事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策

第第頁事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對策摘要：事業(yè)單位的長足發(fā)展離不開檔案管理部門的支持與配合。檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展道路上發(fā)揮著巨大的作用。但是，檔案管理工作并不能為事業(yè)單位帶來可觀的收益。所以，許多事業(yè)單位不重視檔案管理工作。這使得檔案管理部門變得無足輕重，檔案信息管理也漏洞百出，給單位的發(fā)展造成了巨大的隱患。本文通過對事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進行研究和分析，針對具體問題，提出了一些改善對策，旨在幫助事業(yè)單位完善檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀及對策

前言

在事業(yè)單位的檔案中儲存著大量的重要信息，與事業(yè)單位的發(fā)展密不可分。檔案管理工作是一份復(fù)雜繁瑣的工作，不但需要整理大量檔案數(shù)據(jù)，還要及時更新相關(guān)信息。隨著社會的發(fā)展，數(shù)字信息化技術(shù)的大量應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案管理工作也在不斷進步。將計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，既能節(jié)約檔案管理儲存空間，又能加快整理速度。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理還存在著不足之處，我們要從問題入手，尋找解決的對策，完善檔案管理工作。

1事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1事業(yè)單位忽視檔案管理工作

事業(yè)單位的檔案中存在著許多重要信息，這些信息與事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)。檔案內(nèi)容包括單位職工的個人信息、工作流程的詳細記錄、薪資的具體情況、單位的重大事宜等，如果檔案管理工作稍有疏忽，就可能會造成數(shù)據(jù)信息資料外漏、個人隱私被侵犯等嚴重后果。因此，加強檔案管理，保護檔案信息是事業(yè)單位不可忽視的重要工作。然而，現(xiàn)如今許多事業(yè)單位卻忽視檔案管理工作。事業(yè)單位普遍認為檔案管理不會為單位帶來收益，更不會對單位的發(fā)展起到促進作用。單位不會為檔案管理撥出額外的經(jīng)費，也沒有更新檔案管理方法。如有的事業(yè)單位仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版管理檔案的方法。檔案管理人員只是把檔案、資料進行整理歸類存放，并沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的整理。更有一些檔案管理人員，極其不負責(zé)任，管理檔案也只是敷衍應(yīng)付了事。這樣的檔案管理不僅會影響他人查閱檔案的查閱效果，更會對單位的長遠發(fā)展造成不利影響。

1.2事業(yè)單位的檔案管理方式落后

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和計算機的廣泛應(yīng)用，檔案管理方式也在不斷進步。檔案管理方式已由紙質(zhì)版逐漸轉(zhuǎn)化成電子版存檔。新型的檔案管理方式不但大大的節(jié)約了檔案存放空間，更提高了檔案查閱速度，極大的增強了檔案管理的便捷性。但是由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作，沒有及時引進檔案管理所需的先進設(shè)備，所以檔案管理者仍以賬目記錄和書本記載的方法管理檔案。這樣傳統(tǒng)落后的檔案管理方式嚴重影響了檔案數(shù)據(jù)的存儲速度和檔案信息的全面化，限制了查閱檔案的效率和單位工作的進程。

1.3檔案管理人員缺乏專業(yè)管理知識和基本職業(yè)精神

在大眾的普遍認知中，檔案管理工作非常簡單容易，然而實際上并不是如此。想要做好事業(yè)單位檔案管理工作，并不僅僅需要認真仔細的精神和高效率的工作能力，還要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)以及必備的專業(yè)知識。但是，在目前的事業(yè)單位檔案管理工作中，有一些檔案管理人員遠遠達不到信息化檔案管理工作的標(biāo)準，甚至連最基本的基礎(chǔ)工作任務(wù)都難以完成，這不但會使工作業(yè)績差強人意，更會影響管理工作的進程。還有的檔案管理人員缺乏最起碼的職業(yè)精神和職業(yè)素養(yǎng)，對待工作極其不認真，在進行檔案整理時，存有得過且過，偷奸?；乃枷?，這樣的行為會導(dǎo)致檔案不完整，使檔案數(shù)據(jù)不準確，為查閱檔案帶來了巨大的障礙。更為嚴重的，有的檔案管理人員沒有基本的職業(yè)操守，經(jīng)受不住利益的誘惑，隨意泄露檔案數(shù)據(jù)，這對事業(yè)單位來說是個極大的安全隱患，致使單位的名譽遭受極大的損害。

2改善事業(yè)單位檔案管理工作的對策

2.1完善檔案管理模式，加大資金投入

我們已經(jīng)步入了數(shù)據(jù)信息化時代，檔案管理模式也在不斷改進。傳統(tǒng)的檔案管理模式過于落后，事業(yè)單位要引進新型的檔案管理模式來進行檔案管理。計算機是社會信息化的重要工具。將計算機應(yīng)用于檔案管理中既能節(jié)約檔案管理儲存空間，又可以提升檔案管理的速度，便于檔案數(shù)據(jù)的查閱，提高工作效率。檔案管理人員可以利用相關(guān)記錄軟件將檔案數(shù)據(jù)快速、完整、分門別類地錄入電腦檔案庫中，并且可以使用相關(guān)的數(shù)據(jù)圖表軟件對檔案數(shù)據(jù)做出系統(tǒng)性的分析?？梢詷?gòu)建檔案查閱平臺，將檔案資料提供給事業(yè)單位核心人員，方便領(lǐng)導(dǎo)者查閱檔案并提出檔案管理意見。檔案管理人員要注重保障檔案管理平臺的安全，加強防范木馬或計算機病毒的入侵，避免泄露數(shù)據(jù)，要及時修補系統(tǒng)漏洞，以免不法之徒有機可乘。新的檔案管理方式需要使用大量先進的高科技設(shè)備。這需要事業(yè)單位投入大量資金。有些事業(yè)單位可能沒有多余的資金經(jīng)費投入，這時，檔案管理部門可以向當(dāng)?shù)卣暾堁a助資金，利用這些資金來購買先進的檔案管理設(shè)備，來完善檔案管理模式。

2.2認識檔案管理的重要性，建立合理的管理體制

事業(yè)單位要擺正心態(tài)，正確認識檔案管理工作，將目光放長遠，不要計較眼前的得失。單位的全體人員都要深刻意識到檔案管理與單位發(fā)展的關(guān)系，提高對檔案管理的重視度。單位領(lǐng)導(dǎo)更要以身作則，重視檔案管理工作，關(guān)心檔案管理人員。讓檔案管理人員意識到他們從事的工作的重要性，端正態(tài)度，認真做好工作。事業(yè)單位應(yīng)該依據(jù)《檔案法》和《檔案管理法》建立合理的檔案管理體制，彌補之前制度的漏洞。要明確相關(guān)管理人員的責(zé)任和義務(wù)，避免檔案的丟失或數(shù)據(jù)的泄露。要規(guī)定審查檔案管理的內(nèi)容和審查的標(biāo)準及次數(shù)，對于管理優(yōu)秀的人員要加以表揚和獎勵，對于管理較差的人員要秉著公開、公平、公正的原則進行批評和處罰，必要時可以予以開除。檔案管理部門要廣納諫言，鼓勵職工提出管理方式的缺陷和新的檔案管理手段。如果新方式對管理檔案有貢獻，要對職工進行嘉獎，達到激勵的目的。

2.3提高檔案管理人員的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)

無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，要想獲得長遠的發(fā)展，都離不開人才的幫助?，F(xiàn)如今，事業(yè)單位的檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低。因此，單位要注重引進相關(guān)方面的人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，鼓勵職工們努力學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)和專業(yè)知識，使其具備必要的專業(yè)能力完成檔案管理工作。同時，要注意提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，確保檔案管理工作可以安全、穩(wěn)定地進行。

結(jié)束語

檔案管理工作作為事業(yè)單位的一項重要工作，其發(fā)展有著重大的意義。目前，許多事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在著一些問題。事業(yè)單位必須提高檔案管理工作的重視度，投入必要的資金，引進先進的檔案管理設(shè)備；要積極培養(yǎng)檔案管理方面的人才，使其掌握必備的專業(yè)知識；要提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理工作的安全與穩(wěn)定；要完善檔案管理制度，創(chuàng)新管理手段，鼓勵職工提出更多的想法和建議，促進檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻

[1]王協(xié)舟，張玉香.圖書情報與檔案管理