c資料管理與歸檔作業(yè)指導書

資料管理與歸檔作業(yè)指導書XXXX監(jiān)理公司作業(yè)指導書資料管理與歸檔作業(yè)指導書TC版本號：發(fā)放號：編寫人：審核人：批準人：管理部門：總監(jiān)理工程師管理辦公室受控狀態(tài)：（印章）打?。盒Γ嘿Y料管理與歸檔作業(yè)指導書目錄1．總則………………（1）2．收文工作程序……………………（1）3．發(fā)文工作程序……………………（1）4．資料存檔管理……………………（2）5．監(jiān)理資料歸檔及保存期限………（2）《文件傳閱紙》………………（4）《文件更改一覽表》…………（5）-PAGE8-總則1.1項目監(jiān)理部應設資料員專職或兼職負責收集、管理監(jiān)理文件資料，現(xiàn)場監(jiān)理辦公室應備有監(jiān)理資料專用柜和資料分類歸檔專用資料夾或袋，對于大中型項目宜采用計算機輔助管理。1.2監(jiān)理文件資料應真實可靠，字跡清楚，簽字齊全，不得弄虛作假或擅自涂改原始記錄。用于歸檔的文件資料必須用鋼筆、炭素筆填寫或計算機打印。1.3監(jiān)理文件資料應采用監(jiān)理信息管理中“信息資料格式”中的統(tǒng)一格式，由各項目監(jiān)理部定期向公司辦公室領用或采用計算機打印。1.4各項目監(jiān)理部采用統(tǒng)一的收發(fā)文登記格式按《文件和資料控制程序》（KMJL/C-01-2002）中的《收文登記表》KMJL/B-01-07-2002和《發(fā)文登記表》KMJL/B-01-08-2002，由資料員按要求格式填寫。收、發(fā)文工作、監(jiān)理文件傳閱制度及監(jiān)理文件存檔、歸檔要求參照本規(guī)定執(zhí)行。收文工作程序2.1所有收文應立即在《收文登記表》上登記，其中“編號”欄填寫發(fā)文單位的文件編號，“收文日期”中要標明收文日期、時間，“文件名稱”欄登記來文摘要信息或文件名稱，“收文人”由收文人簽名，“轉發(fā)單位”填轉發(fā)部門或單位。2.2收文登記后應及時交由相關監(jiān)理工程師（責任人）根據(jù)文件要求進行處理。2.3公司文件、外來文件收文后應在每份文件上附一張“文件傳閱紙”KMJL/C-14-01-2002，資料員應根據(jù)收文內容報總監(jiān)確認后填寫該文件的責任人及部分傳閱人員名單。交與責任人后，責任人可根據(jù)具體情況再增加傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人員看完后應簽名及日期。2.4部分收文如業(yè)主施工指令、技術核定單，應與責任人協(xié)商，如有必要應在專欄內容予以公布。發(fā)文工作程序3.1發(fā)文須按文件規(guī)定的權限由相關監(jiān)理工程師簽名或經(jīng)總監(jiān)審核、簽字，并加蓋項目監(jiān)理部印章。3.2所有發(fā)文應立即在《發(fā)文登記表》上登記，其中“編號”欄各工地根據(jù)實際情況規(guī)定的編號，“發(fā)文日期”要標明發(fā)文日期、時間，“文件名稱”欄填寫該發(fā)文摘要信息或文件名稱，“收文人”欄一般由收文人簽名，“收文單位”填寫收文單位名稱。3.3發(fā)文應留有底稿原件。資料存檔管理4.1收發(fā)文經(jīng)傳閱后應及時編目存入文件柜，資料員應參照《文件和資料控制程序》（KMJL/C-01-2002）中的“信息資料的分類和編號”方法在文件右上角填寫該文件的存檔編號，并存入相應的文件夾。4.2資料員應將信息資料分門別類放于文件夾或袋內，并填寫每個文件夾（袋）的《文件清單》KMJL/B-01-06-2002，并作為首頁放在文件夾內或貼在文件袋封面。4.3項目監(jiān)理部的監(jiān)理人員隨時可查閱或借閱已存入文件夾的文件資料。文件借閱應由借閱人填寫《文件借閱登記表》KMJL/B-01-02-2002，該借閱登記表附在該文件回存時應在位置。文件損壞遺失或作廢時應辦理注銷手續(xù)，并寫明注銷原因，并填寫《文件銷毀登記表》KMJL/B-01-04-2002。4.4文件資料因借閱損壞或遺失，應報告項目總監(jiān)處理，重要文件遺失應及時報告公司總監(jiān)辦處理，業(yè)主需查閱文書資料時應經(jīng)項目總監(jiān)同意，并辦理相應手續(xù)。監(jiān)理資料歸檔及保存期限5.1工程項目竣工驗收后15天內，項目監(jiān)理部應將下列監(jiān)理信息資料報監(jiān)理部審查合格后送公司總監(jiān)辦驗收，合格后移交公司辦公室存檔。5.1.1與質量管理體系有關的文字、資料、記錄及表格：質量記錄；業(yè)主提供產(chǎn)品；文件資料。5.1.2與工程監(jiān)理工作有關的文字資料、記錄和表格：監(jiān)理大綱（或投標書）、中標書；工程監(jiān)理合同；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則；各種技術性收發(fā)文件和監(jiān)理工程師通知、備忘錄；監(jiān)理月報；工程質量事故記錄、會議紀要、處理結果和驗收意見；設計圖紙、設計交底、圖紙會審、設計變更等技術性文件；由施工承包商報來的所有送檢和簽證資料（如材質保證書、各項試驗報告等）；《工程質量評估報告》；項目監(jiān)理部各階段工作總結，最后的《監(jiān)理工作總結》。5.1.3國家和地方規(guī)定應存檔的資料。5.2文件資料檔案實行總監(jiān)負責制，歸檔范圍、歸檔時間、檔案質量同時滿足公司辦公室有關文件要求。5.3文件資料檔案的保存期限參照《質量記錄控制程序》KMJL/B-02-2002有關要求實施。文件傳閱紙記錄號：KMJL/C-14-01-2002編號：日期：責任人：傳閱人員（）（）（）（）（）（）（