會議方案的擬制及籌備

會議方案的擬制及籌備

一、會議方案的研制到通知下發(fā)的全過程

(一)初稿擬定

一個大型、特大型的會議方案的初稿應包括會議名稱、會議主題(內容)、會議時間、會議地點、會議日程安排、參會人員、任務分工和組織領導(這在大型、特大型的會議中顯得尤為重要，首先要有單位某部門牽頭組織和統(tǒng)籌安排，成立相應的工作領導小組。如負責撰寫文稿的及供應相關材料的文件材料組，負責會場布置、會議通知下發(fā)、會議日程等詳細事務的會務組，負責會議報道、會場錄像的新聞宣傳組，會議接待及后勤組等。其次各相關部門要做好任務分工的各項工作，并且牽頭部門要將任務分工詳細化，限定時限，催促相關部門按時完成;相關部門亦按要求積極幫助好。唯有如此，才不致使一個大型會議因組織不力等緣由而弄得一盤散沙)等內容。

(二)經(jīng)費預算

經(jīng)費預算是指在開會前將所用到的會議經(jīng)費做出一個和實際預算偏離不遠的相對準確的估算。有人說預算對于部門財務治理或會計人員最擅長。但不管是財務/會計或非財務/會計人員，在做預算前都應當在大腦里有一個比擬清楚的輪廓：在哪些工程、材料、物品、東西上會產(chǎn)生經(jīng)費。不說是面面俱到，但應當考慮全面、細致。比方，既然有人來開會，確定要解決他們的吃飯問題，就會相應產(chǎn)生食宿費。再者，開會的場地必定是臨時租用，又會產(chǎn)生場地租金費。又如，開會若需給參會人員派發(fā)一些會議資料、紙和筆等，又會產(chǎn)生資料物品費。另外，假如是開一些針對性強、掩蓋面廣、理論性學術性強的會，邀請一些遠道而來的專家來授課，專家的授課費和在來回路途產(chǎn)生的費用也都是要納入到經(jīng)費預算范疇之列的。

所以綜合以上因素來做預算的話，就包括：

①食宿費：每人每天(或每人每餐)的食宿費開會總天數(shù)(總餐數(shù))總人數(shù)

②場地租金費：看場地的租借方以怎樣的方式來收費。假如對方以天數(shù)來算，則乘以開會總天數(shù);假如以次數(shù)來定，則乘以開會總次數(shù)。

③會議資料印發(fā)費(含紙、筆等辦公用品費)

④專家的授課費(每人的費用人數(shù))、來回的差旅費(每人的`費用人數(shù))

⑤可能產(chǎn)生的其它費用

(三)領導審批

領導審批是一個必需和重要的環(huán)節(jié)。在擬好會議方案的初稿、做好會前的經(jīng)費預算后，再以請示的方式呈報上級相關領導審示。在領導審示后如對某些內容作了較大幅度的修改(不僅僅是文本、字面上的簡潔修改，更是任務分工、會議主題變更、經(jīng)費預算數(shù)額等重大內容更改等)，需依據(jù)領導的意思修改好后再呈報領導。假如只是對文本稍作改動，則視詳細狀況而定。只有經(jīng)各位領導審批簽字后，才可以做下一步的事情。

(四)任務分工下發(fā)

在修改好并經(jīng)上級領導審示無問題后，就可以將領導批示和任務分工一起印發(fā)給相關部門。

(五)通知下發(fā)

通知下發(fā)，這里的針對對象主要為會議主辦方的下一級單位;若需請會議主辦方的外部平行單位參會則以發(fā)邀請函的形式邀請其前來。

二、會議通知

(一)對象為本單位內

包括會議名稱、會議主題(內容)、會議時間、會議地點、會議日程安排、參會人員(留意事項)等。

(二)對象為下一級單位

同樣涵蓋有會議名稱、會議主題(內容)、會議時間、會議地點、會議日程安排、參會人員(留意事項)等多項內容。

(三)會議邀請函(針對本單位以外的平行單位)

以發(fā)邀請函的方式邀請本單位以外的平行單位參會。

三、模板

(一)會議須知模板見《辦公小技巧六》

(二)會議通知模板略

會議通知很簡潔，首從前言局部表目的,為什么而開會,因何需要而開會(為,依據(jù)，打算召開會議，現(xiàn)將有關事宜通知如下：)

其次是第一局部：會議時間

再次是其次局部：會議地點

然后是第三局部：會議內容(也稱會議日程)

注：假如是開一些形式單一、內容簡潔的會議，這一局部也可不必加到詳細的會議通知中。

接著是第四局部：參會人員

最終是第五局部：留意事項

注：留意事項旨在向與會者傳遞出“除了以上所說的還需另外提請留意的一些特殊事項”這樣一種信息。通常作為不行或缺的內容被安排在會議通知的最終一局部。

(三)會議邀請函模板

例：

(單位)

為做好工作/為貫徹落實精神(表目的)/，經(jīng)討論/經(jīng)報領導同意，打算召開會議，誠邀貴單位蒞臨/特邀請貴單位派一名負責同志參與會議。

一、會議時間

二、會議地點

三、會議內容(會議日程)

四、留意事項

四、開會前的預備工作