辦公室事務(wù)管理復(fù)習(xí)要點(diǎn)

辦公室事務(wù)管理復(fù)習(xí)要點(diǎn)第1頁(yè)/共16頁(yè)一、案例分析會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人1、項(xiàng)目一辦公電話管理——《犯錯(cuò)的陳麗》陳麗大專剛畢業(yè)，應(yīng)聘到利達(dá)公司銷售部，辦公室文員一職。某一天，經(jīng)理外出了，陳麗正在公司打字，電話鈴響了，陳麗與來(lái)電者的對(duì)話如下:來(lái)電者:“是利達(dá)公司嗎?”陳麗:“是?！眮?lái)電者:“你們經(jīng)理在嗎?”陳麗:“不在?！眮?lái)電者:“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎?”陳麗:“是。”來(lái)電者:“你們的塑膠手套多少錢一打?”陳麗:”1,8美元。”來(lái)電者:"1.6美元一打行不行?”陳麗:“對(duì)不起，不行的?！闭f(shuō)完，“啪”掛上了電話。上司回來(lái)后，陳麗也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出，訂購(gòu)1100萬(wàn)打。陳麗脫口而出:“啊呀，上星期有人問(wèn)1.6美元一打，我說(shuō)不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō):“你被解雇了”，陳麗哭喪著臉說(shuō):“為什么?”上司說(shuō):“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！眴?wèn)題：陳麗被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在辦公電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)?第2頁(yè)/共16頁(yè)一、案例分析會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人1、項(xiàng)目一辦公電話管理——《犯錯(cuò)的陳麗》要點(diǎn)（１）該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)（指對(duì)方情況，手套的需要量）（２）該記的沒(méi)有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼）（３）該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)（沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào)）（４）不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）（５）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）（６）電話禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門（７）不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話第3頁(yè)/共16頁(yè)會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人2、項(xiàng)目二辦公郵件處理——《馬虎的小鄧》上司讓助理小鄧負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，小鄧正忙著打電話，她讓送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過(guò)筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。小鄧拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫著：“親愛(ài)的紅：……”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺(jué)得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧麗按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上左角，把公司的地址打印在右下角。問(wèn)題：你認(rèn)為小鄧處理郵件是否正確，請(qǐng)指出4處錯(cuò)誤的地方并說(shuō)明正確的做法。一、案例分析第4頁(yè)/共16頁(yè)會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人2、項(xiàng)目二辦公郵件處理——《馬虎的小鄧》要點(diǎn)：(1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開(kāi)．以免混淆；(2)應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；(3)首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；(4)不能把回信地址剪掉；(5)檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問(wèn)正確的，再把錯(cuò)誤的劃去；(6)拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向他(她)道歉；(7)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把郵件分成最急件、次急件和普通件；(8)打印寄往美國(guó)的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。一、案例分析第5頁(yè)/共16頁(yè)會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人3、項(xiàng)目三印章和介紹信管理——印章管理趙輝在一家公司做總經(jīng)理辦公室主任。由他管理公司大大小小十幾枚印章，平時(shí)他把印章就放在辦公室的抽屜里，未把管理印章的事看得那么重要。一次，公司銷售部有大量的文件需要蓋章，趙主任因手頭工作任務(wù)很多，就把單位公章借給工作人員，并允許該人把公章帶走，趙主任又有事外出，就沒(méi)催銷售部還回公章。過(guò)了好幾天，總經(jīng)理拿著文件來(lái)找趙輝蓋章，趙輝手忙腳亂地找了半天，后來(lái)才想起公章被借走了。問(wèn)題：趙主任對(duì)印章的管理是否正確？簡(jiǎn)單說(shuō)明印章的管理方法。一、案例分析第6頁(yè)/共16頁(yè)會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人3、項(xiàng)目印章和介紹信管理——印章管理要點(diǎn)：1、印章必須由單位的領(lǐng)導(dǎo)指派專人負(fù)責(zé)保管，保管人不得擅自外借或委托他人代管；2、印章平時(shí)要存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的抽屜里，隨用隨取，使用過(guò)后應(yīng)立即收回，鎖好，以防被盜或丟失；3、印章要經(jīng)常保養(yǎng)，保持印文清晰；4、如果他人用印，保管在場(chǎng)監(jiān)印，不得擅自離開(kāi)。一、案例分析第7頁(yè)/共16頁(yè)會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人4、項(xiàng)目四領(lǐng)導(dǎo)日程安排某領(lǐng)導(dǎo)某一天的工作日志如下表所示：領(lǐng)導(dǎo)的日程表是否合理，存在哪些問(wèn)題？一、案例分析第8頁(yè)/共16頁(yè)會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人4、項(xiàng)目四領(lǐng)導(dǎo)日程安排要點(diǎn)：安排不合理。1、時(shí)間安排不科學(xué)，太緊密，恐怕無(wú)法按計(jì)劃完成，沒(méi)留出彈性時(shí)間；2、事務(wù)安排不合理，太多太雜；3、地點(diǎn)安排不合理，太分散，沒(méi)有考慮交通和用車安排情況；4、浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間和體力，無(wú)法抓重點(diǎn)。一、案例分析第9頁(yè)/共16頁(yè)5、天龍公司總經(jīng)理出差外地了，指定一副總經(jīng)理主持工作。公司的一件重要事項(xiàng)急需三位副總協(xié)商決定，但在商量時(shí)三位副總發(fā)生了分歧，開(kāi)了一上午的會(huì)議，還未達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)，事情又十分緊急，這使具體經(jīng)辦人行政助理張助理苦惱萬(wàn)分。會(huì)后，好心的張助理分別再向三位領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，三人仍固持已見(jiàn)，每位副總經(jīng)理都要求張助理傳話給其他兩位，聽(tīng)話的張助理均如此照辦，但事情最終未辦成?？偨?jīng)理回來(lái)后，召集再次開(kāi)會(huì)，三位副總經(jīng)理的情緒更壞，隔閡更大，而且都表明自己的原話或說(shuō)話的真正意思不是傳話的那樣，是張助理在傳話時(shí)加進(jìn)了自己的意思，使原話走了樣。這樣一來(lái)，張助理真是“豬八戒照鏡子——里外不是人”。問(wèn)題：三位副總經(jīng)理的隔閡是如何形成的？行政助理遇到此類情況時(shí)，正確的做法是怎樣的？會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人第10頁(yè)/共16頁(yè)分析要點(diǎn)：張助理不該多頭請(qǐng)示。他應(yīng)在會(huì)后只向受總經(jīng)理委托在家主持工作的那位副總請(qǐng)示，如有分岐由這位副總經(jīng)理去協(xié)調(diào)，形成一致意見(jiàn)，再遵照辦理即可。重要原則：領(lǐng)導(dǎo)人之間對(duì)同一問(wèn)題意見(jiàn)不一，應(yīng)建議當(dāng)面解決，形成統(tǒng)一意見(jiàn)后照辦，或按主要領(lǐng)導(dǎo)人意見(jiàn)辦。這一過(guò)程中秘書特別不應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)人之間來(lái)回傳話。相互有意見(jiàn)的人，在未撕破臉面前，當(dāng)面對(duì)話時(shí)會(huì)顧及對(duì)方的接受程度，而通過(guò)第三者說(shuō)話會(huì)隨便些，秘書即便按照原樣傳話，也會(huì)引起更大誤會(huì)。當(dāng)面對(duì)話同與第三者談話不同，某種情況下一些人“當(dāng)面對(duì)質(zhì)”時(shí)也可以不承認(rèn)自己說(shuō)過(guò)的話，領(lǐng)導(dǎo)人也如此，這是為維護(hù)其尊嚴(yán)的需要。所以秘書在這種情況下往往處于困境。會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人第11頁(yè)/共16頁(yè)二、應(yīng)用寫作—介紹信會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人請(qǐng)你以江門職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室助理的身份給江門市廣發(fā)證券股份有限公司寫一份介紹信。內(nèi)容是我院2009級(jí)金融管理專業(yè)10名學(xué)生于2011年11月25日—12月25日擬到其單位實(shí)習(xí)的事宜。第12頁(yè)/共16頁(yè)二、應(yīng)用寫作—介紹信會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人

介紹信廣發(fā)證券股份有限公司：茲介紹我院2009級(jí)金融管理專業(yè)×××等拾位同學(xué)于2011年11月25日—12月25日前往貴公司進(jìn)行畢業(yè)實(shí)習(xí)，請(qǐng)給予指導(dǎo)為盼。江門職業(yè)技術(shù)學(xué)院（公章）

二○一一年十一月八日（有效期叁拾天）（附：具體名單）第13頁(yè)/共16頁(yè)三、情景分析會(huì)說(shuō)會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人請(qǐng)看情景錄像，仔細(xì)觀察人物的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個(gè)人行為，找出其中正確或錯(cuò)誤的地方。涉及方面：（具體可參考