管理文秘第六章信息管理

管理文秘第六章信息管理第一頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.1信息工作概述6.1.1信息的含義及類型

對事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運動狀態(tài)經過一定的方式傳遞后的再現。文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)。6.1.2信息的特點

1、客觀性。2、共享性。3、開發(fā)性。4、傳遞性。5、時效性。6、存儲性。7、可塑性。8、無限性。第二頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.1.3信息對秘書工作的意義秘書人員輔助領導決策的依據；秘書人員處理日常事務的依據。秘書人員起草文書的基礎；秘書人員協助管理、協調關系的依據。

第三頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.1.4信息工作的基本要求及時；準確；全面；適用。6.1.5目前最急需的信息預測性信息。動態(tài)性信息。反饋性信息。綜合性信息。6.1.6秘書信息工作的特點普遍性。緊迫性。開拓性。第四頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.2信息工作程序圖收集整理存儲傳遞利用開發(fā)反饋第五頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.3信息的收集與整理6.3.1信息的收集

1、范圍

政策法規(guī)信息;社會動態(tài)信息組織內部信息；國際信息同級相關信息；貿易信息客戶信息；交際信息

第六頁，共二十五頁，2022年，8月28日2．渠道信息網絡渠道、大眾傳播媒介渠道文書渠道、調查渠道會議渠道、圖書館渠道關系渠道、信訪渠道檔案渠道、信息機構渠道3、方法

1)觀察法2)詢問法3)問卷法4)閱讀法5)交換法6)索取法7)購置法8)網絡法4、原則價值性原則；時效性原則；層次性原則；針對性原則；全面系統(tǒng)性原則。第七頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.3.2信息整理

1、分類方法1）字母分類法；2）主題分類法；3）來源分類法；4）地區(qū)分類法；5）數字分類法；6）時間分類法。2、篩選方法1）查重法。2）時序法。3）比較法。4）測評法。

3、校核方法1）溯源法。2）比較法。3）核對法。4）邏輯法。5）調查法。6）數理統(tǒng)計法。第八頁，共二十五頁，2022年，8月28日

4、綜合分析方法1）點面結合法。2）定性定量分析法。3）預測分析法。

5、信息加工的形式1）編寫信息簡報。2）信息資料的編寫。第九頁，共二十五頁，2022年，8月28日

6.4信息的傳遞與存儲

6.4.1信息傳遞的方法當面對話召開會議

1、語言傳遞

接打電話電臺傳送電視傳輸

文本

2、文字傳遞

表格圖表

第十頁，共二十五頁，2022年，8月28日表格示例收文機關名稱收文號

收文日期

年月日存檔號

第十一頁，共二十五頁，2022年，8月28日柱狀圖第十二頁，共二十五頁，2022年，8月28日餅狀圖第十三頁，共二十五頁，2022年，8月28日折線圖第十四頁，共二十五頁，2022年，8月28日框圖收集整理存儲傳遞利用開發(fā)反饋第十五頁，共二十五頁，2022年，8月28日組織圖校長教學副校長副校長后勤副校長教務科實習基地教研組圖書館實驗室學生科招生就業(yè)辦辦公室人事科總務科財務室門衛(wèi)食堂醫(yī)務室第十六頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.4信息的傳遞與存儲3、電訊傳遞傳真電子郵件攝影、攝像

4、實物及輔助設備傳遞投影實物展示第十七頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.4信息的傳遞與存儲

6.4.2信息的存儲

1、方法登記編碼存放排列檢索

2、方式手工存儲、計算機存儲、電子存儲、縮微膠片存儲。第十八頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.5信息的開發(fā)與利用

6.5.1信息的開發(fā)

1、形式剪報、剪報、索引、目錄編制、文摘簡訊、調查報告、資料冊和綜述。

2、方法匯集法。歸納法。縱深法。連橫法。圖表法。轉換法。第十九頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.5信息的開發(fā)與利用

6.5.2信息的利用

1、信息利用服務的途徑

（1）信息檢索服務①信息復制服務。②信息發(fā)布服務。

③數據庫檢索服務。④網絡信息檢索。⑤電子期刊利用。(2)信息加工服務(3)定題、查詢利用服務(4)信息咨詢服務(5)網絡信息服務第二十頁，共二十五頁，2022年，8月28日6.6信息的反饋

6.6.1信息反饋的形式

1、正反饋和負反饋2、縱向反饋和橫向反饋3、前反饋和后反饋6.6.2信息反饋的方法

1、口頭反饋2、書面反饋3、通訊反饋第二十一頁，共二十五頁，2022年，8月28日注意事項既報喜也報憂做到快準結合做到深淺結合做到冷熱結合第二十二頁，共二十五頁，2022年，8月28日信息的保密1、注意事項：主要是注意在以下一些場合和環(huán)節(jié)中強調保密。（1）口頭信息：交談；電話；來訪；會議。（2）書面信息：登記；簽收；傳遞；封存；整理；送交；復??；傳真；縮微；粉碎。（3）電子信息：電腦；打??；核對；密碼；殺毒；備份；2、保密范圍（1）文件；（2）會議；（3）科技。（4）特定信息：人事、財務、產品、客戶。第二十三頁，共二十五頁，2022年，8月28日

問題討論1、為什么說“在一定程度上，秘書工作就等于接收、變換、傳輸信息的工作”？2、秘書收集信息的渠道和方法有哪些？3、秘書如何做好信息整理工作？4、秘書如