材料設(shè)備采購管理制度規(guī)范

#/51/5材料設(shè)備采購管理制度1、材料及采購的定義：1．1材料的定義：本辦法中的材料是指工程建設(shè)所需的材料設(shè)備（含定額中的未計(jì)價(jià)材料）。1．2采購的定義：按采購主體不同分為自行采購和委托采購（認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)）。2、采購的前期準(zhǔn)備供應(yīng)商名錄的建立成本控制部對(duì)收集到的供應(yīng)商資料進(jìn)行必要的整理和篩選，以直接生產(chǎn)廠商或生產(chǎn)廠商的辦事處、省級(jí)總代理作為主要供應(yīng)商，一般不與中間商進(jìn)行業(yè)務(wù)往來,以利在采購過程中降低成本，并按《招投標(biāo)管理制度》中規(guī)定建立《供應(yīng)商庫》。供應(yīng)商的資格審查：參照《招投標(biāo)管理制度》第5.2、5.3條執(zhí)行。3、供應(yīng)商確定的方式供應(yīng)商的確定參照公司《招投標(biāo)管理制度》執(zhí)行。在招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書中，應(yīng)統(tǒng)一注明投標(biāo)價(jià)格為貨到工地（CIF）價(jià)。4、甲方供應(yīng)材料設(shè)備采購合同的執(zhí)行根據(jù)公司《招投標(biāo)管理制度》確定供應(yīng)商后，成本控制部負(fù)責(zé)甲方供應(yīng)材料設(shè)備采購合同的執(zhí)行。具體執(zhí)行程序如下：供應(yīng)計(jì)劃的管理措施：、工程部根據(jù)工程進(jìn)度提出《材料設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃》，或轉(zhuǎn)發(fā)施工單位上報(bào)并經(jīng)工程部審查的《材料設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃》，先交成本控制部對(duì)計(jì)劃量進(jìn)行初步審查后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)與總經(jīng)理審批。成本控制部將公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后的《材料設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃》作為采購控制計(jì)劃，并將該計(jì)劃轉(zhuǎn)發(fā)工程部備案。成本控制部的供應(yīng)嚴(yán)格按照該控制計(jì)劃執(zhí)行。具體分部供應(yīng)計(jì)劃，由工程部根據(jù)需要，提前5-10個(gè)工作日，將分批次供應(yīng)計(jì)劃交成本控制部執(zhí)行。如果在實(shí)際供應(yīng)過程中發(fā)生量的增加，由工程部辦理補(bǔ)充計(jì)劃，按以上第4.1.1及第4.1.2條規(guī)定報(bào)審后，成本控制部按補(bǔ)充計(jì)劃執(zhí)行。、若因控制計(jì)劃有誤，造成甲方供應(yīng)材料設(shè)備未完全使用完，成本控制部有義務(wù)在未污染損壞包裝及材料設(shè)備本身的情況下，協(xié)助施工單位將多余的甲方供應(yīng)材料按照合同約定的內(nèi)容退貨，并督促供應(yīng)商應(yīng)退貨款及時(shí)退還公司。如因污染損壞包裝及材料設(shè)備本身無法退貨造成損失的，由施工單位承擔(dān)。、材料設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收管理措施：工程部應(yīng)要求施工單位向接收材料的責(zé)任人員出具委托書，并將委托書原件交成本控制部。甲方供應(yīng)的所有材料均應(yīng)由施工單位委托人員簽收。供應(yīng)商的送貨單必須由委托人員簽字方可作為結(jié)算依據(jù)的附件。供應(yīng)商應(yīng)填寫甲方專用的《材料設(shè)備驗(yàn)收調(diào)撥單》，該單據(jù)應(yīng)由供應(yīng)商送貨經(jīng)辦人員、施工單位委托人員、甲方工程部專業(yè)工程師、成本控制部材料主管簽字后生效。如夜晚進(jìn)貨或其它特殊情況，該單據(jù)可在次日請(qǐng)相關(guān)人員補(bǔ)簽?！恫牧显O(shè)備驗(yàn)收調(diào)撥單》一式肆份，分別由施工單位留存一聯(lián)，成本控制部留存一聯(lián)、供應(yīng)商結(jié)賬用一聯(lián)、工程部留存一聯(lián)。合同執(zhí)行及結(jié)算：供應(yīng)商根據(jù)合同約定提交工程款支付申請(qǐng)，需附稅務(wù)發(fā)票、簽字完整的《材料設(shè)備驗(yàn)收調(diào)撥單》或由施工單位簽字的送貨單作為附件。成本控制部按照合同約定以及公司《工程款支付審批表》的流程給供應(yīng)商辦理進(jìn)度款撥付手續(xù)。成本控制部建立《材料設(shè)備供應(yīng)臺(tái)帳》，對(duì)合作單位、合同內(nèi)容、執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行管理。合同的結(jié)算：在材料設(shè)備采購合同執(zhí)行完畢后，由供應(yīng)單位按合同要求報(bào)送結(jié)算清單，成本控制部依據(jù)每次的《材料設(shè)備驗(yàn)收調(diào)撥單》對(duì)所供應(yīng)的材料設(shè)備進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，并與供應(yīng)商辦理《材料設(shè)備結(jié)算清單》，該清單需供應(yīng)商簽字確認(rèn)。并起草結(jié)算報(bào)告，上報(bào)公司工程總監(jiān)與總經(jīng)理審批同意后，與供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算款支付時(shí)應(yīng)根據(jù)合同約定扣除應(yīng)留置的質(zhì)量保證金。5、委托采購的材料設(shè)備的管理成本控制部負(fù)責(zé)委托采購的材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)的管理，工程部協(xié)助要求被委托方配合執(zhí)行本管理辦法的相關(guān)規(guī)定。工程部負(fù)責(zé)委托采購的材料設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)驗(yàn)收和堆放等現(xiàn)場(chǎng)管理，成本控制部協(xié)助對(duì)現(xiàn)場(chǎng)材料使用情況進(jìn)行抽查。委托采購的材料設(shè)備，施工單位必須提前一個(gè)月提出工程材料設(shè)備價(jià)格報(bào)審的詳細(xì)資料，上報(bào)甲方工程部，該單據(jù)必須編號(hào)。該單據(jù)應(yīng)對(duì)材料品牌、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、使用部位、價(jià)格、供應(yīng)商基本情況等內(nèi)容進(jìn)行必要說明。工程部應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目要求對(duì)工程材料價(jià)格報(bào)審的資料進(jìn)行審核，并就所列產(chǎn)品的質(zhì)量、品質(zhì)、定位是否符合項(xiàng)目要求，簽署審核意見。工程部3日內(nèi)將簽署意見的工程材料價(jià)格報(bào)審資料交成本控制部，成本控制部對(duì)報(bào)審單中的數(shù)量、規(guī)格、使用部位等進(jìn)行必要的核對(duì)，同時(shí)結(jié)合項(xiàng)目定位情況進(jìn)行必要的市場(chǎng)調(diào)查，確認(rèn)同質(zhì)量檔次的材料設(shè)備的最新市場(chǎng)價(jià)格。成本控制部根據(jù)了解到的材料設(shè)備最新市場(chǎng)價(jià)格，結(jié)合工程材料價(jià)格報(bào)審的資料14日內(nèi)辦理《材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)審批表》、《材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)通知》上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理審批確定后，成本控制部辦理一式肆份，經(jīng)加蓋成本控制部專用章后送工程部，并由工程部轉(zhuǎn)發(fā)施工單位。工程部應(yīng)留原件1份并轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)理公司復(fù)印件1份。施工單位必須按照《材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)通知》所定的材料設(shè)備進(jìn)貨。材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)時(shí)由甲方工程部、監(jiān)理公司依據(jù)《材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)通知》進(jìn)行驗(yàn)收并辦理《材料設(shè)備會(huì)簽單》?！恫牧显O(shè)備會(huì)簽單》應(yīng)作為施工單位上報(bào)工程進(jìn)度款的附件。對(duì)《材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)通知》中材料設(shè)備價(jià)格有爭(zhēng)議時(shí)的處理：當(dāng)施工單位對(duì)通知中材料設(shè)備價(jià)格有爭(zhēng)議時(shí)，成本控制部會(huì)同工程部與相關(guān)的供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商。當(dāng)成本控制部要求供應(yīng)商出具價(jià)格證明后，施工單位不得以任何理由拒絕執(zhí)行該通知，否則甲方有權(quán)將該批材料設(shè)備改為甲方供應(yīng)，并按該批材料設(shè)備總價(jià)值的5%對(duì)施工單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。為減少委托采購過程中對(duì)價(jià)格的爭(zhēng)議，應(yīng)在施工總包合同中對(duì)委托采購進(jìn)行必要的約定，甲方應(yīng)有權(quán)以市場(chǎng)中現(xiàn)款現(xiàn)貨方式采購材料設(shè)備的價(jià)格對(duì)委托施工單位購買的材料設(shè)備價(jià)格進(jìn)行認(rèn)定并約定購買時(shí)限，超出時(shí)限造成采購價(jià)格上漲的責(zé)任應(yīng)由施工單位自行負(fù)責(zé)。6、現(xiàn)場(chǎng)材料堆放及標(biāo)識(shí)、檢驗(yàn)管理措施工程部專業(yè)工程師應(yīng)對(duì)施工單位采購材料的檢驗(yàn)、標(biāo)識(shí)、驗(yàn)收情況、《材料設(shè)備會(huì)簽單》的辦理等進(jìn)行不定期的抽查，確保施工單位按照《材料設(shè)備認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)通知》的要求與約定的質(zhì)量與品牌進(jìn)行采購，保證施工質(zhì)量。成本控制部材料主管應(yīng)不定期會(huì)同工程部、監(jiān)理公司檢查施工單位的材料設(shè)備庫房，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)材料設(shè)備使用情況進(jìn)行必要的檢查，并形成《材料設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)抽檢記錄表》，如發(fā)現(xiàn)材料代用行為，將會(huì)同工程部與監(jiān)理公司對(duì)施工單位進(jìn)行處罰。7、分包工程中材料設(shè)備的管理為有效降低分包工程的成本，對(duì)分包工程中的材料設(shè)備，應(yīng)根據(jù)工程需要先行考察市場(chǎng)，確定材料設(shè)備的品牌、價(jià)格，并由成本控制部利用確定的未計(jì)價(jià)材料設(shè)備的價(jià)格編制分包工程的標(biāo)底，再根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)管理制度》進(jìn)行分包工程的招標(biāo)。8、工程建設(shè)中材料代用的管理在實(shí)際工程建設(shè)中，由甲方供應(yīng)的材料設(shè)備如出現(xiàn)個(gè)別型號(hào)的材料設(shè)備，一個(gè)供應(yīng)商不能滿足供應(yīng)時(shí)，由該供應(yīng)商向工程部提出材料代用申請(qǐng)，經(jīng)工程部審核并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由成本控制部根據(jù)公司與供應(yīng)商簽訂的合同執(zhí)行材料設(shè)備的代用，保證價(jià)格不會(huì)因代用而增加。確因價(jià)格懸殊過大，供應(yīng)商無法承受時(shí)要求增加價(jià)款時(shí)，成本控制部應(yīng)再進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查核實(shí)。如代用材料總價(jià)款差距低于1000元時(shí)，上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)總經(jīng)理備案。當(dāng)代用材料總價(jià)款差距超過1000元時(shí)，上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批同意后方可執(zhí)行。9、不合格產(chǎn)品的處理甲方供應(yīng)的材料設(shè)備以及委托施工單位購買的材料設(shè)備，在現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收時(shí)如發(fā)現(xiàn)有不合格產(chǎn)品，按以下方法處理：屬于甲方供應(yīng)的材料設(shè)備，參加驗(yàn)收的所有人員一致認(rèn)為該批材料設(shè)備不合格時(shí)，由成本控制部牽頭會(huì)同工程部按如下步驟共同處理：先行在現(xiàn)場(chǎng)劃定區(qū)域?qū)ｉT堆放并明確標(biāo)識(shí)為“檢驗(yàn)不合格產(chǎn)品”，由成本控制部立即通知供應(yīng)商人員到現(xiàn)場(chǎng)處理。達(dá)成一致的，換貨處理；如無法換貨，則先行退場(chǎng)，由成本控制部根據(jù)合同條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行處理，并立即上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理。如原供應(yīng)商無法按照工程工期提供合同約定的合格產(chǎn)品，成本控制部按合同違約責(zé)任的相關(guān)處罰條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行必要的處罰，同時(shí)由成本控制部提出更改供應(yīng)商的申請(qǐng)上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理，由公司領(lǐng)導(dǎo)在原備選供應(yīng)商名單中另行確定供應(yīng)商。如因工程進(jìn)度急迫，而供應(yīng)商供應(yīng)的材料設(shè)備經(jīng)工程部和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員認(rèn)為可以降級(jí)使用的，則由成本控制部與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后，對(duì)不合格產(chǎn)品進(jìn)行降級(jí)降價(jià)使用；按合同約定的罰則對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行必要的處罰；并在供應(yīng)商評(píng)價(jià)中予以登記備案。對(duì)于拒不合作或者合作態(tài)度惡劣的供應(yīng)商，通過法律手段解決并直接計(jì)入黑名單。如供應(yīng)商對(duì)驗(yàn)收結(jié)果有異議，則由成本控制部、工程部、監(jiān)理公司專業(yè)工程師和供應(yīng)商協(xié)商對(duì)到場(chǎng)材料進(jìn)行隨機(jī)抽樣，并依據(jù)合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)送權(quán)威單位進(jìn)行委托檢驗(yàn)，如檢驗(yàn)合格，按合格產(chǎn)品予以入庫，并由甲方承擔(dān)檢驗(yàn)費(fèi)用；如檢驗(yàn)不合格則按合同約定進(jìn)行處理。屬于委托施工單位采購的不合格材料設(shè)備的處理甲方工程部與監(jiān)理公司專業(yè)工程師認(rèn)定到場(chǎng)材料設(shè)備為不合格，施工單位無異議時(shí)，由工程部責(zé)成施工單位將不合格材料設(shè)備做退場(chǎng)處理，并更換合格材料設(shè)備。如臨時(shí)無法退場(chǎng)的，必須單獨(dú)劃定堆放區(qū)域，并明確標(biāo)識(shí)、約定退場(chǎng)時(shí)間。不合格材料設(shè)備退場(chǎng)時(shí)，施工單位必須通知甲方工程部、監(jiān)理公司人員到場(chǎng)共同監(jiān)督。甲方工程部與監(jiān)理公司專業(yè)工程師認(rèn)定到場(chǎng)材料設(shè)備為不合格，施工單位有異議時(shí)，由工程部、監(jiān)理公司與施工單位共同將材料設(shè)備進(jìn)行隨機(jī)取樣并送對(duì)應(yīng)權(quán)威單位檢驗(yàn)。凡定性為不合格材料設(shè)備的，施工單位必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)更換，如無法更換，則由甲方另行指定供應(yīng)商。施工單位重新采購，已到場(chǎng)的不合格材料設(shè)備由施工單位自行承擔(dān)損失。、施工單位私自購買不合格產(chǎn)品或未按甲方認(rèn)價(jià)通知購買的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，先按第9.3.1條規(guī)定進(jìn)行退場(chǎng)或現(xiàn)場(chǎng)隔離措施，同時(shí)由工程部按施工合同中的違約責(zé)任處罰條款對(duì)施工單位進(jìn)行處罰。屬于甲方供應(yīng)的材料設(shè)備發(fā)生不合格產(chǎn)品事件時(shí)，成本控制部應(yīng)在處理完畢后3日內(nèi)將處理結(jié)果書面通