某咨詢對全球能源及公用事業(yè)最佳運(yùn)作方式的剖析

對全球能源及公用事業(yè)

最佳運(yùn)作方式的剖析文檔日期: 02/07/2001文檔號：文檔擁有人：: PhilipWixon*本文目的報告提供了對于涉及財務(wù),采購,以及人力資源領(lǐng)域最佳運(yùn)作的一個較高層面的分析，它們都來源于安達(dá)信的全球最佳運(yùn)作知識庫,以及許多領(lǐng)先的公用事業(yè)企業(yè)。設(shè)計本文是為了提供對于生成組織結(jié)構(gòu),過程和人員管理，技術(shù),以及策略的運(yùn)作方式的全面剖析。分析中用到的公用事業(yè)公司是公認(rèn)的北美能源工業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者,它們中的許多現(xiàn)在是安達(dá)信的客戶.2*客戶嚴(yán)守機(jī)密的知識產(chǎn)權(quán)條款此文是絕對機(jī)密的它包含了安達(dá)信所專有的信息，因此它的內(nèi)容不得被山東電力集團(tuán)(SEPCO)或任何與之有關(guān)的實(shí)體泄露給第三方,也不得將任何安達(dá)信所設(shè)計的理念做商業(yè)用途。它可被用于山東電力集團(tuán)的成員或任何相關(guān)實(shí)體，前提是必須清楚明白沒有安達(dá)信的預(yù)先書面認(rèn)可不可展示，傳閱或交與其他任何人.在探尋能源及公用事業(yè)行業(yè)最佳運(yùn)作的剖析中,安達(dá)信獲得了許多其客戶的合作。我們很感謝客戶的這種合作,同時對客戶嚴(yán)守機(jī)密的要求也非常重視.因此在某些例子中,我們將對說明性的運(yùn)作方式和例子采用簡稱，如能源公司A.3*我們所調(diào)研的主要公用事業(yè)公司是世界上一些表現(xiàn)頂級的能源公司這些公司中的大部分都被列在財富商業(yè)500強(qiáng)上,依照市場資本化度(見附錄1)4*眼光跳出你所在的行業(yè)圈-并不是所有的最佳運(yùn)作方式出自你的本行業(yè)...放眼別的行業(yè)你能獲得什么?-摩托羅拉從Domino匹撒學(xué)到了送貨管理技巧。通用電器從福特引進(jìn)了裁減成本及優(yōu)化客戶服務(wù)的理念.西南航空公司從印地安那500cc巡回賽車道上的車隊(duì)中懂得了如何使飛機(jī)的運(yùn)轉(zhuǎn)過程更迅速。5*目錄章節(jié)A. 定義最佳運(yùn)作B. 說明最佳運(yùn)作附錄I 財富500強(qiáng)企業(yè)II 安達(dá)信全球最佳運(yùn)作管理財務(wù)資源Manage采購管理人力資源6*以下我們提供了對安達(dá)信所見的，那些領(lǐng)先的公用事業(yè)公司所應(yīng)用的，最佳運(yùn)作方式的高層次總結(jié)最佳運(yùn)作的公用事業(yè):聚焦財務(wù)管理

運(yùn)作，通過更好的理解客戶的要求和應(yīng)用更強(qiáng)勁的計劃制定方法，來優(yōu)化資本及降低運(yùn)營支出重視與企業(yè)增值有關(guān)的財務(wù)活動，將非核心業(yè)務(wù)歸入共享服務(wù)形式，以促進(jìn)服務(wù)的提供，降低成本，并能使業(yè)務(wù)流程規(guī)范化優(yōu)化供應(yīng)鏈，通過改良對供應(yīng)商的管理,有針對性的

采購策略,和電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，使采購和物流過程更順暢。發(fā)展人力資源管理活動，變處理性的過程為策略性的轉(zhuǎn)變管理活動通過包含了公司及企業(yè)各部門業(yè)績目標(biāo)的業(yè)績管理系統(tǒng)來評估與監(jiān)督表現(xiàn)以確保公司目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)采用藝術(shù)級完美的技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時的財務(wù)及運(yùn)作信息的提供，對企業(yè)的決策進(jìn)行支撐這些運(yùn)作的詳細(xì)細(xì)節(jié)在下面的文章中會進(jìn)一步探討7*目錄章節(jié)經(jīng)營綜合報告A. 定義最佳運(yùn)作B. 說明最佳運(yùn)作附錄I 財富500強(qiáng)企業(yè)II 安達(dá)信全球最佳運(yùn)作管理財務(wù)資源Manage采購管理人力資源8*財務(wù)管理-創(chuàng)造價值的新視角

9*領(lǐng)先的公用事業(yè)無時不聚焦財務(wù)管理運(yùn)作，通過更好的理解客戶的要求和采用更強(qiáng)勁的計劃制定方法，它可以優(yōu)化資本，降低運(yùn)營支出為了增進(jìn)股東的價值，公用事業(yè)現(xiàn)在對他們的資本和O&M開銷十分謹(jǐn)慎，并試著去分析就運(yùn)營的表現(xiàn)而言，作出的資本投入，使他們到底買了什么早先的運(yùn)營業(yè)績目標(biāo)如可靠性，客戶響應(yīng)性等等的形成是建立在多年基礎(chǔ)上的，沒有詳細(xì)考慮的，如在一個特定的資本或維護(hù)項(xiàng)目上再多花一個美元，就提高業(yè)績目標(biāo)會買到什么.預(yù)算也往往建立在上一年預(yù)算的基礎(chǔ)上，另外由首席財務(wù)運(yùn)營官給出建議，以確定開支必須限制的某個極限.業(yè)績目標(biāo)到底是什么樣的并沒有真正的被加以適當(dāng)?shù)姆治觯?如果呼叫中心的服務(wù)響應(yīng)速度由80秒每個跌至90秒，會對公司在客戶心中的形象有多少損害；SAIDI目標(biāo)應(yīng)該是多少，并且它們是不是在整個系統(tǒng)中都應(yīng)該完全相同.運(yùn)作最佳的企業(yè)非常重視理解支出與資產(chǎn)表現(xiàn)之間的關(guān)系,理解業(yè)績表現(xiàn)的目標(biāo)到底是什么10*財務(wù)作為企業(yè)的“伙伴”-并不僅僅是“會計”11*領(lǐng)先的公司非常重視與企業(yè)增值有關(guān)的財務(wù)活動,并將非核心業(yè)務(wù)歸入共享服務(wù)類型以促進(jìn)服務(wù)開展，并降低成本,使業(yè)務(wù)流程規(guī)范化財務(wù)功能比組織的其他任何功能區(qū)域都要經(jīng)受更多的求變的壓力，-盡管報告與管理每天的財務(wù)運(yùn)營狀況仍然是其基本的活動，領(lǐng)先的公司已經(jīng)意識到財務(wù)現(xiàn)在在幫助公司確認(rèn)，最大化股東價值上起到了更大的作用。此擴(kuò)展作用要求財務(wù)拋棄其專著“會計”的美譽(yù)，而將自身作為團(tuán)隊(duì)里的重要一員來從新認(rèn)識。協(xié)助創(chuàng)造有利可圖的發(fā)展，而不是當(dāng)財務(wù)結(jié)果出來時確認(rèn)問題。領(lǐng)先的公用事業(yè)企業(yè)中財務(wù)必須確保：:它于支撐企業(yè)的決策目標(biāo)相一致它能有效的運(yùn)用技術(shù)手段及時獲取有質(zhì)量的信息它專著與服務(wù)內(nèi)部與外部客戶的需求(給出分析報告以支撐決策)最佳運(yùn)作公司成功的運(yùn)用技術(shù)，自動化的處理日常事物，達(dá)到效果：-管理和實(shí)施這些過程需要更少的資源財務(wù)服務(wù)成本降低剩余資源能集中用于為企業(yè)部門提供質(zhì)量咨詢服務(wù)12*比較成本數(shù)據(jù)顯示領(lǐng)先的公司可以將財務(wù)成本降低至低于收入的1%1.財務(wù)部門總成本占收入的

百分比%2.財務(wù)控制的跨度(普通員工與管理人員的比例)3.財務(wù)員工占總員工的百分比%最佳運(yùn)作最佳運(yùn)作最佳運(yùn)作0.17%1.03%4.83%1.此表顯示了收入用于中支付財務(wù)與會計相關(guān)費(fèi)用與收入的百分比.為了達(dá)到此如表診斷的目的,財務(wù)部門引入以下過程:薪水冊l,旅游、娛樂活動清算,可支付帳目,billing,可收取帳目,財務(wù)報告,財務(wù)預(yù)算與分析,固定資產(chǎn)清算，因特網(wǎng)審計t,和稅務(wù).2.控制度-領(lǐng)先的公司保持了較高的普通員工與管理人員比例，因?yàn)檫@鼓勵了員工

對自己的工作有更大的自主性，同時也使管理層有了比較傳統(tǒng)的“全局觀”的角色，能夠更投入于財務(wù)組織的策略定位.低于平均的比例可能代表了公司缺少有足夠技巧來管理大量員工的管理者3.次數(shù)據(jù)顯示了財務(wù)會計部門大小與整個企業(yè)大小之比。管理監(jiān)督人員與員工都包含在受雇者之內(nèi).1.6%3.9%12.4%MedianMedianMedian來源:安達(dá)信全球基準(zhǔn)調(diào)查，對41個能源和公用事業(yè)13*…表現(xiàn)在它們從主要的財務(wù)和會計活動中獲取效率的能力4.預(yù)算準(zhǔn)備周期(日)5.A/P-處理的發(fā)貨單數(shù)量perFTE6.結(jié)帳-出錯率最佳運(yùn)作最佳運(yùn)作最佳運(yùn)作2012027025,7758,3462,7784.如果預(yù)算準(zhǔn)備時間長于平均周期,這或許表明預(yù)算制定的指導(dǎo)方向不對,或預(yù)算細(xì)節(jié)的過分精細(xì),分配條目決定過慢，或者來自于權(quán)力劃分過細(xì)導(dǎo)致的預(yù)算中心與級別過多.5.AP發(fā)貨單perFTE-是一個等效的全職雇員能處理的發(fā)貨單的數(shù)量，用來提供一個雇員的輸出,生產(chǎn)力,和效率的一般標(biāo)準(zhǔn).6.計量了每月分類帳條款出錯修正數(shù)目，與每月分類帳條款數(shù)目的百分比0.1%4.7%25.0%MedianMedianMedian來源:安達(dá)信全球基準(zhǔn)調(diào)查，對41個能源和公用事業(yè)14*財務(wù)不斷改進(jìn)的作用意味著專著于創(chuàng)造價值，降低成本，并對運(yùn)營部門來說產(chǎn)生更本性的從處理過程到“企業(yè)伙伴”的轉(zhuǎn)變財務(wù)l/

法定報告過程處理從信息中提供見解從數(shù)據(jù)中提供信息過程處理/收集數(shù)據(jù)重視作用業(yè)績沒有得到評估交易處理驅(qū)動未做成本與服務(wù)收益分析技巧低僵化，起反作用報告式/預(yù)算為導(dǎo)向重視過程按照實(shí)際事物評估價值驅(qū)動,商業(yè)活動結(jié)果驅(qū)動應(yīng)用了成本與服務(wù)收益分析技巧高靈活，有促進(jìn)作用收益性為導(dǎo)向傳統(tǒng)做法最佳運(yùn)作15*

基于交易處理的服務(wù)增值服務(wù)應(yīng)付帳目應(yīng)收帳目貸款和捐款薪水冊l采購財務(wù)管理法律服務(wù)人力資源管理服務(wù)監(jiān)管報告財務(wù)狀況支撐BU決策并指出能改善財務(wù)狀況的可能的機(jī)會公司辦公室

電力局電力局電力局發(fā)電廠PowerBureau電力局電力局SharedServicesorOutsourcedBusinessUnit“發(fā)展方向”“現(xiàn)狀”基于地理位置重視交易處理多過程/重復(fù)的任務(wù)，政策,步驟沒有一致的指示基于過程增值規(guī)范化過程強(qiáng)大的一致的領(lǐng)導(dǎo)很多公用事業(yè)企業(yè)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)營著在地域上非常分散的業(yè)務(wù)，財務(wù)運(yùn)作在每個地區(qū)重復(fù)16*新的組織構(gòu)架將處理事物的活動放置在一個共享業(yè)務(wù)中心，進(jìn)行增值活動的位置于企業(yè)部門管理相對應(yīng)共享服務(wù)中心應(yīng)付帳目應(yīng)收帳目貸款與捐款薪水冊采購資產(chǎn)管理法律服務(wù)人力資源

管理服務(wù)記錄管理企業(yè)部門企業(yè)部門企業(yè)部門BU財務(wù)隊(duì)伍*經(jīng)理分析員BU財務(wù)隊(duì)伍*經(jīng)理分析員BU財務(wù)隊(duì)伍*經(jīng)理分析員企業(yè)部門服務(wù)報告確保過程中的相互聯(lián)系并報告所需，滿足BU經(jīng)理們的需要整理年度預(yù)算計劃回顧主要項(xiàng)目的成本/收益分析企業(yè)部門BU財務(wù)隊(duì)伍*經(jīng)理分析員數(shù)據(jù)*地點(diǎn)依照BU的要求無特殊地域性首席財務(wù)運(yùn)營官稅務(wù)公司財務(wù)財政審計董事會報告公司辦公室山東電力集團(tuán)執(zhí)行人員報告報告報告財務(wù)狀況給BU將結(jié)果于工作計劃和執(zhí)行計劃相聯(lián)系指出能改善財務(wù)狀況的可能的機(jī)會數(shù)據(jù)分析與見解17*共享服務(wù)必須在一致同意的服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上運(yùn)行共享服務(wù)按限定的服務(wù)合同運(yùn)行(參見右框)這些我們稱為“服務(wù)等級協(xié)定”的文件，設(shè)定了服務(wù)質(zhì)量的等級，時間上的可靠性，以及，某些情況下它對企業(yè)不同部門提供服務(wù)的費(fèi)用共享服務(wù)就象一個企業(yè)運(yùn)作,要求對客戶(企業(yè)部門)提供有質(zhì)量的服務(wù)并對自己員工的成本和其他開銷負(fù)責(zé)這是對現(xiàn)有的財務(wù)會計制度的一次重大革新，它被簡單的認(rèn)為是企業(yè)管理費(fèi)用的與業(yè)績脫鉤的分配。有代表性的服務(wù)合同的內(nèi)容(或服務(wù)等級協(xié)定–SLA)所需提供服務(wù)的說明:“初等”服務(wù)“變化”(特定/非標(biāo)準(zhǔn)服務(wù))主要責(zé)任定義誰做什么，什么時候，怎么做？“內(nèi)部客戶”的責(zé)任是什么，共享服務(wù)的責(zé)任又是什么？

信息及書面（文件）的定義：那些文件作為支持材料/證據(jù)而需要

用哪種形式 提議的服務(wù)質(zhì)量等級:質(zhì)量（如.錯誤)時間(頻率,最后限期)服務(wù)的價格實(shí)施質(zhì)量監(jiān)督框架的定義:所用的評定質(zhì)量的關(guān)鍵指示數(shù)據(jù)報告實(shí)施質(zhì)量的頻率質(zhì)量過差的處罰18*很多共用事業(yè)企業(yè)在運(yùn)用共享服務(wù)來順暢其非核心業(yè)務(wù)過程，并用其來促進(jìn)調(diào)整性的商業(yè)活動分離，正如能源行業(yè)所要求的那樣董事會公司辦公室競爭性服務(wù)合作服務(wù)設(shè)備服務(wù)設(shè)備A設(shè)備B設(shè)備C會計審計通訊財務(wù)采購人力資源及工業(yè)關(guān)系信息系統(tǒng)法律不動產(chǎn)資產(chǎn)組設(shè)備組設(shè)備租入公司.空調(diào)公司工程公司能源投資組能源產(chǎn)生公司批發(fā)+零售貿(mào)易纖維網(wǎng)絡(luò)公司運(yùn)送公司能源公司A-一個公開交易的多樣性的能源公司向220萬客戶供電620億千瓦,每年收入超過60億美元.服務(wù)服務(wù)此公司的構(gòu)架及共享服務(wù)的使用清晰的表明了受到控制的/不受控制的企業(yè)部門19*很多公共事業(yè)企業(yè)在使用共享服務(wù)來順暢非核心業(yè)務(wù)的運(yùn)作過程,并用來促進(jìn)調(diào)整性的商業(yè)活動分離董事會公司辦公室首席財務(wù)運(yùn)營官財務(wù)會計共享服務(wù)雇員服務(wù)供應(yīng)鏈咨詢服務(wù)設(shè)備服務(wù)保安服務(wù)能源供給核能礦物水能自然能能源傳輸電力傳輸氣體傳輸電力分配能源零售客戶服務(wù)市場銷售能源市場能源貿(mào)易燃料燃?xì)馔顿Y者關(guān)系審計風(fēng)險管理能源公司B-一個公開交易的多樣化的能源公司，服務(wù)美國12個州，年收入超過110億美元此公司構(gòu)架偏向于傳統(tǒng)模式,并且其決定把財務(wù)活動分割在共享服務(wù)之外20*技術(shù)的創(chuàng)造性使用在進(jìn)一步的縮短需要付出極大努力來處理的事物的周期，如應(yīng)付帳目PPL是一個全球性的公用事業(yè)企業(yè),擠身于財富500強(qiáng),在北美州，拉丁美洲和英國為超過350萬的客戶提供能源PPL成功的試用了供應(yīng)商應(yīng)付帳目票據(jù)的電子影映，包括將票據(jù)掃描成電子影像，并通過電子郵件發(fā)送到相關(guān)人員PPL將A/P循環(huán)周期從4天減少到2。5天,并發(fā)現(xiàn)這樣做也方便了公司尋查并每一張電子票據(jù)的實(shí)時狀況，因?yàn)樗鼈兌家呀?jīng)登錄在中央電腦系統(tǒng)上了。A/P電子影映也減少了文件儲藏的問題-在影映前,PPL不得不加出82個檔案柜--幾乎是650平方英尺--以容納每年新的票據(jù).通過影映,公司現(xiàn)在只需要17張光盤來存儲一年的電子票據(jù)每張光盤不超過5?英寸.21*人力資源管理-不僅僅是“人事部”22*領(lǐng)先的公司正在把人力資源管理活動從日常事物處理轉(zhuǎn)向策略與變化的管理人力資源管理在領(lǐng)先的公用事業(yè)企業(yè)中的作用是：:注重于提供更為策略性的服務(wù)，并充當(dāng)起“變革的代表”發(fā)展以能力為基礎(chǔ)的業(yè)績管理框架向著運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)解決雇員事宜的方向前進(jìn)(自助服務(wù)，例如更換雇員的細(xì)節(jié),提出離職申請等)外包非核心日常事物/處理服務(wù)(福利待遇管理與薪水冊)23*領(lǐng)先的公司意識到了培訓(xùn)的重要性和經(jīng)?；仡櫿絾T工業(yè)績的好處1.每年每個員工的平均受訓(xùn)小時2.全公司雇員滿意度調(diào)查的頻率3.正式員工的業(yè)績回顧周期6.6%6.2%50.2%<933-49>80每年受訓(xùn)小時數(shù)%ofCompanies每年6個月3個月11.2%18.5%57.1%來源:安達(dá)信全球基準(zhǔn)調(diào)查，259家企業(yè)每年6個月3個月3.0%6.8%25.3%%ofCompanies%ofCompanies24*最佳運(yùn)作公司將人力資源管理細(xì)分成了4個主要的領(lǐng)域人力資源管理在最佳運(yùn)作公司里被分為了4個主要的領(lǐng)域:必須處理-處理的最佳運(yùn)作方式將會包括所有那些人力資源管理功能被認(rèn)為應(yīng)該要做的,而且必須是帶著不出任何差錯的效率，例如

調(diào)整職位,發(fā)薪,雇員記錄管理,假期安排,薪水冊信息等等.策略執(zhí)行

-包括延伸上層的公司策略至員工個人，如對員工個人價值和個人行為風(fēng)格的建議.它也包括了延伸部門級別的策略至個人策略級別（業(yè)績評估，獎勵等）變革催化劑-有代表性的導(dǎo)致強(qiáng)烈的競爭，例如在asinfluencing,businessaccumen,溝通領(lǐng)域,被要求能夠激勵員工并發(fā)展出策略以應(yīng)對組織變革.專家級-其包括了的人力資源功能領(lǐng)域,依照組織的大小,需要有一名內(nèi)部專家解決政策問題并對其加以解釋.這些包括的領(lǐng)域有

雇用法與工業(yè)關(guān)系,報酬,補(bǔ)貼以及福利.最佳運(yùn)作公司著重于策略執(zhí)行功能,嘗試著將公司的興旺與雇員個人的利益最大化相統(tǒng)一結(jié)合.這些目標(biāo)的統(tǒng)一將確保雇員和雇主像著同一方向前進(jìn).建立起一個光榮的名稱如“舒適的工作地方”是這項(xiàng)策略成功與否的標(biāo)志,當(dāng)發(fā)生主要的組織變革時，它也將會幫助公司25*通過在企業(yè)員工中建立一個強(qiáng)有力的品牌形象，Enron贏得了人才競爭的優(yōu)勢1996-2001年度“最具創(chuàng)新精神企業(yè)”

在財富雜志的年度調(diào)查中，Enron連續(xù)六年獲得了“全美最具創(chuàng)新精神企業(yè)”的稱號，這是史無前例的殊榮。Enron在全美535家“最令人羨慕企業(yè)”排名中名列第18位，并位列“優(yōu)質(zhì)管理”，“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品/服務(wù)”及“杰出員工”等各項(xiàng)排名的前五位。

1999，2000及2001年度“全美100家最佳就職企業(yè)”

在財富雜志年度最佳就職企業(yè)的排名中，Enron位列第22位。大約有超過200家的企業(yè)參與了這項(xiàng)評選活動，它包括一項(xiàng)有關(guān)人力資源的調(diào)查問卷，一項(xiàng)有關(guān)企業(yè)文化的評審以及一項(xiàng)由隨機(jī)挑選的職工完成的秘密調(diào)研。2000年度“財富雜志全球最令人羨慕企業(yè)”

Enron位列財富全明星企業(yè)排名榜的第25位。這些企業(yè)都“顯示了新經(jīng)濟(jì)模式的發(fā)展戰(zhàn)略，同時又保留了原有經(jīng)濟(jì)模式的財政管理方式”。Enron還被財富雜志命名為全世界最具創(chuàng)新精神企業(yè)。在吸引，發(fā)展及留住人才方面，Enron也取得了第二位的排名。

26*UtilicorpUnited也擁有保證其員工與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)的明確途徑UtilicorpUnited所提出的簡單方程:價值+領(lǐng)導(dǎo)+戰(zhàn)略=成果UtilicorpUnited認(rèn)為:“UtilicorpUnited之路”是建立在一個比較成熟的理論基礎(chǔ)上，那就是優(yōu)異的企業(yè)往往是那些人們可以獲得成長，成功并且其貢獻(xiàn)可以得到認(rèn)可的地方。盡管所有的企業(yè)都會很自然的考慮如何產(chǎn)生健康的財務(wù)收入和利潤，但那些致力于長期發(fā)展的企業(yè)對于員工的幸福也顯示了同等程度的關(guān)注?！癠tilicorpUnited之路”并不是公司的一個項(xiàng)目，也不是公司所首創(chuàng)的，而是對于UtiliCorp員工所承擔(dān)的角色和所具有的價值的一個基本闡述。它有助于明確UtilicorpUnited員工應(yīng)該受到的待遇，對領(lǐng)導(dǎo)的期待以及每個人對于公司長期成功所具有的重要意義。*來源:UtilicorpUnited27*領(lǐng)先企業(yè)正致力于拓展明確具體的企業(yè)能力模式以開展員工績效管理并給予員工清晰的表現(xiàn)期待溝通判斷力團(tuán)隊(duì)精神關(guān)系建立客戶服務(wù)協(xié)調(diào)能力績效管理計劃編制問題解決作業(yè)流量管理適度彈性作業(yè)流量控制核心能力具體能力管理專職人員行政通過預(yù)先設(shè)定目標(biāo)并與之對照，而幫助評價工作績效的詳細(xì)矩陣，能夠有效判斷每個人的表現(xiàn)或進(jìn)程如何。.針對每級排名，設(shè)定如下具體的行為指標(biāo):1-2表示“未達(dá)到”的行為指標(biāo)3-5表示“達(dá)到”的行為指標(biāo)6-7表示“超出”的行為指標(biāo)A能源公司–一家公開注冊的多種能源供應(yīng)公司，為2千2百名客戶提供了620億千瓦的電力，年收入超過60億美金28*領(lǐng)先公用事業(yè)企業(yè)正致力于將一些人力資源活動轉(zhuǎn)化為員工的“自我服務(wù)”C能源企業(yè)–一家公開注冊的多種能源公司，年收入約60億美金。公司2000年在全球500強(qiáng)中排名275位。這家領(lǐng)先公用事業(yè)企業(yè)為其11，000名員工和退休人員提供了一個虛擬的職工福利場所。該場所允許使用者訪問一系列福利信息并完成多項(xiàng)福利交易。使用者可以通過三種方式進(jìn)入該場所：新進(jìn)者，在職者，退休者。一旦選擇了其中一條途徑，使用者僅獲得該項(xiàng)信息。

舉例來說，新進(jìn)員工在有關(guān)福利情況介紹的特色指南幫助下，可以決定其最初的福利待遇；退休員工可以收到與他們相關(guān)的信息；在職員工可以瀏覽相關(guān)的福利信息或使用一項(xiàng)該場所所提供的幫助工具，如財務(wù)活動中心或健康計劃決策中心。該網(wǎng)站不僅對于員工而言是一個成功，它也完善了公司主管福利的人力資源績效和獎勵部門。公司列舉的福利包括：更為一致的福利信息溝通(標(biāo)準(zhǔn)信息，唯一渠道)降低與福利材料相關(guān)的印刷費(fèi)用(年費(fèi)用225,000美金)減少福利部門員工(五年間從41名全職員工減少到21名)降低費(fèi)用(一名員工使用互聯(lián)網(wǎng)的費(fèi)用為1美金，而使用福利呼叫中心需花費(fèi)2.5倍或更多的錢)29*“Strategic”采購30*領(lǐng)先公用事業(yè)企業(yè)通過更好的供應(yīng)商管理，集中采購策略，和使用網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)有技術(shù)加快采購和物流過程，將其供應(yīng)鏈最大化全球企業(yè)正以全新的眼光看待他們管理開銷費(fèi)用的方式。在領(lǐng)先公用事業(yè)企業(yè)中，采購功能包括：試圖減少供應(yīng)商的個數(shù)實(shí)施“戰(zhàn)略來源”，減少總成本購付合并為一個過程使用領(lǐng)先的應(yīng)用技術(shù)，完成這些功能外購供應(yīng)鏈管理中的某些部分(如存貨和倉儲)采購功能引進(jìn)在線申請和訂單，在線目錄，實(shí)現(xiàn)末端至末端的購買自動化及如下結(jié)果:循環(huán)次數(shù)減少行政管理費(fèi)用降低“Maverick”購買決策(隨意購買決策)減少通過杠桿作用，日常購買活動可以由征求者自行完成（“自我服務(wù)”的完成）。這樣使得外購專家能及時處理更為重要的事務(wù)，如戰(zhàn)略來源和供應(yīng)商績效管理。31*領(lǐng)先的公司正在達(dá)到一種過程效率以降低采購活動的相對成本...1.購買成本占收入的百分比2.購買申請至發(fā)貨平均周期3.購買訂單的平均數(shù)量perFTE0.03%0.15%0.91%最佳運(yùn)作最佳運(yùn)作最佳運(yùn)作中等中等中等4,045410631.當(dāng)購買進(jìn)程順利進(jìn)行時,部門達(dá)到一種相對低成本的狀態(tài)，原因就是設(shè)計優(yōu)良的工作系統(tǒng),對技術(shù)的有效運(yùn)用和部門人員的高效利用。2.一旦購買要求被提出，收到其貨物所需的時間大大的影響著組織的整體表現(xiàn).達(dá)到快速購買響應(yīng)的組織能在部門和供應(yīng)商之間有效的交流,順暢進(jìn)程處理的步伐，并能一直有效的管理供應(yīng)商達(dá)到及時送貨的要求。.3.能處理的購買要求perFTE提供了一個一般的衡量每個員工生產(chǎn)力的標(biāo)準(zhǔn).一般來說,超過中等比不到中等要好一點(diǎn)。21035NumberofDays來源:安達(dá)信全球基準(zhǔn)調(diào)查，對24家能源和公用事業(yè)企業(yè)32*…和減少供應(yīng)商4.%的供應(yīng)商提供了

80%的購買量5.現(xiàn)行供應(yīng)商數(shù)目來源:安達(dá)信關(guān)于24家能源和公用事業(yè)企業(yè)的全球基準(zhǔn)調(diào)研40.0%7.1%0.7%最佳執(zhí)行情況最佳執(zhí)行情況平均值平均值公司百分?jǐn)?shù)4.這個方法反映了與關(guān)鍵供應(yīng)商交易的密集程度。從有限數(shù)量的供應(yīng)商那里獲得了大部分產(chǎn)品的組織通常能夠很好的發(fā)展與關(guān)鍵的，可信賴的企業(yè)的合作關(guān)系。5.對于供應(yīng)商關(guān)系的數(shù)目的管理趨向于更少的，合作者似的關(guān)系，對顧客，企業(yè)和供應(yīng)商都有利。6.使用購買卡簡化了交易手續(xù)，可減少處置成本，縮短購買部門的處理時間。購買卡使得對低價值產(chǎn)品的外購（如辦公用品），能夠在組織所規(guī)定的購買限度內(nèi)直接購買。501,9947,5006.外購卡的使用情況不使用57%43%使用33*供應(yīng)鏈管理以不在是“采購”無數(shù)供應(yīng)商計劃和策略的缺乏關(guān)注價格過多的存貨大量單據(jù)效率低下的過程供應(yīng)商數(shù)量減少供應(yīng)鏈部門策略關(guān)注價格，送貨，與質(zhì)量存貨管理有支持手段開始進(jìn)行電子交易復(fù)雜的過程長期關(guān)系由公司策略產(chǎn)生的供應(yīng)鏈策略確認(rèn)并專著于真正有利可圖的物品開始電子商務(wù)/電子采購/數(shù)字化市場,更緊密的計劃與實(shí)現(xiàn)買方和他們的供應(yīng)商之間的合作降低了的成本/

低價值低成本/高價值過去將來現(xiàn)在高成本/低價值供應(yīng)鏈管理的未來模式包含了供應(yīng)商數(shù)量的減少，與之長期管理的建立，和向著電子采購方式的轉(zhuǎn)變34*我們發(fā)現(xiàn)了很多供應(yīng)鏈表現(xiàn)差的“癥狀”，而且是通病沒有采購策略，無論是社團(tuán),集團(tuán),區(qū)域或企業(yè)個體級別企業(yè)無法最佳的平衡運(yùn)用對供應(yīng)商的綜合購買力支出的可見性和詳細(xì)性不夠?qū)Σ少彽膫€人購買習(xí)慣控制不夠缺少對其他功能的和諧支持….如工程建設(shè),設(shè)備維修,現(xiàn)場服務(wù)過多存貨,過時和多余的貨品對存貨真實(shí)情況的可見性缺乏控制，要么可見性很少，要么更本沒有你的供應(yīng)鏈管理到底出了什么錯?遺失或多了無法解釋的存貨因短缺而導(dǎo)致的設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)故障以及昂貴的應(yīng)急措施最終實(shí)施人員間低下的效率和不如人意的表現(xiàn)(采購人員花了相當(dāng)?shù)臅r間行使管理人員的職責(zé))高額的總成本并不知道哪里可以最有效的進(jìn)行節(jié)省不夠清晰的改良方案和重點(diǎn)區(qū)域陳舊的采購系統(tǒng)人力購買過量的供應(yīng)商(導(dǎo)致過量的必要過程)公司不是注重于有效的管理計劃,供應(yīng)商,材料存儲和分銷表現(xiàn)出了以下的一些問題35*領(lǐng)先的公用事業(yè)企業(yè)利用技術(shù)應(yīng)用理順了從購買到支付這一流程。雇員需要一件資本資產(chǎn)如便攜式計算機(jī).他將請求輸入網(wǎng)絡(luò)。因?yàn)樵撡Y產(chǎn)的價值超出了購買政策所允許的范圍，他的請求被自動送往他的主管。電子表格電子郵件主管網(wǎng)上閱讀電子請求，給予批準(zhǔn)并執(zhí)行“自動搜索貨源”，發(fā)回雇員。接收經(jīng)理收貨并發(fā)送給購方雇員自動搜索貨源程序收到請求，檢查存貨，以電子形式生成并發(fā)送一份PO給銷售方。銷售方收到PO并把定單發(fā)到生產(chǎn)企業(yè)收據(jù)處理系統(tǒng)自動使收據(jù)與

PO匹配。貨款以電子方式支付?；谠撈髽I(yè)的會計準(zhǔn)則，一項(xiàng)資產(chǎn)記錄自動生成。交貨購方雇員收到產(chǎn)品交貨收據(jù)傳送并處理本例來源于PeopleSoft的購買模式36*公用事業(yè)型企業(yè)正在建立一個把供需雙方都集中到一起的“開放”市場，在這個虛擬的環(huán)境下既可節(jié)約時間又可節(jié)省運(yùn)作成本。Pantellos是2000年3月建立的一個開放市場，在其中來自北美的21家領(lǐng)先公用事業(yè)型企業(yè)共同探索著在線貿(mào)易共同體的生存能力。創(chuàng)始投資者包括FirstEnergy,DukeEnergy,EdisonInternational,AmericanElectricPower,Entergy,PG&E,SouthernCompany,TXU,和ReliantPantellos現(xiàn)正經(jīng)營著競價拍賣流程，每月交易總額幾乎達(dá)10億美元，這也說明了其成員企業(yè)通過這一改進(jìn)了的流程在建筑項(xiàng)目服務(wù)與變壓器材交易上節(jié)省了700萬美元。*37*能源企業(yè)正在使其供應(yīng)鏈中的特定部分外包給第三方企業(yè)，以利用其在處理這部分商業(yè)運(yùn)作時更加專業(yè)，高效的優(yōu)點(diǎn)。這家主要的美國能源企業(yè)把其經(jīng)營中的整個存貨功能都外包出去。這家公司已達(dá)成了這樣一種安排模式：由第三方購入并保有全部存貨并按需要發(fā)送到特定地點(diǎn)－這一契約形式的分工決定了所要求的服務(wù)水平（按時送貨，貨損處理等〕。具體運(yùn)作情況按月評測。采購Sourcing交易存貨與入庫物流企業(yè)公用事業(yè)企業(yè)能源公司B-一家對公眾開展貿(mào)易的多元化能源公司，為美國12個州提供服務(wù)，年收入超過110億美元.38*運(yùn)作管理-“一旦經(jīng)過評測，問題迎刃而解"39*創(chuàng)建一組少量的，均衡性的評測指標(biāo)來追蹤在整個組織，進(jìn)程，和人員管理中的成本，質(zhì)量及時效?！白詈玫墓尽睍x擇少量的評測指標(biāo)來衡量組織的所有層次表現(xiàn)。

這些少量的指標(biāo)集中測量著企業(yè)運(yùn)作的主要動因，如果合理的管理這些動因，組織機(jī)構(gòu)就會有杰出的運(yùn)作。如果使用了太多的指標(biāo)，“什么才究竟是重要的”這一疑問會使管理者變得十分困擾，甚至使組織喪失對運(yùn)作中最重要的變量，因素的重視。平衡記分表為企業(yè)實(shí)施所有層次上的戰(zhàn)略管理提供了一套綜合的，貫通的框架。

它把目標(biāo)，動力，指標(biāo)與企業(yè)組織的整體戰(zhàn)略聯(lián)系在一起它可以發(fā)展為純金融性的運(yùn)作管理工具的替代品

Drs.RobertKaplan和DavidNorton在1992年度的哈佛商業(yè)評論上曾介紹過這種方法“平衡記分表是哈佛商業(yè)評論上所介紹過的最重要的15種管理理念之一”-哈佛商業(yè)評論,發(fā)行75周年刊40*什么是平衡的記分表？平衡記分表促使組織認(rèn)識到傳統(tǒng)的金融評測指標(biāo)已無法滿足企業(yè)戰(zhàn)略分析的需要。它同時使用了金融性的和非金融性的指標(biāo)來報告過去企業(yè)運(yùn)作的成效，其對未來的運(yùn)營也有指示性作用。為了達(dá)到“平衡“，這種方法在以下四個方面展開評估：融資我們?nèi)绾慰创髽I(yè)主的融資目標(biāo)？內(nèi)部程序我們需要在哪些方面有杰出的表現(xiàn)以滿足客戶?客戶我們應(yīng)怎樣關(guān)注所要吸引的目標(biāo)客戶的需求?學(xué)習(xí)與發(fā)展我們?nèi)绾卧谕晟谱陨矸矫孀龅酶?41*這個領(lǐng)先的公用事業(yè)可以運(yùn)用平衡記分表的方式來評測企業(yè)的運(yùn)作表現(xiàn)。能源公司B-一家對公眾開展貿(mào)易的多元化能源公司，為美國12個州提供服務(wù)，年收入超過110億美元。融資我們?nèi)绾慰创髽I(yè)主的融資目標(biāo)？內(nèi)部程序我們需要在哪些方面有杰出的表現(xiàn)以滿足客戶?客戶我們應(yīng)如何關(guān)注所要吸引的目標(biāo)顧客的需求？學(xué)習(xí)與發(fā)展我們?nèi)绾卧谕晟谱陨矸矫孀龅酶?？平均?000名客戶的投訴數(shù)量競爭環(huán)境中客戶的選擇轉(zhuǎn)換率市盈率收益凈額SVA資本性支出經(jīng)營性支出現(xiàn)金流SAIDI/SAIFI/CAIDI供貨質(zhì)量生產(chǎn)效率（千瓦時〕配送效率（千瓦時〕雇員缺席率工傷誤時這些評測指標(biāo)只體現(xiàn)了企業(yè)全部記分表指標(biāo)的一部分。42*另一領(lǐng)先的公用事業(yè)使用了股東價值增加原則(SVA)在管理層次上監(jiān)視企業(yè)的運(yùn)作，而在一般層次上應(yīng)用了更多的宏觀金融評測指標(biāo)下列項(xiàng)目應(yīng)每月由高級經(jīng)理定期審查：市盈率變量凈收入變量SummarizedconsolidatedincomestatementShareholdervalueaddedSVApreliminaryresultsbymajorvaluecenter(ie.businessunit)GenerationKWHsalesDistributionKWHdeliveries總邊際-競爭性的經(jīng)營單位支出變量現(xiàn)金流以下項(xiàng)目應(yīng)每月由董事會定期審查：收入與股息ConsolidatedincomeandearningsConsolidatedrevenuesandsalesCapitalizationratiosCommonstockmarkettobookvalueCommonstockpricerangeCommonstockmarketpriceratioofthecompanytotheS&PelectricutilityindexEstimatedcashpositionCurrentfinancingprogramConsolidatedcapitalbudgetstatus對這些評測指標(biāo)的報告應(yīng)建立在嚴(yán)格分析之上，以便管理層清楚了解良好運(yùn)作與不佳運(yùn)作的產(chǎn)生原因，并在需要時立即采取行動。能源公司A-一家對公眾開展貿(mào)易的多元化能源公司，為220萬客戶提供620億千瓦時的電力，年收入超過60億美元43*技術(shù)運(yùn)用支持著運(yùn)作管理，它使得管理方以一種評測與分析的“控制模式”來監(jiān)控企業(yè)的運(yùn)行。易于掌握整體運(yùn)作的情況。量度標(biāo)準(zhǔn)的變化趨勢是易于分析的。平衡記分表的每一個部分都于此作了總結(jié)-紅色

代表不良的運(yùn)作水平。44*Technologyasan“Enabler”45*Leadingutilitiesareemployingstate-of-theartTechnology

tosupportbusinessdecisionmakingthroughprovisionofreal-timefinancialandoperationalinformationFinancials采購HumanResourcesOtherVendorOtherVendor46*ThekeychallengeistodeterminetheoptimalsolutionforyourbusinessERPSolutionsProsConnectivity/highintegrationStandardizesworkRobust-longtermsustainablesolutionWellused-almostallutilitiesutiliseanERPsystem-whyarewedifferent?ConsGenerallycostly“Onesizefitsall”-flexibility?-customisationcancreateproblemsPotentiallyhighercostMandatesthisbeaWholeofBusinessprojectTimetoImplement(widerscope)Greaterresourcingrequired“BestofBreed”SolutionsProsSpecificpurpose-usuallyforindustry,orforspecificfunctionMorefunctionalityLittlecustomisationrequiredPotentiallylessexpensive-fastertoimplementLessdrainonresourcesDoesnotmandateWholeofBusinessapproachConsIntegrationwithothersystemsrequired-notalwayssuccessfulQuestionifexistingsystemscandeliverfunctionalrequirementsSustainability-howlongwillthisoptionlastEveryoneelseisERP’ingThedecisiononwhichtechnologysolution(orsolutions)touserequiresafundamentalunderstandingofthebusiness’sfutureneeds,andthedeterminationofthetechnologyrequirementstomeettheseneeds47*ContentsSectionA. DefiningBestPracticeB. IllustrativeBestPracticesAppendicesI Fortune500CompaniesII AndersenGlobalBestPracticesManageFinancialResourcesManage采購ManageHumanResources48*AppendixI-Fortune500Companies49*Fortune500companiesarerankedbytheirmarketcapitalizationPositionCompanyName7Enron17DukeEnergy54Dynegy55ReliantEnergy60UtilicorpUnited76SouthernCompany82PG&E(PacificGasandElectric)85TXU(TexasUtilities)146AEP(AmericanElectricPower)164EdisonInternational166XcelEnergy187EntergyPositionCompanyName197ConsolidatedEdison211CMSEnergy228Cynergy259SempraEnergy266FirstEnergy76SouthernCompany82PG&E(PacificGasandElectric)85TXU(TexasUtilities)PositionPositionPositionPositionPositionPositionPositionPosition50*ContentsSectionA. DefiningBestPracticeB. IllustrativeBestPracticesAppendicesI Fortune500CompaniesII AndersenGlobalBestPracticesManageFinancialResourcesManage采購ManageHumanResources51*AppendixII-AndersenGlobalBestPractices52*Andersen’sproprietaryGlobalBestPracticesisaarepositoryoftheFirm’sbestpracticeassessmentsacrossmultipleindustries53*ManageFinancialResourcesBestPracticescovertheprocesses:DevelopBudgetsManageCapitalPlanningManageCashflowManageFixedAssetsProcessAccountsPayableProcessAccountsReceivable,CreditandCollectionsManageGeneralLedgerProvideExternalandInternalFinancialInformation54*BestPracticeRationaleLinkbudgetdevelopmenttocorporatestrategy.Linkingbudgetdevelopmenttocorporatestrategyplaysakeyroleinbuildingsupportforstrategy.Thebudgetexpressesinconcretetermshowresourceswillbeallocatedandhowprogresswillbemeasured.Bydevelopingandthenoperatingwithinbudgetslinkedtocorporatestrategy,managersateverylevelunderstandhowtheirday-to-dayeffortsmovethecompanytowarditsgoals.Thisunderstandingleadstobettercoordinationoftactics,betterfeedbackaboutbothobstaclesandopportunities,and,ultimately,betterperformance.

Designproceduresthatallocateresourcesstrategically.Sinceanycompany'sresourcesarefinite,itisimportantthatcompaniesdevelopprocedurestoallocateresources--cash,facilities,equipment,personnel--tosupportkeystrategies.Sincethebudgetexpressesallresourcesinfinancialterms,resourceallocationisexpressedinfinancialtermsaswell.

Bestpracticescompaniesestablishconsistentguidelinesforresourceallocationandequitablewaystoresolvecompetingneeds.Bydoingthis,bestpracticescompaniessavetimeinmakingresourceallocations.Theyalsofundtheprojectsandoperationsthatsupportstrategymosteffectively.Anotherbenefitisthatbydesigningefficientandequitableprocedures,companiescommunicatestrategyclearlyandstrengthencompany-widecommitment.Tieincentivestoperformancemeasuresotherthanmeetingbudgettargets.

Bychangingtheevaluationprocessandreinforcingthechangewithincentivesthatrecognizetheimportanceofmeasuresotherthanmeetingbudgettargets,companiesshifttoamorebalancedviewofmanagementperformance.Underthistypeofsystem,managerswhomeetthebudgetbutfailtomeetmarketshare,customersatisfaction,orothermeasuresreceivelessrewardthaniftheyhadmetallthemeasures.Thisshiftusuallyenhancesoverallperformance.Italsobringsmorehonestytothebudgetingprocess.DevelopBudgets55*Reducebudgetcomplexityandcycletime.Companiesthatstreamlinethemechanicsofbudgetingdevelopbudgetsinashortertime,atlowercost,withlessdisruptiontotheircore,value-addingactivities,withnosacrificeinbudgetquality.Streamliningeffortsmakeitpossibletoshortenthebudgetdevelopmentcycle.Ashorterbudgetcyclesavescosts,notonlyinthefinancedepartmentbutineverybusinessunitthatdevelopsabudget.Anotherbenefitofstreamliningbudgetingisthatfinancedepartmentemployeesarefreedfromtheneedtoreconcileinconsistentproceduresorincompatiblesoftware.Thisallowsthemtotakeonotherrolesinthelargerorganization,includingfinancialanalysis,training,andsupportfordecisionmaking.Developbudgetsthataccommodatechange.Bydevelopingbudgetsthataccommodatechange,companiesbenefitinseveralimportantways.Theirbusinessunitsordivisionscanrespondtochangingbusinessconditionsmorequicklyandwithgreaterprecision,limitinganynegativeimpactonthecompany'soverallperformance.Topmanagementcanstrengthencredibilitywithstakeholders.Bykeepingstakeholdersinformedofchangesintacticsorstrategies,topmanagementassuresthemthatthecompany'slong-rangegoalsarestillachievable.Inthebudgetdevelopmentprocess,knowingthatthebudgetcanaccommodatechangefreesmanagersfromtheneedtopadtheirbudgetstocoverunforeseeabledevelopments.BestPracticeRationaleDevelopBudgets56*BestPracticeAssignaccountabilityforcapitalbudgetperformanceTieperformanceincentivestothecapitalinvestmentstrategyIncorporatescenarioplanning,portfolioanalysisandotherevaluationtoolsintocapitalinvestmentplanningprocessRationaleOftenwefindthatbudgetsareset,butlittlemonitoringofbudgetperformance(variances)isperformed.Moreover,ifbudgetsvarywidely(negatively),lackofaccountabilitycancontributetoenterprise-wideunder-performance.Mostofthedecisionsaffectingcapitalinvestmentsaremadebylinemanagersandemployees.Eachday,companyexecutivesrelyontheiremployeestoimplementtheguidingstrategies--andthedecisionsemployeesmakeaffecthowandwherecapitalisinvested.Performancemeasurementsystemsandincentiveplansensurethatemployeesexecutetheinvestmentstrategieseffectivelybytyingemployeeintereststothecapitalinvestmentstrategy,aligningemployeeandcompanyinterestsinwaysthatpromotevalue-buildinginvestmentdecisions.Companiesneedtotesttheimpactofspending(andofnotspending)inordertodeterminethetruevalueofthecapitalinvestmentsbeingmade.Establishaformalandconsistentmethodforranking,comparingandselectinginvestmentprojectsTrackassetconditionandageprofileandlinktocapitalplanningprofileCompetentCapitalProjectEvaluationTeamInvestmentdecisionsareoftendrivenbythosemanagerswhoholdmoreinfluenceovertheirpeers,anddrivenlessbytheircontributiontocompanystrategicgoals.Providingaformalprocessforscoringandcomparingprojectsallowsthecompanytomakebetter,moreequitablecapitalallocationdecisions.Assetcondition,ageprofileandotherassetcharacteristicsshouldfeedintotheplanningprocesswhenmakingcapitalallocationdecisions.Capitalevaluationpersonnelshouldbeskilledinvariousareassuchaseconomicmodelling(discountedcashflows/NPV),scenarioanalysisetc.ManageCapitalPlanning57*BestPracticeRationaleSelectcorecashmanagementbankingpartners.Servicehasreplacedpriceasthedeterminingfactorforselectingacashmanagementbank.Sincemanyoftoday'scashmanagementbankshavereachedcomparablelevelsoftechnologicalcompetence,reliable,high-qualityserviceistheyardstickcompaniesnowusetoselectbankingpartners.And"partners"isthekeyword.Todaycompaniesconsolidatetheiraccountsandusefewerbanks.Theypartnerwiththeseselectfewbankstoexploreinnovativewaystostreamlineandautomateprocesses,toimproveinformationflow,andtolowercosts.

Developaccuratecashforecastingmodels.Becausecashflowsareneithercertainnorsynchronized,companiesturntoforecaststoreduceuncertaintiesandtohelptimedisbursementswithincomingreceipts.Somebusinessesuseforecaststolookforcashsurplusessothattheycandecidehowmuchandforhowlongtoinvestexcesscash.Otherbusinessesusethemtoforeseecashshortfallssotheycanplanhowmuchandwhentoborrow.Specifically,cashforecastshelpdetermine:frequencyoffundstransfers;amountoffundsneededcompany'sabilitytoprepaydebt;foreignexchangeandhedgingstrategyandshort-terminvestmentstrategy.

Reviewcashmanagementsystemregularly.Thecashmanagementortreasuryreviewevaluateshowwellthecashmanagementsystemisperforming.Thesereviewsmaybeconductedinresponsetointernalorexternalforcesaffectingthecompany,toidentifyexistingprocessesthatcanbeimproved,orasarecurringtrackingmeasure.Reviewsprovidesomeassuranceofthereliabilityoffinancialdatawithoutconductinganexaminationinaccordancewithgenerallyacceptedaccountingprinciplesoraudit.

ManageCashflow58*BestPracticeRationaleImplementacomprehensiveandflexiblefixedassetsoftwareprogram.Softwaredesignedspecificallyforassetmanagementanddepreciationcomputationshasbecomeessentialbecauseoftheever-changingregulatoryandmanagementreportingrequirementsoffixedassetaccounting,thecomplexityofcurrenttaxlawsandthesheervolumeofassetacquisitionsanddisposals

Today'sprogramsfeaturepowerfulautomaticcalculationsandgreatlyreducereportingerrors.Carefullychosenandmonitored,theseprogramsallowmanagerstomakemoreinformeddecisions,trimoperationalcosts,andhelpusersavoidthe"end-of-year"rushbyupdatingfixedassetschedulesquickly.

Trackinventoryandmaintenanceoffixedassets.Akeyprincipleofassetmanagementisthatanassetcannotbemanagedanditsassociatedcostscannotbecontrolledifthereisnoindicationthattheassetexists.Withthecontinuingemphasisonmanagingcostsandmaximizingequipmentusage,accountingmanagersandcontrollersmustknowthestatusofallfixedassets.Carefultrackingthroughbarcodetechnologyandreconciliationtoacomputer-baseddatarepositoryprovidecontinuousreal-timeinformationregardinglocation,description,andhistoryofallassets.Establishstandardsandpoliciesforcapitalization,depreciation,andmaintenanceoffixedassets.Whenfixedassetcostsexceedbudgetitusuallymeansthateffectivecontrolshavenotbeenimplemented.Settingcompanywidestandardsthatareuniformdefinestheresultsexpectedinacost-focusedenvironmentandprovidesapointofreferenceforallpersonnelthatusefixedassets.Keyfactorsincontrollingfixedassetcostsincludeestablishingstandardsforcapitalization,depreciation,andmaintenance.

ManageFixedAssets59*BestPracticeRationaleStrengthencashflowbyexplicitlymanagingpaymentdatesandterms.Actionsinaccountspayablehavealargeimpactonthecashflowofabusiness.First,howfastacompanymeetsitsaccountspayablesobligationsaffectshowmuchcashitisabletokeeponhand,andsecond,howmuchmoneyacompanyspends(ordoesnotspend)onlatepaymentfeesandinterestsignificantlyinfluencesexpenses.

Managecommunicationwithsupplierstoestablishmutuallyagreeablepractices.Acompany'saccountspayableactionsdirectlyimpactthetrustsuppliershaveintheorganization:honoringitsagreed-uponpaymentterms--bypayingitsbillsontime,aspromised--doesmoretobuildtrustwithsuppliersortearitdownthananyotheractionthecompanycantake.Bycommunicatingabouteachothers'practices,acompanyanditssuppliersworktogethertoimproveprocesses,andasaresult,suppliersbecomefullyinvestedinthesuccessofacompany'saccountspayableprocess.Suppliersthenoffermorecooperationtoacompanyintermsoftradecredit,technicalassistance,andawillingnesstohelpinemergencies.

Analyzemoney,quality,andtimecostsincurrentaccountspayableprocesses.Bydocumentingandmeasuringthecurrentaccountspayableprocess,acompanydefinesitscapacities,identifiesthebottlenecks,anddiscoversthesourcesoferrors.Equippedwiththisknowledge,acompanymaythen,inastraightforwardmanner,chartitscourseforprocessimprovements.

ProcessAccountsPayableImplementrigorous,pervasivepoliciestoprotectagainstdisbursementfraudandoverpayments.Accountspayabledisbursementfraudandoverpaymentsareunfortunatelyverycommonandexpensive.

Someofthecommonwaysthatpeoplecommitfraudincorporationsaretofalsifychecksorelectronicfundtransfersbetweenaccountsandtocreateunauthorizedpaymentsthatappearlegitimate.Companieshavemanyactionsavailabletothemtoprotectthemselvesa