公文培訓(xùn)二公文寫作常見錯誤及病例分析-10文檔資料

公文寫作常見錯誤及病例分析一、公文常見錯誤（一）行文中的常見錯誤1.濫發(fā)文件。主要表現(xiàn)：（1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列。（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文（翻印即可，不必轉(zhuǎn)發(fā)）。（3）所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題。（4）行文所涉及的問題可用口頭請示、匯報或開會等形式解決。（5）行文所涉及的內(nèi)容已在報上全文公布過。（6）在部門之間意見分歧，未經(jīng)協(xié)商一致時就行文。2.行文關(guān)系混亂。主要表現(xiàn)：（1）應(yīng)該黨政分開行文的未分開行文。（2）應(yīng)該一個機(jī)關(guān)單獨行文的搞成幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文。（3）該職能部門行文的“升格”為公司級行文。（4）該公司級行文的“降格”為職能部門行文。（二）文種使用中的常見錯誤1.自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等。2.誤用文種。把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”等作為公文文種直接使用，如《××公司××××年工作要點》。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“辦法”、“規(guī)程”、“須知”、“實施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布，則是規(guī)范用法。如“××公司關(guān)于印發(fā)2019年工作要點的通知”。3.混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。主要表現(xiàn)為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報告，將報告誤用為請示，將“請示”、“報告”合用為“請示報告”，“請示”和“報告”本身是兩個文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報告，將復(fù)函誤用為批復(fù)。4.越權(quán)使用文種。超出本機(jī)關(guān)的權(quán)限行文，如隨意制定“條例”。實際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度；按照國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《行政規(guī)范制定程序暫行條例》的規(guī)定，在行政機(jī)關(guān)公文中，“條例”只能應(yīng)用于特定國家機(jī)關(guān)制定的法規(guī)中，即全國人大常委會制定的法規(guī)，國務(wù)院制定的行政法規(guī)，地方人大及其常委會制定或通過（批準(zhǔn)）的地方性法規(guī)。如：《中華人民共和國城市道路管理條例》。基層單位制定有關(guān)規(guī)章制度時可用“規(guī)定”或者用“細(xì)則”、“辦法”等應(yīng)用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式發(fā)布。（三）版頭使用中的常見錯誤1.版頭混用。將下行文版頭用于上行文；使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告、請示工作、任免干部或批復(fù)等；使用不帶“文件”字樣的版頭用于發(fā)布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉(zhuǎn)下級的重要報告、請示。2.使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。3.使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件。（四）發(fā)文字號中的常見錯誤1.年號不全。如：將“1997”省略為“97”。2.括弧不對。發(fā)文年度用六角方括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“[]”、方頭括弧“【】”。3.位置不當(dāng)。將發(fā)文年度位置提前到了機(jī)關(guān)代字前面。如：將“辦〔2019〕×號”錯用為“〔2019〕辦×號”。4.序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”。如：錯誤寫法“辦〔2019〕01號”,正確應(yīng)為“辦〔2019〕1號”；錯誤寫法“1997年01月01日”，正確應(yīng)為“1997年1月1日”。5.一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。6.一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。7.跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。8.自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。（五）簽發(fā)人標(biāo)注中的常見錯誤1.上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名。2.下行文也標(biāo)注了簽發(fā)人姓名。3.標(biāo)注不規(guī)范。簽發(fā)人標(biāo)注位置錯誤；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號錯誤；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。（六）主送機(jī)關(guān)中的常見錯誤1.一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。但有的文種如會議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁下端。2.主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范，未按順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“各單位”，正確應(yīng)為“各直管單位”。3.多頭主送主送機(jī)關(guān)不止一個。向上級機(jī)關(guān)行文，只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。4.主送個人公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個人。5.越級主送一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的機(jī)關(guān)。（七）正文中的常見錯誤1.錯別字主要表現(xiàn)。（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”等。（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯成“嚴(yán)勵”等。2.標(biāo)點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，六角括號與方括號混用，書名號與引號混用等。3.數(shù)字使用不規(guī)范。應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十七大”錯成“黨的17大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。4.隨意簡稱。如將“宣傳貫徹”簡稱為“宣貫”。5.引文標(biāo)注錯誤。公文引用的標(biāo)題和發(fā)文字號順序錯誤。如“你公司××〔2019〕×號文件《關(guān)于委托貸款的請示》已收悉?！?，正確應(yīng)為“你公司《關(guān)于委托貸款的請示》（××〔2019〕×號）已收悉”。6.隨意使用字體字號。正確正文字體為3號仿宋體。7.隨意設(shè)定行距。正確行距為28磅。（八）正文標(biāo)識中的常見錯誤常見錯誤，如正文結(jié)尾與成文日期未在一頁時標(biāo)注“此頁無正文”，正確應(yīng)為排版時根據(jù)情況適當(dāng)調(diào)整行距（行距最大不超過32磅，最小不低于26磅），將正文與成文日期部分排放在一頁。（九）附件標(biāo)識中的錯誤1.有附件不標(biāo)注。2.附件名未標(biāo)全稱。3.標(biāo)注不規(guī)范?！案郊倍治错敻駱?biāo)注（正確的是頂格標(biāo)注）；只標(biāo)了一個“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末尾使用標(biāo)點符號（正確的是不標(biāo)注標(biāo)點符號）。（十）成文日期標(biāo)識中的常見錯誤1.將擬稿日期作為成文日期。2.將打印日期作為成文日期。3.漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用。成文日期錯用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，如：“2005年3月20日”，正確應(yīng)為“二○○五年三月二十日”。4.標(biāo)識不全只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時期必須將年月日標(biāo)注完整。5．將月日寫成“分子式”如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。（十一）機(jī)關(guān)印章使用中的常見錯誤1.漏蓋、錯蓋印章。2.位置不當(dāng)。用印時未下壓成文日期。3.模糊不清未及時清洗印章，使印記模糊不清。（十二）主題詞標(biāo)識中的常見錯誤1.不標(biāo)引主題詞。2.將標(biāo)題簡單切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類別詞）內(nèi)容（類屬詞）文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類別，標(biāo)題中一般不會出現(xiàn)；標(biāo)題的主要作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種組成，其中的發(fā)文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時不能簡單地切分標(biāo)題，而應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類別、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引。3.任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。4.未先標(biāo)類別詞。5.任意組配。6.亂用標(biāo)點符號。兩個主題詞之間錯用頓號或逗號隔開，正確應(yīng)空二個字符。（十三）抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識中的常見錯誤1.使用已廢除了的“抄報”或“報”、“送”、“發(fā)”。2.抄送個人公文不能抄送個人，需要送某位領(lǐng)導(dǎo)閱否由收文機(jī)關(guān)秘書部門決定。3.抄送主送機(jī)關(guān)既然是主送機(jī)關(guān)就不必再抄送了。4.濫抄濫送。將向上級機(jī)關(guān)的“請示”同時抄送平級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)；將公文抄送給與公文內(nèi)容無關(guān)的機(jī)關(guān)。5.標(biāo)識不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)未分類或標(biāo)點符號使用不當(dāng)。二、公文標(biāo)題中常見病例分析標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：（一）語句不合語法規(guī)范例1：×××部、×××部、×××部、×××部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。例2：×××高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例3：×××高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。例4：×××省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例5：×××高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。病例分析：例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。例2的動賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。例4的標(biāo)題有多項錯誤：1。動賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和深化”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2.在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3.“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強(qiáng)制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。例5缺賓語。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補(bǔ)上。（二）請示、函、報告三者混淆例6：×××關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例7：×××關(guān)于申請1995年公費醫(yī)療補(bǔ)助費的報告。例8：×××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。病例分析：例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。原《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用‘函’。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題。原《辦法》中規(guī)定，向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。三、公文中的常用序號處理（一）序號序號SequenceNumber，有順序的號碼，如數(shù)字序號：1、2、3……，大寫漢字的數(shù)字序號，如：一、二、三……序號可以清晰地分清同一類事物，也可以用序號作公文的小標(biāo)題。正確地運(yùn)用序號，能使公文的層次清楚，邏輯分明，便于閱讀和引述。（二）序號的結(jié)構(gòu)層次順序1.數(shù)字序號的級別順序為：第一層為漢字?jǐn)?shù)字加頓號，例如：“一、”“二、”“三、”；第二層為括號中包含漢字?jǐn)?shù)字，例如：“（一）”“（二）”“（三）”；第三層為阿拉伯?dāng)?shù)字加下腳點，例如：“1.”“2.”“3.”；第四層為括號中包含阿拉伯?dāng)?shù)字，例如：“（1）”“（2）”“（3）”；第五層為帶圈的阿拉伯?dāng)?shù)字，例如：“①”“②”“③”；第六層為大寫英文字母，例如：“A.”“B.”“C.”或者“（A）”“（B）”“（C）”；第七層為小寫英文字母，例如：“a.”“b.”“c.”或者“（a)”“（b）”“（c)”；數(shù)字序號級別一覽表：第一層第二層第三層第四層第五層第六層第七層一、（一）1.（1）①A.a.二、（二）2.（2）②B.b.三、（三）3.（3）③C.c.（A）（a）（B）（b）（C）（c）第一，第二，首先，其次，2.規(guī)章制度的正文層次標(biāo)題序號規(guī)章制度的各層次標(biāo)題除用章節(jié)條編碼外，還可用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編碼，不同層次的兩個數(shù)字之間用下圓點(.)分隔開，末位數(shù)字后面不加點號。如“1”“1.2”“1.2.1”等；各層次的標(biāo)題序號均左頂格排寫，最后一個序號之后空一個字距接排標(biāo)題。如“5.3.2測量的方法”，表示第五章第三節(jié)第二條的標(biāo)題是“測量的方法”。注意：同一層次各段內(nèi)容是否列標(biāo)題應(yīng)一致，各層次的下一級序號標(biāo)法應(yīng)一致，若層次較少可不用若干加括號的序號。3.正文中圖、表、公式、算式等的序號正文中的圖、表、公式、算式等序號一律用阿拉伯?dāng)?shù)字分別依序連續(xù)編排序號，其標(biāo)注形式應(yīng)便于互相區(qū)別，如“圖1、表2、式（5）”等；也可以分章（條）依序編碼，如“圖2.1、表4.2、式（3.3）”等，其前一個數(shù)字表示章（條）序號，后一個數(shù)字表示本章中圖表、公式的序號。（三）文字材料中序號、標(biāo)點的正確使用1.“第一”、“第二”、“第三”或“首先”、“其次”等后面用頓號不規(guī)范，應(yīng)該用逗號“，”，即“第一，”、“第二，”、“第三，”、“首先，”、“其次，”等。2.“第一編”、“第一章”、“第一節(jié)”或“壹”的后面不用標(biāo)點，與后面的文字之間空一個漢字位置即可。如“第一節(jié)測量的方法”。3.漢字?jǐn)?shù)字“一”、“二”、“三”等后面用逗號不規(guī)范，應(yīng)該用頓號“、”，即“一、”、“二、”、“三、”。4.阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面用頓號（“、”）或其它不規(guī)范，應(yīng)該使用齊線墨點（實心小圓點“.”），即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。5.帶括號的序號和帶圓圈的序號，如（一）（二）（三）、（1）（2）（3）、①②③等后面不再加頓號、逗號之類的標(biāo)點符號。6.用“一是”、“二是”、“三是”表示順序時，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分別用逗號。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用標(biāo)點符號，直接連接下文。7.用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示順序時，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分別用頓號“、”。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。8.在“一方面”、“另一方面”之后，可以分別用逗號，也可以不用標(biāo)點符號，直接連接下文。9.數(shù)字序號前后一般不再用其他項目符號。（四）年份的正確書寫1.年份中“零”的正確使用年份如用中文形式表示，如“二○○九年十月五日”，則中間的漢字?jǐn)?shù)字“○”不能寫成阿拉伯?dāng)?shù)字的長“0”或英語全角字符“O”，而應(yīng)該用圓“○”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號”或“幾何圖形符”中選擇）。“二○○九”是一串沒有數(shù)位的數(shù)字，要用“○”，不宜用“零”，例如公文中的錯誤寫法：“二零零九”?！傲恪庇糜诔霈F(xiàn)數(shù)位的一串漢字?jǐn)?shù)字中，例如“三千一百零六”，出現(xiàn)了數(shù)位“千”、“百”，此時應(yīng)當(dāng)用“零”。年份如用阿拉伯?dāng)?shù)字形式表示，則中間應(yīng)該用長“0”表示，例如：“2009年10月5日”。但對于公文文末的成文時間要用漢字?jǐn)?shù)字來書寫。例如：“2008年12月28日”應(yīng)當(dāng)寫成“二○○八年十二月二十八日”。2.公文的年份中“括號”的正確使用公文發(fā)文字號中的年分要寫在六角括號內(nèi)，而不應(yīng)該用小括號“（）”或方括號“[]”。例如：大唐遼電辦（2019）5號

（不規(guī)范）大唐遼電辦[2019]5號

（不規(guī)范）大唐遼電辦[201]5號

（不規(guī)范）大唐遼電辦〔2019〕5號

（規(guī)范）（五）正確區(qū)分連接號和破折號1.凡文中使用連接號的應(yīng)使用“～”，而不使用“——”或者“―”。如：2019年3～4月中的“～”（使用規(guī)范），而不使用“——”或者“―”。2.凡文中使用破折號的應(yīng)使用占兩個空格的連線“——”，而不用“～”或只占一個空格的短線“―”或兩個短線“――”表示。如：再接再厲，推進(jìn)創(chuàng)一流辦公室工作——2019年創(chuàng)一流辦公室工作總結(jié)（選取破折號，一般在電腦“插入”欄“標(biāo)點符號”中查找）。（六）相鄰的兩個數(shù)字間頓號的使用1.相鄰的兩個數(shù)字表示概數(shù)，要用漢字?jǐn)?shù)碼，中間也不要加頓號。例如：2、3個

5、6天

27、8歲

6、7點鐘

（不規(guī)范）兩三個

五六天

二十七八歲

六七點鐘

（規(guī)范）2.相鄰兩個數(shù)字連用，有時不是表示概數(shù)，而是一種縮略形式，中間要用頓號。例如：初中一、