水利樞紐工程聲像類檔案歸檔要求

聲像類檔案歸檔要求1歸檔要求1.1各款聲像材料應在各項活動結(jié)束后及時整理；1.2所攝照片要填寫說明，一般按下列六個要素：1.2.1事由—事件產(chǎn)生的時間、情由。1.2.2時間—拍攝時間。1.2.3地點—拍攝物所在地點。1.2.4人物—照片上的主要人物的姓名、職務。1.2.5背景—對揭示影像主題有一定作用的背景。1.2.6攝影者—照片的拍攝單位和攝影人。編寫說明，以照片的自然張數(shù)為單位，對一組（若干張）聯(lián)系緊密的照片即有共同主題的照片，總說明在第一張照片上方書寫，單張照片的說明，在照片下方書寫，格式為照片號/底片號、拍攝時間、文字說明、攝影人。1.3按照片項目，用專用照片檔案夾插放，底片用專用底片袋，分門別類保管，并填寫卷內(nèi)目錄，其內(nèi)容包括：照片號/底片號、題名、拍攝時間、備注。1.4移交前，需填寫移交清冊一式二份。2歸檔份數(shù)各種聲像材料歸檔只需一份。重大事件照片，應加曬照片附于有關文件隨文歸檔。3歸檔時間各部門（室）應在各項活動結(jié)束后一個月內(nèi)整理，由辦公室收集后按階段移交檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。聲像類文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表序號內(nèi)容容保管期限1反映公司重大活活動和建設設成果的錄錄像、照片片、永久2上級領導視察xxx水庫工工程的照片片、錄音、光光盤。永久3工程建設項目對對外交往活活動中形成成的照片、錄錄像、錄音音、光盤永久4記錄工程建設中中重大事件件、重大事事故的照片片、錄像、錄錄音、光盤盤永久5反映工程建設前前后地形、地地貌及環(huán)境境變化情況況的照片、錄錄像永久6反映重大部位、隱隱蔽工程施施工質(zhì)量的的照片、錄錄像永久7外事活動、外國國專家到本本局參觀訪訪問的聲像像材料永久8與紙質(zhì)檔案內(nèi)容容密切相關關的照片、錄錄像、錄音音、光盤、磁磁盤永久4聲像檔案材料的整理隨著信息技術的普及,工程建設中積累了大量的非紙質(zhì)載體的文件內(nèi)容，它是歷史見證材料，是國家珍貴材料的一部分，根據(jù)《檔案法》需實行統(tǒng)一保管，由于它的信息記錄形式比較特殊，在立卷中應單獨處理。4.1照片的整理照片檔案應以本工程建設活動為主，選用具有查考價值，尤其是具有歷史意義的照片，大體包括以下幾個方面：4.1.1本工程在籌建、施工、竣工過程中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片；4.1.2本工程領導活動的照片，上級有關領導在本工程視察活動的照片；4.1.3專業(yè)會議的照片材料、包括重點項目的剪彩活動等；4.1.4重大貢獻的科技人物近照、勞模先進人物、人大代表、領導班子人物照片；4.1.5本工程向有關單位提出內(nèi)容和要求、組織拍攝或征集的照片。照片檔案的構成應當由底片（向外單位收集的可以沒有底片）、照片和文字說明等部分構成。編寫說明，以照片的自然張數(shù)為單位，對于一組（若干張）聯(lián)系密切的照片即有共同主題的照片，按順序排列后可擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。例如：某一次會議形成的若干張照片，可以做為一組。組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明事項。同組中的每一張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用、“①”“②”、“③”…，同組中的照片其組聯(lián)符號相同。如冊內(nèi)只有一組照片和其他散片時，組聯(lián)符號采用“①”。組聯(lián)符號不宜越冊。組合照片說明放在本組第一張照片的上方（即在每組照片前空一張照片的位置放組合照片說明）。對于收集的單張照片，則要以單張照片為單位擬寫說明。單張照片說明，在照片下方書寫，格式為：題名：（簡明概括、準確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時間、地點、事由等要素）。照片/底片號：（固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成）。參見號：（指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號）。拍攝時間：（用8位阿拉伯數(shù)字表示，1~4位表示年，第5~6位表示月，第7~8位表示日，示例：2005年6月7日寫作20050607）攝影者：（一般填寫個人，必要時可寫單位）。文字說明：（應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息或僅對題名內(nèi)容作出補充）。照片說明“六要素”的內(nèi)容：事由：照片所反映事件、事物的情由；時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和照片拍攝的時間；地點：被拍攝物所在的具體地點；人物：照片所反映的主要人物的姓名、單位和身份；背景：對揭示照片主題具有一定作用的背景；攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。照片檔案應編制卷內(nèi)目錄。目錄可以按組也可以按張編制。照片檔案卷內(nèi)目錄照片號題名時間頁號底片號備注隨著施工進程，各階段都應保留一些反映施工具體過程的照片。它們是工程竣工文件的主要組成部分，施工單位移交檔案前，根據(jù)分組說明寫出照片檔案的總說明?？傉f明應該介紹整個項目工程設計、竣工、管理情況，如果照片中有施工工藝的改進，質(zhì)量問題的處理，還應重點介紹相關內(nèi)容。示例：下面以大隆水利樞紐工程開工典禮的一組照片為例，說明照片檔案組合說明及單張照片說明的填寫方法。文字說明：會場全景攝影者：時間：參見號：①題名：開工典禮會場典禮大會上致辭文字說明：水利部部長在開工攝影者：參見號：②題名：水利部部長致辭2004年12月13日xxxx水利樞紐工程舉行開工典禮，國家水利部部長xxx，省委副書記、省長衛(wèi)留成，省委常委、海南省市委書記xx等出席開工典禮。國家有關部委、省有關廳局的代表，海南省市四套班子領導和當?shù)馗刹咳罕娂案鲄⒔▎挝淮矸謩e發(fā)言。分別講話，省長宣布工程開工，省委副書記在大隆工地現(xiàn)場指導工作。照片號/底片號：E1.1-Y-1時間：照片號/底片號：E1.1-Y-2本組照片說明攝影者：攝影者：攝影者：攝影者：書記在開工典禮上講話⑤題名：省委常委、市委書記講話宣布xxxx水利樞紐工程正式開工題名：省委副書記、省長攝影者：參見號：照片號/底片號：E1.1-Y-3宣布工程開工時間：文字說明：省委副書記、省長④題名：省委副書記xxx視察工地照片號/底片號：E1.1-Y-44參見號：時間：攝影者：文字說明：省委副書記xxx在xx工地現(xiàn)場指導工作攝影者：照片號/底片號：E1.1-Y-5E1.1-Y-1-4E1.1-Y-1-4E1.1-Y-1-4E1.1-Y-1-4E1.1-Y-1-1參見號：時間：文字說明：海南省省委常委、市委文字說明：會場全景攝影者：時間：參見號：①題名：開工典禮會場典禮大會上致辭文字說明：水利部部長在開工攝影者：參見號：②題名：水利部部長致辭2004年12月13日xxxx水利樞紐工程舉行開工典禮，國家水利部部長xxx，省委副書記、省長衛(wèi)留成，省委常委、海南省市委書記xx等出席開工典禮。國家有關部委、省有關廳局的代表，海南省市四套班子領導和當?shù)馗刹咳罕娂案鲄⒔▎挝淮矸謩e發(fā)言。分別講話，省長宣布工程開工，省委副書記在大隆工地現(xiàn)場指導工作。