建立公平公正合理的采購(gòu)管理體系

建立公平、公正、合理的采購(gòu)管理體系當(dāng)前，建筑市場(chǎng)竟?fàn)幦遮吋ち?，為了提高中?biāo)率施工企業(yè)往往以低于業(yè)主標(biāo)底10%左右中標(biāo)，而且工程質(zhì)量要求越來(lái)越高，工程利潤(rùn)空間越來(lái)越小。在如此嚴(yán)峻的的形勢(shì)下，如何進(jìn)一步加強(qiáng)成本控制，降低材料費(fèi)支出已成為施工企業(yè)加強(qiáng)管理的重要內(nèi)容。土木公司通過(guò)近幾年狠抓內(nèi)部采購(gòu)管理、重組采購(gòu)流程，實(shí)施物資采購(gòu)集中化、推行以招標(biāo)為主的采購(gòu)方式、嚴(yán)格資金預(yù)算管理，已初見(jiàn)成效。2001年1月至今共進(jìn)行了數(shù)千次的物資招標(biāo)采購(gòu)和公開(kāi)價(jià)格談判，平均價(jià)格下降幅度5%以上，年節(jié)省采購(gòu)資金可達(dá)3000萬(wàn)元。以下介紹一下我公司物資管理中心在采購(gòu)管理方面的一些具體做法。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的“陽(yáng)光作業(yè)”，推動(dòng)公開(kāi)、公平、公正的采購(gòu)體系的建立。實(shí)行集中化采購(gòu)，采購(gòu)權(quán)高度集中以后，如何避免因權(quán)力的過(guò)分集中而帶來(lái)的采購(gòu)過(guò)程不夠公開(kāi)透明、監(jiān)督環(huán)節(jié)薄弱的問(wèn)題，主要采取了以下措施：物資采購(gòu)價(jià)格管理。建立了相對(duì)獨(dú)立的采購(gòu)價(jià)格事前及采購(gòu)渠道價(jià)格公開(kāi)發(fā)布制度。物資采購(gòu)價(jià)格管理的關(guān)鍵是：審核進(jìn)貨價(jià)格是否是市場(chǎng)價(jià)，采購(gòu)綜合成本是否合算。采購(gòu)價(jià)格監(jiān)控管理的要點(diǎn)是：詢好價(jià)：咨詢到真實(shí)的市場(chǎng)價(jià)；比好價(jià)：比質(zhì)比價(jià)比綜合價(jià)格；拒付超價(jià)：實(shí)事求是，堅(jiān)持原則。我公司主要從以下四方面開(kāi)展采購(gòu)價(jià)格監(jiān)控管理工作：積極詢價(jià)，建立采購(gòu)物資市場(chǎng)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)。物資采購(gòu)部門將采購(gòu)計(jì)劃分解到每個(gè)采購(gòu)員，采購(gòu)員依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行詢價(jià)、填寫詢價(jià)單，物資供應(yīng)部門將詢價(jià)結(jié)果匯總，由物資招標(biāo)工作小組有針對(duì)性的利用網(wǎng)絡(luò)、傳真、電話核實(shí)部分物資的詢價(jià)結(jié)果。并定期到市場(chǎng)上進(jìn)行價(jià)格調(diào)研，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜集相關(guān)產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格，積極與同行聯(lián)系了解同行業(yè)的采購(gòu)價(jià)格，并把這些價(jià)格輸入采購(gòu)物資市場(chǎng)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，以與采購(gòu)員的詢價(jià)結(jié)果及簽訂的合同價(jià)格相對(duì)比。審價(jià)、比價(jià)。審價(jià)、比價(jià)并非單純的將內(nèi)外部?jī)r(jià)格進(jìn)行對(duì)比，而是綜合考慮批量大小、產(chǎn)品質(zhì)量、付款、售后服務(wù)之后的綜合價(jià)格，例如：我們?cè)趯?duì)主要原材料如鋼材、商砼作價(jià)格對(duì)比時(shí)，將生產(chǎn)廠家的優(yōu)惠條件、付款方式及結(jié)帳周期等情況分別賦予一定的權(quán)重，作為比質(zhì)比價(jià)中綜合價(jià)格的組成部分。在與外部?jī)r(jià)格作對(duì)比時(shí)，因?yàn)椴少?gòu)價(jià)格涉及到付款周期及方式等內(nèi)容，因此，對(duì)比審核的主要是一個(gè)價(jià)格漲跌的趨勢(shì)。同時(shí)，我們將每年的采購(gòu)價(jià)格加權(quán)平均，為每一種物資建立一個(gè)考核的基數(shù)，每月將采購(gòu)價(jià)格與考核價(jià)格作對(duì)比。處理超價(jià)。對(duì)超考核價(jià)5%的物資，責(zé)成采購(gòu)部門寫出超價(jià)說(shuō)明，報(bào)物資招標(biāo)工作小組核實(shí)，對(duì)與市場(chǎng)價(jià)格不符或超價(jià)理由不當(dāng)?shù)牟少?gòu)物資，物資招標(biāo)小組有權(quán)通知財(cái)務(wù)部拒絕支付超價(jià)資金，并將此類情況每月予以通報(bào)。采購(gòu)價(jià)格信息的定期發(fā)布。物資采購(gòu)部門每周將采購(gòu)的物資價(jià)格于公司內(nèi)部局域網(wǎng)上發(fā)布，公示每次招標(biāo)采購(gòu)物資的供應(yīng)商、價(jià)格及招標(biāo)過(guò)程等情況，對(duì)主要原材料、半成品將市場(chǎng)價(jià)格與采購(gòu)價(jià)格作對(duì)比，作出對(duì)比曲線圖，發(fā)布于局域網(wǎng)上，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督審查，物資部門及時(shí)將反饋情況整理匯總，調(diào)查核實(shí)，形成書面資料，報(bào)物資招標(biāo)工作小組備查。物資實(shí)行招議標(biāo)采購(gòu)。根據(jù)實(shí)際情況建立適合自己的采購(gòu)方式體系。我公司的招議標(biāo)采購(gòu)自2001年初開(kāi)始推行，在近幾年的實(shí)踐中不斷規(guī)范、改進(jìn)、完善，到現(xiàn)在招標(biāo)采購(gòu)已成為我公司物資采購(gòu)的主要采購(gòu)方式，年平均降低成本3000萬(wàn)元。許多以往在“貨比三家”談判情況下，由于對(duì)貨源渠道等信息掌握所限很難降價(jià)的產(chǎn)品，通過(guò)招議標(biāo)采購(gòu)都不同程度地有所下降。針對(duì)不同產(chǎn)品，適用不同的招標(biāo)方式。在招標(biāo)采購(gòu)的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)：招標(biāo)采購(gòu)的方法不能千篇一律，而應(yīng)區(qū)別對(duì)待。其一，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品經(jīng)檢驗(yàn)試驗(yàn)或經(jīng)檢驗(yàn)外形與尺寸，就可確定其產(chǎn)品的質(zhì)量與使用性能的物資，如金屬材料、水泥、商砼等，可以根據(jù)生產(chǎn)廠家長(zhǎng)期的質(zhì)量保證能力、信譽(yù)狀態(tài)，在優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)、同質(zhì)同價(jià)等原則下以價(jià)格為主，在招標(biāo)中確定供應(yīng)商。其二，有些物資以價(jià)格為主確定中標(biāo)對(duì)象，但質(zhì)量無(wú)法保證，如砂石料（含泥量、顆粒級(jí)配）、竹膠合板（厚度、材質(zhì)）等物資，實(shí)際證明有些物資價(jià)格下降了，消耗卻上升了，結(jié)果總成本未降反升。這種情況下，實(shí)行“效能計(jì)價(jià)”的招標(biāo)方式最為合理。所謂“效能計(jì)價(jià)”有兩層含義：一是指在采購(gòu)產(chǎn)品時(shí)，既不追求價(jià)格越低的越好，也不追求質(zhì)量的越高越好，而是尋求質(zhì)量與價(jià)格的最佳組合；二是在招議標(biāo)時(shí)，只提出招標(biāo)產(chǎn)品的使用要求、技術(shù)質(zhì)量等，由投標(biāo)方結(jié)合自己產(chǎn)品的性能、質(zhì)量情況等，確定報(bào)價(jià)與單耗量，并承諾承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如達(dá)不到承諾的質(zhì)量保證，將減扣貨款，在綜合測(cè)算價(jià)格與質(zhì)量保證后選擇效益最佳的投標(biāo)產(chǎn)品。這樣將產(chǎn)品質(zhì)量保證的責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)交給了投標(biāo)方，既保證了采購(gòu)價(jià)格的合理，促進(jìn)了消耗的降低，又增強(qiáng)了供貨單位的質(zhì)量責(zé)任。2)有始有終，跟蹤核查招標(biāo)效果每次招標(biāo)結(jié)束，簽訂完合同之后，對(duì)招標(biāo)的效果、合同執(zhí)行情況都要進(jìn)行跟蹤核查，廣泛征求工程項(xiàng)目的意見(jiàn)，然后形成招標(biāo)小結(jié)。這種反思式的跟蹤核查對(duì)于在招標(biāo)工作的改進(jìn)方面幫助很大，“效能計(jì)價(jià)”的招標(biāo)方式就是在這種不斷的總結(jié)與反思中形成。招標(biāo)采購(gòu)的推行，不僅規(guī)范了采購(gòu)行為，降低了采購(gòu)成本、提高了采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量，保證了采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公正，而且促進(jìn)了招投標(biāo)雙方觀念的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)帶動(dòng)了帳務(wù)公開(kāi)、民主管理、質(zhì)量驗(yàn)證、合格供應(yīng)商評(píng)價(jià)、市場(chǎng)調(diào)查等工作的進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范。降低儲(chǔ)備資金占用，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)資金使用的預(yù)算管理物資采購(gòu)部門掌握著企業(yè)千百萬(wàn)元的流動(dòng)資產(chǎn)，這部分資金運(yùn)用的好壞，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、資產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，為此，必須采取一些行之有效的措施，來(lái)提高資金的使用效益。加強(qiáng)對(duì)需求計(jì)劃的審核，從源頭控制采購(gòu)資金。生產(chǎn)性的需求計(jì)劃必須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理部生產(chǎn)技術(shù)部門審核，必須與工程形象進(jìn)度、月度生產(chǎn)計(jì)劃、工期相一致；同時(shí)，制定需求計(jì)劃不能超過(guò)定額的5%。對(duì)于新增的固定資產(chǎn)、單項(xiàng)金額超出2000元的低值易耗品，必須先經(jīng)財(cái)務(wù)部資產(chǎn)組核實(shí)確認(rèn)。做到使用去向不明的不買、可買可不買的不買、能晚買的不早買、能少買不多買。從源頭避免不必要的浪費(fèi)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的入庫(kù)控制，定期開(kāi)展庫(kù)存檢查，對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)的計(jì)劃外采購(gòu)品種、超儲(chǔ)品種，追究相關(guān)人員的責(zé)任予以處罰。2、“零庫(kù)存”管理。在當(dāng)前的買方市場(chǎng)條件下，為了積極利用社會(huì)資金為我所用保證供應(yīng)，我們對(duì)部分有規(guī)律的消耗品實(shí)行“零庫(kù)存”供料，具體做法有兩種：一是對(duì)部分距離我公司在建工程較近，且不會(huì)耽誤工程使用的物資品種，由供方按我方要求保持一定數(shù)量的成品庫(kù)存，根據(jù)我方的書面通知，直接將貨物送到使用地點(diǎn)，驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù)進(jìn)行結(jié)算。二是對(duì)部分必須一定庫(kù)存儲(chǔ)備的零散用料及關(guān)鍵品種，通過(guò)招議標(biāo)或比質(zhì)比價(jià)方式確定供貨廠商，簽訂零庫(kù)存供料協(xié)議書，由供方在我公司倉(cāng)庫(kù)存放一定數(shù)量的產(chǎn)品，由我方代為保管，所有權(quán)仍歸供方，使用后再辦理出入庫(kù)手續(xù)結(jié)算，消耗多少結(jié)算多少，不用則由供方退回。這樣既保證了供應(yīng)又降低了儲(chǔ)備資金的占用，同時(shí)也避免了因計(jì)劃不準(zhǔn)等造成的庫(kù)存積壓。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)資金使用的預(yù)算管理，將有限的資金用在最需要的地方。面對(duì)采購(gòu)資金不足，如何合理有效地利用好有限的資金，使之降低采購(gòu)成本，保證供應(yīng)中發(fā)揮最大效用。我們建立了一套全面的預(yù)算管理目標(biāo)責(zé)任制指標(biāo)體系，將指標(biāo)層層分解到人，嚴(yán)格考核?？己藘?nèi)容包括資金占用定額完成情況、采購(gòu)價(jià)格情況、市場(chǎng)變動(dòng)情況、資金費(fèi)用情況等。采購(gòu)資金的運(yùn)用遵循以下幾大原則：1）保證工程急需材料采購(gòu)用款；2）優(yōu)先招議標(biāo)采購(gòu)用款；3）現(xiàn)款主要用于可大幅降低采購(gòu)成本必須用現(xiàn)款采購(gòu)的產(chǎn)品。財(cái)務(wù)部對(duì)資金使用情況進(jìn)行跟蹤控制檢查，杜絕預(yù)算外用款，確保資金的合理使用。幾點(diǎn)體會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用有助于推動(dòng)管理素質(zhì)、管理水平的提高。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使大量在手工條件下難以做到的對(duì)庫(kù)存、消耗、入庫(kù)等各類數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析成為現(xiàn)實(shí)，為在在建工程之間合理調(diào)劑庫(kù)存余缺、減少重復(fù)儲(chǔ)備提供了方便快捷的條件，促進(jìn)了儲(chǔ)備資金占用的進(jìn)一步下降；同時(shí)也使采購(gòu)管理機(jī)制轉(zhuǎn)變后，采購(gòu)過(guò)程與結(jié)果的公開(kāi)化、透明化問(wèn)題得到徹底解決。做好計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)的完善，逐步提高其應(yīng)用水平向高層次發(fā)展對(duì)采購(gòu)管理向高水平發(fā)展非常重要。下一步，我們打算建立網(wǎng)上采購(gòu)平臺(tái)，嘗試網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上招標(biāo)、推動(dòng)公司電子商務(wù)的開(kāi)展，以管理的信息化，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部物流管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化，改進(jìn)我們不合理的管理觀念、管理機(jī)制、業(yè)務(wù)流程，全面提升我們的管理素質(zhì)。加強(qiáng)供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)戰(zhàn)略聯(lián)盟，對(duì)縮減采購(gòu)成本意義重大。建立一種既相對(duì)穩(wěn)定又充滿競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、有供應(yīng)保障能力和質(zhì)量保證能力的物資供應(yīng)鏈，必須加強(qiáng)供應(yīng)商的管理，改進(jìn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系。目前我們通過(guò)招議標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，逐步地形成了一批質(zhì)量上乘、價(jià)格合理、管理規(guī)范、具有同行業(yè)較強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的相對(duì)穩(wěn)定的主渠道供應(yīng)