由手工會計轉變?yōu)闀嬓畔⑾到y(tǒng)可行性分析報告

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摘要:在貿易全球化的今日,會計電算化已成為湖新公司當前會計工作的主要工具,是提高工作效率,運用機技術代替手工記帳的基本方式。市場經(jīng)濟的高速,全球經(jīng)濟貿易的冗雜多變,以互聯(lián)網(wǎng)為基礎的商務日趨活躍,會計電算化不僅減輕了財會人員的勞動強度,為會計工作節(jié)約大量的人力、財力和時間;同時也提高了會計信息收集、整理、傳輸、反饋的速度和精確度,提高了會計的分析決策力量,但會計電算管理仍舊消失了很多新的問題。辨證地了解新形勢下會計電算化的現(xiàn)狀,客觀地會計電算化面臨的問題,探求其緣由,有針對性提出解決問題的對策和措施,不僅對會計電算化工作,而且對整個會計系統(tǒng),都具有非常重大的作用。

一、會計電算化與手工會計的區(qū)分

現(xiàn)代科學技術革命,尤其是電子計算機技術的進展向傳統(tǒng)會計領域發(fā)起了劇烈的、前所未有的沖擊和挑戰(zhàn),它促使我們必需對當前的會計理論與方法進行深刻的反思。本文擬從會計的本質人手,對電算化會計信息系統(tǒng)與手工會計信息系統(tǒng)的技術特點進行比較分析。

(一)從會計本質熟悉會計技術基礎的革命

會計是社會生產(chǎn)力進展的產(chǎn)物。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟與科學的飛速進展,人們漸漸加深對會計本質的熟悉,即會計是一項對會計信息、處理、輸出的經(jīng)濟信息系統(tǒng),其主要職能是為人們供應經(jīng)濟活動(價值運動)的狀態(tài)、結構、歷史及將來趨勢的畫面。如下圖:

會計的各項活動均可以表達為對信息的某種作用,比方,原始憑證的審核與記帳憑證的填制,是信息的提取與確認;登記帳簿是信息的分類存儲;本錢計算是信息的計量;帳務檢查與核對,是會計內部信息的反饋;編制會計報表是信息的輸出等等。具有這些特征的會計活動,既互相區(qū)分,又互相聯(lián)系,環(huán)環(huán)相扣,構成一個有序的信息處理過程。對這一信息處理過程,從技術手段上可以分為手工會計信息系統(tǒng)與電算化會計信息系統(tǒng),而值得留意的是,二者所呈現(xiàn)出的迥然不同的技術特性。

(二)手工會計信息系統(tǒng)的技術特性。

手工會計信息系統(tǒng)主要由紙張、筆墨、算盤等物質工具作為技術支持,其對會計信息的處理表現(xiàn)為如下特征:

1、冗雜性詳細有:

(l)信息關系冗雜,會計信息主要包括資產(chǎn)、負債、全部者權益、本錢、損益等幾大部分。這些信息有著互相依存,互相制約的緊密關系,如資產(chǎn)、負債與全部者權益之間的平衡關系,本錢與損益之間的消長關系,總括信息與明細信息的核對與統(tǒng)轄關系;

(2)信息接口冗雜,會計信息是以貨幣形式綜合地反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動,其信息的源點和終點觸及供、產(chǎn)、銷每個環(huán)節(jié)以及人、財、物每個部門或單位;

(3)信息計算冗雜,會計信息的處理過程自始至終離不開各種計算方法,如;固定資產(chǎn)折舊的直線法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法,存貨計價的移動加權平均法、先進先出法、個別認定法,產(chǎn)品本錢計算的品種法、分批法、分步法等。

2、有序性會計系統(tǒng)對經(jīng)濟活動的反映與監(jiān)督是依據(jù)經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的先后挨次連續(xù)不斷地進行的,即依據(jù)主體每一經(jīng)濟交易或事項發(fā)生的時間先后挨次,填制和審核會計憑證,設置和登記會計帳簿,試算和編制會計報表,進行財務分析,其間,涉及會計信息的推斷、確認、分類、計算、組合、復核、記錄、再分類、再重組等多個技術環(huán)節(jié)來生成對外會計報表和對內財務報告,從而,再開頭下一個會計期間的循環(huán)。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣,循序漸進,不得隨便打亂和跳動。

3、規(guī)范性會計信息處理具有一整套系統(tǒng)、完好的程序和方法,必需遵循“企業(yè)會計準則”、“企業(yè)財務通則”以及行業(yè)會計制度的規(guī)定,會計信息的收集、處理、交換均必需以有形的實物為載體,如出庫單、發(fā)票等原始憑證,活頁式、訂本式的帳簿,具有肯定格式的會計報表等,對于每一環(huán)節(jié)的處理結果都具有可驗證性,并可追溯其來龍去脈,供應清楚的審計線索。

4、分散性由于會計信息系統(tǒng)綜合、系統(tǒng)地反映企業(yè)經(jīng)濟活動的全貌,使得會計信息處理的工作量很大,在手工條件下需要由多名會計人員分工協(xié)作才能完成。為避開人工在任何環(huán)節(jié)與任何時侯都可能消失的計算、記錄等方面的過失,依據(jù)復式記帳原理,環(huán)環(huán)檢查、平行登記、帳證核對、帳帳核對、帳表核對、試算平衡等技術要貫穿于整個處理過程。

5、單一性詳細表現(xiàn)為:

(1)會計主體的單一,會計信息系統(tǒng)僅收集、處理和交換與主體直接相關的經(jīng)濟事項的信息,而不包括所在行業(yè)的信息,以及與企業(yè)有關的國家宏觀經(jīng)濟政策或市揚信息,如產(chǎn)業(yè)結構調整政策、有關股票市價:

(2)會計期間的單一,在手工條件下,會計系統(tǒng)只能以“月”作為最小會計期間來供應會計信息,而不能供應更小單位期間的信息,如某產(chǎn)品的“周本錢”或“日本錢”;

(3)貨幣計量的單一,會計系統(tǒng)只收集、處理和交換能夠用貨幣描述的經(jīng)濟事項的信息,而不包括非貨幣計量的信息,如企業(yè)人力資源的投資與更新、企業(yè)環(huán)境綠化與“三廢”治理的信息;

(4)核算方法的單一,會計系統(tǒng)只確認主體認定的核算方法所生成的信息,而不包括其他備選方法或程序所可能生成的信息,如主體認定存貨計價采納先進先出法,系統(tǒng)便不能存儲和生成后進先出法、加權平均法、個別認定的存貨信息;(5)信息確認的單一,會計信息系統(tǒng)僅收集、處理和交換已發(fā)生的經(jīng)濟事項的信息(歷史本錢),而不包括未發(fā)生的經(jīng)濟事項的信息,如未決訴訟、潛在的市場利潤與風險等。

(三)電算化會計信息系統(tǒng)的技術特性

在人類即將跨人21世紀之際,電子計算機技術在會計領域已得到很大進展。電子技術與會計二者互相交融、滲透,使會計系統(tǒng)功能空前的強大。電子計算機這種新型的信息處理工具,置換了傳統(tǒng)的紙張、算盤,它的介人引發(fā)了會計進展史上的又一次革命。與手工系統(tǒng)比較,電算化會計信息系統(tǒng)在保持原有共性(規(guī)范性)的基礎上,又別具如下技術特性:1、集中性詳細表現(xiàn)為;

(l)信息處理的集中,會計電算化后,原在手工條件下需要由多人不同崗位分別完成的記帳、算帳、報帳工作往往只需一二臺計算機即可實現(xiàn)。在網(wǎng)絡或多用戶的環(huán)境下,同一組信息可以被不同的用戶共享,信息處理集中化的特性更加明顯;

(2)信息存儲的集中,在電算化條件下,系統(tǒng)信息是集中連續(xù)存儲的,只要計算機有存貯空間,可跨年度儲存和利用會計信息。如此,對財務分析與管理尤為重要。

2、自動性由于電子計算機具有強大的運算功能,系統(tǒng)由計算機來執(zhí)行從會計憑證到財務報告全過程的信息處理,人工干預大大削減,客觀上消退了手工方式下信息處理過程的諸多技術環(huán)節(jié),如平行登記、錯帳更正(劃線更正法、紅字更正法)、過帳、結帳、對帳試算平衡等,再者,計算機又承當起計提折舊、存貨計價和本錢計算等繁雜的核算工作。因此,相對于手工系統(tǒng)而言,電算化會計系統(tǒng)的技術性及其冗雜程度也大幅度降低。

3、多元性詳細表現(xiàn)為:

(l)收集信息的多元化,在企業(yè)管理信息系統(tǒng)電算化的基礎上,會計系統(tǒng)通過對各個部門的信息接口轉換、接收貨幣形態(tài)的信息,同時亦可接收非貨幣形態(tài)的相關信息,其信息渠道更加寬敞;

(2)供應信息時間的多元化,在電算化會計系統(tǒng)中,會計期間已不再是供應會計信息的約束條件,不僅可以根據(jù)既定的月、季、年來披露會計信息,而且可以隨機快速地生成所需信息,如某種產(chǎn)品的“日本錢”、“周本錢”。并可對系統(tǒng)實施實時掌握;

(3)處理信息方法的多元化,電算化會計系統(tǒng)在主體認定的計算方法(如固定資產(chǎn)折舊的直線法)的同時,假如需要亦可選用其他備選方法(如雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法)進行試算,比較差異。此外,由于系統(tǒng)接收(或調用)了大量非貨幣形態(tài)的相關信息,便于系統(tǒng)運用有關數(shù)學模型和方法,進行財務分析、預報和決策;

(4)供應信息空間的多元化,借助于信息處理方法多元化的結果,電算化會計系統(tǒng)供應信息的空間特別寬闊,依據(jù)需要,有貨幣形態(tài)的信息,亦有非貨幣形態(tài)的相關信息(如職工的聘請與下崗、社會公益事項),既有歷史信息(歷史本錢),也有如今信息(重置本錢、市場公允價值)和將來信息(預定本錢、目標利潤);

(5)供應信息形式的多元化,隨著計算機多媒體技術的采納,電算系統(tǒng)除了供應數(shù)字化信息,也可供應圖形化信息(如財務分析的直方圖、折線圖)以及語音化信息(如有聲分析報告)。

綜上所述,我國目前的會計理論與方法照舊立足于連續(xù)了幾百年的、以手工處理為技術特征的基礎上,并充分考慮到現(xiàn)代信息技術其強大信息處理力量的潛能。假如我們能夠熟悉到這一點,從電算化會計信息系統(tǒng)的技術特性的新觀點動身,討論和進展現(xiàn)代會計理論方法,實現(xiàn)會計職能由“核算型”向“管理型”的戰(zhàn)略轉移,那么,會計這門古老而悠久的學科必將煥發(fā)出新的青春

二、會計電算化的定義與其在我國的進展

(一)會計電算化的定義

“會計電算化”一詞最早是1981年中國會計學會在長春市召開的“財務、會計、本錢應用電子計算機專題商量會”上正式提出來的?？梢院啙嵉貙⑵淅斫鉃椤皩F(xiàn)代有關電子計算機方面的技術應用到會計實務中”,詳細地說,就是利用會計軟件,指揮各種計算機設備代手工完成,或完成在手工下很難完成,甚至無法完成的會計工作的過程。

隨著會計電算化事業(yè)的不斷進展,電算化的含義得到進一步的引伸與進展。它不僅涉及到會計核算,而且涉及到會計管理、會計決策等會計工作。對于會計電算化的含義,有許多說法。有人認為:會計電算化是企業(yè)通過電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)處理睬計信息的方法;也有人認為:會云電算化是利用電子數(shù)據(jù)處理方式,實現(xiàn)對會計數(shù)據(jù)收集、存儲、傳輸和各種加工處理自動化的一種會計。

如今大家普遍認為:會計電算化是一門會計邊緣學科,是現(xiàn)代會計學科的重要組成部分,是將計算機技術用于會計工作中,進行會計核算、會計管理、會計決策的人-機相結合的掌握系統(tǒng)。

(二)我國會計電算化的進展歷程。

依據(jù)會計信息系統(tǒng)的結構、以及開發(fā)平臺與技術的改變過程,可以大體上將我國會計電算進展劃分為以下四個階段:

第一階段:會計電算化理論討論與定點開發(fā)階段(20世紀80年月初)。在這一時期的定點開發(fā)工作進行得特別困難,應用單位并不完全了解計算機技術,也不能全面描述自己的業(yè)務需求。由計算機技術人員和企業(yè)財務人員組成的開發(fā)組只能在摸索中前進。

其次階段:第一批商品化會計軟件開發(fā)階段(20世紀80年月中期至20世紀90年月初期)。

在這期間開發(fā)出的商品化會計電算化軟件主要是以計算機替代手工會計核算和減輕會計人員的.記賬工作量為目標,一般人們稱之為“核算型”會計電算化軟件,其主要功能包括賬務處理、報表生成、工資核算、固定資產(chǎn)核算、材料核算、銷售核算和庫存核算。各模塊可以運行,模塊之間在結構關系是松散的,不

能稱之為一個系統(tǒng)整體,未能解決數(shù)據(jù)重復錄入和數(shù)據(jù)全都性掌握機制等問題。第三階段:商品化會計電算化軟件不斷成熟階段(20世紀90年月中期)。由于在第一批商品化會計電算化軟件的開發(fā)與應用過程中積累了豐富的閱歷,這一階段從一開頭就進行規(guī)范化總體設計,并在功能上做了較大調整,主要功能包括系統(tǒng)管理、賬務處理、資金管理、報表、工資、固定資產(chǎn)、選購與應付賬款、銷售與應收賬款、庫存管理等。

第四階段:會計電算化軟件向企業(yè)管理信息系統(tǒng)進展階段(20世紀90年末至今)。

這一時期推出的大型企業(yè)管理信息系統(tǒng)不僅限于解決企業(yè)財務管理問題,而且要對企業(yè)的資金流、物流和信息流進行一體化、集成化管理。

三、我國會計電算化的現(xiàn)狀

(一)新形勢下會計電算化特點

會計電算化是會計進人信息化的基礎,是今后企業(yè)決策的重要根據(jù),是會計體制改革的突破口。從總的狀況看,經(jīng)過多年的實踐和改良,會計電算化的形勢和基礎比較好,基本完成手工會計記帳向電腦會計記帳的轉變。隨著新的會計電算化軟件的應用,會計電算化正從簡潔的會計核算系統(tǒng)向綜合的管理信息系統(tǒng)轉變,形成以會計軟件為核心,融管理、打算、分析為一體的會計電算化管理信息系統(tǒng)。各級各部門都廣泛應用會計軟件,實現(xiàn)了從DOS平臺快速向Windows平臺轉變;后臺數(shù)據(jù)庫正漸漸由XBASE數(shù)據(jù)庫向互聯(lián)網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫轉變。管理機制符合我國《企事業(yè)會計準則》及其配套的行業(yè)會計制度。人員素養(yǎng)漸漸提高,操作水平日益嫻熟,系統(tǒng)的平安性與保密性加強,顯示財政系統(tǒng)會計電算化以向優(yōu)良、穩(wěn)定、科學的方向進展。

(二)會計電算化在實施應用的現(xiàn)狀

湖新公司會計電算化基本普及,它不僅減輕財會人員的勞動強度,為會計工作節(jié)約大量的人力、財力和時間;同時也提高了會計信息收集、整理、傳輸、反饋的速度和精確度,還提高了會計的分析決策力量,使會計工作能更好地滿意湖新公司管理的實際需要。但是由于財務工作本身的特點,一些小企業(yè)管理基礎相對薄弱,財務人員業(yè)務水平偏低,造成企業(yè)會計電算化工作實踐中存在一些不盡人意的地方,會計電算化工作也往往局限于替代手工會計核算,阻礙了企業(yè)會計電算化向更深層次進展。同時由于網(wǎng)絡財務、電子商務的快速興起對會計電算化也提出了更高的要求,從而將我國企業(yè)在運用會計電算化的過程中存在的一些需待解決的問題也暴露出來。

四、會計電算化存在的問題及風險

1、會計軟件進展模式的局限性。我國的軟件開發(fā)公司,都強調突出自己的會計軟件開發(fā)模式和特點,造成大部分會計軟件互相不能兼容,使用方法上也存在差異,給用戶帶來不便。如如今的用戶軟件或金蝶軟件等。由于財務人員會計電算化基礎學問相對薄弱,會計軟件經(jīng)銷商為了自己的利益不得不負擔起對用戶單位操作人員的培訓、初始建賬等方面的責任。也就是說,銷售的數(shù)量和范圍越大,需要服務的對象和范圍也就隨之提高。這種軟件不兼容性的結果影響了會計電算化的進展。

2、內部掌握的風險。會計電算化在很大程度上減輕會計人員的工作