文件收發(fā)管理制度

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第一條為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，依據(jù)集團公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團的實際狀況，特制訂本制度。

其次條依據(jù)文件信息依靠存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營事項〉，人事類〈有關(guān)人員聘請、支配、獎懲等〉，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標準、工程技術(shù)文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。詳細內(nèi)容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說明書、保修卡等。

第三條公文的簽收

1.公司全部文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需留意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明緣由。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，假如其中一項不對口，應(yīng)馬上報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

第四條公文的編號保管

辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)剛好附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)剛好送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作須要借閱的可復(fù)印或借用。第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立即呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室干脆分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當天或其次天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特別狀況例外)。

第六條文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦看法"辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得隨意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作須要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)馬上指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)剛好歸檔。

6.根據(jù)閱文范圍，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

第七條發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。2.部門須要向上反映匯報重要工作或向下支配布置重要工作要求發(fā)文時應(yīng)分別向集團辦公室、各分公司辦公室提動身文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子探討確定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。

第八條發(fā)文的范圍：

1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、確定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。

2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布單位規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神制訂的文件；

(3)公布單位組織機構(gòu)變動或人事任免事項；

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的確定；

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲確定和通報；

(6)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理確定；

(7)其他有關(guān)重大事項；

3.集團各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、支配部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

第九條發(fā)文程序規(guī)定：

1.各部門須要發(fā)文，應(yīng)事先向集團或各分公司辦公室提動身文申請；

2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國家法令，上級指示或工作實際須要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必需從本單位角度動身，做到狀況的確、觀點顯明、條理清晰、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。

4.文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請單，具體寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。

5.辦公室應(yīng)依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴峻、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清晰；

8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打??；

11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對，并簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實狀況，向辦公室主任匯報文件抵達狀況。

第十條各部門有關(guān)工作人員因工作須要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的'文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

第十一條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條辦公室主任對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)覺文件丟失，必需剛好查明緣由和責任者，并照實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第十三條文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：

(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復(fù)；

(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、確定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類安排統(tǒng)計、季度、年度報表等；

(3)公司及部門各種會議記錄；

(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報等；

(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參與上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；

(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

(9)工作日志和公司大事記；

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。

第十四條立卷要求

1.文件立卷應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、名稱、時間依次，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要剛好立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

第十五條文件的時效性

是指文件內(nèi)容在肯定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查運用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。第十六條文件銷毀流程

對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責成相關(guān)職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，仔細填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。第十七條文件銷毀要求

經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必需化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參加銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。

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一、編制目的

為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、肅穆性和平安性,維護公司的利益,特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

三、相關(guān)職責

1.公司員工必需嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

四、文件收發(fā)程序

1.凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負責開拆、登記。

2.收到文件要剛好拆封,剛好分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后剛好送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應(yīng)馬上交總經(jīng)理閱簽。

3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦看法。

4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責剛好轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。

5.各職能部門須要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最終由總經(jīng)理簽發(fā)。

6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室特地人員應(yīng)剛好編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。

7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

五、文件輪閱程序

1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能剛好輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補閱。

2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作須要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負責人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥當保管。

3.文件輪閱完畢,辦公室特地人員應(yīng)剛好收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

六、其他

1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

2.本制度最終說明權(quán)歸綜合辦公室。

文件收發(fā)管理制度3

第一條為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，依據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實際狀況，特制訂本制度。

其次條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條根據(jù)黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條公文的簽收

1.單位全部文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需留意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明緣由。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，假如其中一項不對口，應(yīng)馬上報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1.收發(fā)員(文書)拆封和簽收后應(yīng)剛好附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)剛好送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作須要借閱的可復(fù)印或借用。

第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急作應(yīng)立即呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室干脆分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書)應(yīng)在當天或其次天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特別狀況例外)。

第七條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦看法"辦公室應(yīng)責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得隨意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作須要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)馬上指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)剛好歸檔周轉(zhuǎn)。

6.根據(jù)閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團體、部門須要向上反映匯報重要狀況或向下支配布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提動身文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子探討確定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。

第九條發(fā)文的范圍：

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、確定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布單位規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神制訂的文件；

(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的確定；

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲確定和通報；

(6)其他有關(guān)重大事項；

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理確定；

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、支配部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

5.各科室如會議所作的確定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室須要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際須要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必需從本單位角度動身，做到狀況的確、觀點顯明、條理清晰、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁運用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，具體寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

5.辦公室應(yīng)依據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴峻、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清晰；

8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打??；

11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實狀況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作須要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)覺文件丟失，必需剛好查明緣由和責任者，并照實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件