跟蹤項目進展

.z.第13講工程監(jiān)控：跟蹤你的工程進展【本講重點】什么是工程控制工程的監(jiān)測和控制過程工程控制的重點內(nèi)容變更控制：如何控制工程中發(fā)生的變更什么是工程控制方案、監(jiān)控的比擬工程方案的主要目標是要設定工程目標和方向，分配資源、預見問題以及確定一些鼓勵措施。在工程的監(jiān)測和控制階段，首先要做的工作是指導工程符合目標，就是根據(jù)方案對目標和方向進展設定，盡量使工程進展朝著工程方案所確定的目標和方向前進。其次是有效利用資源，進一步提高資源的使用效率。在方案階段是預見問題、預測問題。在實施階段是判斷問題、糾正問題，對方案要做一些適當變更，使之更好地完成工程目標。在方案階段我們做出了一些關于團隊建立，關于員工鼓勵的方針和措施，在實施階段就要貫徹和實施這些措施，對員工做出的奉獻給予積極的獎勵和鼓勵。兩者比照方下所示：方案監(jiān)控設定目標和方向指導工作符合目標分配資源有效利用資源預見問題糾正問題鼓勵獎勵奉獻與工程控制有關的問題1.工程特征工程本身的特征、大小不一樣，則工程的控制難度有所區(qū)別。如果是開發(fā)一個系統(tǒng)，系統(tǒng)構造、復雜程度不同，則采用不同的控制手段。2.工程團隊團隊的經(jīng)歷以及工作技能、熟練程度與工程的監(jiān)控有很大的關系：如果工程團隊成員對工程工作比擬熟悉，在實施當中，控制就顯得不則重要，有些工作依據(jù)過去的經(jīng)歷就可以開展；如果工程是個全新的工作，過去從來沒有過經(jīng)歷，就要對工程進展加以控制和監(jiān)測。3.公司文化公司本身的傳統(tǒng)或者工作習慣、組織的穩(wěn)定性，都與工程控制有關，也就是采用什么樣的控制策略、控制手段，與工程特征、工程人員的經(jīng)歷和能力以及組織本身、公司的問題有關。4.風險管理在控制當中，有一個很關鍵、重要的問題就是對工程的風險管理。風險包括：_Personnelshortfalls個人錯誤_Dynamicrequirements需求變化_E*ternallyprovidedponents外部因素_Real-timeperformance 實時績效_Development開發(fā)_Unrealisticestimates不切實際的估算在工程實施過程中，這些問題都可能顯現(xiàn)出來，必須按照過去方案中的一些既定方針采取有效的對策，對新出現(xiàn)的問題采取一些新的應對措施和應急方案。工程的監(jiān)測和控制過程監(jiān)測的過程1.評價實際和方案的完成情況工程是不是按方案完成，有什么偏差？該檢查的完成情況包括工期和本錢，即本錢預算和實際花費是不是相符合。2.檢驗技術指標的正確與否檢驗技術指標正確與否包括質(zhì)量指標、技術要求，檢驗它們是否和工作說明相一致。3.需求和變更批準在工程實施當中經(jīng)常發(fā)生需求變化，由此產(chǎn)生了一系列變更。需求和變更需要按照正規(guī)的程序來展開，而不是隨隨便便地改變需求和進展變更。4.工期進展與工程要求相一致無論是需求變化還是其它因素引起的變更，都要求工期進展情況以及資源使用情況符合工程的方案要求。如果變更對工程目標，如工期和預算有較大影響，這時候需要經(jīng)過慎重的評審之后，修正工程的根本方案，按照監(jiān)控手段來實施變更。5.監(jiān)視資源的使用另外，還需要對資源進展監(jiān)控。主要是對一些績效標準，包括技術指標、預算本錢、工期和資源的需求數(shù)量，進展統(tǒng)計估算、比擬和評估。在比擬的同時，需要將績效與方案做比擬，在比擬的根底上預測工程總本錢和工期是否符合工程的預期目標。如果產(chǎn)生比擬大的偏差，就需要采取適當?shù)募m正行動或進展調(diào)整。6.本錢監(jiān)控本錢監(jiān)控是為了核實本錢支出與工程方案是否一致，如果不一致，就要判斷怎樣才能消除偏差。監(jiān)控策略在控制過程中通常采用這樣幾種策略：1.職責分配用明確的職責分配表來明確每個人在工程過程中的責任。無論是出現(xiàn)什么偏差，都可以落實到每個責任人身上。這樣便于對偏差以及產(chǎn)生偏差的原因進展追溯和工程分析。2.預算〔Budget〕工程預算是工程監(jiān)控策略的一種，現(xiàn)在通常采用掙值〔EarnedValue〕管理法作為預算的主要控制手段。現(xiàn)在的控制方法和過去傳統(tǒng)的控制方法，兩者之間的主要差異是：傳統(tǒng)的控制方法往往只是停留于分析偏差產(chǎn)生的原因，顯示偏差產(chǎn)生的數(shù)量，但是往往缺乏對工作情況的跟蹤?，F(xiàn)在的控制方法是一個動態(tài)的、連續(xù)不斷的跟蹤過程，從工程啟動到工程完畢，做一個全面的生命周期的集成或者整體的控制，它的分析不僅僅是看一些靜態(tài)的指標和數(shù)量，同時也考慮工程進展本身的一些特性，通過連續(xù)動態(tài)的控制就能發(fā)現(xiàn)問題產(chǎn)生的真正原因。工程本錢監(jiān)測本錢控制和監(jiān)測是分不開的，要進展有效的控制，必須要有一個經(jīng)常性地持續(xù)不斷地監(jiān)測，這個監(jiān)測包括本錢的檢測、工期的檢測和其他績效的檢測，這種檢測過程要求和工程的每一個工作包相聯(lián)系〔tietoworkpackages〕。根據(jù)工作包在工程方案階段的工作定義和工作描述，以及在不同時段的時間及責任分配、資源需求的方案來記錄和報告工程的進展情況。這種工程的檢測過程還要按照工程的變更做相應的調(diào)整，也就是說要跟上工程變更的節(jié)拍。為了保證工程得到有效的控制，在工程實施中要采用一個有效的工作授權制度〔WorkAuthorization〕。在工程方案階段，要事先確定好方針政策。圖13-1工作授權比方說高層領導授權、工程經(jīng)理授權，也可以通過職能部門下發(fā)授權工作單。具體授權工作應該按照工程方案階段的設計來實施。檢測過程與授權流程相反，它是由個人和工作小組到工程經(jīng)理，然后再到更高層管理部門。數(shù)據(jù)的收集和記錄，要求定期按照一個標準化格式來進展。圖數(shù)據(jù)收集13-2工程控制的重點內(nèi)容工程控制重點就是工程的范圍、質(zhì)量、工期和本錢。范圍變化控制工程范圍的變化是相對于工程方案中認可的和WBS中指定的最初范圍。因為范圍的改變和增加使工程有一種隨時間增加的自然傾向，稱為"范圍的蔓延〞現(xiàn)象。范圍的改變與增加反映了要求和工作定義的變化，往往造成時間和本錢的增加。范圍變化控制的目的：識別變更出現(xiàn)的位置，保證改變是必須或有利的，在所有可能的地方收縮和限制變更，并管理變更的實施。因為范圍的變更直接影響工期和本錢，控制范圍變更是控制工期和本錢的重要方面。范圍變更控制通過變更控制系統(tǒng)和配置管理來實施。質(zhì)量控制質(zhì)量控制是保證工程最終產(chǎn)品和工程的工作過程生產(chǎn)出我們滿意的產(chǎn)品。在工程過程中，需要采取預防措施防止失誤與錯誤，排除其根源，防止錯誤重復發(fā)生。進展質(zhì)量控制的主要做法是在工程的方案階段制訂一個質(zhì)量管理規(guī)劃或方案。1.質(zhì)量管理規(guī)劃_工程質(zhì)量控制的一局部是品質(zhì)管理規(guī)劃品質(zhì)規(guī)劃描述了每個工作包必需的品質(zhì)條件，即為保證品質(zhì)，在工作包的前、中、后必須保證的前提或規(guī)定。品質(zhì)規(guī)劃應規(guī)定檢測方法與規(guī)程〔測試、檢查、評論等〕以評估滿足要求所需的條件和進展。_質(zhì)量控制的另一局部是依據(jù)技術要求追蹤工程績效對工作或標準做必要的修正，從事此項工作的方法稱作技術績效衡量。一系列為了排除缺陷的測試和檢查方法被用以保證最終產(chǎn)品滿足要求。測試和檢查應當持續(xù)進展，以便盡早發(fā)現(xiàn)問題或缺陷。一般來說，在研發(fā)周期，問題越早被發(fā)現(xiàn)，改正花費就越少。小知識改良質(zhì)量比擬好的方法就是用小組評審的方式，小組評審通過小組會議，選擇假設干個小組成員，分別承當一些角色，由小組會議的主持人負責監(jiān)視檢查，還有一些檢查員從事具體工作，他們經(jīng)常進展關于質(zhì)量的評審和找出改良質(zhì)量的一些措施的工作。2.小組檢查流程小組檢查的目的是防止缺陷、改善品質(zhì)、縮短研發(fā)時間、降低本錢。小組成員的角色是：_主持人：監(jiān)視檢查，記錄定位在文件或編碼中有缺陷的人。_閱讀員：在會議上逐行閱讀文件或程序編碼的人。_檢查員：最有知識，具備最豐富信息，最可能從文件或編碼中發(fā)現(xiàn)錯誤的人。_創(chuàng)作文件和編碼的工程師或程序員。工期控制工期控制的意圖是使工程遵循工期，使工期的超標到達最小化。造成工程工期超標的一個原因是規(guī)劃拙劣，特別是不夠明確和拙劣的時間估算。但是，即使工程經(jīng)過細致的規(guī)劃和估算，也可能由于超出人的控制而落后于工期，包括工程范圍的改變、天氣問題、材料運輸?shù)闹袛?。另外是效能控制造成工期超標，如多重任務、任務可變性等?！咀詸z】將實際費用與方案費用進展比擬，就可以評估工程的本錢費用。設計一個表格，將你們正在進展的工程中的每項費用列舉出來，就可以得出當前時期高層活動的總費用以及*日為止整個工程的總費用。并以此判斷這個工程是低于預算還是超出預算、是提前還是落后于進度。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________變更控制：如何控制工程中發(fā)生的變更沒有哪個工程是完全按規(guī)劃進展的。因為規(guī)劃中的失察，新的時機和無人可以預見的事件或問題，對最初規(guī)劃或?qū)ψ罱K產(chǎn)品系統(tǒng)的更改是無法防止的。工程的變更包括修正工作、人員增加、重組和進展時間、本錢和績效的抵消。系統(tǒng)的變更常常包括參數(shù)變更和犧牲技術績效以滿足時間和本錢的限制。一旦工程經(jīng)理必須修訂工程規(guī)劃或重新安排工期，工程必須在特定的日期完成，則資源將嚴格受限。1.變更的原因發(fā)生變更的原因如工程范圍、技術標準、質(zhì)量規(guī)格或在設計階段發(fā)生的變更，或在工作中發(fā)現(xiàn)設計中的一些錯誤，或需求發(fā)生了變化。還有一類是掙值的變更，是為了提高工程的價值，增加工程收益，有意識地改變原來的做法或改良一些措施。變更往往會帶來一些風險或本錢、工期延長。因此要在變更出現(xiàn)的時候有效地對變更加以管理。2.變更控制系統(tǒng)變更控制系統(tǒng)是一個設計好的、規(guī)劃好的工程管理過程。包括：(1)在變更出現(xiàn)時連續(xù)地加以識別，然后將變更按照一定程序通知給相應的有關群體。(2)以對工程本錢、工程持續(xù)時間和其他任務影響的方式提醒這些變更的后果。(3)允許進展管理上的分析、調(diào)查，替代行動方案。(4)將變更通知所有相關群體。(5)確定解決分歧和最小化沖突的策略。(6)保證變更的實施。(7)按月報告當時所有變更的小結(jié)和它們對工程的影響。3.正規(guī)的變更控制正規(guī)的變更控制就是密切監(jiān)控工作，使其不超出原來的指標?！?〕確保原定的工作范圍和工作要求〔指定的工期、預算〕被清楚地陳述并得到負責者的認可?！?〕密切監(jiān)控工作以保證其滿足〔不是超出〕指標?！?〕仔細篩選本錢或工期超標的任務〔會顯著增加工作范圍〕，并迅速采取行動改正問題?！?〕要求所有變更服從于事先規(guī)定的要求和批準程序?！?〕要求所有分包商和所有采購定單、測試要求等具備相似的控制過程。〔6〕在一個預定的時間階段，凍結(jié)所有非實質(zhì)性的變更，并允許設計完畢，以便下一階段〔采購，設計，建造或編碼和測試〕可以開場。凍結(jié)點必須由管理方同意。規(guī)劃越早被凍結(jié)，變更對工期和本錢產(chǎn)生負面影響的時機就越小。4.配置管理配置管理包括一個技術過程和一個行政指導過程。〔1〕界定一個工程或系統(tǒng)的功能和物理特性，并控制特性的變化?！?〕經(jīng)審核證實符合要求。要點：〔1〕仔細定義工程的交付物〔2〕嚴格控制對工程交付物的變更〔3〕確保最終交付物與經(jīng)核準變更后的系統(tǒng)定義相吻合步驟：〔1〕編制說明書〔2〕制訂總體設計〔3〕實施和測試系統(tǒng)〔4〕檢察工程和系統(tǒng)，以核實是否符合要求【自檢】(1)假設一名工程團隊成員在*工程活動上投入了方案時間的一半，這是否意味著存在問題？(2)監(jiān)控工程完成就意味著你已經(jīng)獲得對工程情況的準確把握嗎？(3)如何控制工程中發(fā)生的變更？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講總結(jié)】最初被寄予厚望的工程常常會以挫折和失望告終，這是一種殘酷的現(xiàn)實。工程方案不會自動實施，它們也不能肯定地預測將來。成功的工程管理需要強有力的開端，需要沿著正確的方向進展，需要持續(xù)的關注與管理，以便方案得到正確的理解，方案實施時能夠產(chǎn)生預期成果。當有意外事件發(fā)生時，你需要做出迅速的反響，以便能夠跟蹤工程并重新努力。工程的監(jiān)控就是為了保證工程根據(jù)方案實施并能產(chǎn)生預期效果而執(zhí)行的一系列活動。本講向您介紹了什么是工程控制，工程的監(jiān)控過程，工程控制的重點內(nèi)容以及如何控制工程中發(fā)生的變更。工程控制的內(nèi)容包括范圍變化控制、本錢控制、