辦公軟件應用技巧培訓演示文稿

辦公軟件應用技巧培訓演示文稿1當前1頁，總共85頁。（優(yōu)選）辦公軟件應用技巧培訓.2當前2頁，總共85頁。一、培訓目標熟悉WPSOffice的高級功能提高日常辦公效率解決日常工作中的WPS應用問題3當前3頁，總共85頁。二、WPSOffice簡介

1.與MSOffice的版本對比軟件功能WPSOffice2010MSOffice2003表格WPS表格Excel公文WPS文字Word幻燈片WPS演示PowerPoint4當前4頁，總共85頁。2.文件的格式及建立方式軟件格式功能WPSOffice文件格式MSOffice文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ettExcel表格文件*.xlsExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wptWord文字文件*.docWord文字模板文件*.dot演示WPS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dptPowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示模板文件*.pot5當前5頁，總共85頁。三種建立方式：模板建立建立空白右鍵菜單建立建立方式一：點選“開始”菜單“WPSOffice個人版”中相應WPS軟件，開啟軟件6當前6頁，總共85頁。如圖，可選擇在線模板或本地模板建立方式二：同上，也可以選擇新建空白文件7當前7頁，總共85頁。建立方式三：不推薦點擊右鍵彈出右鍵菜單中”“新建”菜單中選中需要新建WPS文件類型，如“WPS表格工作簿”8當前8頁，總共85頁。修改文件名稱雙擊文件即可進入編輯注意：方法三生成的檔案是WPS專用格式，會造成其他公司電腦無法打開9當前9頁，總共85頁。三、WPS實用功能與技巧

1.WPS文字、表格、演示插入圖片的方式對比標準正確操方式打開表格文件點擊“插入”菜單下“圖片”子菜單中的“來自文件”10當前10頁，總共85頁。彈出“插入圖片”對話框選擇需要插入的圖片點擊“打開”，完成插入圖片11當前11頁，總共85頁。非標準操作方式敲擊鍵盤PrScrn建或使用截圖軟件Ctrl+Alt+A進行獲取圖片打開演示文件按Ctrl+C粘貼圖片，完成圖片插入12當前12頁，總共85頁。標準操作與非標準操作的顯示效果完全一致13當前13頁，總共85頁。非標準操作標準操作開啟速度慢快占用空間、電腦資源大少14當前14頁，總共85頁。2.WPS表格生成圖表功能開啟表格文件選中需要制表的內容15當前15頁，總共85頁。點擊“插入”菜單下“圖標”16當前16頁，總共85頁。彈出“圖表類型”向導對話框選擇你所需要圖表類型，能看到簡單的圖表預覽預覽雙擊其圖標17當前17頁，總共85頁。將出現“配色方案”，可根據需要選擇方案，達到美化圖表的作用選完圖表類型點擊“下一步”18當前18頁，總共85頁。出現“數據源”對話框“數據區(qū)域”選項卡中選定表中數據的來源指定數據源的行列格式（系統(tǒng)會自動判斷，也可手動指定）點擊“系列”選項卡19當前19頁，總共85頁。添加或刪除“系列”選擇“分類(X)軸標志”點擊“下一步”20當前20頁，總共85頁。出現的“圖表選項”對話框可以在“標題”選項卡中輸入 “圖表標題” “分類軸” “數值軸”可以馬上看到預覽效果如圖21當前21頁，總共85頁。點選“坐標軸”選項卡對“主坐標軸”進行調整22當前22頁，總共85頁。點選“網格線”選項卡對“分類(X)軸”、“數值(Y)軸”選擇是否增加主、次要網格線23當前23頁，總共85頁。點選“圖表”選項卡設定是否“顯示圖例”設定圖例在圖表中的“位置”24當前24頁，總共85頁。點選“數據標志”選項卡設定“數據標簽包括”的內容25當前25頁，總共85頁。點選“數據表”選項卡勾選“顯示數據表”點擊“完成”按鈕26當前26頁，總共85頁。生成圖表如圖所示出現“圖表”工具條選中圖表調整其到合適大小27當前27頁，總共85頁。在“圖表”工具條中選擇“系列完成率”28當前28頁，總共85頁。再選擇圖表類型為“折線圖”這樣在同一圖表中便可包含兩種不同的圖表類型29當前29頁，總共85頁。選擇“完成率”的折線單擊鼠標右鍵右鍵菜單中選擇“數據系列格式”30當前30頁，總共85頁。彈出“系列完成率格式”對話框31當前31頁，總共85頁。選擇“坐標軸”選項卡在“系列繪制在”中選“次坐標軸”點選“確定”按鈕32當前32頁，總共85頁。如圖產生一條次坐標軸在次坐標軸上點右鍵選擇“坐標軸格式”33當前33頁，總共85頁。彈出“次數值軸格式”對話框34當前34頁，總共85頁。選中“數字”選項卡選擇“分類”中的“百分比”格式(因為“完成率”是以百分比來顯示的，所以要選擇百分比格式）35當前35頁，總共85頁。完成圖表結果如圖所示36當前36頁，總共85頁。3.WPS表格函數（統(tǒng)計及數據對比）

統(tǒng)計函數：COUNTIF(區(qū)域，條件)

作用：用于統(tǒng)計區(qū)域內滿足條件的記錄個數如圖所示37當前37頁，總共85頁。先點選單元格再點擊“插入”菜單中“函數”功能38當前38頁，總共85頁。彈出“插入函數”對話框39當前39頁，總共85頁。選中“全部函數”選項卡點選“或選擇類別”中得“統(tǒng)計”，將所有統(tǒng)計函數列出來40當前40頁，總共85頁。選擇“COUNTIF”函數點“確定”按鈕41當前41頁，總共85頁。彈出“函數參數”對話框點選“區(qū)域選擇按鈕”42當前42頁，總共85頁。鼠標框選非空數據區(qū)域再點“區(qū)域選擇按鈕”返回函數參數設定畫面43當前43頁，總共85頁。輸入“條件”點擊“確定”按鈕完成函數參數設定44當前44頁，總共85頁。結果如圖45當前45頁，總共85頁。數據對比函數：VLOOKUP(查找值，數據表，列序數，匹配條件)

作用：在匹配條件為假時，返回查找值在數據表中對應的列序數中的數據實例為，表2中人員工資數據取來自表1中的對應數據46當前46頁，總共85頁。點擊“插入函數”按鈕彈出“插入函數”對話框選擇“查找與引用”類別47當前47頁，總共85頁。選擇VLOOKUP函數點擊“確定”48當前48頁，總共85頁。輸入查找值數據表序列數匹配條件按“確定”按鈕完成49當前49頁，總共85頁。將表格G19一拖拽，公式便應用到下面的表格中50當前50頁，總共85頁。結果如圖51當前51頁，總共85頁?！班]件合并工具”功能應用：批量打?。捍蛴⊙埡?、打印工資條批量生成文件：制作人事文檔批量發(fā)郵件：發(fā)邀請郵件“郵件合并工具”功能應用條件：WPS文字文件（相當是模板文件）數據文件（數據源）4.WPS文字“郵件合并工具”功能52當前52頁，總共85頁。開啟WPS文字文件點選“工具”菜單下“郵件合并工具欄”53當前53頁，總共85頁。出現“郵件合并工具欄”點選“打開數據源”54當前54頁，總共85頁。彈出“選取數據源”對話框選擇數據文件，點“打開”55當前55頁，總共85頁。彈出“選擇表格”選擇相應數據表單如：Sheet1$點“確定”56當前56頁，總共85頁。點“收件人”按鈕57當前57頁，總共85頁。在彈出“郵件合并收件人”中選擇相應數據記錄點“確定”58當前58頁，總共85頁。將光標設定到需要插入數據的位置點選“插入合并域”按鈕59當前59頁，總共85頁。彈出“插入域”對話框選擇“域”中“姓名”點擊“插入”插入完成后，點選“取消”60當前60頁，總共85頁。插入數據后如圖61當前61頁，總共85頁。合并到新文檔將數據與文件合并后生成一個文件，適合打印工資條等應用62當前62頁，總共85頁。合并到不同新文檔將數據按記錄條數合成成記錄數個文件，適合應用生成人事資料等63當前63頁，總共85頁。合并到打印機將合并后的數據進行輸出作業(yè)，適合打印工資條等應用64當前64頁，總共85頁。合并到電子郵件合并后作為電子郵件按指定郵件地址進行發(fā)送，適合發(fā)送邀請函應用65當前65頁，總共85頁。點擊“合并到電子郵件”彈出““合并到電子郵件”對話框在“郵件選項”“收件人”中選數據的郵件（地址）項輸入“主題行”點“確定”66當前66頁，總共85頁。出現“文件轉換”對話框能看到“預覽”信件內容確認無誤后點擊“確定”67當前67頁，總共85頁。彈出“OutlookExpress”發(fā)送確定框點“發(fā)送”就將合并好的郵件發(fā)送出去68當前68頁，總共85頁。如圖，完成批量發(fā)送郵件69當前69頁，總共85頁。5.WPS演示模板套用開啟“WPS演示”可以選擇“在線模板”可以選擇“我的模板”也可以“切換到本地模板資源”選擇模板類型如：選擇“報告總結”再雙擊“年終總結”70當前70頁，總共85頁。經過短時間Download,“年終總結”模板被開啟71當前71頁，總共85頁。點擊各頁面進行相應修改、輸入數據便可完成一個漂亮的年終總結報告模板就是要簡化我們制作演示文檔的繁瑣72當前72頁，總共85頁。6.WPS應用小技巧WPS設定用戶信息修改文件編輯者信息WPS方便的人民幣格式表格文件中得數字格式能快速轉換成人民幣格式WPS文件轉PDF檔案如果有需要，文件檔案能通過WPS直接轉成PDF檔案73當前73頁，總共85頁。開啟WPS軟件點選“工具”菜單中的“選項”功能WPS表格、文件、演示的“選項”都在“工具”菜單下WPS設定用戶信息74當前74頁，總共85頁。選擇WPS表格“選項”的“常規(guī)與保存”選項卡輸入“用戶名”點擊“確定”完成75當前75頁，總共85頁。選擇WPS文字“選項”的“用戶信息”選項卡輸入“用戶信息”點擊“確定”完成76當前76頁，總共85頁。選擇WPS演示“選項”的“常規(guī)與保存”選項卡輸入“用戶信息”點擊“確定”完成77當前77頁，總共85頁。WPS方便的人民幣格式開啟表格文件框選要轉換格式的數字區(qū)域78當前78頁，總共85頁?？蜻x區(qū)域上點鼠標右鍵彈出右鍵菜單中選擇“設置單元格格式”79當前79頁，總共85頁。在“數字”選項卡中，選中“特殊”分類再選中“人