秘書工作手冊(cè)日程安排

秘書作手：日安排控制日，意味著你總經(jīng)理起有序工作.“日程安排”指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工計(jì),是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映是間理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘的職責(zé)是當(dāng)好管"按日安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施文將從總體日程安排差日程安排議安排、媒體采訪型活動(dòng)和突發(fā)來(lái)訪六部加以詳細(xì)說(shuō)明提供文字模版希望能給大家的工作提供參考日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量工作效率工作成果的一種體現(xiàn),而劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單但卻十分重要它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)安排好總經(jīng)理的日程,味著秘書將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍在沒(méi)有達(dá)成默契的情況下最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對(duì)可能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開展做鋪墊。此,于思考，多做總結(jié)對(duì)于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘時(shí)常翻看,己之短揚(yáng)己所長(zhǎng)這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。一

總?cè)瞻差I(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃的相對(duì)固定的工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。一總體原則：?解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況,—優(yōu)化工作方法心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍;了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)；?計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；?確事情的優(yōu)先級(jí)在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序分清輕重緩急酌情安排處理?期與總經(jīng)理溝通,將雙方的要求、需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展；?意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排；（二經(jīng)驗(yàn)與巧?一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)；?兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù);

?據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；?于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心時(shí)提醒已定下來(lái)的安排,防止沖突;每日安排相對(duì)固定時(shí)間與總經(jīng)理核對(duì)日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；?要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定在總經(jīng)理的同意下針其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理;?制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷防止拖延，以免影響下面的日程?握近期要回避的人物月周計(jì)劃安排模版?使用NOTES日歷功能,填入相關(guān)安排,打印即可；?可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二出日安做為秘書安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工,同時(shí)也是需要加細(xì)致的一項(xiàng)工作。通過(guò)秘書的計(jì)，把總經(jīng)理出差在外工作安排得緊張而有序愉快而圓滿這是秘書工作的目標(biāo)，是工作價(jià)值的一個(gè)體。(一）國(guó)內(nèi)差?出差前?定出差目和日期；?認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人?出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。）?定行程預(yù)定機(jī)（注意選擇好航空公司型及班次酒店選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）；?善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見范例）。?據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，備出差用物品（見物品攜帶表）。?寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件(財(cái)務(wù)部等）。（見范例）?出差中?第一時(shí)間掌握經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。?據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；?合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息.?據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排；?出差后

?時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展;

?差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘,根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；?總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。?種差旅費(fèi)用報(bào)銷?進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜（二）國(guó)外出差出差國(guó)外與國(guó)內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：?據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION（中/文）,對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。?票購(gòu)買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)選擇好的航空公司和服務(wù)，長(zhǎng)途飛行選擇好的機(jī)型；?意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函，并提醒總經(jīng)理攜帶;?據(jù)客人的級(jí)別和國(guó)家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；?備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國(guó)家風(fēng)情資料?認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)；?國(guó)后向邀請(qǐng)方致謝。（三）同出差陪同總經(jīng)理出差無(wú)疑對(duì)秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過(guò)程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)：?機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)購(gòu)買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人；?達(dá)后,理賓館入住手續(xù)解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話,并將書房號(hào)電話及時(shí)告知總經(jīng)理；?日及時(shí)核對(duì)本日及第二天的日程安排；?前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；?據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；?時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排?帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪提綱）；?意建立各種客戶關(guān)系(包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者?裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；?差返回后將總經(jīng)理與客戶溝的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟,并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整附件一:出物品攜表名片證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防

若干

日程表筆記本電腦和ppt(保存在桌證等）往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書手中）

面）、備份軟盤書面講話稿及素材

22活動(dòng)或會(huì)議等背景材料準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款

出訪地聯(lián)系人通訊錄備用筆等文具＊準(zhǔn)備一支彩

：：色筆禮品

＊包裝

應(yīng)急藥及常用藥品附件二授權(quán)書模版文件編號(hào)

LCS—DTB·60023-99

發(fā)文日期DATE

2000

文件類別

通知擬文人:--—

審核：

//

批準(zhǔn)

收文人全體人員

收文部門

TO（):

臺(tái)式電腦事業(yè)部筆記本事業(yè)部軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送

CC:

總裁室、企劃部秘書處、財(cái)務(wù)-——

附件

ATTACHMENT：

//傳閱閱后存檔保密保密期限

其他OTHERS

//

頁(yè)數(shù)PAGES

1授權(quán)通知電腦公司副總裁———在2000年月日—日期間因公外出此期間將臺(tái)式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理-—-臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理--，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁-處理。特此通知————2000.6。14附件三國(guó)內(nèi)出差日范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（425-27）時(shí)間

日程地點(diǎn)

備注41725

北京-深圳機(jī)場(chǎng)接機(jī)人：—1360――月25日

入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行2130

夜宵

自行安排

4

11:30

嘉利會(huì)面及午新世紀(jì)酒店上海餐嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、月26日

餐

廳寧波廳

鄧秉覺(jué)聯(lián)想：———、-——議題:嘉利最新情況通報(bào)13

對(duì)方聯(lián)系人:鄧秉覺(jué)1397514出發(fā)前往EMC、—--—陪同前往14EMC會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū)聯(lián)想?yún)⒓尤?—--—-、——--、21—23棟北座——-、--—EMC參加人:總經(jīng)理余昭信副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊技術(shù)處協(xié)理郭宗欽研發(fā)部經(jīng)理張濱會(huì)面安排：1400~15:00雙方公司介紹交流1500~16:00參觀工廠1600產(chǎn)品研討（顯示/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來(lái)業(yè)務(wù)合作磋商172018004

返回新世紀(jì),梁青陪同晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國(guó)國(guó)家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想:-———、-—-東莞金和涂料深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南金和參加人：總經(jīng)理董合枝月27日

有限公司會(huì)面區(qū)（地圖附后)

生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：采購(gòu)部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺(jué)聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?-、—--、-—-議程安排：14:00—14：05雙方介紹14:05—14：25金和介（工廠歷史油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢(shì)等）14：25-14：55雙方討論14：55-15:25參觀金和新廠15:35

瑞和塑膠五金電子廠

深圳長(zhǎng)安鎮(zhèn)沙頭南15:35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹區(qū)15：40—16：10觀瑞和工廠16：10—16:25機(jī)動(dòng)16：25前往機(jī)場(chǎng),車程約30分鐘17CA1303———安排接機(jī)深圳北京

innSeouinnSeou隨行及要聯(lián)系電話---———-附件四:國(guó)出差日安排表—-—執(zhí)行副總經(jīng)理訪問(wèn)漢城行程表（99年月14日至17日）訪問(wèn)時(shí)間

主要活動(dòng)

地點(diǎn)

備注17:50——

北京——城KIMPOAir

LG商事Mr.J.S.PARK等7月1

port

在機(jī)場(chǎng)左出口舉牌接）4日

21：—

到達(dá)酒店理入住下榻處:Holidayin佳樂(lè)）（因通訊便,商事提一部手機(jī)在Tel:82-02—漢城期間用，號(hào)碼為：0192335098—02-71594418：00——：9：00——：30

與LCD部。。及商事K.M。Ahn/、J。共進(jìn)早餐及會(huì)談前往位于龜?shù)膹S

innSeoulorLGTwinTowers

路程：小時(shí)7

12：30——13:20

與LCD負(fù)責(zé)人午餐

中餐月

13:20——14:40

參觀及會(huì)（陪同及參加者：LGLCD

龜尾15日

廠總經(jīng)理Mr。。or、LG商事MGRS.Park

主持人:MrK。。14：40——16:40

前往LG電子位于平澤的CDROM廠路程:3小時(shí)16：40——18:00訪問(wèn)時(shí)間

參觀及會(huì)（陪同及參加者：LG子Mr。M。H.Park/Sr.DirectorMr。J.H.Cheng/G。MGRLG商事:K.M。Sr。MGR、J。S.Park)主要活動(dòng)

地點(diǎn)

主持人:MrM.H。備注7月15日

18:00——：3019：——21：：00——9：20

與電子人員進(jìn)晚餐回酒店自酒店前三星電子LCD廠所在地

平澤七星（ng）

聯(lián)絡(luò)人:Mr。J.Y。：30——：10：30——：5010：50--112011：20——：50

高層領(lǐng)導(dǎo)面（LCDMarketingW。H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等-—-作聯(lián)想電腦公及產(chǎn)品的紹針對(duì)相關(guān)題進(jìn)行會(huì)談參觀

Tel：82—7月

11：50——：0013：00——：00

與會(huì)者共午餐乘車前往LG總部

1614:30——：00

會(huì)談（參者：LG商事D.H.Kang/V

LG總部

聯(lián)絡(luò)人：LG商事Mr。日

PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Dire17：——

ctor等)Seoul回酒店休19：00--21：00

主持人:Mr.D。H.Kang與LG商事人員共晚餐(DH.Kang/V。President、K。MAhn/Sr.MGR）訪問(wèn)時(shí)間10：——18：

主要活動(dòng)參觀韓國(guó)子市場(chǎng)/漢城市區(qū)及近郊觀

地點(diǎn)漢城市區(qū)

備注陪同人：游、7月17

光游覽

近郊

LG商事Mr.J。（日為韓國(guó)國(guó)慶日）日

18：——19：酒店結(jié)帳乘車前往金浦機(jī)場(chǎng)

自酒店到場(chǎng)約鐘路程21：——三會(huì)安

漢城——京召開和參加會(huì)是總經(jīng)理的主要工作式之一組織會(huì)議和處理會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書經(jīng)常工作重要性不言而喻務(wù)作是秘書組織工作力的綜合體現(xiàn),將多種繁雜事務(wù)匯集一身保會(huì)議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作這就需要秘書是八面瓏的天同時(shí)善平時(shí)培養(yǎng)出的細(xì)心與責(zé)心，沉著應(yīng)以不變應(yīng)萬(wàn)變!以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別介（一）內(nèi)部會(huì)議安排總經(jīng)理持的會(huì)議開始確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程審批

N

安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）修改Y下發(fā)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）

接收反饋

注意事項(xiàng)：?前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；?合考慮各種因素（如全天日程安排）,安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；?發(fā)會(huì)議通知后確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知對(duì)特別重要的參會(huì)人可通過(guò)電話確認(rèn)；?中協(xié)助放映PPT,并時(shí)刻關(guān)注會(huì)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；?會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM；

總經(jīng)理加的會(huì)議開始接收通知判斷與總經(jīng)理

N業(yè)務(wù)是否有關(guān)

回復(fù)或改請(qǐng)Y與對(duì)方確認(rèn)后確認(rèn)時(shí)間

時(shí)間沖突請(qǐng)示總經(jīng)理是否參加Y回復(fù)邀請(qǐng)部門并準(zhǔn)備材料會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備

N會(huì)前提醒總經(jīng)理參會(huì)會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋結(jié)束

注意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排

二外部會(huì)面安排總經(jīng)理主持的外會(huì)面接受會(huì)面請(qǐng)求

NO

婉拒或該請(qǐng)他人

注意：講明原因，以免對(duì)方誤解注意：在收到會(huì)面請(qǐng)求時(shí)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決，同時(shí)提供背景材料以供做判斷Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程,并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meetingagenda，ppt（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作會(huì)中服務(wù)會(huì)中達(dá)成共識(shí)的跟蹤反饋結(jié)束

修改注意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯如需要,提前確認(rèn);根據(jù)來(lái)訪公司的習(xí)慣及來(lái)訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；

在與來(lái)訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián),填寫參觀申請(qǐng),安排參觀陪同人;會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會(huì)前擬制meetingagenda(見模版）在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來(lái)訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來(lái)訪者需求制作中英文;—-初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹--再次會(huì)面應(yīng)注意有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧(可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）.幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶提前30分鐘進(jìn)行,調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人注意對(duì)待客人謙和有禮的態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會(huì)，在同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備;總經(jīng)理參加的外會(huì)面總經(jīng)理參加其部門組織、主持的會(huì)，秘書的工作可能就不前面介紹的那繁多。但應(yīng)從較業(yè)的角度協(xié)助安排。關(guān)注以下幾點(diǎn)：開始接到參會(huì)邀請(qǐng)

征詢M是否參會(huì)Y回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并寫入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織情況，并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給GM提供背景材料提醒GM參總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束

婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng)N

注意事項(xiàng)：會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；對(duì)會(huì)中決議總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的,及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)面會(huì)議備忘模版GuestGuest's：Guest’sandPositionMrHectordeJ.COOMr。V.PofAsia＆MarketingMr。KelvinSalesofMrThomsonMarketingofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantManager

Legend’sParticipantandPositionMr。―――PresidentofLegendsystemofDesktopDivisionMr.―――PresidentofLegendsystemManagerofssDivisionMr.―――GeneralofDivisionofDTBMiss.―――ofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――

AppointedTime：00pm-16pmJune2,：PhoenixhallErbiaobuildingofLegendSystems??：：10AMDIntroduction(。Perry?AMDupdate(Mr.?15:3015Legend。―）?AMDLegend四媒采總經(jīng)理時(shí)序接受采訪

總經(jīng)理秘書開始接到采訪申請(qǐng)

品牌市場(chǎng)部品推安排Y整理品推提供

N

轉(zhuǎn)交品推處理的采訪提綱

Y征求總經(jīng)理意見

接受采訪？采訪前

根據(jù)日程進(jìn)行安排

結(jié)束一星期

結(jié)束N

修改Y了解記者需求為者提供相關(guān)資料采訪前一天

提醒總經(jīng)理著裝

采訪前分鐘

采訪在公司？YN預(yù)定會(huì)議室檢查采訪場(chǎng)地接待記者

NY準(zhǔn)備電話設(shè)備檢查設(shè)備總經(jīng)理接受采訪

提醒總經(jīng)理出發(fā)采訪結(jié)束

與記者聯(lián)系落實(shí)播出或見報(bào)時(shí)間通知總經(jīng)理收看媒采流說(shuō):、受訪

聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處;對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪規(guī)定對(duì)方理解應(yīng)下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；

從品推得到采訪提綱;將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審,求總經(jīng)理意見；

對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安適合安排在一起的采盡量安排在一;對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。、訪備(采訪前周

落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問(wèn)題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對(duì)于常見問(wèn)題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者提供；對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；、訪備采前天

幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問(wèn)題答案；對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā);如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車；如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；、訪天

采訪前20分必須與品推同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí);如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè);到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)的電話或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠?如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出;如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場(chǎng)地；如果采訪在公司內(nèi)記到后應(yīng)秘書先行接待解場(chǎng)地是否合適對(duì)是否需要其它背景資料;安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；、訪束

與記者溝通,時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí);通知總經(jīng)理收看或集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。注事：對(duì)記者的界面要非常友好。五大活（一）陪同總理參加的大活動(dòng)：部總經(jīng)理秘書門時(shí)序

總經(jīng)理

接受活動(dòng)邀

開始了解活動(dòng)議程請(qǐng)

征求總經(jīng)理意見Y

N活動(dòng)前一天活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)后

安排日程預(yù)定車輛陪同總理參加的大活動(dòng)流說(shuō)明:1、受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判斷重要程度征詢總經(jīng)理意見；對(duì)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程；2、動(dòng)前一天的備工作做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)；3、動(dòng)當(dāng)天

著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好活動(dòng)議程、名片等資料；活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{；4、動(dòng)后

整理業(yè)務(wù)資料和名片（二）與支持的大活動(dòng)：

部門時(shí)序接受活動(dòng)邀請(qǐng)

總經(jīng)理秘書開始了解活動(dòng)議程

總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見Y

N活動(dòng)前三星期

安排日程N(yùn)

總經(jīng)理審閱活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)后

參加分工演練帶好活動(dòng)議程、名片等資料整理業(yè)務(wù)資料和名片根據(jù)錄音整理講話稿根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束

參與支的大型活動(dòng)程說(shuō)明1、受活動(dòng)邀請(qǐng)得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程;2、動(dòng)前三星期

參加分工會(huì),確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；如果講話稿、是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間;幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織;參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的一定要反復(fù)演練；3、動(dòng)當(dāng)天

參加外部活動(dòng)時(shí)秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；在突發(fā)緊