貨物入庫(kù)控制流程

貨物入庫(kù)控制流程

在企業(yè)采購(gòu)的貨物運(yùn)達(dá)后，或在企業(yè)的半成品送去進(jìn)一步加工前呀是商品準(zhǔn)備銷售前，都需要進(jìn)行保管。保管需要一定的場(chǎng)所——倉(cāng)庫(kù)。物料等進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)時(shí)的一系列行為即是入庫(kù)。加強(qiáng)入庫(kù)控制，有得于改善企業(yè)的物流管理。

一、憑證審核

進(jìn)入企業(yè)的物品一般都附有裝箱單、貨運(yùn)單或交貨通知單，在這些憑證上都標(biāo)有合同編者按號(hào)、物品數(shù)量和物品編號(hào)，將它們與訂購(gòu)單副本加以比較就可以發(fā)現(xiàn)是否一致。憑證審核的主要內(nèi)容包括：

1．檢查入庫(kù)品是否明顯外表質(zhì)量問(wèn)題。如果發(fā)現(xiàn)有外表缺陷，應(yīng)決定是退貨還是進(jìn)一步檢驗(yàn)。計(jì)劃按排較緊的物品如在這時(shí)退貨可能否導(dǎo)致生產(chǎn)中斷，因此較妥當(dāng)?shù)奶幚磙k法是將物品暫時(shí)收下，用其中的無(wú)缺陷零件供應(yīng)生產(chǎn)。

2．對(duì)入庫(kù)品用伴隨憑證加以確認(rèn)。如果發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與采購(gòu)部門和生產(chǎn)部門聯(lián)系，并采取措施。

3．檢查是否存在訂購(gòu)單副本，如果找不到副本，也可能是一次電話緊急訂貨。

二、數(shù)量檢驗(yàn)

憑證審核之后進(jìn)行的數(shù)量檢驗(yàn)主要包括如下項(xiàng)目：

1．實(shí)際交貨數(shù)量與交貨通知單上的數(shù)量比較；

2．實(shí)際交貨數(shù)量與訂購(gòu)單副本上的數(shù)量比較；

3．實(shí)際交貨數(shù)量與生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃書(shū)中需要量比較。

通過(guò)上述比較可能會(huì)出現(xiàn)下列結(jié)果：

（1）多交。交貨過(guò)多的原因可以追溯到訂購(gòu)過(guò)程的第一個(gè)環(huán)節(jié)。例如供貨商將交貨時(shí)間不同的訂貨合并發(fā)貨，但是伴隨憑證上只寫了第一筆訂貨的合同編號(hào)。如果是緊急訂貨，可能暫時(shí)缺少訂購(gòu)單副本，也未記入訂購(gòu)記錄本。也可能是企業(yè)的某個(gè)部門擅自訂購(gòu)，這時(shí)要核對(duì)交貨就困難了。

（2）欠交。如果不是運(yùn)輸損耗，那么多數(shù)是供貨商的疏忽，這時(shí)可能過(guò)協(xié)商解決。

如果出現(xiàn)欠交或遲交的情況，物品管理部門不得自行處理，因?yàn)樗锌赡軙?huì)影響生產(chǎn)的正常進(jìn)行。

三、時(shí)間檢驗(yàn)

交貨期檢驗(yàn)是進(jìn)行有效的計(jì)劃與控制的前提，主要內(nèi)容有：

（1）實(shí)際交貨日期與訂單中的交貨日期比較；

（2）自制時(shí)進(jìn)行完工日期與計(jì)劃日期比較。

由于倉(cāng)庫(kù)中的記錄數(shù)據(jù)直接用來(lái)制訂生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃和進(jìn)行生產(chǎn)控制，所以應(yīng)注意物品的及時(shí)入帳，否則，盡管倉(cāng)庫(kù)里有材料，也難以避免將某些加工任務(wù)推遲。

如果供貨商提早交貨，可能會(huì)使庫(kù)存上升，占用貨位。有時(shí)供貨商為了降低他們的存儲(chǔ)費(fèi)用，示經(jīng)企業(yè)采購(gòu)部門認(rèn)可便提早分批發(fā)貨，如果確屬交貨過(guò)早，應(yīng)予以退回。

四、質(zhì)量檢驗(yàn)

物品在入庫(kù)前進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)可以確保其滿足產(chǎn)品的生產(chǎn)要求，質(zhì)量檢驗(yàn)是物品檢驗(yàn)的最重要的部分?？梢哉f(shuō)，經(jīng)過(guò)原料的質(zhì)量檢驗(yàn)基本上決定了產(chǎn)品的質(zhì)量水平。

原則上，所有從企業(yè)外部購(gòu)入的物品都應(yīng)該進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，以便及早發(fā)現(xiàn)不良產(chǎn)品和避免在生產(chǎn)中產(chǎn)生廢品。檢驗(yàn)一般按如下步驟進(jìn)行：

（1）確定必要的檢驗(yàn)項(xiàng)目其檢驗(yàn)方法。

（2）準(zhǔn)備檢驗(yàn)資料。主要原因包括檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)允許誤差、檢驗(yàn)持續(xù)時(shí)間和抽可望而不可及方法。

（3）記錄檢驗(yàn)結(jié)果。檢驗(yàn)結(jié)果一般整理成圖表，為了對(duì)差異進(jìn)行精確而實(shí)際的分析，應(yīng)該請(qǐng)供貨商參與。

（4）確定所使用的標(biāo)準(zhǔn)。這通常需要與供貨商共同協(xié)商確定，特別是新的供貨商或新材料。

五、發(fā)票審核

發(fā)票審核即將代價(jià)貨商的以票與合同確認(rèn)書(shū)、訂購(gòu)單、物品倦隨品證和檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行比較。發(fā)票審核分為業(yè)務(wù)審核、價(jià)格審核和會(huì)計(jì)審核三個(gè)方面。

根據(jù)訂購(gòu)的憑證材料可以檢查發(fā)票正確與否，特別是訂購(gòu)數(shù)量與實(shí)際交貨數(shù)量是否有差異。如果差異超了范圍，就應(yīng)作出反應(yīng)?？赡艹霈F(xiàn)的問(wèn)題主要有：

*根據(jù)發(fā)票查不到相應(yīng)的交貨；

*多交或欠交；

*供貨商分批發(fā)貨，發(fā)票卻開(kāi)在一起。

在實(shí)際中，業(yè)務(wù)審核多數(shù)是由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)完成的，會(huì)計(jì)審核則是會(huì)計(jì)部門的任務(wù)。業(yè)務(wù)審核的主要目的是監(jiān)督供貨商，它可以通過(guò)下列提問(wèn)進(jìn)行：

*該批交貨是否有訂購(gòu)單為依據(jù)？

*該項(xiàng)需求是否在采購(gòu)計(jì)劃中？

*需求報(bào)告是否完整？

*供貨商是否處行作過(guò)更改？

*約定的交貨條件和交貨日期是否違被采購(gòu)條例？

對(duì)采購(gòu)部門在采購(gòu)中能夠接受的價(jià)格進(jìn)行審核往往是行不通的。如果不對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查分析，就難以決定供貨商的價(jià)格在多大程度上可以按受。特別是在人工審核的條件下，審核的費(fèi)用很高。一個(gè)發(fā)票審核工業(yè)員必須針對(duì)下列問(wèn)題進(jìn)行曲分析：

*是否存在一個(gè)市場(chǎng)價(jià)格，它與前面的價(jià)格有多大差異？*是否至少有三份供貨單？

*某供貨商的交貨需優(yōu)先處理的原因何在？

*雙方達(dá)成的條件是否反應(yīng)在發(fā)票上？

*是否有某采購(gòu)員偏向某供貨商而接受了高于市場(chǎng)的價(jià)格？

會(huì)計(jì)審核主要審核金額匯總是否正確或發(fā)票是否有重復(fù)。由于發(fā)票是會(huì)款的依據(jù)，所以發(fā)票審核還要核對(duì)一下，訂購(gòu)時(shí)約定的條件與發(fā)票數(shù)據(jù)是否一致。

會(huì)計(jì)審核的另一項(xiàng)是計(jì)算物品的實(shí)際購(gòu)入價(jià)格，也就是說(shuō)，將運(yùn)費(fèi)從每項(xiàng)物品中扣除，以便將物品成本和運(yùn)費(fèi)分別入帳。將每項(xiàng)物品計(jì)價(jià)、匯總是一項(xiàng)煩瑣的工作，在很多企業(yè)中不再由人工完成，因?yàn)闄C(jī)器開(kāi)發(fā)票既快速雙準(zhǔn)確。

六、入庫(kù)

上述作業(yè)進(jìn)行完畢之后，接著就是入庫(kù)，入庫(kù)有兩種處理方式：立即入庫(kù)或上架入庫(kù)。

對(duì)于立即入庫(kù)的狀況，入庫(kù)系統(tǒng)具需備待出庫(kù)數(shù)據(jù)查詢并連接派車計(jì)劃及出貨配送系統(tǒng)，當(dāng)入庫(kù)數(shù)據(jù)輸入后立即訪問(wèn)訂單數(shù)據(jù)庫(kù)取出該物品待出貨數(shù)據(jù)，將此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入出貨配送數(shù)據(jù)庫(kù)，并修正庫(kù)存可調(diào)用量。

采用架上入庫(kù)再出庫(kù)的話，入庫(kù)系統(tǒng)需具備貨位指定功能或貨位管理功能。貨位指定功能是指當(dāng)入庫(kù)數(shù)據(jù)輸入時(shí)即啟動(dòng)貨位指定系統(tǒng)，由貨位數(shù)據(jù)庫(kù)、產(chǎn)品明細(xì)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)計(jì)算入庫(kù)物品所需貨位大小，根據(jù)物品特征及貨位儲(chǔ)存現(xiàn)狀來(lái)指定最佳位置，貨位的判斷可根據(jù)諸如最短搬運(yùn)距離、最佳搬運(yùn)分類等法則來(lái)先用。

貨位管理系統(tǒng)則主要完成物品貨位登記、物品跟蹤并提供現(xiàn)行使用貨位報(bào)表、空貨位報(bào)表等作為貨位分配參考。也可以不使用貨位指示系統(tǒng)，由人工先行將物品入庫(kù)，然后將儲(chǔ)存位置登入貨位數(shù)據(jù)庫(kù)，以便物品出庫(kù)及物品跟蹤。貨位跟蹤時(shí)可將物品編碼或入庫(kù)編碼輸入貨位數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)查尋物品所在位置，輸出的報(bào)表包括貨位指示單、物品貨位報(bào)表、可用貨位報(bào)表、各時(shí)間段入庫(kù)一覽表、入庫(kù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。

貨位指定系統(tǒng)還具備人工操作功能，以方便倉(cāng)管人員調(diào)整貨位。還能根據(jù)多個(gè)特征查詢?nèi)霂?kù)數(shù)據(jù)。

采購(gòu)物品入庫(kù)后，采購(gòu)數(shù)據(jù)即由采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)入應(yīng)付帳款數(shù)據(jù)庫(kù)，會(huì)計(jì)管理人員為供