巨大風險。

就猶如一個國家的人大會議，成為一出鬧劇時，這個國家肯定處于極大的風險之中。

因此，幾頁紙的管理評審報告，已經代表了這家企業(yè)的質量、食品平安管理體系的策劃、運行、檢查、改進的水平了。

建議看管理評審報告不要只看當年的，肯定要看過去三年的報告。做縱向比較，看這家供應商管理體系的進展歷程和轉折。

（2）內審報告

內審報告是管理評審報告的部分輸入。

但目前很多企業(yè)內審流于形式，審核員仍舊處在“手中有劍，心中無劍”的水平。為管理層供應的報告，只是糾纏于某一個操作行為，而非對系統(tǒng)進行風險評估，這明顯是管理層不感愛好的問題。

如何轉變這樣的局面？可以在組織設計中進行策劃，讓各個部門的總監(jiān)成為內審員。每次審核的時候，由總監(jiān)擔當各個審核組的組長。

在審核中試圖拋開檢查表，到一個業(yè)務部門可以從這幾個問題問起。

為什么需要這個部門？

為什么需要這個崗位？

這個部門的主要業(yè)務流程是什么？

這個部門或崗位的主要責任是什么？

影響到你部門工作效率的緣由是什么？

你與其他部門發(fā)生的主要沖突是什么？

你如何解決沖突并開頭有實施方案？

當你將這些問題告知總經理時，我猜想他會樂瘋了。由于這是他的痛點，是他每天睡不著覺的問題，假如你幫他想到了發(fā)覺問題和解決問題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？

（3）其他重要的管理程序

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