技術(shù)檔案管理制度

1/1技術(shù)檔案管理制度技術(shù)檔案管理制度

XXX工程有限公司

二0一四年六月十五日

目錄

1、機構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工

2、工程技術(shù)檔案資料的編制

3、技術(shù)檔案資料的組成

4、各項資料的填寫、簽字、格式及整理規(guī)定

5、竣工技術(shù)資料的管理

6、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀

7、技術(shù)檔案的保管和借閱

8、公司工程技術(shù)檔案職責(zé)劃分表

技術(shù)檔案管理制度

為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。

一、機構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工

1、公司工程技術(shù)檔案管理機構(gòu)

2、職責(zé)分工

(一）、總工程師

總工程師負(fù)責(zé)整個工程的檔案管理工作，組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各部門編制的檔案文件。

（二）、綜合部

（1）、公司檔案室的直接管理部門，負(fù)責(zé)建立規(guī)范的公司檔案室，設(shè)

立專職工程技術(shù)檔案管理人員。

（2）、負(fù)責(zé)根據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī)，制定公司工程技術(shù)檔案管理制度，報公司批準(zhǔn)后，印發(fā)各部門執(zhí)行。

（3）、及時向公司檔案室移交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料。（三）、公司檔案室

（1）、負(fù)責(zé)公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作，負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、微機錄入及編碼歸檔。

（2）、負(fù)責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份。

（3）、負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。

（4）、負(fù)責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)管理，負(fù)責(zé)庫存工程技術(shù)檔案的安全及保密工作。

（5）、負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的資料整理工作。

（四）、工程部

（1）、建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。（2）、督促參建各單位（包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位）嚴(yán)格遵守公司工程技術(shù)檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進(jìn)行管理。（3）、協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問題。

（4）、審定經(jīng)過監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料，并及時移交資料室。（五）、工程部資料室

（1）、負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、技術(shù)協(xié)議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。

（2）、負(fù)責(zé)各種工地會議紀(jì)要、施工措施、監(jiān)理月報、質(zhì)檢報驗單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。

（3）、負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單、變更單的接收、發(fā)放和登記。

（4）、負(fù)責(zé)竣工技術(shù)檔案全面收集整理。

（5）、參加設(shè)備開箱驗收，收取設(shè)備開箱資料。

（6）、及時向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。

（7）、協(xié)助公司檔案室做好達(dá)標(biāo)投產(chǎn)要求的資料整理工作。（六）、市場部

（1）、負(fù)責(zé)提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料，包括工程項目的融資、貸款合同、協(xié)議，工程項目開工報告和批復(fù)文件；工程開工前的審計文件；工程項目的設(shè)計合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄；工程的設(shè)備合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄；設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)文件；工程項目的施工（含安裝）合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄；工程調(diào)試合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄等，工程監(jiān)理合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄；工程項目招標(biāo)投標(biāo)文件；本部門發(fā)出的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、報告、紀(jì)要、備忘錄等。

（2）、負(fù)責(zé)涉及到本部門資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。

（3）、負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。

（4）、負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。

（5）、負(fù)責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。

（6）、負(fù)責(zé)在新到設(shè)備領(lǐng)出開箱時通知工程部收取開箱資料。（七）、技術(shù)部

（1）、負(fù)責(zé)提交考核期的運行材料，包括本企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)圖等必備圖紙，操作票、工作票、運行日志等運行臺帳，培訓(xùn)教材，考核期的生產(chǎn)記錄，考核期的事故分析、處理記錄及結(jié)論等。

（2）、負(fù)責(zé)涉及到本部門資料收集、積累以及移交公司工程技術(shù)檔案室之前的保存及管理。

（3）、負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。

（4）、負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。

二、工程技術(shù)檔案資料的編制

工程竣工技術(shù)檔案資料的編制做到三同步和五統(tǒng)一。所謂三同步是指單位工程一開始，就與建立施工技術(shù)記錄和竣工圖同步進(jìn)行；工程進(jìn)行中就與施工技術(shù)記錄和竣工圖的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程交工驗收時，要與提交一套合格的施工技術(shù)記錄和竣工圖同步進(jìn)行。所謂五統(tǒng)一是指工程的計劃管理、施工管理、施工圖預(yù)算、工程預(yù)算和竣工圖、施工技術(shù)記錄編制移交統(tǒng)一進(jìn)行。五統(tǒng)一是工程技術(shù)資料和工程管理的有機結(jié)合，是確保工程技術(shù)檔案資料完整、提高管理水平的重要手段。

1、工程技術(shù)文件的編制范圍

（1）、竣工技術(shù)文件,包括：修改單、聯(lián)系單、技術(shù)記錄、驗收記錄、原材料合格證、材料質(zhì)量證明書、施工測量記錄、設(shè)備及管線的安裝記錄、會議記錄及聲像材料、竣工圖等。具體內(nèi)容為：工程概況；重

要文件；施工技術(shù)記錄；設(shè)計修改單、工程聯(lián)系單及匯總表；焊接材料、鋼材、混凝土合格證及試驗報告；缺陷處理記錄；照片、聲像文件；（2）工程概況為：主要敘述開工、竣工日期、建筑面積、項目的施工概況及施工大事記等。

（3）、重要文件主要有：開工報告、竣工報告；圖紙會審記錄及技術(shù)設(shè)計交底記錄；有關(guān)協(xié)議、會議紀(jì)要、降低或提高質(zhì)監(jiān)標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)文件；施工組織設(shè)計、方案；施工進(jìn)度計劃；特殊工種人員報審、工程簽證量、進(jìn)度款其它未列出的重要文件等。

（4）、施工技術(shù)記錄為：單位工程質(zhì)量檢驗評定表、單位工程質(zhì)量檢驗主要技術(shù)資料核查表、分部工程質(zhì)量驗評表、分項工程質(zhì)量驗評表、隱蔽工程驗收記錄、整改通知及報驗表、工程測量記錄、沉降記錄等其它未列出的施工技術(shù)記錄。

（5）、設(shè)計修改單、工程聯(lián)系單及匯總表為已執(zhí)行的修改單、聯(lián)系單標(biāo)段工程各單位工程編制的編號排列匯總、匯總表內(nèi)容為序號、聯(lián)系單編號、提出單位、聯(lián)系單主要內(nèi)容、執(zhí)行情況、備注等。

（6）、缺陷處理：包括處理情況及記錄，還要附照片、聲像資料。2、項目施工文件的編制

（1）、質(zhì)量驗評和施工技術(shù)記錄表式應(yīng)符合《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗收及評定規(guī)程第1部分：土建工程》要求，使用統(tǒng)一表式，不足部分由監(jiān)理單位提出用表式樣，經(jīng)業(yè)主核批后使用。

（2）、質(zhì)量驗評記錄表的填寫不得以“○”或“√”代替“不合格”或“合格”；應(yīng)填數(shù)字處必須如實填寫數(shù)字，不得以“符合標(biāo)準(zhǔn)”、“符

合設(shè)計規(guī)范”等字樣替代；試驗報告應(yīng)填寫報告編號。

（3）、記錄表格未填滿內(nèi)容處必須蓋上“以下空白”或“空白”的紅色條形印章加以注明，各級驗收的簽名處不能蓋“此欄空白”。（4）、單位工程質(zhì)量驗評匯總表中的分部工程、分部工程中的分項工程名稱、編號一定要與后續(xù)表式中的名稱、編號一致。

（5）、施工中進(jìn)行跟蹤的項目，應(yīng)填寫“項目跟蹤記錄表”，且跟蹤記錄表與施工記錄表放在一起，跟蹤記錄表在前施工記錄在后。（6）、隱蔽工程隱蔽前，要有隱蔽記錄并辦理簽證；簽證在前記錄在后。

（7）、若一個“單位工程”由多家單位施工，由檔案部門視具體情況劃分案卷編號，各施工單位均應(yīng)視為一個獨立的“單位工程”立卷整理。

3、項目施工技術(shù)總結(jié)的編制

各單位工程項目完工后，必須編制施工技術(shù)總結(jié)。施工技術(shù)總結(jié)主要內(nèi)容：工程概況；施工管理（包括：施工組織機構(gòu)、主設(shè)備及工程量、施工計劃管理主要項目施工工期、里程碑進(jìn)度、施工大事記、施工總平面及機械布置[總平面布置、主要吊裝機械布置、主要機械設(shè)備配備]、主要吊裝方案及交叉作業(yè)[發(fā)電機定子運輸與吊裝、汽包運輸與吊裝、主變壓器運輸與就位、重大交叉作業(yè)、力能供應(yīng)、新工藝、新技術(shù)、新設(shè)備、新材料應(yīng)用]；工程管理（質(zhì)量保證及環(huán)境保護(hù)體系、質(zhì)量管理、焊接管理、試驗管理、安全管理、機械管理、設(shè)備材料管理、文件資料管理、培訓(xùn)管理）；經(jīng)營管理；勞動力管理（按

系統(tǒng)圖分列實耗工日、按年度分列安裝及建筑各工種實用勞動力統(tǒng)計、建筑實物工程量統(tǒng)計等）；機組試運（主要試運考核指標(biāo)匯總、試運發(fā)生的問題和采取措施）。

4、其它項目施工文件的編制

項目竣工后，項目施工文件中應(yīng)附有：本工程所有驗收項目總數(shù)及項目清單明細(xì)、優(yōu)良率、合格率統(tǒng)計；混凝土強度匯總材料；受監(jiān)焊口無損檢驗一次合格率統(tǒng)計及匯總材料。

（1）、為了提高工程竣工技術(shù)檔案資料的使用價值和利用率，適應(yīng)長期保管、重復(fù)查看和使用的目的，在編制時必須符合業(yè)主檔案管理流程規(guī)定要求，做到表式規(guī)格統(tǒng)一，文字符號清楚，圖文整潔，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、齊全，不得漏項。用紙規(guī)格和填寫要求如下：

（2）、用紙尺寸為A4型297mm×210mm（長×寬）。

（3）、文字填寫及繪圖，不得使用鉛筆、圓珠筆、易褪色的墨水，也不得采用復(fù)寫的文件資料歸檔。

（4）、印制或自制工程竣工技術(shù)檔案資料用表時，除應(yīng)保證用紙幅面尺寸和紙幅面圖文尺寸外，在裝訂時應(yīng)防止產(chǎn)生裝訂后內(nèi)文被覆蓋或裝訂不牢等缺陷。

（5）、工程竣工技術(shù)的檔案資料應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定采用統(tǒng)一的表式，在實際應(yīng)用時可適當(dāng)調(diào)整圖文區(qū)尺寸和線格間距。

（6）、圖示畫法與加工符號的表示?；痣娊ㄖ惭b工程竣工技術(shù)檔案資料中的圖示畫法及尺寸、加工符號的標(biāo)注，應(yīng)清晰規(guī)范，以保證工程竣工技術(shù)檔案資料的質(zhì)量。

（7）、抄件與復(fù)印件。為保證工程竣工技術(shù)檔案資料的真實性和準(zhǔn)確性，對于抄件與復(fù)印件，必須將出廠的廠家名稱、公章及原經(jīng)辦人，產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量，原件編號，制造出廠的時間，規(guī)定的指標(biāo)、性能等主要項目內(nèi)容毫無遺漏地抄寫、復(fù)印清楚，并應(yīng)有抄寫、復(fù)印人的簽字，以便于追蹤核查。

三、技術(shù)檔案資料的組成

主要由施工綜合資料、施工技術(shù)資料、工程竣工圖組成。

1、資料編制的具體內(nèi)容

施工綜合資料主要有以下內(nèi)容

（1）、工程總結(jié)：含工程數(shù)量匯總表、材料用量匯總表。

（2）、竣工建、構(gòu)筑物相片（3.5寸×9寸彩照）。

（3）、工程合同名稱、編號（或復(fù)印工程合同封頁、蓋章）。

2、施工技術(shù)資料內(nèi)容及要求

（1）、工程質(zhì)量檢驗評定資料

a定位放線；b基礎(chǔ)工程；c主體工程；d裝飾工程；e門窗工程；f樓地面工程；g屋面工程；h安裝工程；i通風(fēng)、采暖、衛(wèi)生工程。

（2）、工程質(zhì)量保證資料必須與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，嚴(yán)禁滯后，保證施工實體的質(zhì)量。

a鋼材出廠合格證、試驗報告；b焊接試驗報告、焊條（劑）合格證；

c水泥出廠合格證及試驗報告；

d磚（砌塊）出廠合格證或試驗報告；

e防水材料合格證、試驗報告；

f預(yù)制構(gòu)件合格證；

g混凝土試塊試

驗報告；h砂漿試塊試驗報告；i土壤試驗；j地基驗槽記錄，鋼筋隱蔽驗收記錄；k結(jié)構(gòu)吊裝記錄；l鋼結(jié)構(gòu)構(gòu)件的合格證和出廠檢驗報告。

（3）、工程質(zhì)量管理資料

a工程施工承包合同及開工報告、竣工報告；b圖紙會審記錄；c施工組織設(shè)計、作業(yè)指導(dǎo)書；d技術(shù)交底；e設(shè)計變更及技術(shù)核定單；f工作聯(lián)系通知單；g測量成果；h工程質(zhì)量評定；i主要材料使用跟蹤記錄；j施工日記及各項施工記錄；k質(zhì)量事故分析和處理；l工程施工總結(jié)資料。

3、竣工圖

（1）、項目竣工圖是項目建設(shè)最終情況的真實反映,是項目工程建成后維護(hù)、保養(yǎng)必不可少的憑證和依據(jù)。因此,竣工圖必須準(zhǔn)確、清楚、完整，真實反映工程竣工驗收時的實際情況。竣工圖和施工圖數(shù)要相符。

（2）、項目設(shè)計圖紙由設(shè)計單位編制，但施工單位要編制一份與現(xiàn)場實際相符的竣工草圖供設(shè)計院編制竣工圖用；設(shè)備圖紙由施工單位編制。

（3）、竣工圖必須使用經(jīng)審查簽字的全新施工圖編制，不得使用未經(jīng)審查簽字、褪色、有污點的施工圖編制。

（4）、無設(shè)計變更的施工圖，竣工圖編制單位必須逐張審核，確認(rèn)與現(xiàn)場相符后方可在原圖標(biāo)題欄正上方空白處或其它空白處加蓋、簽署“竣工圖”章，蓋印材料應(yīng)用紅色印泥。

（5）、編制竣工圖時，應(yīng)編制“竣工圖編制總說明”（敘述竣工圖編制原則并包括各專業(yè)的竣工圖卷冊目錄）。對每冊修改圖紙，應(yīng)編制分冊說明（包括修改內(nèi)容、修改原因、修改依據(jù)文件等）。

（6）、凡有一般性圖紙變更，可在原圖（新圖）上進(jìn)行修改，并標(biāo)注“修改依據(jù)”，加蓋“竣工圖”章。

（7）、竣工圖的修改部分須用碳素墨水更改，改圖要工整、清晰。若修改部位狹小，可引至空白處繪制，在修改部位旁加蓋“修改依據(jù)”章，標(biāo)出“變更單”編號；凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過三分之一的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”。

四、各項資料的填寫、簽字、格式及整理規(guī)定

1、所有資料的表格，電力建設(shè)工程應(yīng)采用電力部頒發(fā)的《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗收及評定規(guī)程第1部分：《電力建設(shè)土建工程主要技術(shù)記錄表式》以及業(yè)主單位頒發(fā)的《資料歸檔制度與流程》制度。

2、資料的整理，必須保證內(nèi)容與工程實際情況相符；各項資料之間必須交圈對口。

3、整理歸檔的工程竣工技術(shù)檔案資料，必須正確地反映工程施工全過程的工程結(jié)果，不得擅自修改、仿造或事后補做。凡是文件資料在達(dá)不到要求的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和對某些資料的準(zhǔn)確性有懷疑時，必須經(jīng)設(shè)計單位技術(shù)負(fù)責(zé)人和施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，并簽署處理意見。處理后的結(jié)果要有技術(shù)負(fù)責(zé)人的簽字認(rèn)可，否則其工程不算完工，也不能驗收和結(jié)算，檔案資料不能歸檔。

4、科學(xué)分類、規(guī)格統(tǒng)一、字跡清楚、圖形規(guī)整、無漏項，所蓋公章清晰。

5、所有簽名必須齊全、真實、易于辯認(rèn)，不能代簽和簡化。

6、不準(zhǔn)用鉛筆和其它易于褪色的墨水填表和繪圖，一律使用碳黑墨水。

7、復(fù)印件、抄件應(yīng)注明原件存放單位，抄件應(yīng)有抄件人、抄件單位的簽字和印章。

8、匯總后的資料應(yīng)有清晰的目錄、頁次。

五、竣工技術(shù)資料的管理

1、所有資料除施工日記外，均應(yīng)在分發(fā)時預(yù)留竣工資料歸檔時的份數(shù)，施工技術(shù)資料應(yīng)及時，不得寫“回憶錄”，更不得偽造。

2、項目總工、項目技術(shù)負(fù)責(zé)人是資料管理的第一責(zé)任者，負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、主持、檢查、督促資料工作的職責(zé)和權(quán)限。

3、項目施工員、質(zhì)安員、試驗員、測量員對各自分工的資料負(fù)有如實填寫、辦理簽證、分發(fā)并交檔的責(zé)任；生產(chǎn)技術(shù)組負(fù)責(zé)開工報告、竣工報告的辦理及交檔、工程承包合同的辦理及交檔；材料科負(fù)責(zé)各種原材料、成品、半成品、設(shè)備的出廠合格證必須隨貨（機）試驗、檢驗報告單的收集、歸檔。

4、項目部資料員負(fù)責(zé)資料的收發(fā)、復(fù)制、收集、校核、送審、歸檔等工作。

5、竣工資料的份數(shù)及移交事項

5.1、竣工資料的份數(shù)為一式四份，施工方存二份，接受方存二份；

5.2、裝訂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格必須按工程監(jiān)理或業(yè)主以及檔案館的有關(guān)要求執(zhí)行；

5.3、資料移交有關(guān)部門后必須索取收條備查；

5.4、竣工技術(shù)資料屬企業(yè)的技術(shù)機密，必須按保密制度進(jìn)行保管，嚴(yán)防泄密或遺失。

六、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀

1、認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。

2、凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

七、技術(shù)檔案的保管和借閱

1、對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2、認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報告的真實性進(jìn)行復(fù)查。

3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要

及時修補和提出復(fù)制。

4、技術(shù)檔案的保密制度：

4．1、全公司職工必須嚴(yán)守機密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。