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四川超宇集團(tuán)(第九部分)合同管理制度二00八年三月目錄第一章:總則........................................3第二章:合同的簽訂.............................................3第三章:合同的審查批準(zhǔn)....................3第四章:合同的履行..................................5第五章:合同的變更、解除..............................5第六章:合同糾紛的處理..............................6第七章:合同文本的管理...............................7合同管理相關(guān)部門的職責(zé)....................7第九章保密及其它.......................8總則第一條為加強(qiáng)合同管理,規(guī)范管理程序,防范、控制經(jīng)營風(fēng)險,維護(hù)公司合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本制度。第二條各有關(guān)部門必須互相配合,共同努力,切實(shí)執(zhí)行本《制度》;凡違反規(guī)定操作程序而造成公司損失的,必須追究當(dāng)事人責(zé)任。第三條本《制度》適用于所有由公司簽訂的各類合同、協(xié)議等。合同的簽訂第四條簽訂合同,必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則。
第五條公司法定代表人及其授權(quán)人有權(quán)簽訂本公司的合同,簽約人必須對公司負(fù)責(zé),在授權(quán)范圍內(nèi)行使簽約權(quán)。
第六條簽約人在簽訂合同之前,必須依法正確履行審查義務(wù),充分了解對方簽約人的相關(guān)情況。做到既要考慮本方的權(quán)益,又要考慮對方的條件和實(shí)際能力,確保所簽合同有效、有利。第七條簽訂合同,如涉及公司系統(tǒng)及部門的,應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商,統(tǒng)籌兼顧,然后簽約。第八條合同應(yīng)采用書面形式,格式合同如有其他內(nèi)容也應(yīng)簽訂書面形式的補(bǔ)充協(xié)議。第九條合同當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確,合同內(nèi)容必須規(guī)范、準(zhǔn)確、詳實(shí)。第十條簽訂合同,如合同履行地不在我方所在地,簽約時應(yīng)力爭協(xié)議、合同由我方所在地人民法院管轄。第三章合同的審查批準(zhǔn)第十一條合同在正式簽訂前,必須按本制度執(zhí)行。第十二條合同的分類:
1、重要、大額合同(1)重要合同指對公司經(jīng)營可能產(chǎn)生較大影響的合同。A、合資、合作經(jīng)營合同;B、承包經(jīng)營合同;C、對外投資、融資類合同;D、重大設(shè)備租賃合同;E、資產(chǎn)、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同;F、大宗資產(chǎn)、材料、設(shè)備購買合同;G、技術(shù)引進(jìn)合同;H、銷售合同;I、廣告位租賃、廣告代理合同;J、工程發(fā)包合同;K、各類將長期使用的格式合同的格式文本;L、公司董事會確定為重要的合同。(2)大額合同指合同標(biāo)達(dá)到一定金額以上的合同。根據(jù)本行業(yè)性質(zhì),對大額合同的界定如下:合同標(biāo)的金額在10萬元(含)以上,視為大額合同;2、一般合同:指公司在其經(jīng)營范圍內(nèi)為從事正常經(jīng)營活動所簽訂的一般的行政類合同及經(jīng)審核的無補(bǔ)充條款的格式合同,即非經(jīng)濟(jì)合同和無重大影響的協(xié)議。第十三條合同的審批權(quán)限:一般合同的最后審批權(quán)限人為分管副總經(jīng)理或其授權(quán)人;重要、大額合同的最后審批權(quán)限人為公司法人代表或其授權(quán)人。第十四條合同的審批流程:一般合同:簽約部門負(fù)責(zé)人審核——公司分管副總經(jīng)理或其授權(quán)人審批(完成);重要、大額、材料采購合同:簽約部門負(fù)責(zé)人審核——公司監(jiān)察審計部及法律顧問審核——公司分管副總經(jīng)理審核簽字——公司總裁審批簽字(完成)。第十五條合同的審批注意事項:1、各公司對外簽訂合同時,應(yīng)事先填寫“合同簽約申報表”,隨同合同初稿及有關(guān)資料、附件等,按相關(guān)的審批流程送交審核簽字。2、如合同需審核價格的,應(yīng)將價格表提交造價部核價,并將造價部簽字確認(rèn)的價格表等作為審核資料隨合同一起送交審核。3、對送審的合同,各審批環(huán)節(jié)應(yīng)認(rèn)真審閱,必要時可進(jìn)行調(diào)查研究,或通知申報單位補(bǔ)報材料。4、公司監(jiān)察審計部審核后,在“合同簽約申報表”、合同稿及相關(guān)資料齊縫加蓋合同審批章。
5、最后審批權(quán)限人審批后,“合同簽約申報表”連同其他材料發(fā)還申報部門,由承辦人按審批的意見辦理。第四章合同的履行第十六條合同依法成立,即具有法律約束力。與合同有關(guān)的單位、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則,嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù),確保合同的全面履行。第十七條各分、子公司應(yīng)加強(qiáng)對有關(guān)合同履行的動態(tài)監(jiān)督,對合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)及時跟蹤、管理。各公司的簽約人應(yīng)隨時了解、掌握本單位合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。否則,造成合同不能履行、不能完全履行的,應(yīng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。第十八條合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。
第五章合同的變更、解除第十九條在合同履行過程中如遇不可抗力或其他因素而需要變更、解除合同時,應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi),從維護(hù)公司合法權(quán)益出發(fā),與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。第二十條變更、解除合同的手續(xù),應(yīng)按規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行(參照合同簽訂的審批流程)。經(jīng)鑒證的合同,在變更、解除后,應(yīng)報原機(jī)構(gòu)備案。經(jīng)公證的合同,在變更后,必須報公證機(jī)構(gòu)重新公證,才具有法律效力。第二十一條變更、解除合同,必須采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等),口頭形式一律無效。第二十二條變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前,原合同仍有效,仍應(yīng)履行。第二十三條因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的,除法律允許免負(fù)責(zé)任的以外,均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。第六章合同糾紛的處理第二十四條合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的,由簽約公司負(fù)責(zé)處理。涉及公司內(nèi)部的,應(yīng)事先在內(nèi)部協(xié)調(diào)好,做好配合工作,統(tǒng)一意見,由主簽約部門為主負(fù)責(zé)處理合同糾紛。第二十五條合同糾紛可提請公司監(jiān)察審計部協(xié)助解決,但必須提供所有相關(guān)的證據(jù)材料并協(xié)助配合。
第二十六條提請?zhí)幚砗贤m紛的程序是:
1、承辦人填寫“合同糾紛處理申報表”,根據(jù)合同審批權(quán)限報批。
2、對上報的有關(guān)合同糾紛,監(jiān)察審計部可依據(jù)情況,提出意見,由法定代表人及其授權(quán)人作出批示意見,明確負(fù)責(zé)處理糾紛的單位、人員,處理意見等。
3、對經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認(rèn)為有必要通過法律途徑解決的合同糾紛,經(jīng)法定代表人及其授權(quán)人,提交由公司法律顧問單位通過仲裁或訴訟程序處理。第二十七條對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的,應(yīng)簽訂書面協(xié)議,由雙方代表簽字并加蓋雙方公章或合同專用章。第二十八條對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書,有關(guān)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書,在正式生效后,各公司應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的跟蹤或履行。
第二十九條對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的,承辦人應(yīng)及時向主管負(fù)責(zé)人匯報。經(jīng)協(xié)商無效者,由公司監(jiān)察審計部或公司法律顧問配合各公司向人民法院申請執(zhí)行。第三十條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應(yīng)及時通知有關(guān)單位,并將有關(guān)資料匯總、歸檔。
第七章合同文本的管理第三十一條公司對合同文本實(shí)行二級管理、專業(yè)歸口制度、合同專用章制度及基礎(chǔ)管理制度。第三十二條公司合同文本的二級管理具體是:一級:歸口管理部門為公司資料室。
二級:公司下屬各部門的一般合同由本部門負(fù)責(zé)管理。第三十三條公司所簽定的合同,合同原件我方至少應(yīng)持三份:其中一份由公司資料室保存;一份由所在公司相關(guān)部門保存;另一份由所在公司財務(wù)部門保存。其他相關(guān)部門留存合同復(fù)印件。第三十四條實(shí)行合同專用章制度。(具體按照公司印章管理制度執(zhí)行)第三十五條公司各部門都必須認(rèn)真落實(shí)合同文本的基礎(chǔ)管理工作。具體如下:1、指定專門的部門和人員負(fù)責(zé)合同的基礎(chǔ)管理工作。對于合同管理人員應(yīng)定期培訓(xùn),并不定期檢查其工作情況。2、建立合同檔案。3、建立合同管理臺帳。各單位應(yīng)根據(jù)合同的不同種類,建立合同的分類臺帳和總臺帳。臺帳的主要內(nèi)容包括:序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、標(biāo)的額、對方單位、履行過程、交接情況、驗收及備注等。臺帳應(yīng)逐日填寫,做到準(zhǔn)確、及時、完整。第八章合同管理相關(guān)部門的職責(zé)第三十六條監(jiān)察審計部在合同管理方面的主要職責(zé)是:1、負(fù)責(zé)檢查各類合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性,實(shí)行法律監(jiān)督;對公司審批或簽訂的合同負(fù)責(zé)審核、監(jiān)督,提供相關(guān)法律幫助;2、負(fù)責(zé)聯(lián)系相關(guān)法律顧問單位對委托人和有關(guān)人員進(jìn)行法律培訓(xùn)、考試、提高其法律素質(zhì);3、負(fù)責(zé)考評公司及各部門的合同管理工作,總結(jié)交流經(jīng)驗教訓(xùn),提高合同管理水平;4、配合辦理合同的報批、鑒證和公證等事項;5、配合處理合同糾紛;6、負(fù)責(zé)定期或不定期抽查合同管理的執(zhí)行情況,并出具書面報告;7、參與有關(guān)合同的談判、簽約、履行等工作。第三十七條公司資料室合同管理的主要職責(zé)是:負(fù)責(zé)保管公司及各部門的合同文本原件;負(fù)責(zé)公司及各部門提交的合同文本原件的分類、登記、借閱工作。第三十八條公司及各部門合同管理的主要職責(zé)是:1、負(fù)責(zé)管理本部門簽訂的合同;2、負(fù)責(zé)審查本部門簽訂的合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性;對須報請公司或有關(guān)機(jī)關(guān)審批、簽證或公證的合同,辦理申報手續(xù),提出初步意見;3、根據(jù)實(shí)際情況,制定本單位合同管理的實(shí)施細(xì)則,采取切實(shí)措施,搞好合同管理工作;4、負(fù)責(zé)處理本公司的合同糾紛。第九章保密及其它第三十九條合同作為公司經(jīng)濟(jì)活動的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。第四十條凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。第四十一條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。四川超宇集團(tuán)二OO八年三月合同簽約申報表合同名稱編號擬文部門擬文日期頁數(shù)簽約單位甲方辦理時限密級乙方存檔單位經(jīng)辦人合同內(nèi)容簽約時間履行期限交易內(nèi)容標(biāo)的額度付款方式簽約部門負(fù)責(zé)人意見簽約公司財務(wù)部意見公司審計監(jiān)察部意見公司
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