工程建設項目的信息管理

淺談工程建設項目的信息管理摘要：站在工程建設項目業(yè)主的角度,淺談信息及信息管理的內容及管理要點和管理方法，并追崇的技術發(fā)展,探索了如何致用。

關鍵詞：建設項目;業(yè)主;信息管理;檔案信息時代的來臨為建筑業(yè)帶來了一場技術革命，在科技應用日漸普及的今天，工程網(wǎng)絡化將會是未來建筑業(yè)發(fā)展的趨勢。中國建筑業(yè)的管理基礎比較落后，在很大程度上輕視信息技術，知識底子薄、設備不夠先進也制約了信息技術在中國建筑工程管理領域的發(fā)展，整體水平與國際上有著相當?shù)牟罹?。隨著中國在世界經濟政治舞臺角色的逐漸升級，中國建筑業(yè)與國際接軌的需求日漸強烈，加強技術創(chuàng)新、積極運用信息技術提高項目管理水平成為建筑業(yè)競爭和項目成功運行的關鍵因素。對于信息工作,不同的時期技術條件不一樣，隨之而帶來的管理內容、管理方式和要求等也有所不同。以下就基本建設項目中業(yè)主方對項目信息的管理談幾點認識。

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在工程建設項目中業(yè)主應該管理哪些信息

立足于目前的技術水平，我認為業(yè)主方在工程建設項目中管理的信息應包括：檔案(資料)、電子信息和音像資料。

從文件的起草(或接收)到處理成資料，再到整編成檔案是檔案的生成流程。我們(作為信息管理者)往往面對的是一堆經過使用人初篩的文件，統(tǒng)稱為資料。這些資料經過檔案工作人員的分類整理和必要的編錄，分成了檔案、資料和無用文件。

隨著計算機技術的普及和應用，電子檔案已經成為檔案人員不得不面對的新問題，這就要求我們必須調整觀念、順應其發(fā)展。在工程上，目前面對的有兩大類電子檔案：圖紙(CAD圖紙或掃描的圖紙)；管理文件的電子版(現(xiàn)在的文稿多由WORD等生成，所以又是原始版。而進度計劃的Project文件似只有保留電子版更便于應用)。這里所談的是電子信息。

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項目檔案如何管理

一般把檔案的范圍界定為三個層次：公司檔案、項目檔案和工程檔案。三者向后包容，項目檔案比工程檔案多一部分項目論證立項及管理的內容，而公司檔案則又多一些有關流域規(guī)劃、企業(yè)活動等內容。

對于這些檔案該如何管？從常規(guī)檔案管理的角度出發(fā)，首先應確定檔案的分類。在自成系統(tǒng)的這個范圍內，對管理對象(檔案)要有一個系統(tǒng)的分類。行業(yè)有分類方案的應盡量采納，能不自己做的工作(盡量用存在的東西，以互通為宗旨)盡量不要自己去做，但不能適應本項目情況的則一定要改。其次，應收集哪些資料？這就牽涉到必須確定檔案的歸檔范圍。范圍過寬，浪費人力物力，增加企業(yè)成本；范圍太窄，則達不到目的，解決不了問題。

在界定的歸檔范圍內，如何確定其各部分檔案的保管期限，也是我們必須首先解決的問題。依據(jù)國家規(guī)定的永久、長期、短期三類保管期限，我們認為:大型工程項目這樣確定保管期限比較合適：永久(大于50年)、長期(10-50年)、短期(10年)。小于10年保管期限的文件不按檔案要求整理和保管，僅作資料保存和利用。

以上談了三個問題：分類、歸檔范圍和保管期限。這三個問題是項目檔案管理的最基本問題，制約著所有工作的開展，往往由兩個表來實現(xiàn)：項目檔案分類表和項目檔案歸檔范圍與保管期限表。當然，不是一定要在這兩張表備妥之后方可工作，我們指的是要對相關問題有一個確定的認識或成熟的考慮。

解決了上面三個基本問題，也就解決了“個性”的問題。在這個前提下，才能夠按照國家檔案局頒發(fā)的科技檔案整理的一般要求和相關規(guī)范開展工作。

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項目檔案收集與整編中常見的主要問題

國家檔案局對項目檔案的驗收強調六個字：齊全、完整、準確。齊全指的是該有的類目不能缺失;完整是指成套的檔案中不能少東西;準確是指檢驗存檔的文件是否簽認手續(xù)齊備,以保證其真實地反映客觀實際工程情況。有關幾個重點問題是：

(1)前期文件的收集。

前期文件大多產生在項目的準備階段，那時,組織機構往往不健全、人員不到位(項目能不能上還說不準)，對資料的保管也不夠重視，所以,容易缺失文件或者找不到原件。我們應當注意收集以下幾方面的文件：項目建議書及批復、可行性研究報告、項目評估、環(huán)境影響報告書(或調查報告)、設計任務書(計劃任務書)和初步設計報告、融資協(xié)議、征地紅線圖等;

(2)竣工圖的準確與齊全。

竣工圖成套性比較強，但有時也遺漏某些部位和子項的圖紙?？⒐D最需要關注的是準確。它的版本很重要，必須是最終的版本。如何實現(xiàn)這一目的呢？對檔案人員(或信息管理部門)來說就是嚴管簽認手續(xù)，竣工章規(guī)定的欄目必須由主管技術負責人簽字(不能蓋章，蓋章容易由其他人代替，達不到簽認的目的);

(3)電子檔案的問題。

在項目檔案中，保留或制作檔案的電子拷貝，獲益最大的要算是竣工圖了。圖紙的整理與保管一向比較麻煩，使用中損毀的情況也時有發(fā)生。最好的解決辦法就是使用電子文件。設計院現(xiàn)今幾乎都采用CAD軟件完成設計，可以在設計圖(DWG文件)上進行修改得到竣工圖的電子文件。但電子文件目前無法律認可的簽認標準，而無法實現(xiàn)簽字，所以只能作為副本使用。在這種模式下，就必須保存一套簽認完備的紙質檔案以作檔案的憑證性之用。

(4)往來文函太繁雜但仍需保留。

工程完工后會面臨很多的問題：國家規(guī)定的竣工審計、工程保險的索賠和工程總結以及面對其他工程項目到本工程的調研。

經常在遇到問題時，技術方面要查的就是監(jiān)理月報或相關報告。對于其他如投資問題或施工方法問題要查的則是文函。

文函涉及的內容太廣，因此一般在歸檔時不再細分類，可在電子目錄中進一步分類，根據(jù)討論的問題或業(yè)主關注的類別另設識別字段及關聯(lián)字段(參考文號)。

我們的經驗是：目錄進數(shù)據(jù)庫，實體按文號順序排，進行短期檔案或資料的保管(建設周期短的工程可作資料處理);

(5)設計簡單實用的文件編號規(guī)則。

①給各個參建單位定義代號。很多單位都有字母代號，直接用即可,如成勘院是CHIDI，二灘公司是EHDC，等等;

②按發(fā)文、收文、年代、流水號定義文件編號，規(guī)則是：發(fā)文單位/收文單位/年代/流水號，如CHIDI/EHDC/1998/001。流水號用三位較合適，且在前面補0,便于計算機管理。

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電子信息的管理

除電子檔案以外，還有兩類文件需要考慮：一類是擬制文件時形成的原始電子文件(包括招投標等活動中或各種委托合同成果中收到的電子拷貝文件);第二類則是建設網(wǎng)站等的系統(tǒng)性組織工作形成的系統(tǒng)性文件。這類文件的管理受技術條件和當前計算機軟硬件環(huán)境的條件影響極大。按規(guī)范要求，必須有一套相關的硬軟件平臺一同存檔,從而增大了管理的難度。如果過于苛求，將會得不償失。從實用的觀點出發(fā),在實際操作中，應注意如下幾點：

(1)文件的收集是否齊全?是否是最新的版本(最終版)?必要時要與紙質文件抽樣校對;

(2)單個文件歸并目錄的層次性與系統(tǒng)性(即合理設置目錄結構，使得根據(jù)文件存放的位置就一目了然文件的歸屬);

(3)必要的標引與注釋。在存放文件的介質(常是光盤)上應進行標識，以便一目了然;

(4)應從計算機或網(wǎng)絡管理的角度出發(fā)，對信息的安全防患于未然。采取的主要手段有：①防病毒、防黑客：通過安裝這類軟件，定期更新軟件版本，安排專門人員做該項工作;②勤備份、常整理：經常對數(shù)據(jù)進行備份，保留2-3個版期的備份介質；常整理就是刪除無用的副本和無用的文件，或移動歸類到恰當?shù)哪夸浿?③采用必要的文件壓縮技術：現(xiàn)在的文件壓縮技術智能性很強，例如WinRAR3.2，操作完全透明，文件的存取與壓縮與常規(guī)文件夾的使用完全一樣，既可以處理zip格式,也可以處理RAR格式;④順應時代與技術的發(fā)展，及時將不安全技術變?yōu)闅v史。(5)信息的集中統(tǒng)一管理。信息的共享有兩種方式：文件分發(fā)和網(wǎng)絡共享。把電子文件分發(fā)給每一個有關的人或計算機，無疑是比分發(fā)紙質文件大大地進了一步，實現(xiàn)了“無紙辦公”。但是，電子文件越來越多，個人的整理水平和時間也受限,所以，應用現(xiàn)代的網(wǎng)絡技術是信息共享的最佳方案。對于有條件的單位而言，可以建立一個內部網(wǎng)絡，安排專門的管理人員專門組織和發(fā)布信息。這樣做界面友好，查詢信息也很方便;如果沒有專門人員，也可以采用目錄與文件共享的方式，在一臺機器上專門組織發(fā)布信息，通過目錄定義進行信息分類，通過瀏覽文件實現(xiàn)信息(文字、圖象、聲音)的獲取

(6)網(wǎng)頁技術與B/S模式是項目信息管理的較好選擇。站在業(yè)主的立場進行項目的信息管理,面對施工、監(jiān)理和建管(業(yè)主本身)三個應用層，即便是有了暢通的硬件環(huán)境，但應用信息者的水平也差異很大，對于低層次的較難照顧。鑒于此，采用網(wǎng)頁及網(wǎng)頁的鏈接基本上可以解決信息瀏覽共享的問題。采用固定格式的動態(tài)網(wǎng)頁，可以讓初學者在限定的頁面上提供需要的信息，并保證不會因軟件問題而“卡殼”。

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音像資料的采集與管理

所謂音像資料，泛指錄音、錄像和照片資料，而且主要是視頻和照片。

(1)數(shù)碼照相技術已經使照相技術改朝換代。

近年來,數(shù)碼照相技術日趨成熟，現(xiàn)在已經到了可以取代傳統(tǒng)膠片照相技術的地步。照相成本低、快速、免沖印、報告插圖方便、易于管理和收藏，使得使用者更愿使用數(shù)碼相機。隨著數(shù)碼沖印的普及和價格的下降，在項目管理上完全可以免去傳統(tǒng)相機了(成都市興蓉投資公司的實踐證明了這一點)。

在項目管理中，照相主要是用來記錄工程形象面貌和一些特殊的場景與活動，因此，具有其特殊性。我們認為，機器的選型有如下特點：①最高分辨率有400萬像素即可(如果要拍地圖又另當別論)；②一般場景，用1000-1600線的分辨率即可，特殊場景才使用最高分辨率用于放大(利用相機的次高分辨率，其銳度往往要明顯地好一些)。

作為項目的業(yè)主，在建設項目的進程中，利用照片拍攝手段可以完成以下幾個專題的工作：①宣傳畫冊；②技術(工程)畫冊；③所建工程的施工機械(設備)專輯；④所建工程的形象進度面貌；⑤工程××施工方法專題;

(2)攝像技術與視頻資料。

從工程應用的角度出發(fā)，β格式專業(yè)攝像機或高檔DV攝像機都可以滿足應用的需求。前