會議運營管理之一

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會議期間是會議運營最忙的階段。會議持續(xù)短短幾天時間，那么多人一下子集中到一個地方，有很多工作要做，只有每項工作都做到位，才能保證會議的成功。第2頁/共22頁【本章概要】會議舉行期間的工作頭緒繁雜，會議現(xiàn)場管理是會議能否成功的重要因素之一。做好會議現(xiàn)場管理的關鍵首先是要對會議的活動和和規(guī)律要有深刻了解和認識，掌握會議的各種信息和數(shù)據(jù)。本章也是本教材的重點內(nèi)容?！颈菊聦W習目標】本章學習目標有四個方面：⑴掌握會議現(xiàn)場注冊的方法；⑵掌握會議社會活動安排的技巧；⑶掌握會議專業(yè)活動安排的方法;⑷熟悉會議餐飲活動安排的形式與技巧。

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會議的現(xiàn)場注冊是所有會議代表抵達后，接觸到的第一個會議活動，能否從一開始就給他們留下一個良好的印象，注冊工作的現(xiàn)場管理起著直接的作用。會議代表對會議現(xiàn)場注冊的要求就是注冊程序要盡可能簡單，注冊速度要盡可能快。要達到這個目的，會議組織者要為會議的現(xiàn)場注冊要做好充分的準備工作。第一節(jié)會議現(xiàn)場注冊第4頁/共22頁

要想做到每位代表現(xiàn)場注冊盡可能快，一定要做好四個方面的工作，一是注冊材料的準備工作要充分，二是要盡可能早地讓所有會議代表都了解現(xiàn)場注冊的程序，三是注冊臺搭建要合理，要保證足夠大的注冊空間，四是注冊現(xiàn)場的分工要明確，各負其責。同時要求現(xiàn)場注冊的工作人員要有豐富的注冊經(jīng)驗，人員要充裕，并隨時保留有一定數(shù)量的機動人員。

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注冊臺是保證現(xiàn)場注冊順利的重要條件之一，會議組織者應該多次到會議舉辦地點認真考察，制定出合理的搭建方案。注冊臺的要求第6頁/共22頁

大型會議中心經(jīng)常會有幾個會議同時召開，為了使會議代表能夠很快找到自己所參加會議的注冊臺，注冊臺就要有該會議很明顯的標志，這些標志可以包括會徽、會議縮寫、舉辦時間等內(nèi)容。由于在長達幾年的籌備過程中，這些內(nèi)容經(jīng)常出現(xiàn)在會議各輪通知書的封面和會議網(wǎng)頁中，會議代表很熟悉這些會議的標識，因而也就能夠很快的找到會議注冊臺，當然指明會議注冊臺的路標也是很重要的標識。（一）注冊臺地點選擇第7頁/共22頁

大型會議中心經(jīng)常會有幾個會議同時召開，為了使會議代表能夠很快找到自己所參加會議的注冊臺，注冊臺就要有該會議很明顯的標志，這些標志可以包括會徽、會議縮寫、舉辦時間等內(nèi)容。由于在長達幾年的籌備過程中，這些內(nèi)容經(jīng)常出現(xiàn)在會議各輪通知書的封面和會議網(wǎng)頁中，會議代表很熟悉這些會議的標識，因而也就能夠很快的找到會議注冊臺，當然指明會議注冊臺的路標也是很重要的標識。（二）注冊臺標識第8頁/共22頁

會議臨時員工的空間安排國際心理學大會注冊臺的預先注冊區(qū)域標識

第9頁/共22頁（三）注冊臺的搭建

在有條件的會議中心，注冊臺最好采取用標準展板搭建的方式，注冊臺可以分為前后兩個區(qū)域，前面的區(qū)域為注冊區(qū)域并分為幾個部分，注冊臺的眉板上應該標明每個部分的功能，如預先注冊和現(xiàn)場注冊等；每個部分的長度和注冊臺的總長度應該視會議的規(guī)模和場地面積的大小而確定。注冊臺后面的區(qū)域是工作間和堆放會議文件和資料的庫房，它們的面積同樣也要根據(jù)會議的規(guī)模和場地空間的大小而定。采用這種方式搭建的注冊臺布局合理，結構緊湊，集中辦公，容易形成高效率的辦公環(huán)境。第10頁/共22頁二、注冊分工（一）預先注冊(Pre-Registration)（二）現(xiàn)場注冊(On-siteRegistration)

（三）旅游和票證服務(TourandTicketService)（四）領取會議文件(DocumentsPick-Up)（五）會議專業(yè)服務(ScientificInformation)（六）會議管理組第11頁/共22頁第12頁/共22頁【實例７-１】第9屆國際小兒神經(jīng)大會注冊臺布置第13頁/共22頁三、注冊時間與工作人員安排

開始時間與工作人員人數(shù)會議期間時間與工作人員人數(shù)結束時間第14頁/共22頁

開始時間與工作人員人數(shù)

會議人數(shù)提前時間需要人員X≥10001.5——2天所有人員500≤X＜10001——1.5天所有人員X＜500人0.5——1天所有人員第15頁/共22頁

會議期間時間與工作人員安排

上班時間下班時間需要人員會前0.5小時會后0.5小時部分人員第16頁/共22頁

結束時間

閉幕式開始之時第17頁/共22頁四、注冊數(shù)據(jù)的處理

會議各項活動的組織和管理都是以現(xiàn)場注冊時獲得的各種數(shù)據(jù)為依據(jù)進行的，應該隨時將這些數(shù)據(jù)提供給會議的各個職能機構，用于修改會前預定的數(shù)據(jù)。第18頁/共22頁（一）會議程序

通常會議代表注冊的隨意性很大，即使會議的開幕式已經(jīng)結束，也仍然會有一些會議代表沒有到現(xiàn)場注冊，這些代表中既包括口頭演講的論文作者、也有會議的主持人，甚至有時還會有大會的特邀演講人。注冊組要隨時向程序委員會提供代表現(xiàn)場注冊的最新數(shù)據(jù)，特別是那些還未注冊的代表信息。程序委員會要根據(jù)這些注冊數(shù)據(jù)，對會議的程序隨時進行調(diào)整，保證會議順利進行。第19頁/共22頁（二）會議會務

代表現(xiàn)場注冊的數(shù)據(jù)也要隨時提供給會務組。會議的許多活動都是與注冊人數(shù)密切相關的，特別是歡迎招待會和宴會，一般都是預定人數(shù)多，實際參加的人數(shù)少；當然出現(xiàn)這種現(xiàn)象還有其他各種原因，但是所有活動的人數(shù)修正的基礎首先是基于原始的現(xiàn)場注冊數(shù)據(jù)。第20頁/共22頁（三）旅游

許多會議通常都允許代表和陪同人員臨時參加或者取消他們的旅游活動，因此每天注冊結束后，旅游組都要將次日參加每條旅游路線的人數(shù)提交給旅游社，他們根據(jù)變化的人數(shù)及時調(diào)整